7. Vapaan sivistystyön osaamismerkit

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (9 d §) antaa vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjälle mahdollisuuden tallentaa KOSKI-tietovarantoon 1.1.2024 alkaen vapaan sivistystyön osaamismerkkien tietoja oppijan suostumuksella. Tiedot voidaan tallentaa, mikäli oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota osaamismerkin suorittajille mahdollisuuden tietojen tallentamiseen KOSKI-tietovarantoon  ja oppija on antanut oppilaitoksen ylläpitäjälle suostumuksensa tiedon tallentamiseen. Osaamismerkkisuoritusten tietoja voidaan tallentaa takautuvasti 1.1.2024 alkaen suoritetuista vapaan sivistystyön osaamismerkeistä.

Vapaan sivistystyön osaamismerkin tiedot

Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän, joka on päättänyt tarjota osaamismerkkien suorittamista, on tallennettava tietovarantoon vapaasta sivistystyöstä annetun lain 6 c §:ssä säädetyistä osaamismerkeistä valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä säädetyt suoritustiedot, jos osaamismerkin suorittaja suostuu tietojen tallentamiseen. Suoritustietoihin kuuluvat osaamismerkin nimi, osaamismerkin suorittamispäivä ja osaamisen arviointi. (6 c §, 9 d §). Tämä tarkoittaa, että oppilaitoksen ylläpitäjä päättää itse, tarjoaako se osaamismerkkien suorittajille mahdollisuutta antaa suostumuksensa siihen, että oppilaitos tallentaa osaamismerkin tiedot KOSKI-tietovarantoon. Oppilaitoksen ylläpitäjällä ei ole velvollisuutta tähän, vaan päätös on ylläpitäjälle vapaaehtoinen. Oppilaitoksen ylläpitäjä päättää myös itse, mistä alkaen tietojen tallentaminen osaamismerkkien suorittajille mahdollistetaan. 

Hylättyjä osaamismerkkisuorituksia ei tallenneta KOSKI-tietovarantoon. (HE 68/2023)

Osaamismerkin suorittajan suostumus tietojen tallentamiseen

Alla on tiiviisti kuvattu, mitä suostumuksen antaminen tarkoittaa, mitä toimenpiteitä siihen pääpiirteissään sisältyy ja mihin velvollisuus pyytää suostumus tietojen tallentamiseen ja informoida suostumuksen antajaa perustuu. 

Suostumuksen antajan informointi

Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava opiskelijalle tai osaamismerkin suorittajalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. (HE 68/2023)

Osaamismerkin suorittajan suostumus

Osaamismerkin suorittajan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle koulutuksen alkaessa tai osaamismerkkiä haettaessa. Suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle ylläpitäjän ohjeistamalla tavalla osaamismerkkiä haettaessa.  Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Nimenomaisuudella tarkoitetaan sitä, että henkilö tietää, minne tiedot tallennetaan, kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä ja kuinka henkilö voi myöhemmin hallinnoida tietojen luovuttamista Oma Opintopolku -palvelussa. (HE 68/2023)

Alaikäiseltä lapselta tarvitaan tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus.

Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi ja tehtävä siihen merkintä, jos suostumus myöhemmin peruutetaan.

Suostumusten hallinta vapaassa sivistystyössä ja taiteen perusopetuksessa sekä mallilomakkeet:
https://www.oph.fi/fi/palvelut/suostumusten-hallinta-vapaassa-sivistystyossa-ja-taiteen-perusopetuksessa

Osaamismerkin suorittajan oikeus perua annettu suostumus

Suostumuksen voi  peruuttaa ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle Oma Opintopolku-palvelussa taikka KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella ohjeistetulla tavalla toimitettavalla lomakkeella. Mikäli tietojen käsittelylle ei enää olisi perusteltua syytä, tiedot olisi suostumuksen peruuttamisen jälkeen poistettava tietovarannosta. (HE 68/2023) Opetushallituksen on edelleen ilmoitettava peruuttamisesta oppilaitoksen ylläpitäjälle. Oppilaitoksen ylläpitäjän tulee tuolloin huolehtia, ettei samoja tietoja enää uudelleen siirretä tietovarantoon. 

Jos oppija ottaa yhteyttä oppilaitokseen suostumuksen peruuttamiseen, tämä tulee ohjata ottamaan yhteyttä Opetushallitukseen ilmoituksen tehdäkseen. Tämä tapahtuu joko kirjautumalla Oma Opintopolku-palveluun tai KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta löytyvällä lomakkeella. Neuvontaa oppijalle on saatavissa KOSKI-asiakaspalvelusta. Suostumuksia ei peruuteta mitätöimällä opiskeluoikeus oppilaitoksen toimesta, sillä annetun suostumuksen peruminen on kansalaisen oma oikeus ja Oma Opintopolku-palvelun toiminnallisuus, eikä KOSKI-pääkäyttäjän korjaustoiminnallisuutta (opiskeluoikeuden mitätöinti) käytetä tähän tarkoitukseen. 

HUOM! Jos tietoja tallennetaan oppijalle, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta siihen mennessä, kun osaamismerkki on suoritettu ja opiskeluoikeus luodaan, tulee oppijan tietoja tallentavan koulutustoimijan huomioida, että sen on myös huolehdittava Virkailijan Opintopolussa eDuunista löytyvien ohjeiden mukaisesti oppijan yksilöinnistä ja henkilötunnuksen päivittämisestä oppijanumerolle, kun henkilötunnukseton oppija saa henkilötunnuksen. Kun oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on tallennettu KOSKI-palveluun opiskeluoikeus tai opiskeluoikeuksia ilman henkilötunnusta, henkilötunnus tulee liittää oikeaan henkilöön Opintopolun oppijanumerorekisterissä viipymättä.   (Ohjeet: Oppijan henkilötiedot: oppijanumero ja henkilötunnus).

Koulutustoimijan tulee, mikäli se vastaanottaa suostumuksen tällaisessa tilanteessa, huolehtia siitä, että sen on myös mahdollista yksilöidä oppija niin, etteivät oppijan tiedot jää roikkumaan ilman yksilöintiä KOSKI-palveluun koulutuksen päättymisen jälkeen. Koska tietojen tallentaminen alkaa aina vasta, kun osaamismerkin suorittaminen on jo päättynyt, on toimintatapa suunniteltava ajoissa, jotta tietojen päivittäminen onnistuu silloinkin, jos oppija ei enää ole läsnä oppilaitoksessa. Ohjeet hetuttoman oppijan tietojen päivittämiseen löytyvät oppijan henkilötietoja koskevista ohjeista.

Mikäli näin ei toimita, oppija ei pääse katsomaan kirjautuneena tietojaan Oma Opintopolussa eikä suostumuksen peruutustoiminnallisuuden käyttäminen omissa tiedoissa onnistu. Näissä tilanteissa oppija voi kuitenkin täyttää KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta löytyvän lomakkeen ja toimittaa sen Opetushallitukselle ilmoittaakseen suostumuksen peruuttamisesta vaihtoehtoisella tavalla. 

Lisätietoa suostumuksen peruuttamisesta KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/koski-palvelun-tietosuojaseloste

Kuinka monta opiskeluoikeutta osaamismerkin suorittajalla on KOSKI-tietovarannossa? 

Yksittäinen osaamismerkin suoritus tallennetaan aina yksittäiselle vapaan sivistystyön opiskeluoikeudelle KOSKI-tietovarannossa. Yhdellä opiskeluoikeudella on aina vain yhden osaamismerkin tiedot. Henkilöllä, joka on suorittanut kaksi osaamismerkkiä, olisi KOSKI-tietovarannossa kaksi toisistaan erillistä opiskeluoikeutta, joiden päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, ja joilla on kummallakin kyseisen suoritetun osaamismerkin suoritustieto sekä kyseistä merkkiä koskevat suoritustiedot, kuten suorittamispäivä ja arviointitieto. 
Jokaisen yksittäisen osaamismerkin tietojen tallentaminen edellyttää, että oppija on antanut suostumuksensa nimenomaisesti sen merkin tietojen tallentamiseen.

Onko osaamismerkin suoritustavalla merkitystä? 

Osaamismerkkien kuvaukset löytyvät ePerusteet-palvelusta, missä oppilaitokset voivat julkaista paikallisia opetus- ja toteutussuunnitelmia. KOSKI-palveluun luotu opiskeluoikeus linkittyy ePerusteissa oleviin osaamismerkkien valtakunnallisiin kuvauksiin. 
Osaamismerkkejä voidaan suorittaa 

-    osana vapaan sivistystyön kurssia, opintokokonaisuutta tai muuta opintoa, tai
-    omana kurssinaan, tai
-    osaamisen osoittamisena näytöllä.

Osaamismerkin tiedot tallennetaan KOSKI-tietovarantoon aivan samoilla tietorakenteilla riippumatta siitä, miten osaamismerkki on suoritettu ja onko se suoritettu osana koulutusta, ns. omana kurssinaan vaiko osaaminen näytöllä osoittamalla. Osaamismerkin tiedot sisältävä opiskeluoikeus tarkistetaan tallentamisen jälkeen osaamismerkkien tietoja koskevan ohjeen avulla. KOSKI-tietovarantoon ei eritellä, millä tavalla osaamismerkki on suoritettu eikä suorittamistapa ilmene KOSKI-tietovarantoon tallennettavista tiedoista. 

Huomioi kuitenkin, että riippuen suoritustavasta voi olla toisinaan tarpeen luoda oppijalle useampi kuin yksi opiskeluoikeus KOSKI-tietovarantoon. Alta löydät ohjeellisia esimerkkitilanteita, joita voit hyödyntää tallentamisesta annettujen ohjeiden rinnalla.

Osaamismerkki on suoritettu osana vapaatavoitteista vapaan sivistystyön kurssia, opintokokonaisuutta tai muuta opintoa

Jos osaamismerkki suoritetaan vapaatavoitteisen koulutuksen osana ja oppilaitos on mahdollistanut sekä koulutuksen, että osaamismerkin tietojen tallentamisen oppijalle, kummankin tiedot tallennetaan suostumuksen antaneen oppijan tietoihin. 
KOSKI-tietovarantoon voidaan tallentaa oppijan suostumuksella suoritustiedot kahdelle toisistaan erilliselle opiskeluoikeudelle. Kummankin tietojen tallentaminen edellyttää nimenomaista suostumusta.

Tällöin oppijalla olisi KOSKI-tietovarannossa tämän omalla suostumuksella tallennetut: 

1. opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön vapaatavoitteinen koulutus, ja tällä opiskeluoikeudella on koulutuksen suoritustiedot, arviointitiedot ja laajuus opintopisteinä. 
2. opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, ja tällä opiskeluoikeudella on osaamismerkin suoritustieto sekä arviointitiedot. 

Näissä tilanteissa voi huomioida, että lainsäädännöllä eikä muulla tavoin säänneltynä tai määrättynä ei ole rajoitettu sitä, montako suostumusta yhdellä asiakirjalla voidaan antaa, eli suostumukset voidaan antaa samalla asiakirjalla tässä tapauksessa, kunhan suostumuksen antajaa on informoitu asianmukaisesti ja suostumuksen antamiseen tarkoitetulla asiakirjalla on selkeästi eritelty, mihin koulutuksiin tai osaamismerkkeihin nimenomaisesti on suostumus tai suostumukset annettu. Oppilaitoksen on tarvittaessa peruutustilanteissa kyettävä merkitsemään, kumman suorituksen suostumus on peruutettu, sillä oppija voi näissä tilanteissa perua suostumuksen joko vain osaamismerkin, vain koulutuksen tai molempien osalta Oma Opintopolku-palvelussa tai tietosuojaselosteella kuvatulla vaihtoehtoisella tavalla Opetushallitukselle ilmoittamalla. Peruutustilanteissa Opetushallitus ilmoittaisi oppilaitoksen tai koulutustoimijan KOSKI-pääkäyttäjälle, mitä opiskeluoikeutta peruutus koskisi, ja tällöin kyseisen suorituksen tietojen siirtäminen tai tallentaminen tietovarantoon uudelleen olisi estettävä. Suostumuksen peruutus ei koske oppilaitoksen omassa opintohallintojärjestelmässä olevia tietoja, vaan ainoastaan KOSKI-tietovarantoon siirrettäviä tietoja. 

Jos osaamismerkki suoritetaan oppivelvollisuuslaissa tarkoitetussa kansanopiston koulutuksessa tai JOTPA:n valtionavustuksella rahoitetun koulutuksen osana

Jos suoritettava koulutus on JOTPA:n rahoittamaa vapaan sivistystyön koulutusta tai oppivelvollisuuslaissa tarkoitettua kansanopistojen koulutusta, tulee oppijalle aina luoda koulutuksen opiskeluoikeus. Vain osaamismerkin tietojen tallentaminen edellyttää oppijan suostumusta. 

Tällöin oppijalla olisi KOSKI-tietovarannossa

1. opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on jokin oppivelvollisille suunnattujen koulutusten suoritustyypeistä tai Jatkuvaan oppimiseen suunnattu vapaan sivistystyön koulutus, ja tällä opiskeluoikeudella on kyseisen koulutuksen suoritus- ja arviointitiedot sekä laajuudet opintopisteinä
2. tämän omalla suostumuksella tallennettu opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki ja tällä opiskeluoikeudella on osaamismerkin suoritustieto sekä arviointitiedot.

Jos osaamismerkki suoritetaan osana JOTPA:n valtionavustuksella järjestettyä jatkuvaan oppimiseen suunnattua koulutusta taikka oppivelvollisuuslain tarkoittamaa kansanopistojen koulutusta, rinnakkainen opiskeluoikeus tallennetaan ja tarkistetaan aina kyseistä suoritustyyppiä koskevien ohjeiden mukaisesti. Löydät ohjeet palaamalla Vapaan sivistystyön opiskeluoikeudet- osion sisällysluetteloon eDuuni-wikissä. 

Osaamismerkki on suoritettu omana kurssinaan

Oppijalla olisi KOSKI-tietovarannossa tämän omalla suostumuksella tallennettu opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, ja tällä opiskeluoikeudella on osaamismerkin suoritustieto sekä arviointitiedot.

Osaamisen osoittaminen näytöllä

Oppijalla olisi KOSKI-tietovarannossa tämän omalla suostumuksella tallennettu opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, ja tällä opiskeluoikeudella on osaamismerkin suoritustieto sekä arviointitiedot.

HUOM! Opiskeluoikeudelle ei tallenneta tietoa osaamismerkin suorittamistavasta, jolloin opiskeluoikeus luodaan ja osaamismerkin suoritustiedot tallennetaan samalla ohjeella, kun jos oppija olisi suorittanut osaamismerkin ns. omana kurssinaan taikka osana jotain koulutusta. Jos suoritustapa on sellainen, mikä edellyttää myös rinnakkaisen opiskeluoikeuden luomista, tietoja tarkastaessa on tällöin hyödynnettävä kyseisen opiskeluoikeuden suoritystyypin tarkistamiseen julkaistuja eDuuni-wikin ohjeita. 

Oppija suorittaa useamman kuin yhden osaamismerkin 

Yksittäinen osaamismerkin suoritus tallennetaan aina yksittäiselle vapaan sivistystyön opiskeluoikeudelle KOSKI-tietovarannossa. Yhdellä opiskeluoikeudella on aina vain yhden osaamismerkin tiedot. Henkilöllä, joka on suorittanut kaksi osaamismerkkiä, olisi KOSKI-tietovarannossa kaksi toisistaan erillistä opiskeluoikeutta, joiden päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, ja joilla on kummallakin kyseisen suoritetun osaamismerkin suoritustieto sekä kyseistä merkkiä koskevat suoritustiedot, kuten suorittamispäivä ja arviointitieto. 

Jokaisen yksittäisen osaamismerkin tietojen tallentaminen edellyttää, että oppija on antanut suostumuksensa nimenomaisesti sen merkin tietojen tallentamiseen.

Jos jokin merkki tai kaikki merkit suoritetaan osana jotakin koulutusta, katso ylempää tältä sivulta, onko oppijalle tallennettava tai mahdollista tallentaa lisäksi myös sellainen opiskeluoikeus, jolle tallennetaan koulutuksen suoritustietoja. 

Esimerkki: Oppijalla on kolme eri tyyppistä vapaan sivistystyön opiskeluoikeutta KOSKI-palvelussa. Oppija on suorittanut vuonna 2021 vapaatavoitteisen koulutuksen, vuosina 2022-2023 JOTPA:n rahoittaman jatkuvaan oppimiseen suunnatun koulutuksen ja vuonna 2023 vapaan sivistystyön osaamismerkin. Vapaatavoitteisten koulutusten sekä osaamismerkkien suoritusten perässä näkyy suoritusaika muodossa päättymisvuosi - päättymisvuosi, mutta JOTPA:n rahoittamissa puolestaan aloitusvuosi - päättymisvuosi. Tiedot näkyvät Virkailijan Opintopolussa niitä tarkastelevalle käyttäjälle organisaatioon sidottujen käyttöoikeuksien perusteella. Tässä esimerkissä tietoja tarkastellaan Kalliolan kansalaisopiston käyttöoikeuksilla. Mikäli oppijalla on muiden ylläpitäjien oppilaitoksissa suoritettuina vastaavia koulutuksia tai muita osaamismerkkejä, tiedot eivät ole näkyvissä muiden oppilaitosten virkailijoille. Oppija itse näkee kaikki eri oppilaitoksissa tallennetut suoritustietonsa Oma Opintopolussa.