- Created by Henna Paananen, last updated by Paula Borkowski on Jan 28, 2025 4 minute read
Työpaikkakyselyn vastaajatunnukset luodaan automaattisesti
Työpaikkakyselyyn luodaan vain yksi vastaajatunnus (vastauslinkki) yhdelle työpaikalle. Vastaajatunnus muodostuu, jos kyseisellä työpaikalla on ollut edeltävän puolen vuoden aikana päättyneitä työpaikkajaksoja.
Vastaajatunnukset muodostetaan automaattisesti koulutuksen järjestäjien eHOKSiin tallentamien samojen työpaikkajaksotietojen perusteella, joiden pohjalta on jo aiemmin luotu työpaikkaohjaakyselyn vastauslinkit. Työpaikkakyselyssä käytettävät tiedot kerätään työpaikkaohjaajakyselyn muodostamisen yhteydessä eikä niitä enää haeta järjestelmistä uudelleen työpaikkakyselyn linkkien muodostamista varten. Jos työpaikkajakson tietoja ei ole ollut valtakunnallisissa järjestelmissä (eHOKS, KOSKI) tai vastaajatunnusta työpaikkajaksolle ei ole voitu muodostaa puutteellisten tietojen takia työpaikkajakson päättymispäivänä, työpaikkajakso ei päädy myöskään työpaikkakyselyyn.
Työpaikkajaksolla tarkoitetaan eHOKSiin tallennettavaa osaamisen hankkimistavan jaksoa, jossa osaamisen hankkimisen tapana on koulutussopimus tai oppisopimus. Työpaikkaohjaajakyselyn ja työpaikkakyselyn vastauslinkkien luomisessa hyödynnetään samoja eHOKSiin tallennettuja tietoja työpaikkajaksoista. Tutustu sivuun Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot.
Yksi vastauslinkki koskee aina
- yhtä työpaikkaa (tunnistetaan nimen ja Y-tunnuksen perusteella)
- yhtä koulutuksen järjestäjää
- yhtä tiedonkeruukautta (edeltävää puolivuotisjaksoa)
Jotta työpaikka tunnistetaan samaksi linkkien muodostamisessa, on tärkeää, että työpaikkojen nimet kirjataan yhdenmukaisesti.
Saman työpaikan nimen kirjoitusasun mahdolliset poikkeavuudet on pyritty minimoimaan ns. työpaikan nimen normalisoinnilla. Normalisoinnissa työpaikan nimestä poistetaan muun muassa välimerkit, isot kirjaimet, erikoismerkit, ääkköset, umlautit ja välilyönnit.
Kyselyn alussa näytetään vastaajalle tietoja niistä työpaikkajaksoista, joita kysely koskee (työpaikkajaksojen määrä tutkinnoittain). Myös nämä tiedot saadaan eHOKSiin tallennetuista työpaikkajaksotiedoista.
Koulutuksen järjestäjä voi seurata linkkien muodostumista Arvossa
Koulutuksen järjestäjä näkee muodostuneet linkit Arvon virkailijakäyttöliittymässä (https://arvo.csc.fi/) Vastaajat-sivulta. Vastaajatunnukset ja niiden perustiedot (luontiaika, vastausaika, työnantajan Y-tunnus, työpaikan nimi) löytyvät vastaajatunnuslistasta. Tarkemmat tiedot saa tarkasteltavaksi CSV-muodossa valitsemalla "Lataa csv-tiedostona". Tutustu ohjeistukseen: Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti
Vastaajatunnus (linkki) on muotoa https://arvovastaus.csc.fi/v/XXXXXX, jossa X:n paikalla on yhteensä 6 kappaletta numeroita ja/tai kirjaimia.
Kannattaa tarkistaa Arvon käyttöliittymässä, että linkkejä muodostuu ja että niillä on oikeat tiedot. Työpaikkakyselyyn muodostuneita tunnuksia on hyvä verrata työpaikkaohjaajakyselystä löytyviin työpaikkoihin. Työpaikkakyselyn tunnuksia muodostetaan työpaikkajaksojen eli työpaikkaohjaajakyselyn tietojen perusteella. Jos huomaat virheitä vastauslinkkien muodostumisessa, ota yhteyttä eHOKSin tai Arvon tukiosoitteisiin.
Puuttuuko mielestäsi jokin työpaikka työpaikkakyselyn tunnusten listalta? Todennäköisin syy sille, miksi työpaikkajaksolle ei ole muodostunut työpaikkaohjaajakyselyä eikä työpaikkakyselyä on se, että jakso tai joku pakollisista tiedoista on tallennettu takautuen työpaikkajakson päättymispäivän jälkeen. Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot tulee olla tallennettuna eHOKS-palvelussa työpaikkajakson päättymistä edeltävään päivään mennessä.
Vastauslinkkien muodostamisen teknistä toteutusta ja syitä tilanteille, joissa linkkiä ei ole muodostettu, on kuvattu yksityiskohtaisemmin työelämäpalautteen UKK-sivulla: UKK työelämäpalaute#Vastauslinkit
Vastauslinkkien luontipäivät
1.1.2025 alkavan työpaikkakyselyn vastauslinkkien luontipäivät:
- ma 2.12.2024
- to 5.12.2024
- ma 9.12.2024
- to 12.12.2024
- ma 16.12.2024
- to 19.12.2024
- ma 23.12.2024
- to 26.12.2024
- ma 30.12.2024
- ke 1.1.2025
1.7.2024 alkavan työpaikkakyselyn vastauslinkkien luontipäivät:
- ma 3.6.2024
- to 6.6.2024
- ma 10.6.2024
- to 13.6.2024
- ma 17.6.2024
- to 20.6.2024
- ma 24.6.2024
- to 27.6.2024
- ma 1.7.2024
1.1.2024 alkavan työpaikkakyselyn vastauslinkkien luontipäivät:
- ma 4.12.2023
- to 7.12.2023
- ma 11.12.2023
- to 14.12.2023
- ma 18.12.2023
- to 21.12.2023
- ma 1.1.2024
1.7.2023 alkavan kyselyn vastauslinkkien luontipäivät:
- to 1.6.2023
- ke 8.6.2023
- to 19.6.2023
- to 22.6.2023
- ti 27.6.2023
- pe 30.6.2023
1.1.2023 alkavan työpaikkakyselyn vastauslinkkien luontipäivät:
- to 1.12.2022
to 8.12.2022
to 15.12.2022
- ke 21.12.2022
- to 29.12.2022
ma 2.1.2023
1.7.2022 alkavan kyselyn vastauslinkkien suunnitellut luontipäivät:
- 1.6.
- 15.6.
- 1.7.
15.1.2022 alkavan kyselyn vastauslinkkien luontipäivät
- 3.12.2021
- 7.12.2021
- 15.12.2021
- 4.1.2022
- 10.1.2022
Koulutuksen järjestäjä lähettää vastauslinkit työpaikoille vastausajan alettua
Työpaikkakyselyn vastauslinkit ovat nähtävissä Arvossa sitä mukaa kun niitä syntyy eHOKSiin kirjattujen työpaikkajaksotietojen perusteella, mutta vastauslinkkejä ei pidä lähettää vastaajille ennen vastausajan alkua, koska vastaaminen ei ole silloin vielä mahdollista ja kyselyn tiedot voivat vielä muuttua.
Vastausajat ovat vuosittain 1.1.-28./29.2 ja 1.7.-31.8.
Koulutuksen järjestäjä kerää palautteen lähettämällä vastauslinkin päättämälleen henkilölle kyseisellä työpaikalla. Opetushallituksella ei ole lainsäädännössä määriteltyä oikeutta kerätä henkilörekisteriä työpaikkojen yhteyshenkilöistä, minkä vuoksi Opetushallitus ei voi lähettää työpaikkakyselyn vastauslinkkejä automaattisesti työpaikkojen yhteyshenkilöille.
Työpaikkakyselyn vastaaja on työpaikan edustaja, joka vastaa yhteistyöstä koulutuksen järjestäjän kanssa ja työpaikan toiminnoista laajemmin, ei ainoastaan yksittäisten opiskelijoiden ohjaamisesta. Vastaajatunnusta ei muodosteta, jos on tiedossa, että työpaikkajakson perustana on yrittäjän oppisopimus. Mikäli tietoa ei ole saatavilla, vastaajatunnus muodostetaan normaalisti.
Milloin vastauslinkit kannattaa lähettää, jos haluan lähettää kaikki vastauslinkit kerralla?
Viimeiset vastauslinkit luodaan vasta ensimmäisenä vastauspäivänä (1.1. tai 1.7.). Raportti vastaajatunnuksista kannattaa siksi ottaa Arvosta viimeisen vastauslinkkien luontipäivän jälkeisenä päivänä. Tällöin raportilla näkyvät kaikki vastauslinkit ja ne voi kaikki lähettää kerralla.
Esimerkiksi jos viimeiset vastauslinkit luodaan 1.7., ota raportti vastaajatunnuksista ja lähetä linkit aikaisintaan 2.7.
Vastaajatunnusten hakeminen Arvosta
Työpaikkakohtaiset vastauslinkit ovat haettavissa Arvon käyttöliittymästä työpaikkakyselyn alta (ks. kuvallinen ohje kohdasta: Koulutuksen järjestäjä voi seurata linkkien muodostumista Arvossa). Yksittäiset linkit saa käyttöönsä kopioimalla ne vastaajatunnuslistasta (CSV-tiedosto). CSV-tiedostossa on kaikki koulutuksen järjestäjän työpaikkakyselyyn kyseiselle tiedonkeruujaksolle luodut vastaajatunnukset taustatietoineen. Tätä CSV-muotoista raporttia on mahdollista hyödyntää massapostitusten toteuttamiseen omassa organisaatiossa. Tutustu ohjeistukseen: Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti.
Kyselylomake vastaajan silmin
Kyselylomakkeen aluksi näytetään vastaajalle taustatietona koulutuksen järjestäjän oppilaitos/oppilaitokset, joista ohjattavia opiskelijoita on jakson aikana ollut sekä kerrotaan kuinka monta työpaikkajaksoa arvioitavalla aikavälillä on päättynyt. Lisäksi vastaajalla on mahdollisuus tutustua tarkemmin työpaikkajaksojen tutkinto- ja tutkinnon osa -tietoihin.
Esimerkkinä testiympäristöstä Kiipulasäätiö (ei todellinen kyselylinkki). Jos jaksoja olisi ollut enemmän, listattaisiin kaikki erilaiset tutkinto-tutkinnon osa -yhdistelmät.
Vastaajatunnuksella voi vastata vain kerran
Jos vastauslinkin alkuperäinen vastaanottaja ei syystä tai toisesta voi vastata kyselyyn, hän voi välittää vastaajatunnuksen jollekin toiselle henkilölle samalla työpaikalla. Yhteen vastaajatunnukseen kuuluu kuitenkin vain yksi vastausmahdollisuus, eli kun yhden vastaajan vastaukset on tallennettu, ei samalla vastauslinkillä voi enää vastata uudelleen.
Vastausaktiivisuuden seuraaminen
Koulutuksen järjestäjän määrittelemät käyttäjät voivat tarkastella tuloksia Arvon virkailijakäyttöliittymässä. Kaikki raportit löytyvät Raportit-osiosta, tutustu ohjeistukeen: Raportointi Arvon uudessa käyttöliittymässä. Tämän lisäksi kyselykohtaisia raportteja voi tarkastella Kyselyt-osion Vastaajat sivulle, tutustu ohjeistukseen: Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti.
Arvossa näkyvä vastausprosentti ei huomioi työpaikkajaksojen kestoa, vaan vastausprosentti on vastattujen linkkien prosenttiosuus muodostuneista linkeistä. Vipusessa vastausprosentti lasketaan rahoitusta varten työpaikkajaksojen yhteenlaskettujen kestojen mukaan.
Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät
Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä. Tukiosoite: arvo at csc.fi
eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa.
Lisätietoja täältä.
Tukiosoite: ehoks at opintopolku.fi
Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä.
Koulutuksen järjestäjän opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS-palveluun.
- No labels