• Tähän osioon koostetaan usein kysyttyjä kysymyksiä Valpas-palvelun teknisestä toteutuksesta.
  • Mikäli kysymyksesi koskee sisällöllistä asiaa, suosittelemme katsomaan oppivelvollisuuden laajentamiseen liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä Opetus-ja kulttuuriministeriön sivulta "Kysymyksiä ja vastauksia oppivelvollisuudesta".

Usein kysyttyjä kysymyksiä:

Valpas-käyttökoulutus ja käyttöoikeudet

Milloin järjestetään Valpas-käyttökoulusta?

Valpas- palvelun koulutusaikataulu sekä aiempien koulutusten tallenteet löytyvät täältä.

Tarvitsen käyttöoikeudet Valpas-palveluun, miten saan ne?

Käyttöoikeudet: 

  • Valpas-palvelun käyttäjäroolit on kuvattu sivulla: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=197672953 
  • Yleisesti ottaen Opintopolun palveluissa ei voida myöntää käyttöoikeuksia itse itselleen, vaan toisen käyttäjän tulee hyväksyä sinun käyttöoikeushakemuksesi. 
  • käyttöoikeudet ovat henkilökohtaiset.

Valpas- palveluun käyttöoikeuksien saaminen: 

  • Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää Valpas-pääkäyttäjäroolit. (Mikäli olet organisaatiosi ainut Opintopolun vastuukäyttäjä, et voi myöntää oikeuksia itsellesi, vaan organisaatiollasi tulee olla toinen Opintopolun vastuukäyttäjä. Ohjeet Opintopolun vastuukäyttäjän oikeuden hakemiseen löytyvät täältä.) 
  • Valpas- palvelussa on kaksi eri pääkäyttäjäoikeutta; koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä sekä Valpas- kuntapääkäyttäjä. Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää nämä oikeudet. 
  • Koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä myöntää oikeuksia oppilaitosvalvojille ja kuntapääkäyttäjä myöntää oikeuksia kuntavalvojille.  

Käyttöoikeuksien hakeminen pähkinänkuoressa: 

  1. Selvitä, minkä käyttöoikeusroolin tarvitset. Lue käyttöoikeusroolien kuvaukset täältä ja selvitä omassa organisaatiossasi kuka myöntää Valpas-käyttöoikeuksia.  
  2. Jos sinulla ei ole vielä virkailijatunnuksia virkailijan opintopolkuun, pyydä Opintopolun vastuukäyttäjää/VALPAS-pääkäyttäjää kutsumaan sinut virkailijan opintopolkuun. Jos sinulla on virkailijatunnukset virkailijan Opintopolkuun, tee käyttöoikeusanomus tarvitsemaasi käyttöoikeuteen virkailijan opintopolussa (ohje täällä). 

Kenelle organisaatiossamme kannattaisi antaa Valpas-käyttöoikeuksia?

Asia on organisaation/kunnan sisäisesti organisoitava asia, miten kukin organisaatio aikoo järjestäytyä oppivelvollisuuslain mukaisten työtehtävien suhteen.

Valpas- palvelun osalta lisätietoa aiheesta:

Valpas-palvelussa näkyvät tiedot

Mistä opiskeluoikeudet- tieto tulee Valpas-palveluun?

Valpas- palvelu saa tiedon opiskeluoikeudesta KOSKI-tietovarannosta, jonne koulutuksen järjestäjä on siirtänyt oppijalle opiskeluoikeuden oppilaitokseensa. Tietojen siirtymisessä on vuorokauden viive näkymisessä Valpas-palvelussa.

Millä perusteella Valpas- palvelu päättelee oppijan olevan oppivelvollinen ja voiko määritelmä muuttua?

Valpas- palvelussa näkyvät oppijat ovat oppijoita, joiden Valpas- palvelu on päätellyt olevan laajennetun oppivelvollisuuden piirissä kansallisista rekistereistä saatavien tietojen perusteella. Valpas-palvelu koostaa tietoja opiskelijasta useammasta eri rekisteristä ja tarjoaa tiedot koulutuksen järjestäjälle tarkasteltavaksi oppivelvollisuuden valvonnan työtehtäviä varten. Palvelussa näkyvät muun muassa tiedot aiemmista opinnoista sekä opiskelijan iästä laskettu päivämäärä, mihin asti opiskelijalla olisi teoreettisesti oppivelvollinen (siihen edeltävään päivään, kun oppija täyttää 18 vuotta). Valpas-palvelu ei kuitenkaan voi aukottomasti päätellä oppijan laajennettuun oppivelvollisuuden piiriin kuulumista kaikkien opiskelijoiden kohdalla. Esimerkiksi jos opiskelija on suorittanut perusopetuksen tai tutkinnon ulkomailla tai Ahvenanmaalla, tiedot näistä opinnoista eivät tallennu kansallisiin rekistereihin eivätkä siksi näy Valpas-palvelussa. Ohjaus- ja valvontavastuussa olevan tahon tulee tarvittaessa pyytää tiedot aiemmista opinnoista opiskelijalta itseltään.

Valpas- palvelu päättelee oppijan laajennetun oppivelvollisuuden piiriin kuulumisen perustuen hänen ikäänsä, KOSKI-tietovarannon tietoihin sekä Digi- ja väestötietovirastosta saatavaan kotikunta- tietoon. Valpas-palvelu siis tarkastelee määrittelyssään:

  1. onko oppija syntynyt ennen vuotta 2004 
    → Oppivelvollisuus on päättynyt ennen oppivelvollisuuslain voimaantuloa
  2. onko oppija merkitty valmistuneeksi perusopetuksesta KOSKI-tietovarannossa ennen 1.1.2021 eli perusopetus on päättynyt tilaan "valmistunut" 
    → Oppivelvollisuus on suoritettu ennen oppivelvollisuuslain voimaantuloa
  3. onko oppija henkilö, jolla ei ole virallista kotikuntaa Suomessa tallennettuna Digi- ja väestötietoviraston tietoihin tai hänen kotikuntansa on Ahvenanmaalla
    → Oppivelvollisuuslain mukaisesti Suomessa vakinaisesti asuvat lapset ovat oppivelvollisia. Lapsi katsotaan oppivelvollisuuslakia sovellettaessa Suomessa vakinaisesti asuvaksi, jos hänellä on kotikuntalaissa (201/1994) tarkoitettu kotikunta Suomessa. Oppivelvollisuuslaki ei kosketa ahvenanmaalaisia.
  4. onko oppija suorittanut ylioppilastutkinnosta annetussa laissa (502/2019) tai ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa (531/2017) tarkoitetun tutkinnon ennen 18 vuoden täyttämistä
    → Oppivelvollisuuslain mukaisesti oppivelvollisuus päättyy, kun oppivelvollinen täyttää 18 vuotta tai kun oppivelvollinen on tätä ennen hyväksytysti suorittanut ylioppilastutkinnosta annetussa laissa (502/2019) tai ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa (531/2017) tarkoitetun tutkinnon     
  5. onko oppija yli 18- vuotias
    → Oppivelvollisuuslain mukaisesti oppivelvollisuus päättyy, kun oppivelvollinen täyttää 18 vuotta. Huom! Valpas- palvelu päättelee oppivelvollisuuden päättymisen oppijan iästä eli, kun oppija täyttää 18 vuotta, hän ei enää näy oppilaitosten listanäkymissä tai asuinkunnan näkymissä. Koulutuksen järjestäjä voi kuitenkin tarvittaessa tarkastella oppijan tietoja maksuttoman koulutuksen arviointia varten maksuttomuuden arviointi- välilehdeltä, mikäli oppija on alle 18- vuotiaana kuulunut oppivelvollisuuslain piiriin ja hänen oikeutensa maksuttomaan koulutukseen ei ole vielä Valpas- palvelun päätelmän perusteella päättynyt. Valpas- palvelu huomioi päätelmässään, onko oppija saanut kotikunnan Suomesta ennen 18 vuoden täyttämistä vai vasta sen jälkeen. Ulkomailta Suomeen muuttanut oppija ei ole laajennetun oppivelvollisuuden piirissä eikä oikeutettu maksuttomaan koulutukseen, mikäli hän saa kotikunnan Suomesta vasta 18 vuotta täytettyään. Tarkemmin maksuttomuus oikeuden arviointi- välilehden päätelmistä on avattu täällä.

→ Jos oppijalla täyttyy joku edellisistä kuudesta ehdosta, palvelu päättelee, että oppija ei ole oppivelvollinen. Tällöin Valpas-palvelu ei näytä oppijan tietoja palvelussa lainkaan.

→ Mikäli ehdoista yksikään ei täyty, näyttää palvelu oppijasta tiedot ja laskee oppijan mahdollisesti kuuluvaksi laajennetun oppivelvollisuuden piiriin.

Milloin oppivelvollisuuden määritelmä voi muuttua?

Kun oppijan oppivelvollisuus on sidottu myös Suomessa vakinaisesti asumiseen, voi oppijan määrittely oppivelvolliseksi muuttua. Tieto kotikunnasta Digi- ja väestötietovirastossa perustuu henkilöiden tekemiin muuttoilmoituksiin Digi- ja väestötietovirastolle. Valpas-palvelu saa tiedon Digi-ja väestötietoviraston kotikunnasta oppijanumerorekisteristä. Oppijanumerorekisterissä on tallennettuna tietoja vain sellaisista henkilöistä, joista on tallennettuna jotain muuta tietoa Opintopolun palveluihin. Kun oppija muuttaa vakituisesti ulkomaille asumaan ja hänestä on tehty asiaan kuuluva muuttoilmoitus Digi-ja väestötietovirastoon, ei hänellä enää ole kotikuntaa Suomessa, joten oppija ei enää näy Valpas- palvelussa. Sama koskee henkilöitä, jotka muuttavat vakituisesti Ahvenanmaalle, sillä oppivelvollisuuden laajentaminen ei koske nuoria, joiden kotikunta on Ahvenanmaalla. Tämä tarkoittaa myös sitä, että maahan muuttanut oppija voi saada kotikunnan Suomessa kesken opintojensa ja kotikunta- tietonsa puolesta kuulua laajennetun oppivelvollisuuden piiriin. 

1.8.2022 oppivelvollisuuslain muutoksen myötä, oppivelvollisuuslain 2 §:ssä tarkennetaan oppivelvollisuuden alkamista ja päättymistä erinäisissä tilanteissa: "Suomessa vakinaisesti asuvat lapset ovat oppivelvollisia. Lapsi katsotaan tätä lakia sovellettaessa Suomessa vakinaisesti asuvaksi, jos hänellä on kotikuntalaissa (201/1994) tarkoitettu kotikunta Suomessa. Henkilöllä on oikeus vapautua oppivelvollisuudesta, jos hänen maassa oleskelunsa peruste on opiskelu. Asuinkunta päättää oppivelvollisuudesta vapauttamisesta hakemuksesta." (Oppivelvollisuuslaki 2 §). Kuntakäyttäjäien on mahdollista poistaa oppijoita Valpas- palvelun näkymistä tilanteissa, joissa oppija on vapautettu oppivelvollisuudesta oppivelvollisuuslain 2 §:n mukaisesti. Ohjeet tästä löytyvät täältä.

Virheilmoitukset:

Valpas- palvelun päättely perustuu oletukseen, että KOSKI-tietovarannon tiedot ovat oikein ja ajantasaiset. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli oppijan KOSKI-tietovarannon merkinnöissä on virheitä, voivat ne vaikuttaa Valpas-palvelun päättelyyn. Mikäli käyttäjä epäilee, että oppijan KOSKI-tietovarannon tiedoissa on virhe ja tämän vuoksi Valpas- palvelu päättelee oppijan oppivelvollisuuden väärin, voi tiedot tarvittaessa kysyä oppijalta itseltään, aiemmasta koulusta tai ottaa yhteyden Valpas- palvelun teknisen tuen palveluosoitteeseen valpas-tekninen-tuki(a)oph.fi. Virheelliset merkinnät KOSKI-tietovarannossa tulee korjata merkinnän tehneen toimijan puolesta.

    • Esimerkki virhetilanteesta: oppija on syntynyt vuonna 2005 ja saanut perusopetuksen päättötodistuksen toukokuussa 2021. Oppijan tiedot eivät kuitenkaan näy Valpas-palvelussa syksyllä 2021. Kun tarkastellaan oppijan KOSKI-tietovarannon merkintöjä, näkyy että oppija on merkitty "Valmistunut"- tilaan KOSKI tietovarannossa toisenkin kerran jo vuonna 2018, kun oppija on päättänyt 6. luokan. Tämän vuoksi Valpas-palvelu päättelee oppijan valmistuneen jo vuonna 2018 eikä kuuluvan laajennetun oppivelvollisuuden piiriin.

Lisätietoa oppivelvollisuuden laajentamisesta saa:

Miksi oppijan opiskeluoikeus ei näy Valpas palvelussa?

Valpas- palvelu saa tiedon opiskeluoikeudesta koulutuksen tai opetuksen järjestäjän KOSKI-tietovarantoon luomasta opiskeluoikeudesta. Jos tiedot opiskeluoikeudesta eivät näy Valpas- palvelussa, vaikka koulutuksen järjestäjä on siirtänyt tiedon KOSKI-tietovarantoon, syynä voi olla:

  • tietojen siirtämisestä KOSKI-tietovarantoon ei ole kulunut vuorokautta. Valpas-palvelu hyödyntää KOSKI-tietojärjestelmän raportointiin tarkoitettua tietokantaa, joka päivittyy vuorokauden viiveellä siitä, kun tieto on tallennettu KOSKI-tietovarantoon. Tästä syystä tiedot päivittyvät myös Valpas-palveluun viiveellä eli vasta seuraavana päivänä niiden tallentamisesta KOSKI-tietovarantoon. Mikäli tiedot ovat oikein siirretty KOSKI-tietovarantoon, näkyvät ne myös oikein Valpas-palvelussa seuraavana päivänä tiedon siirtämisestä.
  • opiskeluoikeuden tiedot on tallennettu väärin KOSKI-tietovarantoon. Esimerkiksi opiskeluoikeuden diaarinumeron ollessa vanhan perusteen mukainen, ei Valpas- palvelu laske opiskeluoikeutta kuuluvaksi perusopetuksen jälkeiseksi oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavaksi. Koulutuksen järjestäjän tulisi tarkistaa omat merkintänsä KOSKI-tietovarannossa ja tarvittaessa korjata ne.
  • kyseistä opiskeluoikeutta ei lasketa kuuluvaksi oppivelvollisuuden suorittamisen kelpaavaksi ja siksi opiskeluoikeus ei näy Valpas-palvelussa
  • oppija ei ole aloittanut ko. koulutuksessa ja siksi koulutuksen järjestäjä ei ole siirtänyt oppijan opiskeluoikeutta KOSKI-tietovarantoon

Yleisesti ottaen Valpas- palvelussa ei voida tehdä muutoksia opiskeluoikeus-tietoihin, vaan muutokset tulee tehdä KOSKI-tietovarantoon tallennettuihin tietoihin. Ole yhteydessä merkinnän tehneeseen koulutuksen järjestäjään.

Oppija haki jatkuvassa haussa, miten saan merkittyä tiedon oppijan opiskelupaikasta Valpas-palveluun?

Valitettavasti Valpas- palvelussa näkyvät vain yhteishaku ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen, haku vaativana erityisenä tukena järjestettävään ammatilliseen koulutukseen tai perusopetuksen jälkeiseen valmistavaan koulutukseen, eivätkä jatkuvat haut. Tämä johtuu siitä, että Valpas-palvelu koostaa tiedot Opintopolun kautta tehtävistä hauista. Jatkuvassa haussa taas jokainen oppilaitos päättää itse, millä tavalla jatkuva haku toteutetaan. Jatkuvat haut saatetaan tehdä esimerkiksi suoraan oppilaitoksiin oppilaitoksen omalla hakulomakkeella, jolloin jälkeä itse hakemisesta ei näy Opintopolun palveluissa eikä tämän vuoksi myöskään Valpas-palvelussa.

Vaikka hakeutumista jatkuvan haun kautta ei näe Valpas-palvelusta, voi opintojen aloittamisen kuitenkin seurata Valpas-palvelun kautta. Kun oppija aloittaa jatkuvan haun kautta saadussa oppilaitoksessa, tekee kyseinen oppilaitos merkinnän opiskeluoikeudesta KOSKI-tietovarantoon. Tämä tieto näkyy sitten Valpas-palvelussa opiskeluoikeudet-kohdassa. Mikäli taas opiskeluoikeudet- sarakkeessa ei ole tietoa opiskeluoikeudesta, valvontavastuussa oleva tahon tulee laissa määritetyn ajan jälkeen ilmoittaa oppijan tiedot asuinkunnalle.

→ Hakeutumisen valvonnasta vastaava taho voi merkitä ainoastaan oman muistiinpanon oppijan hakeutumisesta yhteishakujen ulkopuolella: hakeutumisvelvollisten näytöllä hän voi valita kohdan "Muu haku", minkä tieto näkyy vain koulutuksen järjestäjälle sekä ilmoittaessa asuinkunnalle.

Miksi hakeutumisen seurannan listanäkymässä näkyy oppijan kohdalla keltainen kolmio, vaikka oppijalla on opiskelupaikka?

Keltainen kolmio on huomio siitä, että oppija ei ole saanut valtakunnallisissa yhteishaussa paikkaa, eikä siitä, ettei oppijalla olisi opiskelupaikkaa laisinkaan. Oppija on voinut saada paikan esimerkiksi jatkuvan haun kautta (katso lisää yhteishaun ulkopuolisten hakujen näkymisestä Valpas-palvelussa). Opetuksen ja koulutuksen järjestäjän tulisikin kiinnittää huomiota opiskeluoikeudet- tietoon, jossa näkyy KOSKI-tietovarantoon luodut opiskeluoikeudet (tosin vuorokauden viiveellä KOSKI-tietovarantoon tallentamisesta). Valitettavasti kolmio ei toistaiseksi ainakaan poistu, vaikka oppijalle ilmestyisi opiskeluoikeus. Opiskeluoikeudet- sarakkeen voi kuitenkin suodattaa valitsemalla "-", kun haluaa nähdä vain ne oppijat, joilla ei ole KOSKI-tietovarantoon merkittynä opiskeluoikeutta mihinkään oppilaitokseen.

Valpas- palvelun kuntakäyttäjän automaattisen tarkistuksen listalla näkyy kesällä oppijoita, jotka ovat vaihtamassa koulua syksyllä, mitä heille tulee tehdä?

Valpas- palvelu muodostaa automaattisen tarkistuksen listauksen perustuen KOSKI- tietovarannon opiskeluoikeuksien tila-tietoon. Kun oppija on vaihtamassa koulua ja entinen opiskeluoikeus päättyy esimerkiksi toukokuun lopussa tilaan ”eronnut” ja uusi opiskeluoikeus alkaa vasta elokuussa, päätyy oppija Valpas- palvelun asuinkunnan automaattisen tarkistuksen listalle. Oppijoita voikin näkyä kesän aikana kunnan automaattisen tarkistuksen listauksella useammalta eri koulutusasteelta aina alakoulun luokilta nivelvaiheen koulutuksiin. Tämä riippuu siitä, onko oppijalla tarkasteluhetkellä voimassa oleva aktiivinen opiskeluoikeus tallennettuna KOSKI- tietovarantoon vai ei.

Automaattisen tarkistuksen listauksen on tarkoitus toimia ns. viimeisenä turvaverkkona oppivelvolliselle, jolloin hän ei joutuisi tilanteeseen, ettei kenelläkään ole hänen oppivelvollisuuden suorittamisensa ohjaus- ja valvontavastuuta. Listaus kuvastaa kuitenkin vain sen hetkistä tilannetta valtakunnallisissa rekistereissä ja tietovarannoissa. Oppivelvollisuuslaissa määritetään tarkemmin koulutuksen järjestäjien ohjaus- ja valvontavastuusta ja siihen liittyvistä aikamääreistä.

Oppijat poistuvat automaattisen tarkistuksen listalta, kun heille siirretään/tallennetaan uusi opiskeluoikeus KOSKI- tietovarantoon syksyllä. Valpas- palvelun kuntakäyttäjä ei voi itse poistaa kyseisiä oppijoita automaattisen tarkistuksen listanäkymästä.

Ilmoittaminen asuinkunnalle

Tein virheen ilmoittaessa oppijan asuinkunnalle, miten saan ilmoituksen pois tai muokattua sitä?

Mikäli käyttäjä huomaan ilmoituksen tiedoissa virheen ilmoituksen tekemisen jälkeen, voi ilmoituksen mitätöidä jälkikäteen. Ohjeet löytyvät täältä: Oppivelvollisen ilmoittaminen asuinkunnalle#Ilmoituksentietojenmuuttaminenj%C3%A4lkik%C3%A4teen 

Maksuttomuusoikeuden arviointi

Millä perusteella oppija näkyy maksuttomuusoikeuden arviointi- välilehdellä ja voiko Valpas- palvelun päätelmä oikeudesta maksuttomaan koulutukseen olla väärin?

Valpas- palvelussa maksuttomuuden oikeuden arviointi-välilehdellä näkyvät oppijat ovat oppijoita, joiden Valpas- palvelu on päätellyt olevan tai olleen alle 18-vuotiaana laajennetun oppivelvollisuuden piirissä kansallisista rekistereistä saatavien tietojen perusteella. Tarkempi määrittely Valpas- palvelun oppivelvollisen määritelmästä löytyy täältä.

Mikäli Valpas- palvelu päättelee, että oppija ei ole ikinä kuulunut laajennetun oppivelvollisuuden piiriin tai hänen oikeutensa maksuttomaan koulutukseen on päättynyt tutkinnon valmistumiseen, ei hänen tietojaan enää näytetä välilehdellä. Huom! Valpas-palvelu ei voi aukottomasti päätellä maksuttomuuden piiriin kuulumista kaikkien opiskelijoiden kohdalla:

  • Jos opiskelija on suorittanut perusopetuksen tai tutkinnon ulkomailla tai Ahvenanmaalla, tiedot näistä opinnoista eivät tallennu kansallisiin rekistereihin eivätkä siksi näy Valpas-palvelussa.
  • Valpas- palvelu ei myöskään aina osaa päätellä oikein maksuttoman koulutuksen oikeuden päättymistä yhdistelmätutkinnon suorittajien osalta. Palvelu päättelee yhdistelmätutkinnon suorittajiksi ne oppijat, jotka ovat yhtä aikaa suorittaneet ammatillista perustutkintoa ja lukion opintoja KOSKI- tietovarannon tietojen perusteella.

→ Koulutuksen järjestäjän tulee tarvittaessa pyytää tiedot aiemmista opinnoista opiskelijalta itseltään. 

Valpas-palvelu koostaa tietoja opiskelijasta useammasta eri rekisteristä ja tarjoaa tiedot koulutuksen järjestäjälle tarkasteltavaksi koulutuksen maksuttomuuden arviointia varten. Palvelussa näkyvät muun muassa tiedot aiemmista opinnoista sekä opiskelijan iästä laskettu päivämäärä, mihin asti opiskelijalla olisi teoreettisesti oikeus maksuttomaan koulutukseen (sen vuoden loppuun, kun opiskelija täyttää 20 vuotta). 

Koulutuksen järjestäjä määrittelee, kuuluuko oppija lopulta laajennetun oppivelvollisuuden piiriin ja onko koulutus maksutonta opiskelijalle. Tieto maksuttomuudesta tallennetaan KOSKI- tietovarantoon opiskeluoikeuden lisätietoihin (ohjeet löytyvät koulutusmuotokohtaisesti täältä).

Mikäli koulutuksen järjestäjä taas epäilee, että KOSKI-tietovarannon tiedoissa on virhe, voi tiedot tarvittaessa kysyä oppijalta itseltään, aiemmasta koulusta tai ottaa yhteyden Valpas- palvelun teknisen tuen palveluosoitteeseen valpas-tekninen-tuki(a)oph.fi. Virheelliset merkinnät KOSKI-tietovarannossa tulee korjata merkinnän tehneen toimijan puolesta.

Lisätietoa Valpas-palvelun maksuttomuusoikeuden päättelystä löytyy täältä.

Lisätietoa oppivelvollisuuden laajentamisesta saa: