Tällä sivulla kerrotaan vinkkejä, joita koulutuksen järjestäjä voi käyttää apunaan selvittäessään opiskelijapalautekyselyihin liittyviä ongelmatilanteita.
Linkkien muodostamiseen ja lähettämiseen liittyvissä ongelmatilanteissa neuvoa saa myös Opetushallituksen eHOKS-palvelun asiakasneuvonnasta: ehoks@opintopolku.fi.
Vastaajatunnusten muodostuminen
Jotta opiskelijalle voidaan lähettää vastauslinkki kyselyyn, täytyy vastaajatunnuksen muodostaminen ensin tapahtua onnistuneesti. Vastaajatunnuksen muodostamisesta on kerrottu tarkemmin sivulla Vastauslinkkien lähettäminen.
Mahdollisia syitä miksi opiskelijapalautelinkki ei ole muodostunut
Jokin vastaajatunnuksen muodostamisessa tarvittava tieto on puuttunut sillä hetkellä, kun vastauslinkin muodostaminen on käynnistynyt.
- HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä.
- Osaamisen hankkimisen tarve on ollut ”ei” (opinnot, joissa ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta ei kuulu palautteiden keruun piiriin).
- Osaamisen saavuttamisen päivämäärä ja opiskeluoikeuden vahvistuspäivämäärä puuttuu.
- Opiskelijan sähköpostiosoite puuttuu.
eHOKSiin ei ole tallennettu HOKSia niihin opintoihin (opiskeluoikeus), joista palaute pitäisi kerätä.
eHOKSiin tallennettu HOKS on tallennettu eri opiskeluoikeudelle (OID), kuin se mistä palaute pitäisi kerätä.
Opiskeluoikeuden tyyppi on muu ammatillinen koulutus, tutkinnon osaa pienemmistä kokonaisuuksista koostuva suoritus, TUVA tai JOTPA.
Opiskelijalle on jo muodostettu vastaava kyselytyyppi samalla rahoituskaudella samalle koulutuksen järjestäjälle (rajoitus: yksi kysely per rahoituskausi).
Opintohallintojärjestelmä/tiedonsiirto tai häiriö järjestelmässä.
Vastauslinkin lähettäminen ja vastaanottaminen
Mahdollisia syitä miksi opiskelija ei ole saanut kyselylinkkiä
- Opiskelijan eHOKSiin tallennettu sähköpostiosoite on virheellinen.
- Asetuksen mukainen vastausaika on ehtinyt päättyä ennen linkin lähettämisestä.
- Opiskelijan sähköpostiohjelma on jostain syystä estänyt Opintopolun lähettämän sähköpostin vastaanottamisen. Joissain sähköpostijärjestelmissä saattaa olla niin tiukka automaattinen roskapostin suodatus, että Opintopolun lähettämä viesti ei päädy edes opiskelijan roskapostiin.
- Opintopolun lähettämä viesti on mennyt opiskelijan sähköpostissa roskapostiin, josta se on poistunut automaattisesti ennen kuin opiskelija on etsinyt viestiä roskapostistaan. Näin saattaa käydä, jos opiskelijalla on omassa sähköpostissaan asetus, joka määrittää roskapostikansion automaattisen tyhjentämisen tietyin väliajoin.
- Opiskelija on jo vastannut kyselyyn. Tämä voi olla syy siinä tapauksessa, että koulutuksen järjestäjän tekemä linkin uudelleenlähetys ei näy opiskelijan sähköpostissa. Uudelleenlähetyksestä kerrotaan tarkemmin eHOKS-palvelun wikisivuilla kohdassa Opiskelijapalautteen vastauslinkin lähettäminen uudelleen.
- Viestin lähettämisessä on tapahtunut järjestelmävirhe. Tällaisista tilanteista jää merkintä Opintopolun järjestelmän lokitietoihin. Opintopolun toimintaa seurataan aktiivisesti ja havaittuihin järjestelmähäiriöihin reagoidaan, kun niitä tulee ilmi.
Koulutuksen järjestäjä voi tarvittaessa ohjeistaa opiskelijaa vastaamaan kyselyyn eHOKS-palvelun kautta. Tarkemmat ohjeet eHOKS wikissä kohdassa "Opiskelijapalaute → Opiskelijapalautteeseen vastaaminen eHOKSin kautta"