Henkilöstötiedoissa

Yleistä tietojen synkronoinnista muutostilanteissa

Henkilöstötietojen osalta Vardaan voidaan tallentaa tietokokonaisuuksittain joko käyttöliittymän taikka järjestelmäintegraation kautta. Kaikki kolme eri tietokokonaisuutta voidaan tallentaa Vardaan samasta järjestelmästä tai maksimissaan kolmesta eri lähdejärjestelmästä. Kaikissa tallennustavan muutostilanteissa on varhaiskasvatusjärjestäjän arvioitava tietokokonaisuuksittain, miten tallennustapa muuttuu ja tehtävä tarvittavat tässä ohjeessa kerrotut toimenpiteet. Varhaiskasvatuksen järjestäjän tulee järjestelmävaihdoksessa selvittää, mitkä tietokokonaisuudet on mahdollista siirtää järjestelmäintegraation kautta Vardaan.

Tietokokonaisuudet:

• Työntekijän tiedot (tutkinnot, palvelussuhteet, työskentelypaikat ja pidemmät poissaolot)
• Täydennyskoulutustiedot
• Vuokrattu henkilöstö

Uudella integroituvalla järjestelmällä ei ole tietoa siitä, mitä tietoja Vardaan on jo tallennettu. Tämän voi ratkaista Vardassa kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

1.Vaihtoehto (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut olemassa olevat tiedot sekä tietoihin liittyvät Vardan yksilölliset tunnisteet (Varda-IDt ja organisaatio-OIDit) eli tietojen linkitysavaimet.

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksillöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja tietosisältöön oikeuttavalla palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Tämä edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut teknisen ominaisuuden hakea rajapintojen kautta Vardan tietoja.
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

2.Vaihtoehto

Poistuvan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevien työntekijöiden henkilöstötiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet vastaavat tiedot.

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija päättää poistuvan järjestelmän kautta voimassa olevat työntekijöiden tiedot:
  • Palvelussuhteet
  • Työskentelypaikat

Mikäli työntekijän tiedoissa on pidempi poissaolo, poissaolon päättymispäivämäärää ei muokata, vaan sama poissaolo tallennetaan myös uudelle palvelussuhteelle.

• Esimerkki: Vardassa olevat palvelussuhteet päätetään päivämäärällä 31.3.2022 ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet palvelussuhdetiedot 1.4.2022 alkaen. Jos päätetyn palvelussuhteen tiedoissa on ollut pidempi poissaolo ajalla 1.3.2022-1.6.2022, pidemmän poissaolon päättymispäivämääräksi ei aseteta 31.3.2022. Sen sijaan uudesta järjestelmästä 1.4.2022 siirretylle palvelussuhteelle tallennetaan sama pidempi poissaolo 1.3.2022-1.6.2022. Poissaolon alkamispäivämäärä voi olla ajallisesti ennen palvelussuhteen alkamispäivämäärää.

Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville työntekijöille uudet palvelussuhteet, työskentelypaikat päättymispäivää seuraavasta päivästä.

• Uusien palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:*
  1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon työntekijöiden ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan työntekijöille uudet palvelussuhteet ja työskentelypaikat.
  2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
     • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja työntekijä uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään työntekijän linkitysavain. 
     • Työntekijän ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan palvelussuhde, työskentelypaikka sekä mahdollinen pidempi poissaolo uudesta järjestelmästä.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään

Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta palvelukäyttäjätunnuksen ja Vardan teknisten rajapintojen toiminnallisuuksien kautta.

• Tietojen hakeminen edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut tiedonhakuun tarkoitetut toiminnallisuudet lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatuksen järjestäjän kannattaa kysyä näiden toiminnallisuuksien käyttämisestä aina uudelta järjestelmäntoimittajalta.
  
  

  Tietojen hakuun tarkoitettu ominaisuus	Tekninen rajapinta
  Vardaan tallennettujen työntekijöiden tunnisteiden hakeminen (oppijanumero-OIDit ja Varda-IDt)	/henkilosto/v1/tyontekijat/
  Vardaan tallennetun työntekijän kaikkien tietojen hakeminen	​/henkilosto​/v1​/tyontekijat​/{tyontekija_pk}​/kooste​/henkilosto_v1_tyontekijat_kooste_list
  Vardaan tallennettujen täydennyskoulutusten hakeminen (täydennyskoulutusten IDt)	/henkilosto/v1/taydennyskoulutukset/
  Vardaan tallennettujen toimipaikkojen hakeminen (orgnisaatio-OIDt/Varda-IDt)	/api/ui/toimipaikat/

Vardaan integroidun järjestelmän vaihtaminen

• Varhaiskasvatustoimija vastaa järjestelmävaihdostilanteessa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.
• Järjestelmien vaihtojen yhteydessä tyypillisesti tehdään tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. 
• Uuteen järjestelmään tulee tallentaa Vardaan siirrettyjen tietojen linkitysavaimet (Vardan yksilölliset tunnisteet). 
• Kun integroituvan järjestelmän vaihto on tehty ja testattu toimivaksi, varhaiskasvatustoimijan tulee vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasana tietoturvasyistä sekä tallentaa uusi salasana Vardaan tietoja siirtävään järjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan. Tutustu Olemassa olevan palvelukäyttäjän tietojen muokkaaminen -ohjeeseen.
• Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava päivittävät palvelukäyttäjätunnukseen liitetyt käyttöoikeudet vastaamaan uudesta järjestelmästä tallennettavia tietokokonaisuuksia. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. 
• Kunnissa salasanan voi vaihtaa Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä. Yksityisten palveluntuottajien tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Käyttöliittymästä järjestelmäintegraatioon 

Uuteen Vardaan integroitavaan järjestelmään on saatava Vardaan tallennetut ja olemassa olevat tiedot. Tämä tarkoittaa, että uuteen järjestelmään haetaan Vardaan tallennettujen tietojen linkitysavaimet eli yksilölliset tunnisteet, joiden avulla Vardaan tallennettuja olemassa olevia tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta. Kun varhaiskasvatustoimija siirtyy käyttöliittymän kautta tallentamisesta järjestelmäintegraation käyttöön, tulee toimijan luoda palvelukäyttäjätunnus.

• Vardan pääkäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjätunnuksen niihin liittyvät salasanat, joiden osalta tiedot tallennetaan integraation kautta. Yksityinen palveluntuottaja saa pyynnöstä Varda palvelukäyttäjätunnukset Vardan asiakaspalvelusta. 
• Tee palvelukäyttäjätunnus. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen.
• Varhaiskasvatustoimija tallentaa palvelukäyttäjätunnuksen ja salasanan järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan varhaiskasvatustietojen järjestelmään, josta tietoja Vardaan ryhdytään siirtämään. 
• Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttäjien Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja- ja Varda-huoltajatietojen tallentaja-oikeudet. 
  
  

Järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään 

• Varda-palvelukäyttäjätunnuksella oleva Varda-palvelukäyttäjä-käyttöoikeus tulee sulkea kyseisen tietokokonaisuuden osalta, jonka osalta siirrytään käyttöliittällä tallentamiseen.
• Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava sulkevat käyttöoikeuden kunnissa osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. 
• Mikäli tunnuksella ei ole muita käyttöoikeuksia, koko palvelukäyttäjätunnuksen voi myös passivoida.  
• Anna käyttöoikeudet henkilöille, jotka organisaatiossasi tulevat tallentamaan tietoja Vardan käyttöliittymässä. Tutustu käyttöoikeuksien ohjeistukseen: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Ilmoita Vardan asiakaspalveluun, että vaihto järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään on tapahtumassa. Ilmoita myös vaihdon ajankohta. Odota kuittausta siitä, että tietoja voi alkaa tallentaa Vardan käyttöliittymän kautta.  
• Tutustu Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Jos integraatiolla tai käyttöliittymällä Vardaan tallennetuissa tiedoissa on virheitä, ne voi korjata suoraan käyttöliittymästä. Huomioi, että tieto, joka on tallennettu käyttöliittymän kautta Vardaan, ei päivity varhaiskasvatustoimijan käytössä olevaan järjestelmään, joka oli integroitunut Vardaan. 

Lue lisää

• Sidan på svenska: Byte av sätt att föra in uppgifter om personalen