Arvolla kerättyjä tiedonkeruiden tietosisältöjä säilytetään määräaika. Kunkin tiedonkeruun rekisterinpitäjä on määritellyt tietosisältöjen käsittelylle päättymisajankohdan sekä sen, mitä tietosisällöille tapahtuu, kun käsittely Arvossa päättyy.
Arvoon tallennettujen tietojen käyttö
Arvo-palvelulla toteutettujen tiedonkeruiden datat tallentuvat Arvoon. Annettuja vastauksia käsitellään anonyymisti. Vastausdata saattaa kuitenkin sisältää vastaajasta tietoja, joiden yhdistelmillä on mahdollista suoraan tai epäsuoraan tunnistaa vastaaja. Lisäksi kyselyiden avovastauskenttien kautta saattaa kertyä henkilöön liittyvää tunnistetietoa.
Arvossa tapahtuvasta tallennettujen datojen käytöstä on sovittu tiedonkeruukohtaisesti. Pääsääntöisesti koulutuksen järjestäjät voivat tarkastella tiedonkeruiden datoja omien käyttöoikeuksiensa mukaisesti Arvon käyttöliittymässä. Arvon käyttöliittymässä datat ovat käytössä käyttöliittymän raporteilla sekä CSV-tiedostoina.
Tutustu:
- Arvon käyttöoikeudet: Käyttöoikeuksien hallinta
- Arvon raportointi: Raportointi Arvon käyttöliittymässä
- henkilötietojen käsittelyohjeet: Henkilötietojen käsittely
Arvoon tallennettujen tietojen käyttö rajapintojen kautta
Arvon rajapintojen eli Arvo-API:n kautta koulutuksen järjestäjät saavat käyttöönsä Arvoon tallennetut datansa rajapintojen kautta suoraan omiin järjestelmiinsä. Arvo-API:n käyttö on maksullinen lisäpalvelu.
Tutustu:
- Arvon rajapintakokonaisuus: Arvon rajapinnat
Raportointi Vipusessa
Lähes kaikissa Arvon tiedonkeruissa raportointi tapahtuu opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa (vipunen.fi). Vipusessa julkaistut tiedot ovat julkisia eli kuka tahansa tiedonkeruista kiinnostunut voi tutustua niiden tuloksiin palvelussa.
Tietojen siirrot Vipuseen tehdään lakisääteisin perustein tai organisaatioilta kerättäviin tiedonluovutuslupiin perustuen. Ks. esimerkki korkeakoulujen opiskelijatiedonkeruiden tietojen luovutuksesta seuranta- tilastointi- ja tutkimuskäyttöön.
Tutustu:
- Arvon Vipusessa raportoitavat tiedonkeruut: Kyselyiden raportointi
- opetushallinnon tilastopalvelu Vipunen: Vipunen.fi
Tietojen luovutus
Mikäli Arvolla toteutettava tiedonkeruu sisältää henkilötietoa, tiedonkeruun rekisterinpitäjä päättää tietojen luovutuksesta. Kunkin tiedonkeruun tietosuojaselosteessa kerrotaan vastaajalle, mihin tarkoitukseen tiedonkeruun datoja voidaan käyttää. CSC toimii tiedonkeruun datojen henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjä on toimittanut CSC:lle tiedonkeruuta koskevat käsittelyohjeet.
Mikäli tietojen luovutus koskee vain yhtä koulutuksen järjestäjää, koulutuksen järjestäjä voi itse tehdä datojen luovutuksen. Mikäli tietojen luovutus koskee koko tiedonkeruuta, tietojen luovutus tehdään Arvosta. Arvosta tehtävät poiminnat tietojen luovutuksiin ovat pääsääntöisesti erikseen laskutettavaa työtä.
Tutustu:
- tietosuojaselosteet kunkin tiedonkeruun osiossa: Arvon tiedonkeruut
- henkilötietojen käsittelyohjeet: Henkilötietojen käsittely
Järjestelmätietojen käsittely
Arvo-palvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä generoituu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötiedoiksi laskettavaa lokitietoa. Näiden tietojen tarkoituksena on Arvo-palvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollinen virhetilanteiden selvittäminen. Lokitietojen käsittelystä ohjeistetaan rekisterinpitäjien tuottamissa henkilötietojen käsittelyohjeistuksissa sekä kerrotaan vastaajille tietosuojaselosteilla. Järjestelmätietoja ei luovuteta palvelusta eteenpäin.
Asiakaspalvelun tietojen käsittely
Arvossa hyödynnetään asiakaspalvelussa CSC:n asiakaspalveluratkaisua. Henkilötietoja käsitellään CSC:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.