Tältä sivulta löydät tietoa tiedonsiirto- ja tallennusvirheistä sekä niiden korjaamisesta KOSKI-palvelussa. Löydät yleisimmät tiedonsiirtojen virheilmoitukset, niiden selitteet ja lisätietoa niiden korjaamisesta alasivulta Tyypillisiä virheitä KOSKI-tiedonsiirroissa. Tutustu tarvittaessa myös siirtävän opintohallintojärjestelmän omiin virheilmoituksia ja tietojen siirtämistä koskeviin ohjeisiin. 

Sisällys

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus KOSKI-palvelussa

Koulutuksen järjestäjä vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tallentamiensa tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. (5 §)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus on tärkeää kansalaisen oikeusturvan kannalta. Eri viranomaiset hyödyntävät KOSKI-tietovarannossa olevia tietoja, ja käyttö laajenee jatkuvasti. KOSKI-palvelusta voidaan jakaa tietoja niitä toiminnassaan tarvitseville viranomaistoimijoille, joita ovat esimerkiksi Kansaneläkelaitos (Kela), Eläketurvakeskus, työvoimahallinto, Kansallinen arviointikeskus KARVI, valtiovarainministeriö, sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira), maahanmuuttovirasto (Migri) ja Tilastokeskus. Esimerkiksi Kela käyttää perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen opiskeluoikeuksien tietoja opintoetuuksien, työttömyysturvaetuuksien, perustoimeentulotuen, koululaiseläkkeiden ja kuntoutusetuuksien käsittelyssä. Viranomaiset voivat käyttää tietoja laissa määritellyn käyttötarkoituksen mukaisesti. Väärä tietosisältö voi aiheuttaa virhetulkinnan, kuten esimerkiksi opintoetuuden epäämisen. Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa säädetyissä tilanteissa KOSKI-palveluun tallennettuja tietoja käytetään myös muihin tarkoituksiin, kuten opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain mukaisen valtionosuusrahoituksen laskennan perusteena. 

Kansalainen pääsee tarkastelemaan ja hyödyntämään KOSKI-palvelussa olevia tietojaan Oma Opintopolku-palvelussa. Alaikäisen huoltaja näkee huollettavansa tiedot samasta paikasta. Kansalaisella on mahdollisuus omissa tiedoissa virheen huomatessaan raportoida siitä KOSKI-palvelun kautta koulutustoimijalle, joka on tallentanut tiedon palveluun ja joka yhteisrekisterinpitäjänä vastaa tiedon oikeellisuudesta. Virhetilanteiden selvittämiseksi Opetushallitus voi olla yhteydessä KOSKI-pääkäyttäjään. 

Virheenkorjaus KOSKI-palvelussa

Mikäli oppijan tiedoissa havaitaan virhe KOSKI-palvelussa, tulee tieto korjata viipymättä KOSKI-palveluun. Jos opiskeluoikeustiedot siirretään KOSKI-palveluun opintohallintojärjestelmästä tiedonsiirroilla, virheiden korjaaminen tulee aina tehdä opintohallintojärjestelmässä, josta siirretään korjattu tieto uudelleen KOSKI-palveluun. Tiedonsiirron jälkeen tiedot voidaan tarkistaa Virkailijan Opintopolun katselukäyttöliittymässä.

Opiskeluoikeuksia voi käsin korjata suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymässä, jos opiskeluoikeus on alun perin luotu suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymän kautta. Lisäksi KOSKI-palvelussa on mahdollistettu päättyneen opiskeluoikeuden muuttaminen syöttökäyttöliittymän kautta päivitettäväksi. Lue lisää: Päättyneen opiskeluoikeuden muokkaus käyttöliittymän kautta

Tiedonsiirtovirheiden näyttäminen KOSKI-palvelussa

Kun lähdejärjestelmän ja KOSKI-palvelun välisessä tiedonsiirrossa tapahtuu virhetilanne, KOSKI-palauttaa virheilmoituksen lähdejärjestelmään. Virheilmoitus ja virheen syyt löytyvät myös Virkailijan Opintopolussa Rekisterin ja tiedonsiirrot-osiosta KOSKI-palvelun käyttöliittymän "Tiedonsiirrot"-välilehdeltä, "Virhe"-sarakkeesta. Tiedonsiirron tiedot näkyvät listalla niin kauan, kunnes virheen aiheuttanut tieto on korjattu lähdejärjestelmään ja opiskelijan tiedot tämän jälkeen siirretty onnistuneesti KOSKI-palveluun. Huomioithan, että virhelistalla olevan oppijan opiskeluoikeuden tiedot eivät päivity KOSKI-palveluun, ennen kuin tiedonsiirtovirhe on korjattu.



Ovatko tiedot oikein, jos lähdejärjestelmä ei anna virheilmoitusta?

Opintohallintojärjestelmissä saattaa olla myös omia virheentarkistuksia, jotka estävät virheellisen tiedonsiirron KOSKI-palveluun jo ennen, kuin tietoja yritetään siirtää. Tällöin virhe ei näy KOSKI-palvelun käyttöliittymässä, sillä virheilmoitus tulee opintohallintojärjestelmän omista tarkistuksista. Tällaisissa virhetilanteissa ja sen selvittämiseksi, miten ne korjataan opintohallintojärjestelmään ennen uutta tiedonsiirtoyritystä, tulee tarkistaa opintohallintojärjestelmän ohjeet tai olla yhteydessä oman opintohallintojärjestelmän toimittajan tukeen. 

Virheilmoituksen puuttuminen tai tietojen siirtyminen ilman virheilmoitusta ei kuitenkaan aina tarkoita, että tiedot ovat varmasti siirtyneet oikein. Siirrettyjen ja tallennettujen tietojen tarkistaminen on tärkeä osa tietojen tallentamista! 

Missä tilanteissa ja miten virheitä korjataan?


Alla on kuvattu, miten tietojen korjaamiseen vaikuttaa se, millä opiskeluoikeuden tietojen tasolla virheellinen tieto on. 

Opiskeluoikeudelle on merkitty vääriä suoritustietoja

KOSKI-palvelun validaatiot eivät kaikissa tilanteissa voi estää virheellisen tiedon siirtymistä tai sen tallentamista. Esimerkki tällaisesta virhetilanteesta olisi oppilaalle tallennettu väärä arvosana. 

Esimerkkejä vääristä suoritustiedoista opiskeluoikeudella:

  • väärä tai ylimääräinen tutkinnon osa
  • väärä lukion kurssi
  • väärä paikallinen osasuoritus
  • väärä osasuorituksen laajuus
  • väärä arvosana 


Opiskeluoikeuksia hallinnoidaan ja tiedot siirretään opintohallintojärjestelmästä: 

Tässä tilanteessa tilanne korjataan korjaamalla tiedot lähdejärjestelmässä ja siirtämällä korjattu opiskeluoikeus KOSKI-palveluun uudelleen. Tietoja KOSKI-palveluun siirrettäessä tiedot toimitetaan aina kokonaisuutena, eli kaikkien muidenkin opiskeluoikeuden tietojen tulee olla korjaavassa tiedonsiirrossa oikein. Aiempi vääriä suoritustietoja sisältävä opiskeluoikeus jää versiohistoriaan, mutta ei enää näy opiskelijan tiedoissa.

Opiskeluoikeus on luotu alun perin suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymässä, jossa tietoja päivitetään:

Jos opiskeluoikeus on tallennettu käyttöliittymän kautta manuaalisesti, virheelliset tiedot voidaan poistaa tai korjata normaalisti käyttöliittymän muokkaustilassa. Muokkaa-painike näkyy opiskeluoikeuden tiedoissa oikealla puolella virkailijakäyttäjälle, jolla on opiskeluoikeuden muokkaamiseen riittävät käyttöoikeudet. 

Muokkausnäkymässä tietojen korjaaminen tehdään opiskeluoikeuden tyyppikohtaisten ohjeiden mukaan. Tutustu tarkemmin ohjeisiin opiskeluoikeus- ja suoritustietojen lisäämisestä ja muokkaamisesta käyttöliittymän kautta osiosta Opiskeluoikeus- ja suoritustietojen syöttö käyttöliittymässä. Käytä ohjetta yhdessä opiskeluoikeuden tyyppikohtaisen ohjeen kanssa: Käyttäjäohjeet koulutuksen järjestäjille.

Opiskeluoikeudelle on valittu väärä päätason suoritus

Löydät tästä osiosta ohjeen ylimääräisen päätason välilehden poistamiseksi alla mainittujen opiskeluoikeuden tyyppien osalta. Tutustu tarvittaessa myös opiskeluoikeuden tyyppikohtaisiin ohjeisiin. 

Seuraaville opiskeluoikeuksille on mahdollista tallentaa useampi kuin yksi päätason suorituksen välilehti:

  • nuorten perusopetus, 
  • aikuisten perusopetus
  • taiteen perusopetus
  • Helsingin eurooppalainen koulu
  • International School of Helsinki 

Nuorten tai aikuisten perusopetus

Esimerkkejä tilanteista, joissa perusopetuksen opiskeluoikeudelle on tallennettu väärä päätason suoritus: 

  • väärä nuorten perusopetuksen vuosiluokka
  • väärä aikuisten perusopetuksen välilehti (alku- tai päättövaihe)
  • tai väärä oppiaineen oppimäärä 


Virheellisesti siirretyn tai tallennetun nuorten perusopetuksen vuosiluokkasuorituksen tai oppiaineen oppimäärän suorituksen tai aikuisten perusopetuksen alkuvaiheen, päättövaiheen tai oppiaineen oppimäärän suorituksen voi poistaa oppijan tietojen katselukäyttöliittymässä. 

Poistaaksesi väärin siirretyn/tallennetun perusopetuksen päätason suorituksen välilehden, siirry katselukäyttöliittymässä sen perusopetuksen päätason suorituksen välilehdelle, jonka haluat poistaa. Klikkaa välilehden oikeassa ylälaidassa olevaa "Poista suoritus"-linkkiä. Syöttökäyttöliittymän kautta luoduissa opiskeluoikeuksissa linkki löytyy siirryttyäsi muokkaustilaan.).


Klikattuasi linkkiä sinua pyydetään joko perumaan tai vahvistamaan päätason suorituksen välilehden poistaminen.


Taiteen perusopetus


Esimerkkejä tilanteista, joissa taiteen perusopetuksen opiskeluoikeudelle on tallennettu väärä päätason suoritus: 

    • laajan oppimäärän opiskeluoikeudelle syventävät opinnot, kun oppilas suorittaa vain perusopintoja
    • laajan oppimäärän opiskeluoikeudelle perusopinnot, kun oppilas suorittaa vain syventäviä opintoja,
    • yleisen oppimäärän opiskeluoikeudelle teemaopinnot, kun oppilas suorittaa vain yhteisiä opintoja
    • yleisen oppimäärän opiskeluoikeudelle yhteiset opinnot, kun oppilas suorittaa vain teemaopintoja
    • tai opiskeluoikeudella on aiheettomasti kaksi päätason suorituksen välilehteä, vaikka oppilas suorittaa vain yhden oppimäärän yhtä perusosaa


Virheellisesti siirretyn/tallennetun oppimäärän perusosan välilehden voi poistaa oppijan tietojen katselukäyttöliittymässä. Poistaaksesi väärin siirretyn/tallennetun päätason suorituksen välilehden, siirry katselukäyttöliittymässä sille päätason suorituksen välilehdelle, jonka haluat poistaa. Klikkaa välilehden oikeassa ylälaidassa olevaa "Poista suoritus"-linkkiä. Syöttökäyttöliittymän kautta luoduissa opiskeluoikeuksissa linkki löytyy siirryttyäsi muokkaustilaan.  Löydät ohjeet ylimääräisen päätason suorituksen välilehden poistamiseen taiteen perusopetuksen tietojen ohjeista, Päätason suorituksen välilehden poistaminen -kohdasta.  Lue lisää: 2.2 Opiskeluoikeuden suoritustiedot#2.2Opiskeluoikeudensuoritustiedot-P%C3%A4%C3%A4tasonsuoritustenv%C3%A4lilehdill%C3%A4navigointi

Opiskeluoikeuden mitätöinti

Mitätöinti tarkoittaa opiskeluoikeuden pysyvästi poistamista KOSKI-palvelusta. Opiskeluoikeuksia mitätöidään KOSKI-palvelusta vain siinä tilanteessa, että mitätöityä opiskeluoikeutta ei olisi pitänyt alun perin olemassakaan, tai opiskeluoikeuden perustiedot ovat niin väärin, ettei niitä voida korjata korjaavalla tiedonsiirrolla tai muokkausnäkymässä korjaamalla. Mitätöinti pitäisi aina tehdä harkiten ja mitätöintiä käyttää vain, jos opiskeluoikeuden perustiedot on siirretty väärin niin, ettei niiden korjaaminen ole mahdollista muulla tavalla. Kun opiskeluoikeus on mitätöity, opiskeluoikeus on poistettu pysyvästi. Opiskeluoikeutta ei voi enää päivittää eikä palauttaa, eikä se näy KOSKI-käyttöliittymässä oppijan tiedoissa. 

Uusi validaatio 9.5.2024 alkaen: Toteutettu tiedonsiirtovalidaatio, joka estää opiskeluoikeuden mitätöinnin siirtämisen/tallentamisen tulevaisuuteen. Opiskeluoikeuden mitätöinti onnistuu, kun mitätöinti kohdistuu kuluvalle tai jo menneelle päivämäärälle. 


Tiedot on korjattava mitätöimällä opiskeluoikeus tilanteissa, joissa 

  • yksilöivät tiedot ovat väärin, eli opiskeluoikeus on tallennettu väärälle oppijalle

  • opiskeluoikeuden tyyppi tai opiskeluoikeuden päätason suorituksen tyyppi on väärä, esimerkiksi

    • perusopetukseen valmistavan opetuksen oppilaalle on luotu perusopetuksen opiskeluoikeus
    • vapaan sivistystyön osaamismerkin suorittajalle on luotu vapaan sivistystyön opiskeluoikeus, jonka päätason suoritustyypiksi on valittu jonkin koulutuksen suoritus
  • opiskeluoikeutta ei olisi koskaan pitänyt olla olemassakaan,

    •  esimerkiksi tilanteissa, joissa oppija ei koskaan aloittanut opintoja edes yhden päivän ajaksi

  • oppijalle on vahingossa luotu useampi kuin yksi päällekkäinen opiskeluoikeus samasta koulutuksesta.


Opiskeluoikeuden mitätöinti Virkailijan Opintopolun käyttöliittymässä


Virheellinen opiskeluoikeus mitätöidään katselukäyttöliittymässä käyttäen "Mitätöi opiskeluoikeus"-toimintoa. KOSKI-pääkäyttäjä voi mitätöidä muokkaustilassa opiskeluoikeuden sen perustiedoista, "Versiohistoria"-linkin alapuolelta löytyvästä "Mitätöi opiskeluoikeus"-linkistä. Syöttökäyttöliittymän kautta luoduissa opiskeluoikeuksissa linkki näkyy siirryttyäsi muokkaustilaan.

Klikattuasi linkkiä sinua pyydetään joko perumaan tai vahvistamaan mitätöinti.

 Mitätöinnin vahvistamisen jälkeen opiskeluoikeus on mitätöity. Sitä ei ole mahdollista palauttaa.

Opiskeluoikeuden mitätöinti tiedonsiirrolla opintohallintojärjestelmästä


Tiedonsiirroilla luotu opiskeluoikeus voidaan mitätöidä tiedonsiirrolla lähettämällä tilatieto "mitätöity" opintohallintojärjestelmätoimittajan antamien ohjeiden mukaisesti. Noudata opiskeluoikeuden mitätöinnissä opintohallintojärjestelmän ohjetta. 

Uuden opiskeluoikeuden luominen mitätöinnin jälkeen


Jos opiskelijalle tulisi kuitenkin luoda KOSKI-palveluun jokin opiskeluoikeus, tulee KOSKI-palveluun luoda mitätöinnin jälkeen perustiedoiltaan korjattu uusi opiskeluoikeus joko tiedonsiirrolla, tai aloittaa opiskeluoikeus- ja suoritustietojen tallentaminen syöttökäyttöliittymässä alusta.

Jos halutaan luoda uusi opiskeluoikeus uudella tiedonsiirrolla, tulee siirtävästä lähdejärjestelmästä tyhjentää oppijan tiedoista kenttä, johon on palautunut aiemmin mitätöidyn opiskeluoikeuden oid (numerosarja muotoa 1.2.246.562.15.XXXXXXXXXX). Jos kenttää ei tyhjennetä, tulkitsee KOSKI-palvelu että järjestelmästä yritetään päivittää mitätöityä opiskeluoikeutta. Kun uusi opiskeluoikeus siirretään tyhjällä kentällä, KOSKI luo ja palauttaa opintohallintojärjestelmään uuden opiskeluoikeuden oid-tunnisteen. Tarkista tiedot mitätöinnin ja uuden opiskeluoikeuden luomisen jälkeen jälkeen Virkailijan Opintopolun käyttöliittymässä.  

HUOM! Jos mitätöityyn ammatillisen koulutuksen opiskeluoikeuteen on tehty HOKS ja sen tietoja on siirretty eHOKS-palveluun, mitätöidystä opiskeluoikeudesta pitää ilmoittaa myös eHOKSin asiakaspalveluun, ehoks@opintopolku.fi. Mitätöityyn opiskeluoikeuteen liittyvä HOKS on poistettava eHOKS-järjestelmästä. Poistamisen tekee Opetushallitus.