Tavallisesti henkilöiden tiedot muodostuvat oppijanumerorekisteriin tiedonsiirrolla muista järjestelmistä tai henkilön itse ilmoittamana. Tiedonsiirroilla henkilöitä tuotaessa on suositeltavaa, että henkilöllä on valmiiksi jokin yksilöivä tunniste, kuten henkilötunnus tai oppijanumero. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, oppijanumeron voi hakea henkilölle ennen tiedonsiirtoa lisäämällä henkilötiedot ensin käyttöliittymän kautta. Virkailijalla on oltava oppijan lisäämistä varten käyttäjärooli, johon sisältyy käyttöoikeus "Oppijoiden tuonti".
Huom!
Huomaa, että henkilötunnuksettoman oppijan saadessa myöhemmin henkilötunnuksen, henkilötunnus tulee päivittää oppijan identiteetille (oppijanumerolle). Prosessista riippuen, pääkäyttäjä tai Opetushallitus päivittää henkilötunnuksen oppijan tietoihin.
Jos henkilötunnusta ei ilmoiteta, rekisteriin saattaa syntyä duplikaatti.
- Siirry näkymään Käytönhallinta → Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta → Oppijan luonti
- Syötä vähintään pakolliset tiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus) ja vapaaehtoiset tiedot (passinumero ja sähköpostiosoite), jos ne ovat käytettävissä, ja paina Tallenna-painiketta.
- Tallenna-painikkeen painaminen käynnistää automaattisesti mahdollisten duplikaattihenkilöiden etsinnän. Jos syöttämiäsi tietoja vastaavia henkilöitä löytyy, siirryt automaattisesti näkymään, jossa pääset vertailemaan näiden henkilöiden tietoja. Palvelu voi ehdottaa duplikaatteja mutta vain OPH voi siirtyä kyseisen duplikaatin tietoihin.
- Jos tulkintasi mukaan joku löydetyistä duplikaateista vastaa sitä henkilötunnuksetonta oppijaa, jota olet luomassa, älä luo uutta oppijaa vaan ota oppijanumero talteen.
- Jos duplikaatteja ei löydy, siirry kohtaan 4.
- Paina "Luo oppija"-painiketta. Tämän jälkeen päädyt henkilön perustiedot-sivulle. Samalle sivulle päädyt, jos automaattinen haku ei löytänyt yhtään duplikaattia.
- Muista yksilöidä oppija, jotta hänelle muodostuu oppijanumero! Lue lisää: Yksilöi henkilö
- Jos yhtään mahdollista duplikaattia ei löydy, palvelu suorittaa yksilöinnin automaattisesti.
Att skapa ett studentnummer till en som saknar finländsk personbeteckning
- Gå till vyn Användaradministration → Administrering av personuppgifter och användarrättigheter → Skapa och sök studentnummer
- Välj funktionen: Personen saknar en finländsk personbeteckning
- För in obligatoriska uppgifter samt eventuellt andra uppgifter som frågas på blanketten
- Kontrollera om det i dubbleringsvyn dyker upp en person med motsvarande uppgifter. Om personen redan har ett studentnummer, ta tillvara det.
- Om personen inte ännu har ett studentnummer, skapa en ny person
- Kom ihåg att identifiera personen med Identifiera utan personbeteckning -knappen så att hen får ett studentnummer
- om ingen möjlig dubblering hittades så sker individualiseringen automatiskt
Oppijoiden luonnista löytyy myös palvelukohtaisia ohjeistuksia, tutustu tarkemmin: