Varhaiskasvatus- ja maksutiedoissa

Yleistä tietojen synkronoinnista muutostilanteissa

Uudella integroituvalla järjestelmällä ei ole tietoa siitä, mitä tietoja Vardaan on jo tallennettu. Tämän voi ratkaista kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

1.Vaihtoehto (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut tiedot sekä tietojen yksilölliset tunnisteet eli linkitysavaimet.

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksillöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Edellytyksenä on, että järjestelmän toimittajalla on tekninen toteutus tietojen hakemista varten. 
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

2.Vaihtoehto

Vanhan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevat varhaiskasvatustiedot ja uudesta järjetelmästä siirretään uudet varhaiskasvatustiedot. 

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija tallentaa alla listatuille tiedoille päättymispäivämäärät vanhasta järjestelmästä:
  • Varhaiskasvatuspäätökset
  • varhaiskasvatussuhteet
  • maksutiedot

• Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville lapsille uudet varhaiskasvatustiedot päättymispäivää seuraavasta päivästä.
  • Uusien päätösten, suhteiden ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:*
    1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan lapsille uudet päätökset, suhteet ja maksutiedot.
    2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
       • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja lapsi uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään lapsen linkitysavain. 
       • Lapsen ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan päätös, suhde ja maksutieto uudesta järjestelmästä.

Ennen uusien päätösten ja suhteiden tallentamista Vardaan, pitää varhaiskasvatuksenjärjestäjän tallentaa järjestelmäänsä lasten ja toimipaikkojen linkitysavaimet.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään

Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta palvelukäyttäjätunnuksen ja Vardan teknisten rajapintojen toiminnallisuuksien kautta.

• Tietojen hakeminen edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut tiedonhakuun tarkoitetut toiminnallisuudet lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatuksen järjestäjän kannattaa kysyä näiden toiminnallisuuksien käyttämisestä aina uudelta järjestelmäntoimittajalta.
  
  

  Tietojen hakuun tarkoitettu ominaisuus	Tekninen rajapinta
  Vardaan tallennettujen lasten tunnisteiden hakeminen (lasten IDt)	/api/v1/lapset/
  Vardaan tallennetun lapsen kaikkien tietojen hakeminen	/api/v1/lapset/{lapsi_pk}/kooste/
  Vardaan tallennetun lapsen kaikkien maksutietojen hakeminen	/api/v1/lapset/{lapsi_pk}/maksutiedot/
  Vardaan tallennettujen toimipaikkojen hakeminen (orgnisaatio-OIDt/Varda-IDt)	/api/ui/toimipaikat/
  Varhaiskasvatuksen toimipaikan kaikkien tietojen hakeminen	/api/ui/toimipaikat/{id}/kooste/
  Varhaiskasvatustoimijan ostopalvelu- ja palvelusetelitoimijoiden tunnisteiden hakeminen (organisaatio-OIDit)	api/v1/vakajarjestajat/paos-toimijat
  Varhaiskasvatustoimijan ostopalvelu- ja palvelusetelitoimipaikkojen tunnisteiden hakeminen (organisaatio-OIDit)	/api/v1/vakajarjestajat/{vakajarjestaja_pk}/paos-toimipaikat/

Vardaan integroidun järjestelmän vaihtaminen

• Varhaiskasvatustoimija vastaa järjestelmävaihdostilanteessa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.
• Järjestelmien vaihtojen yhteydessä tyypillisesti tehdään tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. 
• Uuteen järjestelmään tulee tallentaa Vardaan siirrettyjen tietojen linkitysavaimet (Vardan yksilölliset tunnisteet). 
• Tällöin uudesta järjestelmässä pystytään ylläpitämään ja tarvittaessa korjaamaan Vardaan tallennettuja jo olemassa olevia tietoja.
• Kun integroituvan järjestelmän vaihto on tehty ja testattu toimivaksi, varhaiskasvatustoimijan tulee vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasana tietoturvasyistä sekä tallentaa uusi salasana Vardaan tietoja siirtävään järjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan. Tutustu Olemassa olevan palvelukäyttäjän tietojen muokkaaminen -ohjeeseen.
• Kunnissa salasanan voi vaihtaa Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä. Yksityisten palveluntuottajien tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Käyttöliittymästä järjestelmäintegraatioon 

Uuteen Vardaan integroitavaan järjestelmään on saatava Vardaan tallennetut ja olemassa olevat tiedot. Tämä tarkoittaa, että uuteen järjestelmään haetaan Vardaan tallennettujen tietojen linkitysavaimet eli yksilölliset tunnisteet, joiden avulla Vardaan tallennettuja olemassa olevia tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta. Kun varhaiskasvatustoimija siirtyy käyttöliittymän kautta tallentamisesta järjestelmäintegraation käyttöön, tulee toimijan luoda palvelukäyttäjätunnus.

• Kuntien Opintopolun vastuukäyttäjä tai Vardan pääkäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjätunnuksen sekä niihin liittyvät salasanat. Yksityinen palveluntuottaja saa pyynnöstä Varda palvelukäyttäjätunnukset Vardan asiakaspalvelusta. 
• Tee palvelukäyttäjätunnus. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen
• Varhaiskasvatustoimija tallentaa palvelukäyttäjätunnuksen ja salasanan järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan varhaiskasvatustietojen järjestelmään, josta tietoja Vardaan ryhdytään siirtämään. 
• Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttäjien Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja- ja Varda-huoltajatietojen tallentaja-oikeudet.

Järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään 

• Varda-palvelukäyttäjätunnuksella oleva Varda-palvelukäyttäjä-käyttöoikeus tulee sulkea. Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava  sulkevat käyttöoikeuden kunnissa osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. Mikäli tunnuksella ei ole muita käyttöoikeuksia (esim. KOSKI-palvelu), koko palvelukäyttäjätunnuksen voi myös passivoida.  
• Anna käyttöoikeudet henkilöille, jotka organisaatiossasi tulevat tallentamaan tietoja Vardan käyttöliittymässä. Tutustu käyttöoikeuksien ohjeistukseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Ilmoita Vardan asiakaspalveluun, että vaihto järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään on tapahtumassa. Ilmoita myös vaihdon ajankohta. Opetushallitus ilmoittaa tilanteesta edelleen Vardan tekniselle toteuttajalle. Odota kuittausta siitä, että tietoja voi alkaa tallentaa Vardan käyttöliittymän kautta.  
• Tutustu Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Mikäli joko integraatiolla tai käyttöliittymällä Vardaan tallennetuissa tiedoissa on virheitä, ne voi korjata suoraan käyttöliittymästä. Huomioi, että tieto, joka on tallennettu käyttöliittymän kautta Vardaan, ei päivity varhaiskasvatustoimijan käytössä olevaan järjestelmään, joka oli integroitunut Vardaan. 

Lue lisää

• Ohjeet järjestelmätoimittajille
• Sidan på svenska: Byte av sätt att föra in uppgifter om småbarnspedagogik och avgifter