Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut

Varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) lain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamansa palvelun osalta.

Eri tietojen tallennusvastuu riippuu siitä, miten varhaiskasvatus on järjestetty. Tiedot tulee tallentaa Vardaan Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan.

Varhaiskasvatuksen järjestämismuotoja ovat

• kunnan tai kuntayhtymän itse tuottama varhaiskasvatus
• kunnan tai kuntayhtymän järjestämä palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus
• kunnan tai kuntayhtymän hankkima ostopalvelu sekä
• yksityisen hoidon tukeen oikeuttava yksityisen järjestämä varhaiskasvatus
• yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea

Tallentamisvastuista on säädetty lain 68 §:ssä. Halutessaan varhaiskasvatusta tuottava kunta tai kuntayhtymä ja yksityinen palveluntuottaja voivat sopia tallentamistehtävän siirrosta (ks. ohjeet), jos kunta hankkii varhaiskasvatusta palveluntuottajalta ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä. Tällaisessa tilanteessa varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimivalla kunnalla on edelleen tietojen tallennusvastuu Vardaan, mutta tallentamistehtävän toteuttaa palveluntuottaja. Palveluntuottaja voi siirtää tai tallentaa tiedot samalla tallennustavalla kuin hän on tallentanut toimipaikkatiedot ja työntekijätiedot. Tallentamistehtävän siirto koskee vain lapsen varhaiskasvatustietoja, sillä huoltaja- ja maksutietojen tallentamisesta vastaa aina järjestävä kunta tai kuntayhtymä ja toimipaikan ja työntekijätietojen tallentamisesta kukin varhaiskasvatustoimija itsenäisesti.

Kunnat ja kuntayhtymät tallentavat vaaditut tiedot seuraavassa järjestyksessä:

1. toimipaikkojen sekä lasten tiedot 1.1.2019 alkaen
2. tiedot huoltajista ja asiakasmaksuista 1.9.2019 alkaen
3. niiden lasten tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksessa ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa, tallennetaan 1.1.2019 alkaen
4. henkilöstöä koskevat tiedot 1.9.2020 alkaen
5. varhaiskasvatuksessa annettavaa tukea koskevat tiedot 1.1.2024 alkaen Opetuhallituksen määräyksessä ja ohjeessa mainittujen tilastointipäivämäärien mukaisesti

Yksityiset palveluntuottajat tallentavat vaaditut tiedot seuraavassa järjestyksessä:

1. toimijan tiedot 1.1.2020 lähtien
2. toimipaikan/toimipaikkojen tiedot 1.1.2020 lähtien
3. tiedot kunnista, jotka järjestävät toimijan toimipaikoissa varhaiskasvatusta ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä 1.1.2020 lähtien
4. niiden lasten tiedot 1.1.2020 lähtien, joiden varhaiskasvatus järjestetään yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea
5. niiden lasten tiedot 1.1.2020 lähtien, joiden varhaiskasvatus järjestetään ostopalveluna tai palvelusetelillä, mutta joiden tietojen tallennustehtävä on siirretty yksityisen palveluntuottajan vastuulle
6. tiedot huoltajista ja maksuista, kun varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä 1.9.2020 lähtien
7. tiedot henkilöstöstä 1.9.2020 lähtien.

Tiedot tallennetaan siten, että mikäli tallennettava tieto on voimassa tai alkanut tietojen tallentamisen aloituspäivänä tai sen jälkeen, tallennetaan tieto Vardaan. Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietojen osalta Vardaan tallennetaan tilastointipäivämääränä voimassa olevat hallintopäätökset.

Jos kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija on aloittanut toimintansa näiden käyttöönottojen jälkeen, esimerkiksi 1.5.2021, tulee kaikki tiedot tallentaa Vardaan varhaiskasvatustoiminnan alkamisesta lähtien.