SIVUA PÄIVITETÄÄN PARHAILLAAN.

Tätä wikisivua päivitetään viikoilla 45-47/2025. Jos et löydä etsimääsi tietoa, voit olla yhteydessä eHOKS-palvelun neuvontaan ehoks@opintopolku.fi.


SISÄLTÖ TÄLLÄ SIVULLA:


Työpaikkaohjaajakyselyn keräämisessä on kaksi vaihetta. Ensimmäisessä vaiheessa työpaikkajakso käsitellään mukaan työelämäpalautteen tietopohjaan. Käsittelyssä kootaan työelämäpalautteen keräämisessä ja raportoinnissa tarvittavat työpaikkajakson tiedot eHOKS- ja KOSKI-palveluista ja siirretään ne Arvo-palveluun. Samalla työpaikkajaksolle muodostetaan vastaajatunnus, johon eHOKS- ja KOSKI-palveluista välitetyt tiedot liittyvät.

Toisessa vaiheessa tietopohjaan käsitellyt työpaikkajaksot niputetaan vastauslinkkiin ja vastauslinkki lähetetään vastuulliselle työpaikkaohjaajalle. Työpaikkaohjaajakyselyn vastauslinkkejä lähetetään kerran kuukaudessa kuukauden 1. päivänä.

Linkkien muodostamisesta ja lähettämisestä vastaa Opetushallitus.

Alla olevassa kuvassa on havainnollistettu työpaikkaohjaajakyselyn vastaajatunnuksen muodostamisen ja vastauslinkin lähettämisen vaiheet.

Huom. 1.7.2025 alkaen vastaajatunnuksia niputetaan vastauslinkeiksi ja lähetetään vastattavaksi vain kuukauden 1. päivä. Vastauslinkkien niputtamisesta ja lähettämisestä myös kuukauden 16. päivä on luovuttu.


Vastaajatunnuksen muodostaminen työpaikkajaksolle

Vastauslinkin muodostamisessa on kaksi vaihetta. Ensimmäisessä vaiheessa yksittäinen työpaikkajakso käsitellään mukaan työelämäpalautteen tietopohjaan. Työpaikkajakson käsittely tehdään työpaikkajakson päättymispäivänä.

Työpaikkajakson käsittely tehdään työpaikkajakson eHOKS-palveluun tallennettuna päättymispäivänä. Päättymispäivän jälkeen tallennetuille työpaikkajaksoille käsittely tehdään heti, kun työpaikkajakson tiedot on tallennettu eHOKS-palveluun.

Työpaikkajaksoja käsitellään myös takautuvasti, jos työpaikkajakso tallennetaan eHOKS-palveluun ensimmäisen kerran vasta työpaikkajakson päättymispäivän jälkeen.

Vastaajatunnuksista, niihin liitetyistä tiedoista ja vastaajien antamista vastauksista syntyy työelämäpalautteen tietopohja, johon valtakunnallisista palautteista koulutuksen järjestäjälle maksettava rahoitus perustuu.

Vastaajatunnuksen muodostamiseen tarvittavat tiedot

Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot

Rahoituksen jako koulutuksen järjestäjille (työelämäpalaute)

Vastaajatunnuksen muodostuksen käynnistyminen

Herätteinä käytetyt päivämäärät ja jaksokohtaisten vastaajatunnusten muodostaminen

Työpaikkaohjaajakyselyssä herätepäivänä toimii eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivä.

Työpaikkajakso käsitellään sen päättymispäivänä. Käsittelyssä tarkistetaan, että Koskeen ja eHOKSiin on tallennettu kyseisen työpaikkajakson osalta kaikki palautteen keräämiseksi vaadittavat tiedot, ja pyydetään Arvosta työpaikkajaksokohtainen vastaajatunnus.

On syytä huomioida, että työpaikkajakso pakollisine tietoineen tulee olla tallennettu eHOKSiin viimeistään kyseisen työpaikkajakson päättymistä edeltävänä päivänä. Päättymispäivänä tai sen jälkeen tallennettuja työpaikkajaksoja ei huomioida työpaikkaohjaajakyselyssä.

Työpaikkajakson kesto

Työpaikkajakson kesto lasketaan, kun työpaikkajaksoja niputetaan työpaikkaohjaajakyselyn vastauslinkeiksi kuukauden 1. päivänä.  Koulutuksen järjestäjä näkee työpaikkajakson vastaajatunnukselle lasketun keston Arvo-palvelussa.

Keston laskennassa eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson alku- ja päättymispäivän välisestä aikajaksosta vähennetään jaksolle eHOKSiin tallennetut keskeytymisjaksot ja KOSKI-palveluun tallennettavat opiskeluoikeuden väliaikaisen keskeytymisen jaksot (opiskeluoikeuden tila "väliaikaisesti keskeytynyt"). Jos eHOKSiin tallennettu keskeytymisjakso ja KOSKI-palveluun tallennettu väliaikainen keskeytyminen osuvat kokonaisuudessaan samalle ajalle, huomioidaan ainoastaan KOSKI-palveluun tallennettu tieto. Jos työpaikkajakson voimassaolon päivänä on muita työpaikkajaksoja, joissa on samoja voimassaolopäiviä, päällekkäisten päivien aika jaetaan näiden työpaikkajaksojen kesken (ns. keston "jyvittäminen").

Arvo-palvelussa koulutuksen järjestäjä näkee keston myös työpaikkakyselyn vastauslinkkien yhteydessä. Tästä kerrotaan tarkemmin Työpaikkakyselyn sivulla kohdassa Kesto-tieto työpaikkakyselyn linkeissä.

Rahoituskaudella 1.7.2022-30.6.2023 työpaikkajakson kestoon ei huomioida eHOKSiin tallennettua tietoa osa-aikaisuudesta.

Rahoituskaudesta 1.7.2023-30.6.2024 alkaen eHOKSiin tallennettu osa-aikaisuustieto huomioidaan kestossa. Tällöin työpaikkajakson ja opiskeluoikeuden keskeytymisten ajanjaksojen vähentämisen ja samalle ajalle osuvien muiden työpaikkajaksojen huomioimisen ("jyvittämisen") jälkeen jäljelle jäänyt kesto kerrotaan eHOKSiin tallennetulla osa-aikaisuustiedolla.

Työpaikkajakson kesto voi olla nolla muutamissa linjatuissa tapauksissa.

  • Keston laskennan tulos on nolla. Koska keston laskennassa huomioidaan monia eri asioita, joskus laskelman lopputulos  on nolla tai lähellä sitä. Todennäköisimmin näin voi käydä, jos jakso itsessään on hyvin lyhyt ja kestoon vaikuttavat lisäksi muut kestoa vähentävät seikat kuten osa-aikaisuusprosentti, keskeytymisen aikajaksot tai samalle päivälle ajoittuvat muut työpaikkajaksot, jotka huomioidaan kestossa ns. jyvityksen kautta.

Jos jaksolle laskettu kesto on alle 0,5, kesto pyöristetään pyöristyssääntöjen mukaan alaspäin eli nollaan.

  • Opiskeluoikeus on poistettu KOSKI-palvelusta. Jos opiskeluoikeutta, johon liittyvässä HOKSissa työpaikkajakso on,  ei enää löydy KOSKI-palvelusta sillä hetkellä, kun kesto lasketaan, jakson kestoksi asetetaan nolla. Opiskeluoikeuden tietoja ei ole saatavilla KOSKI-palvelusta, jos opiskeluoikeus on mitätöity. Toimintatavan perusteluna on se, että opiskeluoikeuden poistaminen käytännössä mitätöi työpaikkajakson, koska jos koko opintoja ei ole ollut, ei ole voinut olla myöskään työpaikkajaksoa. 
  • Työpaikkajakso tai koko HOKS on poistettu eHOKS-palvelusta. Työpaikkajakso on poistettu eHOKS-palvelusta sen jälkeen, kun työpaikkajaksolle on muodostettu vastaajatunnus työelämäpalautteen tietopohjaan. Tässä tilanteessa eHOKS-palvelussa on ollut työpaikkajakso, jolle on muodostettu vastaajatunnus. Koulutuksen järjestäjä on kuitenkin poistanut työpaikkajakson eHOKS-palvelusta tämän jälkeen ennen kuin työpaikkajaksolle on ehditty laskea kestoa. Tässä tapauksessa tulkitaan, että työpaikkajaksoa ei ole ollut olemassa. Koska vastaajatunnus on kuitenkin jo muodostettu, se jätetään tietopohjaan ja kestoksi merkitään nolla. 
  • Työpaikkajakso odottaa keston laskentaa. Koska työpaikkajaksolle muodostetaan vastaajatunnus heti työpaikkajakson päätyttyä, mutta kesto lasketaan vasta, kun vastaajatunnuksia niputetaan vastauslinkeiksi seuraavan kuukauden 1. päivänä, on työpaikkajakso ilman kestoa päättymispäivän ja niputuspäivän välisen ajan. Arvo-palvelu näyttää tällaisen vastaajatunnuksen kestona nollan. Kestotieto päivittyy vastaajatunnukselle niputtamisen jälkeen.

Työpaikkajakson keskeytyminen

Työelämäpalautetta ei kerätä keskeytyneeltä työpaikkajaksolta. Tulkinta työpaikkajakson keskeytymisestä tehdään eHOKSiin tallennettujen työpaikkajakson päättymispäivän ja työpaikkajakson keskeytymisen päivämäärien perusteella. Lisää keskeytymistiedosta ja sen tallentamisesta eHOKSiin voi lukea eHOKSin wikistä. 

Jos työpaikkajakson keskeytymisajanjaksoon eHOKSiin on tallennettu päättymispäivä, joka on aikaisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä, työpaikkajakson katsotaan tulleen suoritetuksi työpaikkajakson päättymispäivänä. Työelämäpalaute kerätään ja keskeytymisajanjakso huomioidaan työpaikkajakson kestossa.

Seuraavissa tapauksissa työpaikkajakso katsotaan keskeytyneeksi eikä työelämäpalautetta kerätä:

  • keskeytymisajanjakson päättymispäivä on myöhäisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä.
  • keskeytymisajanjakson päättymispäivä on sama kuin työpaikkajakson päättymispäivä tai keskeytymisajanjaksoon ei ole ollenkaan tallennettu päättymispäivää.

Jos työpaikkajaksoon on tallennettu useita keskeytymisajanjaksoja, niissä kaikissa päättymispäivän täytyy olla aikaisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä, että palaute kerätään.



Vastauslinkin muodostaminen ja lähettäminen työpaikkaohjaajalle

Työpaikkaohjaajakyselyn vastauslinkkejä muodostetaan ja lähetetään kerran kuukaudessa kuukauden 1. päivänä. Vastauslinkit lähetetään keskitetysti Opetushallituksen järjestelmän kautta.

Vastauslinkki on vastaajakohtaisesti yksilöity URL-osoite. Osoite ohjaa vastaajan kyselylomakkeelle. 

Työpaikkajaksojen vastaajatunnusten niputtaminen vastauslinkiksi

Vastauslinkin muodostamista kutsutaan niputtamiseksi. Niputuksessa vastauslinkkiin kiinnitetään koulutuksen järjestäjän tietyn tutkinnon opiskelijoiden työpaikkajaksojen vastaajatunnukset, joissa on sama työpaikkaohjaaja. Yhteen vastauslinkkiin kiinnittyvät työpaikkajaksot, joissa on sama työpaikkaohjaaja, sama työpaikka, sama koulutuksen järjestäjä ja sama tutkinto.

Vastauslinkit ovat muotoa https://arvovastaus.csc.fi/n/työpaikannimi_vuosi-kuukausi-päivä_XXXXXX, jossa X.n paikalla on vastauslinkin yksilöivä tunniste. Nipputunnukset löydät Arvon käyttöliittymästä, ks. alempaa sivulta ohje kohdasta Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen.

Vastauslinkin lähettäminen työpaikkaohjaajalle

Vastauslinkit lähetetään työpaikkaohjaajille Opetushallituksen järjestelmän kautta. 1.7.2025 lähtien vastauslinkkejä lähetetään kerran kuukaudessa kuukauden 1. päivänä. 

Vastauslinkki lähetetään sähköpostilla ja tekstiviestillä kotimaisiin puhelinnumeroihin. Ulkomaisiin puhelinnumeroihin tekstiviestiä ei lähetetä (lähettäminen ulkomaisiin numeroihin on lopetettu 2.5.2024). Sähköposti ja tekstiviesti lähetetään vain klo 8.00-20.00 (talviaika) / klo 9.00-21.00 (kesäaika) välillä.

Työpaikkaohjaajalle lähetetään yksi muistutus 5 päivää alkuperäisen viestin lähettämisestä, jos hän ei ole siihen mennessä vielä vastannyt kyselyyn.

Muutos työpaikkaohjaajakyselyn vastauslinkkien lähettämisen syklin harventamisesta tulee voimaan 1.7.2025 alkavan rahoituskauden alusta (muutoksesta annettu OKM:n asetus 301/2025). 1.7.2025 tai sitä myöhemmin päättyviä työpaikkajaksoja koskeva kyselylinkit lähetetään työpaikkaohjaajille kerran kuukaudessa kuukauden 1. päivänä. 1.7.2025 alkavaa rahoituskautta koskevia kyselylinkkejä lähetetään ensimmäisen kerran 1.8.2025. 16.7.2025 ei tehdä työpaikkaohjaajakyselyn linkkien lähettämistä.

1.7.2025 lähetetään viimeiset rahoituskautta 1.7.24-30.6.2025 koskevat työpaikkaohjaajakyselyn linkit. 1.7.2025 tehtävä linkkien lähetys koskee työpaikkajaksoja, jotka ovat päättyneet 16.-30.6.2025.

Lähettämisessä käytettävät yhteystiedot

Vastauslinkin lähettämiseen käytetään työpaikkaohjaajien yhteystietoja, jotka koulutuksen järjestäjä on tallentanut eHOKS-palveluun. Jos työpaikkaohjaajalle on tallennettu molemmat yhteystietotyypit (sähköposti ja matkapuhelinnumero), vastauslinkki lähetetään sekä sähköpostitse että tekstiviestitse.

Yhteystietoina käytetään sitä tietoa, joka on eHOKS-palvelussa työpaikkajakson päättymispäivänä, eli silloin, kun työpaikkajaksolle muodostetaan vastaajatunnus (kts. ylempänä tällä sivulla kohta Vastaajatunnuksen muodostaminen työpaikkajaksolle). Yhteystietoja ei siis oteta niputuspäivänä, vaan jo aikaisemmin.

Huomioithan, että ristiriitaiset yhteystiedot voivat estää vastauslinkin lähettämisen. Jos samaan vastauslinkkiin niputettavissa työpaikkajaksoissa on keskenään ristiriitaisia yhteystietoja, viestiä ei voida lähettää. Ristiriitaisuus katsotaan yhteystietotyypeittäin (ristiriita sähköpostiosoitteessa, ristiriita puhelinnumerossa). Jos ristiriita on sähköpostiosoitteissa, vastauslinkkiä ei lähetetä sähköpostilla. Jos ristiriita on puhelinnumeroissa, vastauslinkkiä ei lähetetä tekstiviestillä. Jos ristiriita on sekä sähköpostiosoitteessa että puhelinnumerossa, vastauslinkkiä ei voida lähettää kummallakaan tavalla. Koska lähettäminen tehdään automatisoidusti, järjestelmä ei voi tehdä päätöstä siitä, mitä yhteystietoa pitäisi käyttää, jos yhteystietoja samalle työpaikkaohjaajalle on useita erilaisia.

  • Esimerkki: Vastauslinkkiin kiinnittyy kolme työpaikkajaksoa. Kahdessa työpaikkajaksossa eHOKS-palveluun tallennettu sähköposti on identtinen, mutta kolmannessa se on erilainen. Vastauslinkkiä ei voida lähettää sähköpostilla, koska ei ole varmuutta siitä, mikä osoite on oikein. Samoin toimitaan puhelinnumeron ja tekstiviestin lähettämisen tapauksessa.


Saateviestit työpaikkaohjaajakyselyssä

Sähköpostiviestit lähetetään teknisestä osoitteesta no-reply@opintopolku.fi, joka näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen (no-reply). 

Tekstiviestissä lähettäjänä näkyy: OPH

Tekstiviestissä lähettäjän merkkimäärän pituus on rajallinen eikä siinä voi käyttää myöskään välilyöntejä, erikoismerkkejä tai tyhjiä välilyöntejä. Siksi lähettäjän nimi OPH-UBS on jouduttu lyhentämään muotoon OPH.

Alla näet työpaikkaohjaajalle lähetettävien viestien sisällön. 

Sähköpostiviestit

Lähettäjä:
 noreply@opintopolku.fi
Lähettäjä-tieto näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus – Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)

Viestin otsikko: 
Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Hyvä työpaikkaohjaaja!

Kiitos koulutussopimus-/oppisopimusopiskelijoiden ohjaamisesta! Tehdään yhdessä osaajia työelämään.

Pyydämme vastaamaan tähän kyselyyn (5 min) yhteistyömme kehittämiseksi. Haluamme kuulla kokemuksianne ohjaustyöstä ja yhteistyöstä oppilaitoksen kanssa. Kyselyssä ei arvioida opiskelijaa. Kyselyn voi siirtää työpaikallanne toiselle henkilölle, jos hän on käytännössä enemmän ohjannut opiskelijaa. Vastaajan henkilötietoja ei kysytä. 

Palautteenne on tärkeä, kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.


Ystävällisin terveisin,

[oppilaitoksen nimi]


Osoitelähde: Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri


Bästa arbetsplatshandledare!

Tack för att Ni handleder studerande på utbildnings-/läroavtal! Tillsammans skapar vi experter för arbetslivet. 

Vi ber er svara på den här enkäten (5 min) för att utveckla vårt samarbete. Vi vill lyssna in er erfarenheter av det dagliga handledningsarbetet och samarbetet med utbildningsanordnaren. Studerande utvärderas inte i enkäten. Enkäten kan vidarebefordras till den person som i praktiken har deltagit mer i handledningen av den studerande. Respondentens personliga information efterfrågas inte.

Din respons är viktig, tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.


Med vänliga hälsningar,

[oppilaitoksen nimi]


Adresskälla: Utbildningsstyrelsens (UBS) ePUK-registret


Dear workplace instructor!

Thank you for guiding students with a training agreement/apprenticeship! Let’s make experts for the workforce together.

Please respond to this survey (5 min) to help us work together more effectively. We would like to hear about your experiences guiding students and working with the educational institution. The survey does not assess the student. The survey can be forwarded to another person at your workplace if he or she has guided the student more. Respondent´s personal information is not requested.

Your feedback is important, thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


With best regards,

[oppilaitoksen nimi]


Address source: Opetushallituksen (OPH) eHOKS-register

Lähettäjä:
noreply@opintopolku.fi
Lähettäjä-tieto näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)

Viestin otsikko:
Muistutus-påminnelse-reminder: Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Olethan muistanut antaa palautetta oppilaitokselle!
Kom ihåg att ge respons till läroanstalten!
Please remember to give feedback to the educational institution!

[VASTAUSLINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.
Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.
If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


Kiitos, että vastaat - Tack för att du svarar – Thank you for responding!

[oppilaitoksen nimi]

[ALKUPERÄINEN VIESTI KAIKILLA KIELILLÄ]

Tekstiviestit

Tekstiviesti 27.1.2025 alkaen:

Lähettäjä: OPH

[Oppilaitoksen nimi]: Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

[VASTAUSLINKKI]

Kiitos koulutussopimus-/oppisopimusopiskelijoiden ohjaamisesta! Pyydämme arvioimaan oppilaitoksemme toimintaa ja yhteistyömme onnistumista.

Tack för att du handleder studerande på utbildningsavtal/läroavtal! Utvärdera gärna vår läroanstalts verksamhet och hur vårt samarbete har lyckats.

Thank you for guiding students with a training agreement/apprenticeship! Please evaluate the activities of our institution and the success of our co-operation.

Osoitelähde: Opetushallitus, eHOKS-rekisteri

Tekstiviesti 2.5.2024 alkaen:

Lähettäjä: OPH

[Oppilaitoksen nimi]: Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Kiitos koulutussopimus-/oppisopimusopiskelijoiden ohjaamisesta! Kerro, miten yhteistyömme onnistui. Kyselyssä arvioidaan oppilaitosta (ei opiskelijaa). Palautteella kehitämme toimintaamme.

Tack för att du handleder studerande på utbildningsavtal/läroavtal! Berätta gärna hur vårt samarbete fungerade. I enkäten utvärderas läroanstalten (inte den studerande). Responsen använder vi för att utveckla vår verksamhet.

Thank you for guiding students with a training agreement/apprenticeship! Please, tell us how our co-operation worked. The survey assesses the institution, not the student.

Vastauslinkki: [LINKKI]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Tekstiviesti 27.1.2025 alkaen:

Lähettäjä: OPH

[OPPILAITOKSEN NIMI]: Muistutus: Työpaikkaohjaajakysely – Påminnelse: Enkät till arbetsplatshandledaren - Reminder: Survey to workplace instructors

[VASTAUSLINKKI]

Muistathan antaa meille palautetta. Kiitos, kun vastaat!

Kom ihåg att ge din respons till läroanstalten. Tack för att du svarar!

Please give your feedback to the institution. Thank you for responding!

Osoitelähde: Opetushallitus, eHOKS-rekisteri

Tekstiviesti 2.5.2024 alkaen:

Lähettäjä: OPH

[Oppilaitoksen nimi]: Muistutus: Työpaikkaohjaajakysely – Påminnelse: Enkät till arbetsplatshandledaren - Reminder: Survey to workplace instructors

Hyvä työpaikkaohjaaja, muistathan antaa palautetta oppilaitokselle. Kiitos, että vastaat! - Bästa arbetsplatshandledare, kom ihåg att ge din respons till läroanstalten. Tack för att du svarar! - Dear workplace instructor, please give your feedback to the institution. Thank you for responding!

Vastauslinkki: [VASTAUSLINKKI]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Vastausaika

Työpaikkaohjaajakyselyn vastausaika on 30 vuorokautta kyselyn lähettämisestä. Vastauslinkki lähetetään yleensä välittömästi työpaikkajaksojen niputtamisen jälkeen kuukauden 1. tai 16. päivä.  Tarvittaessa vastausaika voi pidentyä maksimissaan 60 vuorokauteen sen aikajakson päättymisestä, jonka perusteella työpaikkajakson niputtaminen vastauslinkkiin tehdään.

Esimerkki: Työpaikkajakson päättymispäivä on kuukauden 10. päivä. Niputus vastauslinkkeihin ja vastauslinkkien lähetys  1.-15. päivän välisenä aikajaksona päättyneille työpaikkajaksoille tehdään aikajakson päättymisen jälkeen eli kuukauden 16. päivä. Vastausaika on 30 pv ja maksimissaan 60 pv kuukauden 16. päivästä laskien.

Tiedoksi työpaikkaohjaajalle

Haluamme kuulla kokemuksianne ohjaustyöstä ja yhteistyöstä oppilaitoksen kanssa. Kyselyssä ei arvioida opiskelijaa. Kyselyn voi siirtää työpaikallanne toiselle henkilölle, jos hän on käytännössä enemmän ohjannut opiskelijaa. Vastaajan henkilötietoja ei kysytä.

Lähetämme työpaikkaohjaajakyselyn vastauslinkkejä kaksi kertaa kuukaudessa. Saat vastauslinkin työpaikkaohjaajakyselyyn kahden viikon kuluessa opiskelijan työpaikkajakson päättymisestä. Linkki on voimassa 30 päivää siitä hetkestä, kun se on lähetetty. Muistutamme kyselyyn vastaamisesta viiden päivän kuluttua, ellet siihen mennessä ole vielä vastannut kyselyyn.

Huom. Täydennämme työpaikkaohjaajakyselyn tietopohjaa touko-kesäkuussa 2025. Täydennyksen yhteydessä lähetämme linkin kyselyyn 1.7.2024 tai sitä myöhemmin päättyneistä työpaikkajaksoista, jos kyseistä jaksoa koskeva kysely on aiemmin jäänyt meiltä lähettämättä. Jos saat vastauslinkin jaksosta, joka on päättynyt yli kaksi viikkoa sitten, voit vastata kyselyyn normaalisti. Kiitos vastauksestasi!

Vastauslinkin lähetystila

Koulutuksen järjestäjä näkee vastauslinkin lähetyksen tilan Arvo-palvelussa. Tila-kentässä näytetään vastauslinkin lähetysstatus. Käytössä olevat lähetyksen tilat näet sivulta Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti#Vastaajatunnustentilat(ammatillisenkoulutuksenkyselyt).

Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen

Vastaajatunnusten muodostumista ja vastausten kertymistä voi seurata Vastaajat-sivulta. Tutustu kuvalliseen ohjeistukseen sivulla Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti

Vinkkejä selvittelyihin

Mahdollisia syitä miksi työpaikkaohjaajakyselylinkki ei ole muodostunut

Työelämäpalautteen keräämisen ehdot eivät täyty.

eHOKSissa olevan tiedon mukaan opiskelijalla ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta. 

Opiskeluoikeuden tyyppi on muu ammatillinen koulutus, tutkinnon osaa pienemmistä kokonaisuuksista koostuva suoritus, TUVA tai JOTPA.

Jokin vastaajatunnuksen muodostamisessa tarvittava tieto on puuttunut sillä hetkellä, kun vastauslinkin muodostaminen on käynnistynyt.

Työpaikkaohjaajakyselyn linkin muodostamisessa tarvittavat tiedot tulee olla eHOKS-palvelussa työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä. Näin toimimalla voidaan varmistua siitä, että vastaajatunnuksen muodostamiseen tarvittavat tiedot ovat vastaajatunnuksia muodostavan järjestelmän saatavilla heti työpaikkajakson päättymispäivän mukaisen vuorokauden alkaessa. Tietojen eHOKS-palveluun tallentumisen ajankohtaan vaikuttaa myös koulutuksen järjestäjän opintohallintojärjestelmän tiedonsiirtoihin liittyvät käytännöt. Jos opintohallintojärjestelmä lähettää tiedonsiirron eHOKS-palveluun eräajoina tiettyinä vuorokauden aikoina (esimerkiksi yöllä), opintohallintojärjestelmään tallennettu tieto saattaa siirtyä eHOKS-palveluun vasta seuraavan vuorokauden puolella. Tarkemmin oman opintohallintojärjestelmän käytännöistä voi kysyä järjestelmätoimittajan asiakastuesta.

Työpaikkajakson päättymispäivä on muutettu aikaisemmaksi eHOKSiin alun perin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivän ajankohtana tai sen jälkeen.

Opintohallintojärjestelmä/tiedonsiirto tai häiriö järjestelmässä

Vinkit työpaikkaohjaajakyselyn linkkien tarkistuksiin

Työpaikkajaksoille muodostettuja vastaajatunnuksia voit tarkastella Arvo-palvelun csv-raportilta. 

Jos työpaikkajaksolle ei löydy vastaajatunnusta raportilta:

  • Ovatko opiskelijan opinnot sellaiset, joista palaute kerätään?
  • Onko opiskelijalla osaamisen hankkimisen tarve?
  • Onko eHOKSiin tallennetussa HOKSissa työpaikkajakson tiedot oikein? Tarkempaa kuvausta tästä löytyy eHOKSin wikissä kohdassa Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot .
  • Onko tiedot tallennettu eHOKSiin ajoissa (viimeistään työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä)?


Palveluosoitteet

Vastauslinkkien muodostamiseen ja lähettämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä eHOKS-palvelun asiakasneuvontaan: ehoks@opintopolku.fi. 

Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät

Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.

eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa.
Lisätietoja täältä.

KOSKI
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Valtakunnallisten palautteiden keräämisessä käytettävän taustatiedon lähde eHOKS-palvelun ohella.
Lisätietoja täältä.

Opintohallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmä, jota koulutuksen järjestäjä käyttää valtakunnallisiin tietovarantoihin siirrettävän tiedon tuottamisessa ja hallinnoinnissa.

Muut järjestelmät
Palautteiden keräämisessä käytetään lisäksi muita Opetushallituksen ylläpitämiä teknisiä ratkaisuja muun muassa vastauslinkkien lähettämiseen. Kerättyä palautetta raportoidaan Arvo-palvelun lisäksi Vipusessa.


Muita keskeisiä termejä

Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle

Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.

Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn.

  • No labels