Tälle sivulle on koottu asiakaspalveluun tulleita usein kysyttyjä kysymyksiä sekä kysymys-vastauspareja esim. työelämäpalautteen infotilaisuuksista.
Kysymykset on jaoteltu seuraaviin aihekokonaisuuksiin seuraavasti:
Tiedonkeruille yhteiset kysymykset
Työelämäpalautekyselyiden valmistelu
Ennen valmistelun käynnistymistäjärjestettiin yhteistyössä koulutuksen järjestäjien kanssa viisi alueellista tilaisuutta eri puolilla Suomea, joihinoli kutsuttu työelämän edustajia keskustelemaantyöelämäpalautteenliittyvistä asioista. Nämäsuorat viestit työelämältä ovat ohjanneet valmistelua.Lisäksi hyödynnettiin valtakunnallisenParasta palvelua-kehittämishankkeenjatyöelämänyhdessäpohtimiakriittisiäpisteitä, joitatyöelämässä oppimisessa tulisi kehittää. Nämätuloksetohjasivaterityisestipalautekysymysten valmistelua.Valmistelussa on kuultu myöskeskeisiä työelämäjärjestöjä, jotka edustavat laajaa verkostoa työnantajia ja työntekijöitä.Valmistelun aikana on myös kuultu koulutuksen järjestäjientyöelämäyhteistyökumppanien palautetta ja näkemyksiä. LisäksiOKMasetuksen lausuntokierroksella saatiin palautettamyös työelämän näkökulmista.
Opetushallitus keskustelee säännöllisesti opintohallintojärjestelmien toimittajien kanssa ja näissä tilaisuuksissa informoidaan työelämäpalautteeseen liittyvästä kehittämisestä ja keskustellaan tiedon tuottamiseen liittyvistätarpeista.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, kun siihen liittyvä työpaikkajakso on suoritettu eli päättynyt. Kysely lähetetään enintään kaksi kertaa kuukaudessa: ajalla 1.- 15. pv päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 16. pv, ja ajalla 16.- kuukauden viimeinen päivä päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1. pv.Jos vastuullisella työpaikkaohjaajalla on ollut useampia ohjattavia, joiden työpaikkajaksot ovat päättyneet samalla palautejaksolla ja joilla on sama tutkinto ja sama koulutuksen järjestäjä, kyselyt niputetaan yhdeksi kyselyksi, johon vastataan vain kerran.
Työpaikkakysely lähetetään enintään kaksi kertaa vuodessa: ajalla 1.1.- 30.6. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.7. jälkeen ja ajalla 1.7. - 31.12. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.1. jälkeen. Jos päättyneitä työpaikkajaksoja on ollut useampia, niitä koskevat kyselyt niputetaan vastaajalle yhdeksi kyselyksi, johon vastaaan vain kerran.
Jos palautejakson aikana ei ole ollut työpaikkajaksoja tai niitä ei ole silloin päättynyt, kyselyä ei lähde lainkaan.
Työelämäpalautetta vartenoppisopimusten voimassaoloaikaa ei pidä pätkiä.Oppisopimus tehdään koko sille ajalle,jolle opiskelijanHOKSissaon suunniteltu osaamisen hankkimista oppisopimuskoulutuksena.Oppisopimuksen liitteeksi tulevaHOKSlaaditaan tutkinnon osittain,minkä tiedon perusteellaeHOKSinkautta tunnistetaan automaattisesti tilanteet, jollointutkinnon osakohtaisettyöpaikkajaksot on suoritettu jatyöpaikkaohjaajakyselyt lähetetäänja työpaikkakyselyjen vastauslinkit muodostetaan.
Kyselyt lähetetään opiskelijan opintojenetenemisenja niihin liittyvien työpaikkajaksojen suorittamisten perusteella.Työpaikkaohjaajakyselylähetetään jokaisen tutkinnon osanjälkeen, kun siihentutkinnon osaanliittyvä työpaikkajakso on suoritettu elipäättynyt.Työpaikkakysely lähetetään kaksi kertaa vuodessa1.1. jälkeen ja 1.7. jälkeen, josnäitäedeltävän puolen vuoden aikanatyöpaikalla on ollut päättyneitä työpaikkajaksoja.
Palautteen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Motivaationa on esimerkiksitahto vaikuttaa koulutuksen järjestämisen laatuun jasitenosaavan työvoiman saatavuuteenomalle ammattialallejatkossakin.
Sopimus perustuu opiskelijalleHOKSissatutkinnon osittain suunniteltuun osaamisen hankkimiseen, jota voidaan järjestää myös eri työpaikoilla. Kyselyyn vastaavatyöelämän edustaja on eri henkilö eri tutkinnon osissa.
Vastauslinkkien muodostaminen jasiinätarvittavat tiedot
Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaan myöhemmäksi, muuttunut tieto päivitetääneHOKSiintyöpaikkajakson tietoihin ennen alkuperäisen työpaikkajakson päättymispäivämäärää. Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaanaikaisemmaksi, muuttunut tieto päivitetääneHOKSiinvälittömästi.
Palaute kerätäänHOKSissasuunnitellunmukaisesti suoritetulta eli päättyneeltä työpaikkajaksolta.Jostyöpaikkajakso keskeytyy ennen sen suunniteltua suorittamista, palautetta ei kerätä. Palaute kerätään niissäkintilanteissa, joissa opiskelija keskeyttää opinnotkokonaantyöpaikkajakson suorittamisen jälkeen.
Tätä tietoa ei ole tällä hetkelläeHOKSintietomallissa. Tieto työpaikkajakson keskeyttämisestä tullaan lisäämääneHOKSiin.
Hankintakoulutustilanteessa tiedoteHOKSiinsiirtää koulutusta hankkiva koulutuksen järjestäjä,jonka opiskelijaopiskelijaon (saa valtionosuusrahoituksen) jajoka vastaa opiskelijanHOKSistakokonaisuutena.Koulutuksen järjestäjäkohtaiset työelämäpalautekyselyjen vastauslinkit muodostetaaneHOKSissaolevien tietojen perusteella.
Oppi-ja koulutussopimuksessa nimetyn vastuullisen työpaikkaohjaajannimi- jayhteystiedot päivitetäänHOKSiinja siirretääneHOKSiin, jonka tiedon perusteella työpaikkaohjaajakysely lähetetäänoikeallehenkilölle.Työpaikkakyselyn vastaanottajan yhteystietoja ylläpitääkoulutuksen järjestäjäitse ja näitä tietojapäivitetäänkoulutuksen järjestäjän ohjeistamalla tavalla.
Asiaa kannattaa tiedustella omaltaopintohallintojärjestelmäntoimittajalta.eHOKSiintallennetaantietoammatti- ja erikoisammattitutkintoihin tehdyistäHOKSeistasamalla tavalla kuin perustutkinnoistakin.
Niputetut linkit näkyvät Arvon virkailijakäyttöliittymässä Vastaajat-sivulla niputtamisen jälkeen. Ei-niputetut vastaajatunnukset näkyvät puolestaan Vastaajat-sivulta saatavalla CSV:llä (Lataa tunnukset tiedostona) sitä mukaa, kun niitä syntyy.
Työpaikkajaksojen kesto ja osa-aikaisuus
Vuorokausilla.
Vastauslinkkien lähettäminen
Työpaikkaohjaajakyselyn vastaanottajille lähetetäänautomaattisestiyksi muistutusviestiellei ole vastattu.Työpaikkakyselyn vastauslinkit lähettää koulutuksen järjestäjä, joka voi myös itse lähettää muistutusviestit.Vastaustilannetta voi seurata Arvo-palvelusta kuten opiskelijapalautteenkin kohdalla.
Vastausaktiivisuudenseuranta
Vastausaktiivisuutta(vastausprosentti)voi seurata Arvo-järjestelmässä.
Tiedonkeruiden raportointi
Työpaikkaohjaajakyselyssä on Vipusessa sama julkaisuviive kuin ammatillisen koulutuksen opiskelijapalautteella. Raportit päivittyvät joka kuukauden 3. päivä kahden kuukauden takaisella tiedolla. Raportin sisältämän ajanjakson voi tarkistaa Tilastokausi-suodattimen päivämääristä.
Työpaikkakysely järjestetään kaksi kertaa vuodessa: tammi-helmikuussa ja heinä-elokuussa. Tulokset päivittyvät Vipuseen joka maaliskuu ja syyskuu.
Työpaikkakyselyn osalta Arvossa näkyvillä raporteilla ei ole mahdollista tarkastella tuloksia toimipaikoittain, koska työpaikkakysely ei sisällä taustatietona tätä tietoa, vaan tieto tulee työpaikkaohjaajakyselyn taustatiedoista. Tieto siirtyy kuitenkin Vipusen raporteille, eli siinä vaiheessa kun raportit julkaistaan Vipusessa, pystyy tuloksia tarkastelemaan suodattimien ja pivot-taulukon avulla myös erikseen toimipaikoittain.
Työpaikkakyselyn vastauslinkkisisältää tiedon Y-tunnuksesta, jota käytetäänvaltakunnallisten tulostenanonyymissä, tilastomuotoisessaraportoinnissa, kun halutaan tarkastella saatua palautetta toimialoittain.Lisäksi vastauslinkki sisältää tiedon työpaikan toimipaikasta, jossa työpaikkajakso on suoritettu.Toimipaikkatiedon perusteella koulutuksen järjestäjillä on mahdollisuus raportoida omia palautetuloksiaan toimipaikoittain.Koulutuksen järjestäjä ilmoittaa toimipaikanvapaamuotoisena tekstinä, jonkamyöskirjoitusasunpäättääitse, koska valtakunnallista rekisteriä työpaikkojen toimipaikoista ei ole olemassa.Toimipaikkakohtainenraporttimuodostuu sen perusteella, että nimitieto on kirjoitettu yhdenmukaisessakirjoitusasussa.Työpaikkakohtaisia tuloksia ei julkaista avoimesti valtakunnallisessaVipunen.fi -palvelussa.
Työelämäpalautteen raporteilla työpaikan (toimipaikan) maa, maakunta ja kunta ovat peräisin taustakysymysten vastauksista. Taustakysymyksenä kysytään sijaitseeko toimipaikka Suomessa kyllä/ei, jonka vastauksen perusteella avautuu valintalista joko maista tai kunnista, joista vastaaja valitsee. Ulkomaisilta vastaajilta kysytään vain maatieto. Kotimaisilta vastaajilta kysytään kuntatieto, jonka perusteella tunnistetaan myös maakunta, Tämä taustakysymys on pakollinen vastattava.
Todennäköisesti syy on siinä, että Arvo ja Vipunen käyttävät eri ajankohtaa perusteena raportoinnille. Arvossa vastanneet raportoidaan vastauspäivän mukaan, ja Vipusessa vastaajatunnuksen alkupäivämäärän mukaan. Näin ollen esimerkiksi jos rajataan tarkasteluajankohdaksi raportille Arvossa 1.7.-31.12.2021, Arvon raportilla näytetään kaikki kyseisen aikavälin aikana vastanneet. Jos samaa rajausta käytetään Vipusen raportilla, raportille voi raportoitua myös sellaisia vastaajia, joiden vastaajatunnus on astunut voimaan aikavälillä 1.7.-31.12.2021, mutta jotka ovat todellisuudessa vastanneet vasta vuoden 2022 puolella esimerkiksi tammikuun alussa.
RajapintaArvoon
Rajapinta kysely- ja vastausdatan lataamiseksi organisaatioiden omiin tietovarastoihin on toteutettu. Sen kautta saa jatkossa sekä opiskelijapalaute- että työelämäpalautedataa.Käyttöönottomahdollisuudesta tiedotetaan myöhemmin.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään ensimmäisen kerran 16.7.2021 niillevastuullisille työpaikkaohjaajille, joiden ohjaamanaonsuoritettuelionpäättyneitätyöpaikkajaksoja ajalla 1.7.- 15.7.2021.
Kyselyn sisältö
Työelämäpalautteellaseurataan työelämän tyytyväisyyttä koulutuksen järjestäjän toimintaanjärjestää oppisopimuskoulutusta ja/tai koulutussopimukseen perustuvaa koulutusta.Oppisopimuksen ja koulutussopimuksen tekemisen edellytyksetjatyöpaikkajaksojen opiskelijakohtainen suunnitteluHOKSissasekä sopimusten laadintaovat koulutuksen järjestäjälletoiminnallisinaprosesseina vastaaviariippumatta tutkinnosta, jota suoritetaan.Väittämät perustuvatlakiin ammatillisesta koulutuksesta ja siellä määriteltyihin koulutuksen järjestäjän tehtäviin.Työelämäpalautteessa opiskelija ei ole arvioinnin kohteena.
Suositellaan yhden avoimen kysymyksen lisäämistä, jolla vastaaja voi halutessaan perustella vastauksiaan ja antaa koulutuksen järjestäjälle muuta palautetta vapaana tekstinä. Lisäkysymysten määrää ei ole teknisesti rajoitettu. Koulutuksen järjestäjä päättää itse niiden määrän.Se kannattaa huomioida, että kyselyn pituus voi vaikuttaa vastaamisaktiivisuuteen. Työelämä on toivonut kyselyn olevan lyhyt ja nopea vastata. Koulutuksen järjestäjän omat kysymykset eivät saa olla pakollisia vastata.
Vastauslinkkien muodostaminen ja muodostamiseen käytettävät tiedot
Vaikka linkki lähetetään vasta herätepäivän mukaisena päivänä opiskelijalle, linkin muodostaminen tapahtuu heti kun herätetieto on tallennettu joko Koskeen taieHOKSiin.
Vastauslinkkien niputus
Osaamisen hankkiminen suunnitellaanHOKSiinja tieto siirretääneHOKSiintutkinnon osittain. Tähän perustuen työpaikkaohjaajakysely lähetetään tutkinnon osittain, jos palautejakson(jokaisen kuukauden1.-15.pv ja 16.- kuukauden viimeinen pv)aikana on päättyneitä työpaikkajaksoja.Saman palautejaksonaikanasuoritettujatyöpaikkajaksoja koskevatkyselyt, joilla onsamavastuullinen työpaikkaohjaaja, sama tutkinto ja samakoulutuksenjärjestäjä,niputetaan teknisesti yhdeksi kyselyksi vastaajalle. Kyselyyn vastataan vain kerran riippumatta siitä, onko työpaikalla päättynyt yhden tai useamman opiskelijan työpaikkajaksot. Päättyneiden työpaikkajaksojen rinnalla opiskelija voi hankkia osaamista yhtä aikaa muihinkin tutkinnon osiin.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, johon on sisältynyt päättyneitä työpaikkajaksojaHOKSiinsuunnitellun mukaisesti. Esimerkissä kyselyjä voisi lähteä enimmillään viisi kertaa, jos jokaisen tutkinnon osien työpaikkajaksojen suoritus päättyy eri aikaan ja nämä ajankohdat osuvat eri palautejaksoihin. Jossaman tutkinnonkahden tai useamman tutkinnon osan suoritusten päättyminen osuu samaa palautejaksoon,vastuullinentyöpaikkaohjaaja saa sitä koskien vain yhden kyselyn.
Kyllä, vastaus kopioituu raportointia varten.
Työpaikkaohjaajan yhteystiedot ja vastauslinkkien lähettämisen
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään vastuulliselletyöpaikkaohjaajalle, joka on nimetty oppisopimuksessatai koulutussopimuksessaja joka tieto onilmoitettueHOKSiin.Jos työpaikalla opiskelijaa ohjaavat muutkin työntekijät ja jonkun tutkinnon osan työtehtävien osalta opiskelijaa onkäytännössäohjannuttoinen työpaikkaohjaaja, kyselyn vastaanottanut voi siirtää kyselyn edelleen opiskelijaa ohjanneelle vastattavaksi.
Vastauslinkki lähetetään sähköpostiosoitteen lisäksi vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tekstiviestinä. Viesti lähtee siihen puhelinnumeroon, joka eHOKSiin on hänelle tallennettu. Jos vastuulliselle työpaikkaohjaajalle on tallennettu molemmat yhteystiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sama vastauslinkki lähetetään yhtä aikaa molempiin. Vastata voi vain kerran. Kun kyselyyn on vastattu, ohjelma sulkee vastauslinkin.
16.7.2021 alkaen työpaikkaohjaajakysely lähetetään tekstiviestinä ja sähköpostina niihin yhteystietoihin, jotka on eHOKSiin vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tallennettu. Vastauslinkki lähetetään yhtä aikaa molemmilla tavoilla, jos molemmat yhteystiedot eli puhelinnumero ja sähköpostiosoite on tallennettu. Jos toinen yhteystieto puuttuu, lähetys tehdään vain siihen yhteystietoon, joka löytyy. Vastauslinkki on molemmissa lähetyksissä sama, joten vastata voi vain kerran, vaikka kyselyn saa eri tavoin.
eHOKSiin puhelinnumeron voi tallentaa seuraavissa muodoissa:
käy 358(50)1234566 käy 358501234567 käy +358501234568 käy 050 123 45 69 (myös 050 123 4569 yms., välilyönnit voivat olla missä kohtaa tahansa numerosarjaa) käy 050-123 45 71 käy 050-1234-572 käy 050 1234573 käy 050-1234574 käy 0501234575 käy 0501234575 käy 0501234575 käy 0501234576 käy 0501234577 käy 0501234578 käy 0501234579 ei käy a0501234575
Tekstiviesti lähetetään myös 010- ja 020- alkuisiin puhelinnumeroihin.
Lankapuhelinnumeroon ja maksulliseen palvelunumeroon tekstiviestejä ei voi lähettää, vaikka tällainen numero olisi eHOKSiin tallennettu.
Opintohallintojärjestelmätoimittajilla on tiedossa tämä sama lista ja he ohjeistavat tiedon päivitystä omiin järjestelmiinsä.
Vastauslinkki lähetetäänvastuulliselletyöpaikkaohjaajallesiihen sähköpostiosoitteeseen tai työpuhelinnumeroon, joka on kirjattuoppisopimukseentai koulutussopimukseen.Jos sopimuksessa onsovittu käytettäväksiyleiskäytössä olevaaorganisaatio-osoitetta tai yhteiskäytössä olevaa puhelinnumeroa,kysely lähetetään siihen.Viestinvastaanottaja voi välittääkyselynvastattavaksi henkilölle, joka opiskelijaa on ohjannut.Oppisopimusta ja koulutussopimusta tehtäessä koulutuksen järjestäjän onhyvä kertoa työpaikalle, että myöstyöpaikkaohjaajakyselytullaan lähettämään kyseiseen sähköpostiosoitteeseen tai työpuhelinnumeroon.
Kyselyitä ei lähetetä potentiaalisesti maksullisiin palvelunumeroihin, joihin 029-alkuiset numerot kuuluvat. Olemme keskustelleet siitä, olisiko kyseiset numerot syytä sallia mutta toistaiseksi olemme tulleet siihen tulokseen, että estämme lähetyksen numeroihin, joihin viestin lähettämisestä voi koitua odottamattomia lisäkuluja.
Lainvaltakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä(9 §) mukaankoulutuksen järjestäjän on tallennettavakansalliseen keskitettyyntietovarantoon seuraavat opiskelijanvastuullisen työpaikkaohjaajan tarpeelliset yhteystiedot, joita tarvitaan opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain 32 g §:ssä tarkoitetun työelämäpalautteen keräämisessä.Tarpeelliset yhteystiedot ovat sähköpostiosoite ja/taipuhelinnumero.Jos työpaikalla ja työpaikkaohjaajalla ei ole lainkaan sähköpostiosoitetta, vastauslinkki kyselyyn muodostetaan, mutta sitä ei voida lähettää.Parhaillaan selvitetäänmahdollisuuttalähettää kyselysähköpostin ohellavastaanottajan puhelinnumeroon esimerkiksi tekstiviestinä.
Palautteen kerääminen opintojen tai työpaikkajakson keskeytyessä
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään, jos työpaikalla on ehditty suorittaa tutkinnon osakohtainen työpaikkajakso loppuun saakkaHOKSissasuunnitellun mukaisesti. Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä.Kun opiskelija myöhemmin jatkaa työpaikkajakson suorittamistatoisella työpaikalla ja suorittaa sen loppuun asti, sen uuden työpaikan vastuulliselle työpaikkaohjaajalle lähetetään kysely.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään erikseenmolempien työpaikkojen vastuullisille työpaikkaohjaajille,jostyöpaikalla onehditty suorittaatutkinnon osakohtainentyöpaikkajakso tai useampia jaksoja loppuun saakkaHOKSissasuunnitellun mukaisesti.Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä.
Työpaikkakysely
Palautteen kerääminen ja kyselyn vastausaika
Työpaikat, jotka kuuluvat työpaikkakyselyn kohderyhmään, tunnistetaanautomaattisestikaksi kertaa vuodessa niiden työpaikkajaksojen perusteella, jotka on suoritettuoppisopimuskoulutuksena tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksenaajalla1.1.-30.6tai1.7.-31.12.Työpaikkakysely lähetetään kaikille samaan aikaan eli1.7. alkaen tai 1.1. alkaen. Kyselyllä ei ole haluttu kuormittaa työelämää useammin, jonka takia myös kysymysten sisältökoskee laajempaanäkökulmaa ja muutakinyhteistyötäkuin yksittäistä työpaikkajaksoa koskevaa.
Kyselyn sisältö
Arvon virkailijakäyttöliittymästä voi tarkastella kyselyn esikatselua. Sen kautta näkee hyvin kyselyn kuvaustekstin, kysymykset ja koulutuksen järjestäjän omat lisäkysymykset kolmella kielellä. Esikatselu on geneerinen kyselylomake, jonka avulla voi kokeilla myös vastaamista, mutta siihen ei liity taustatietoja. Esikatselun vastaukset eivät tallennu Arvoon. Työpaikkaohjaajalle näytettäviin taustatietoihin voi tutustua wikiin lisättyjen kuvakaappausten kautta: Ohjeet: vastauslinkit työpaikkakyselyssä (kts. Kyselylomake vastaajan silmin)
Vastauslinkit
Työpaikkakohtaisissa vastauslinkeissä on tietotyöpaikasta: työnantajan y-tunnus, työpaikan nimijasopimustyyppi(työpaikalla ollut oppisopimuksia ja/taikoulutussopimuksia).
Todennäköisin selitys sille miksi työpaikkakyselyn vastauslinkkejä ei ole syntynyt on, että työpaikkajakso on tallennettu eHOKSiin päättymispäivän jälkeen tai jakson päättymispäivää on kesken jakson aikaistettu siten, että uusi päättymispäivä on aikaisempi kuin kuluva päivä.
Työelämäpalautteen (ohjaajakysely ja työpaikkakysely) vastauslinkit muodostetaan seuraavan prosessin mukaisesti:
eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivänä työpaikkajakso käsitellään Herätepalvelussa ja Arvossa. Käsittelyssä työpaikkajakson tiedot ”jäädytetään” ja sille muodostetaan jaksotunnus. Käsittelyn jälkeen (päättymispäivänä tai myöhemmin) eHOKSiin tehdyt muutokset eivät vaikuta käsiteltyyn työpaikkajaksoon. Samoin mikäli työpaikkajakso on tallennettu myöhässä tai työpaikkajakson päättymispäivää on kesken jakson aikaistettu kuluvaa päivää aiempaan ajankohtaan (eli työpaikkajakso onkin päättynyt suunniteltua aiemmin), jaksoa ei käsitellä. Jälkimmäisessä tapauksessa jakso katsotaan myöhässä tallennetuksi, koska sen päättymispäivä on menneisyydessä. Käsittelemättömiä jaksoja ei huomioida työelämäpalautteessa.
Kuukauden 1. ja 15. päivän välillä päättyneet työpaikkajaksot niputetaan ohjaajakyselyä varten kuukauden 16. päivänä. 16. ja kuukauden viimeisen päivän välillä päättyneet työpaikkajaksot puolestaan niputetaan seuraavan kuukauden 1. päivänä ohjaajakyselyä varten.
1.7. - 31.12. päättyneet jaksot niputetaan puolestaan työpaikkakyselyä varten vuoden lopulla. Samoin 1.1. - 30.6. päättyneet jaksot niputetaan työpaikkakyselyä varten kesäkuun lopulla.
Toisin sanoen samoja tietoja hyödynnetään sekä ohjaajakyselyssä että työpaikkakyselyssä hieman eri tavalla järjestellen. Mikäli työpaikkajaksoa ei ole voitu käsitellä sen päättymispäivänä puutteellisten tietojen vuoksi tai mikäli jakso on tallennettu päättymispäivän jälkeen, työpaikkajaksoa ei huomioida kummassakaan kyselyssä.
Mikäli jakso on tallennettu tietoineen ajallaan, eikä sitä tästä huolimatta ole käsitelty, kyse voi olla seuraavasta harmillisesta mutta harvinaisemmasta virhetilanteesta:
Mikäli HOKSiin päivitetään mitä tahansa tietoja työpaikkajakson päättymispäivänä, on mahdollista, että työpaikkajaksoa ei käsitellä. Tämä johtuu siitä, että opintohallintojärjestelmät kirjoittavat yli koko HOKSin tiedot eHOKSissa aina päivityksen yhteydessä, eikä järjestelmässä ole mahdollista yksiselitteisesti tunnistaa, onko kyseessä uusi jakso vai päivitys olemassa olevaan jaksoon. Tästä samasta syystä työpaikkajaksot tulee olla tallennettuna päättymispäivään mennessä, eikä takautuen tallennettuja tietoja voi huomioida.
Työpaikkajaksot käsitellään päättymispäivän yönä heti vuorokauden vaihtumisen jälkeen, mutta jos HOKSiin tulee päivitys ennen kuin jakso on käsitelty (siirrot oppilashallintojärjestelmistä tapahtuvat myös öisin), työpaikkajakso tulkitaan myöhässä tallennetuksi, eikä sitä käsitellä.
Esimerkki:
Työpaikkajakso eHOKSissa siirtyisi käsiteltäväksi päättymispäivän yönä esim. klo 1.30.
Tätä ennen HOKSiin tallennetaankin samana yönä muutos esim. klo 1.00.
Koko HOKS ylikirjoittuu ja työpaikkajaksoa ei voida tunnistaa samaksi jaksoksi.
Järjestelmä tulkitsee kyseessä olevan uusi työpaikkajakso, joka on tallennettu liian myöhässä (päättymispäivänä).
Jakso ei koskaan siirry käsittelyyn.
Meillä on tähän ongelmaan ollut jo pidemmän aikaa suunnitteilla korjaus mutta sen käyttöönotto vaatii vielä hieman koordinointia järjestelmätoimittajien kanssa.
Valitettavasti jo päättyneiden jaksojen kohdalla, joista jaksotunnusta ei ole muodostettu jakson päättymispäivänä, ei ole tehtävissä mitään.
Työpaikkakyselyyn muodostettuja vastauslinkkejä ei ole teknisesti mahdollista yhdistää linkkien muodostamisen jälkeen.
Työpaikkakyselyyn muodostettuja vastauslinkkejä ei ole teknisesti mahdollista yhdistää linkkien muodostamisen jälkeen.
Työpaikkakyselyn vastaajat ja vastauslinkkien lähettäminen
Kyllä.Tietoliittyy koulutuksen järjestäjän työelämäyhteistyön sopimuskumppanienja asiakkuuksienhallintaanyleisemmin.Opetushallituksella ei ole lainsäädännössä määriteltyä oikeutta kerätähenkilörekisteriä työpaikkojen yhteyshenkilöistä, jonka takia työpaikkakyselyn lähettämisen automatisointi Opetushallituksen toimesta ei ole mahdollista.
eHOKS:staei ole lupa luovuttaa henkilötietoja Arvoon, joten Arvo ei tiedä vastaajien sähköpostiosoitteita missään ammatillisen koulutuksen kyselyissä. Työpaikkakyselyissä myöskääneHOKSei tiedä aukottomasti vastaajaa tai hänen yhteystietojaan. Vastaaja voi olla ja usein onkin muu kuin työpaikkaohjaaja.
Ohessa lainaus palautteiden keräämistä säätelevän asetuksen perustelumuistiosta: "Työpaikkakyselyn kohderyhmänä olisivat oppi- ja koulutussopimuksia tekevät, vastuullisessa asemassa olevat työpaikkojen edustajat, joiden yhteystiedot ovat koulutuksen järjestäjien omissa rekistereissä. Opetushallitukseen ei kerättäisi tästä kohderyhmästä henkilörekisteriä, vaan työpaikkakyselyn vastauslinkit luotaisiin automaattisesti ja toimitettaisiin koulutuksen järjestäjille edelleen työpaikoille lähetettäväksi järjestäjien omien asiakasrekisterien perusteella."
Koulutuksen järjestäjä päättäätyönantajakohtaisesti tarkoituksenmukaisentyöpaikkakyselynvastaanottajan. Jos saatuja palautteitahalutaan raportoidatoimipaikkakohtaisesti, toimipaikan nimi tuleetallentaaKoskeenjaeHOKSiin, jolloin kysely lähetetääntoimipaikkaan,kysymyksen esimerkissä päiväkotiin.
Koulutuksen järjestäjä ylläpitäätietoa yhteyshenkilöstä kyselyn lähettämiseen saakkaelityöpaikkajaksojen päättymistäseuraavaan 1.1. tai 1.7. hetkeen saakka.Työpaikkakyselyei ole vastaajalle henkilökohtainen, sillä kysytäänlaajemmintyöpaikan kokemuksia yhteistyöstä koulutuksen järjestäjän kanssa.
Näistä ei pitäisi muodostua jaksotunnuksia, mikäli keskeytymistietoa on hyödynnettytai jakso on poistettu ennen päättymistäeHOKSista.
Arvon kautta on mahdollisuusliittää yksittäinen vastauslinkki käyttäjän omaan sähköpostiin, jonka kautta selähetetäännormaalistivastaanottajallesiihen osoitteeseen, jonka lähettäjä itseviestiinkirjoittaa.Arvossa ei tule olemaan mahdollisuutta massapostitukseensuoraankäyttöliittymästä, koskaArvoon ei siirretäeHOKSistavastaanottajien henkilö- eikä yhteystietoja. Arvosta saa ladattua luodut tunnukset tarvittavin taustatiedoin. Tätäcsv-muotoista tiedostoa on mahdollista hyödyntää massapostitusten toteuttamiseen omassa organisaatiossa.
Koulutuksen järjestäjä päättää itse tavasta, jolla se lähettää työpaikkakyselyt.
Työpaikkakyselyn näkyminen Arvossa
Kun kyselyn vastausaika on päättynyt, se sulkeutuu automaattisesti eikä näy siinä vaiheessa enää aktiivisena Arvossa "Kyselyt"-sivun yläosassa. Sivun alaosassa on painike "Näytä suljetut", jota painamalla saa näkyviin myös sulkeutuneet kyselyt.