Tietoluettelon määritelmä

Varhaiskasvatuksen toimipaikka on päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa. Esimerkiksi päiväkodin sivutoimipaikat ovat kukin oma toimipaikkansa.

Mikä on varhaiskasvatuksen toimipaikka?

Varhaiskasvatuksen toimipaikka on Vardan tietoluettelossa määritelty seuraavasti: "esimerkiksi päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa. Esimerkiksi päiväkodin sivutoimipaikat ovat kukin oma toimipaikkansa." Kunnan perhepäivähoitaja muodostaa Vardassa oman toimipaikkansa. Jos varhaiskasvatusta järjestetään koulun tiloissa, koulu tallennetaan varhaiskasvatuksen toimipaikaksi Vardaan. Varhaiskasvatustoimijoiden kuuluu kirjata jokaisen toimipaikan tiedot siten, että yhdessä katuosoitteessa sijaitseva toiminta muodostaa oman toimipaikkansa. Tällöin lapset kiinnitetään ko. osoitteessa olevaan toimipaikkaan. Lisäksi osoitteen perusteella määritellyn toimipaikan osalta ilmoitetaan toimipaikkakohtainen paikkaluku. Varda ei ota kantaa hallinnollisiin rakenteisiin, jotka vaihtelevat varhaiskasvatustoimijoittain. Vardaan ei tallenneta mahdollisia varhaiskasvatustoimijan hallinnollisia toimipaikkoja, joilla ei ole katuosoitetta ja joissa on ainoastaan henkilökuntaa eikä ollenkaan lapsia.

Esimerkiksi jos Päiväkoti Mansikka sijaitsee osoitteessa Hallituskatu 1, ja sillä on sivutoimipiste osoitteessa Hallituskatu 3, Vardan määritelmän mukaisesti päiväkoti ja sen sivutoimipiste ovat kaksi eri toimipaikkaa. Toimipaikkojen nimet erotellaan tässä tapauksessa osoitteen mukaan: Päiväkoti Mansikka Hallituskatu 1 ja Päiväkoti Mansikka Hallituskatu 3.

Jos varhaiskasvatusta järjestetään perhepäivähoitajan kotona, käytetään perhepäivähoitajan omaa osoitetta tai yksityisen perhepäivähoitajan yrityksen osoitetta. Mikäli varhaiskasvatusta toteutetaan lapsen omassa kodissa, toimipaikaksi tallennetaan aina perhepäivähoitajan osoite tai yksityisen perhepäivähoitajan yrityksen osoite. Ryhmäperhepäivähoidon osalta kirjataan toimipaikan osoitteeksi se osoite, jossa varhaiskasvatusta järjestetään, ei kuitenkaan koskaan lapsen omaa osoitetta. Mikäli perhepäivähoito on ns. kolmiperhepäivähoitoa, tulee tällöin kirjata vain yhden perhepäivähoitajan osoite. Jos kolmiperhepäivähoitoa ei järjestetä perhepäivähoitajan omassa osoitteessa vaan monen eri lapsen kotona, osoitteeksi voi myös laittaa perhepäivähoidon ohjaajan tai muun perhepäivähoidon vastuuhenkilön toimiston osoitteen.

Miten varhaiskasvatuksen toimipaikka tallennetaan Vardaan?

Varhaiskasvatuksen toimipaikka tallennetaan joko varhaiskasvatustoimijan tietojärjestelmään tai suoraan Vardan käyttöliittymään varhaiskasvatustoimijan käyttämästä tallennustavasta riippuen. Varhaiskasvatuksen toimipaikkoja ei saa lisätä Organisaatiopalvelun kautta!

Miten toimipaikka nimetään?

Toimipaikalle tulee antaa kuvaava nimi. Mikäli toimipaikalla ei ole valmiina kuvaavaa nimeä, yksityinen perhepäivähoitaja ja ryhmäperhepäivähoitaja voivat nimetä toimipaikkansa käyttäen omaa nimeään muodossa PPH Etunimi Sukunimi tai RPPK Etunimi Sukunimi. Toimipaikkaa ei saa tallentaa esim. nimellä "Perhepäivähoitaja" tai "Perhepäivähoitaja Sari". 

Jos toimijalla on kaksi samannimistä toimipaikkaa, Vardaan toimipaikan nimeksi annetaan toimipaikan nimi ja nimen perään annetaan toimipaikan katuosoite, esimerkiksi Päiväkoti Mansikka, Mansikkatie ja Päiväkoti Mansikka, Mustikkatie. Vardaan ei voi tallentaa yhden varhaiskasvatustoimijan alle kahta samannimistä toimipaikkaa, vaikka niillä olisi eri käyntiosoite.

Jos toimipaikka on kaksikielinen, Vardaan tallennetaan vain yksi toimipaikka, jolle tallennetaan nimitietona sekä toimipaikan suomenkielinen että ruotsinkielinen nimi, esim. ”Päiväkoti Mustikka Daghemmet Blåbär”.*

Toimipaikan nimessä kielletyt merkit

Toimipaikan nimessä sallitut erikoismerkit ovat seuraavat:  ['/', '&', ''', '\'', '`', '´', '+', '-', ',', '('] ja toimipaikan nimi saa päättyä pisteeseen tai ). Esimerkiksi kaksoispiste tai alaviiva eivät ole sallittuja merkkejä toimipaikan nimessä.

Mitä tarkoitetaan toimipaikan alkamispäivämäärällä?

Toimipaikan alkamispäivämäärällä tarkoitetaan päivämäärää, jolloin varhaiskasvatustoiminta on alkanut kyseisessä toimipaikassa. Jos toimipaikan alkamispäivämäärä ei ole varhaiskasvatustoimijan tiedossa, tallenna alkamispäivämäärä seuraavasti:

•    Jos tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, tallenna alkamispäivämääräksi oikean alkamiskuukauden ensimmäinen päivä, esimerkiksi 1.8.2000
•    Jos tarkka kuukausi ei ole tiedossa, tallenna alkamispäivämääräksi oikean vuoden tammikuun ensimmäinen päivä, esim. 1.1.1997

Toimipaikka tallennetaan Vardaan vasta, kun se aloittaa toimintansa.

Mikä on toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä?

Toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrään merkitään niiden lasten määrä, joilla voi olla toimipaikkaan yhtäaikaisesti varhaiskasvatussuhde. Luvussa ei huomioida ainoastaan esiopetukseen osallistuvia lapsia. Jos Vardaan on lisätty toimipaikka, jossa on ainoastaan esiopetusta, varhaiskasvatuspaikkojen määräksi merkitään 0.

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, kun toimipaikan tiedot muuttuvat?

Jos toimipaikan tiedot muuttuvat, muutokset tallennetaan varhaiskasvatustoimijan tietojärjestelmään tai suoraan Vardan käyttöliittymään varhaiskasvatustoimijan käyttämästä tallennustavasta riippuen. Toimipaikan tietoja ei saa ylläpitää Organisaatiopalvelun kautta!

Esimerkkejä Vardaan tehtävistä muutoksista toimipaikan tietoihin: 

  • Jos Vardaan tallennetun toimipaikan (päiväkodin, perhepäiväkodin tai ryhmäperhepäiväkodin) nimi muuttuu, varhaiskasvatustoimija tekee toimipaikan nimenmuutoksen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään (integraatiolla tiedot Vardaan siirtävät) tai suoraan käyttöliittymään (käyttöliitymän kautta tiedot tallentavat).
  • Jos toimipaikka muuttaa joko pysyvästi tai väliaikaisesti ja sen osoite vaihtuu, toimipaikan osoitetiedot päivitetään toimipaikan tietoihin. Osoitemuutoksen takia ei tarvitse luoda kokonaan uutta toimipaikkaa.
  • Jos esimerkiksi varhaiskasvatuspaikkojen lukumäärään, painotuksiin tai järjestämismuotoihin tulee muutoksia, varhaiskasvatustoimijan tulee päivittää muutokset toimipaikan tietoihin.
  • Jos toimipaikan toimintamuoto muuttuu (esimerkiksi ryhmäperhepäiväkoti muuttuu päiväkodiksi), varhaiskasvatustoimijan tulee päivittää muutokset toimipaikan tietoihin.*

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, kun toimipaikka lakkautetaan?

Kun toimipaikka lopettaa toimintansa, toimipaikalle on asetettava päättymispäivämäärä ja kaikkien toimipaikkaan liitettyjen lasten varhaiskasvatustiedot ja työntekijöiden tiedot on päätettävä. Päättymispäivän jälkeen toimipaikka ei ole enää voimassa eikä siihen voi tallentaa lapsia tai työntekijöitä, mutta poistamalla päättymispäivämäärän toimipaikan tiedoista, voi toimipaikan ottaa uudelleen käyttöön. Jos perhepäivähoitaja jää vanhempainvapaalle tai muulle pitkälle vapaalle, ja tiedetään, että perhepäivähoitaja jatkaa toimintaansa vapaan jälkeen, Vardaan merkitään varhaiskasvatuspaikkojen määräksi 0 ja varmistetaan, että vapaan aikana ko. perhepäivähoitajalla ei ole Vardassa lapsia varhaiskasvatuksessa. Jos kunnallinen perhepäivähoitaja irtisanoutuu, toimipaikka päätetään asettamalla sille päättymispäivämäärä.

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, jos Vardassa on toimipaikka, joka ei kuulu Vardaan?

Varhaiskasvatustoimija ei voi poistaa jo tallennettuja toimipaikkoja Vardasta eikä Organisaatiopalvelusta. Virheellisistä tallennuksista tulee ilmoittaa Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) joka poistaa toimipaikat Vardasta ja Organisaatiopalvelusta. Toimipaikan voi poistaa vain, jos siihen ei ole liitetty varhaiskasvatustietoja tai henkilöstötietoja.

Toimipaikat viedään Vardasta Organisaatiopalveluun

Vardasta tiedot siirtyvät Opetushallituksen ylläpitämään Organisaatiopalveluun. Organisaatiopalvelu toimii organisaatioiden perustietojen masterdatana kaikille Opetushallituksen palveluille. Varhaiskasvatuksen toimipaikkojen tietoja hyödynnetään esimerkiksi Koski-palvelussa esiopetustietojen tallennuksen osalta.

Muita kysymyksiä ja vastauksia

Klikkaa auki nähdäksesi muita toimipaikkatietojen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.

Voiko usealla toimipaikalla olla sama sähköpostiosoite?

Voi olla, esim. jos johtaja vastaa useasta toimipaikasta. Sähköpostiosoitteen tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköposti mikäli mahdollista, muussa tapauksessa toimipaikasta vastaavan tahon sähköpostiosoite.


Onko Vardan toimipaikan nimikentässä maksimimäärää?

Tällä hetkellä maksimimerkkimäärä on 200. 


Tallennetaanko varhaiskasvatuspaikkoihin aloitus- ja päättymispäivämäärä? Varhaiskasvatuspaikkojen lukumäärät vaihtuvat ajoittain.

Varhaiskasvatuspaikkoihin ei laiteta alku- tai päättymispäivää, vaan sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä. Tietoluettelossa on kuvattu tarkemmin, miten eri kriteerit vaikuttavat. Vardaan tuodaan/tallennetaan aina sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä. Tietoluettelon löydät täältä: Määräykset ja ohjeet.


Jos toimipaikassa ei ole painotusta, miten tiedot ilmoitetaan, kun tietoja siirretään Vardaan integraation kautta?

Vardaan toimipaikkaan liittyy kytkinarvo ”ei painotusta” ja kielipainotuksessa on kytkinarvo "ei kielipainotusta". Kytkinarvoa tulee käyttää silloin, kun tiedot siirretään integraation välityksellä Vardaan. Vardan koodistossa on arvo 99 = muu. Muu-koodia käytetään, jos käytössä on joku painotus, jota ei löydy valintalistasta. 

 

Miten tallennetaan painotukset, joita Varda ei tunne?

Vardaan sisältyvissä toiminnallisissa painotuksissa ja kasvatusopillisissa järjestelmissä on vaihtoehto Muu, jonka tällaisissa tapauksissa voi valita. Uusia painotustarpeita voi halutessaan ilmoittaa Opetushallitukseen sähköpostitse: varda@opintopolku.fi. 


Miten väistötiloissa toimivien toimipaikkojen osoitetiedot ilmoitetaan?

Jos varhaiskasvatuksen toimipaikan väistötilat toimivat yhdessä osoitteessa, päivitetään toimipaikan osoitetiedot eli käyntiosoite ja tarvittaessa postiosoite. Mikäli toimipaikka jakautuu useaan eri väistötilaan, esimerkiksi useaan päiväkotiin, eikä toimipaikalle enää ole annettavissa yksiselitteistä käyntiosoitetta, annetaan käyntiosoitteeksi se osoite, johon toimipaikan posti ohjautuu. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että toimipaikalle ei anneta uutta osoitetta useaan eri väistötiloihin siirtymisen vuoksi. Osoite päivitetään kunnan/kuntayhtymän käyttämään varhaiskasvatusjärjestelmään, josta tieto siirtyy Vardaan tai käyttöliittymää käytettäessä suoraan Vardaan. 


Meillä toimii samalla toiminimellä kaksi samaan perheeseen kuuluvaa yksityistä perhepäivähoitajaa. Miten tallennamme tiedot Vardaan? *

Jokainen y-tunnustasoinen toimija rekisteröityy Vardaa varten ennen Vardan käytön aloitusta. Rekisteröitymisessä valitaan toimijan pääasialliseksi toimintamuodoksi ryhmäperhepäivähoito. Jos kummankin perhepäivähoitajan perhepäivähoito tapahtuu samassa toimipaikassa, eli yhdessä katuosoitteessa, katsotaan tämä yhdeksi toimipaikaksi. Vardaan tallennetaan tällöin yksi toimipaikka ja kummankin perhepäivähoitajan varhaiskasvatuksessa olevien lasten varhaiskasvatussuhteet tallennetaan samaan toimipaikkaan. Toimipaikan toimintamuodoksi Vardaan tulee tässä tapauksessa merkitä ryhmäperhepäivähoito, sillä varhaiskasvatussanaston mukaan ryhmäperhepäivähoitoa on perhepäivähoito, jota antaa kaksi tai kolme perhepäivähoitajaa yhdessä. Vastaavasti ryhmäperhepäiväkoti puolestaan on varhaiskasvatuksen toimipaikka, jossa varhaiskasvatusta toteuttaa säädetyn kelpoisuuden omaava henkilöstö tarkoitukseen hyväksytyssä tilassa ja jossa on samanaikaisesti (ja tässä tapauksessa perhepäivähoitajien määrästä riippuen) läsnä enintään 12 lasta. Ryhmäperhepäiväkodissa varhaiskasvatuksesta vastaa kaksi tai useampi perhepäivähoitajaa tai muuta ammatilliseen varhaiskasvatushenkilöstöön kuuluvaa henkilöä. Koska kyseessä on kahden kuntaan ilmoituksen tehneen yksityisen perhepäivähoitajan tarjoamasta varhaiskasvatustoiminnasta, ei esimerkiksi lyhytkestoisesta ja väliaikaisesta sijaisjärjestelystä, kummankin perhepäivähoitajan henkilöstötiedot tulee tallentaa Vardaan 1.9.2020 lukien. Yksityisen ryhmäperhepäiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi myöntää käyttöoikeudet Vardaan toiselle samalla toimijalla toimivalle perhepäivähoitajalle.

Lue lisää

Sivun sisältö