KOSKI-palvelun tuottamisesta vastaavat koulutuksen järjestäjät ja Opetushallitus yhteisrekisterinpitäjinä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 5 §). Lisäksi koulutuksen järjestäjiä avustavat heidän opintohallintojärjestelmiensä sekä muiden tietojärjestelmiensä palveluntarjoajat, jotka kehittävät ja ylläpitävät lähdejärjestelmän ja KOSKI-tietovarannon välisiä tiedonsiirtointegraatioita. KOSKI-tietoja hyödyntävät sekä viranomaiset että muut toimijat joko oppijan suostumukseen tai tiedonluovutussopimuksiin/tiedonsaantilupiin perustuen.
KOSKI-palvelun tuottaminen
Koulutuksen järjestäjä
- On omien henkilörekisteriensä rekisterinpitäjä.
- On opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon sekä muun kuin säännellyn koulutuksen rekisterin yhteisrekisterinpitäjä, jossa roolissa koulutuksen järjestäjä vastaa tietovarannon tietosisällön paikkansapitävyydestä oman organisaationsa opiskeluoikeus- ja suoritustietojen osalta.
- Vastaa omaan organisaatioonsa liittyvästä KOSKI-käyttöoikeuksien hallinnasta.
- Siirtää/tallentaa tiedot KOSKI-palveluun (joko automaattinen rajapintasiirto tai tietojen manuaalinen tallentaminen käyttöliittymän kautta) ja toimii oman organisaationsa tietojen osalta KOSKI-palveluun siirrettävien/tallennettavien tietojen rekisterinpitäjänä, eli vastaa palvelussa olevien tietojen paikkansapitävyydestä.
- Voi tarkastella siirrettyä dataa KOSKI-käyttöliittymien kautta ja hakea siirtämänsä datan Excel-raportteina tai rajapintasiirtoina datan laadun varmistamista varten.
Opetushallitus
- On opetuksen ja koulutuksen tietovarannon sekä muun kuin säännellyn koulutuksen rekisterin yhteisrekisterinpitäjä, jossa roolissa Opetushallitus:
- Vastaa opetuksen ja koulutuksen tietovarannon sekä muun kuin säännellyn koulutuksen rekisterin teknisestä kehityksestä ja ylläpidosta.
- Määrittää opetuksen ja koulutuksen tietovarannon sekä muun kuin säännellyn koulutuksen rekisterin tietomallin.
- Ohjeistaa/avustaa koulutuksen järjestäjiä kirjauksissa ja datan laadun valvonnassa sekä järjestelmätoimittajia integraatiokehityksessä.
- On opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun ylläpitäjä, jossa roolissa Opetushallitus
- Vastaa palvelun teknisestä kehityksestä ja ylläpidosta.
- Vastaa tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta.
- Vastaa luovutettujen tietojen kohdetta, käyttötarkoitusta, luovutusajankohtaa ja luovutettujen tietojen pyytäjää tai käyttäjää koskevien tietojen kirjaamisesta ja säilyttämisestä.
- Vastaa ylioppilastutkintorekisterin tietojen luovuttamisesta luovutuspalvelun kautta yhteistyössä ylioppilastutkintorekisterin rekisterinpitäjän (Ylioppilastutkintolautakunta) sekä tietoja hyödyntävän toimijan kanssa.
- Vastaa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tietojen luovuttamisesta luovutuspalvelun kautta yhteistyössä tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien (opetus- ja kulttuuriministeriö ja korkeakoulut) sekä tietoja hyödyntävän toimijan kanssa.
Opintohallintojärjestelmätoimittaja sekä koulutuksen järjestäjän muiden tietojärjestelmien toimittajat
- Vastaavat opintohallintojärjestelmän integraatiosta KOSKI-palveluun sekä tarvittavasta ohjeistuksesta koulutuksen järjestäjille lähdejärjestelmään tehtävien kirjausten osalta.
- HUOM! Tehtävä/vastuu ei perustu lakiin, vaan koulutuksen järjestäjän sekä järjestelmätoimittajien välisiin sopimuksiin.
Tiedonhyödyntäjät
- Solmivat tarvittaessa tiedonluovutussopimuksen Opetushallituksen kanssa tai hakevat tarvittaessa lupaa tietojen luovuttamiseen. Ks. tarkemmin KOSKI-palvelun tietojen luovuttamisen hyväksymisprosessi.
- Tiedonluovutuksen perustuessa kansalaisen suostumukseen, itse lupa tietojen saamiseen ja käyttöön ei vaadi sopimusta tai lupaa tietojen luovuttamiseen. Näissäkin tilanteissa voi kuitenkin olla tarve sopia tiedonhyödyntäjän ja Opetushallituksen kesken esimerkiksi tietojen luovutukseen liittyvän kehitys- ja ylläpitotyön kustannusten jakamisesta.
Eri toimijoiden vastuut taulukkomuodossa
Tehtävä | Koulutuksen järjestäjä | OPH / KOSKI-palvelu | Tietoa käyttävä viranomainen |
|---|---|---|---|
Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeuksien myöntäminen HUOM! Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeuden myöntää Opetushallitus henkilöille, jotka koulutustoimija on erikseen nimennyt vastuukäyttäjiksi oheisella lomakkella: https://link.webropolsurveys.com/S/0EC4AE93DAF1F2BE. KOSKI-tiimi ei vastaa Opintopolun vastuukäyttäjien nimeämisiin liittyvästä asiakaspalvelusta, vaan tähän liittyvissä kysymyksissä tulee olla yhteydessä palveluosoitteeseen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi. | x | ||
Oman organisaation käyttöoikeuksien hallinta (koulutuksen järjestäjä) | x | ||
Oman organisaation käyttöoikeuksien hallinta (viranomainen) | x | ||
Oman organisaation käyttöoikeuksien ja palvelukäyttäjien hallinta tiedonsiirtorajapintojen hyödyntämisen mahdollistamiseksi | x | x | |
Ohjeistus siitä, miten tiedot tulee siirtää/tallentaa KOSKI-palvelun kautta ja kuinka usein | x | ||
KOSKI-palvelun kautta siirretyn/tallennetun tiedon (ml. oppijoiden henkilötiedot) paikkansapitävyys ja ajantasaisuus | x | ||
Tietojen luovuttaminen edelleen ja tietojen luovutuksen lainmukaisuus | x | ||
Tietojen käyttö lain ja sopimusten mukaisesti sekä tietojen mahdollinen jatkojalostaminen | x | ||
KOSKI-palvelun tekninen toimivuus, kehittäminen ja ylläpito | x | ||
Ulkoiset tietojärjestelmäintegraatiot sekä ulkoisten järjestelmien kehittäminen, ylläpito sekä niihin liittyvä tuki ja neuvonta suhteessa KOSKI-palveluun | x | x | |
Omaan toimintaansa liittyvien tietojen arkistointi | x | x | x |