- Created by Olli Kauppila, last updated on Sep 19, 2024 7 minute read
Mikä on Osoitepalvelu?
Osoitepalvelu on Opetushallituksen ylläpitämä sisäinen palvelu, jota käytetään pääasiassa koulutustoimijoiden ja niiden alaisten oppilaitosten osoitteiden koostamiseen eri tarkoituksiin. Osoitepalvelun käyttöliittymä on uudistettu kesällä 2024.
Osoitepalvelu toimii osana virkailijan Opintopolun palvelukokonaisuutta ja sitä käyttävät Opetushallituksen virkahenkilöt. Palvelun käyttöä varten tarvitaan Opintopolun virkailijatunnukset, joille on myönnetty asiaankuuluvat käyttöoikeudet. MITKÄ? Käyttöoikeudet haetaan Valtakunnalliset tietovarannot -yksikössä toimivalta yleiskäyttöisten palveluiden tiimiltä.
Osoitepalvelulla on mahdollista hakea suomalaisten koulutusorganisaatioiden osoitetietoja erilaisilla rajauksilla sekä virkailijan Opintopolun käyttäjien tietoja esimerkiksi halutun käyttöoikeusryhmän perusteella. Osoitteet pohjautuvat Opintopolun Organisaatiopalveluun tallennettuihin yhteystietoihin ja Käyttöoikeuspalvelussa oleviin Opintopolun käyttäjien tietoihin. Koulutustoimijat päivittävät ylläpitämiensä oppilaitosten yhteystiedot Organisaatiopalveluun omatoimisesti.
Osoitteita voidaan käyttää sellaisenaan tiedonluovutuksiin silloin kun Opetushallitus saa virallisen tietopyynnön esimerkiksi oppilaitosten osoitteista. Osoitepalvelussa on myös sisäänrakennettu viestinlähetysominaisuus, jolla haettuihin osoitteisiin voidaan kohdistaa viestintää esimerkiksi silloin kun on tarpeellista lähettää viesti suoraan kaikille Suomen tai tietyn alueen oppilaitoksille.
Huom! Ota huomioon seuraavat seikat Osoitepalvelua käyttäessäsi tai siihen liittyviä tehtäviä hoitaessasi:
- Kaikki OPH:n ulkopuolelta tulevat yhteystietopyynnöt ja tiedustelut toimitetaan aina osoitteeseen aineistopyynnot@oph.fi. Aineistopyynnöt-tiimi tarkistaa, onko pyytäjällä oikeus saada tiedot maksuttomasti ja jos kyse on henkilötiedoista, onko käyttötarkoitus sellainen, että tiedot voidaan luovuttaa.
- Osoitepalvelua käytetään vain OPH:n omien kyselyjen, tiedotteiden ym. välittämiseen ja myös sellaisten, joissa Opetushallitus on virallisena yhteistyökumppanina. Emme siis käytä osoitepalvelua viestien tai markkinoinnin lähettämiseen ulkopuolisten toimijoiden puolesta.
Lue lisää yhteystietojen käytön ja luovutusten säännöistä OSSIn Digitaaliset palvelut -sivulla
Käyttöliittymä ja perustoiminnot
Osoitepalvelu toimii osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/organisaatio-service/osoitteet (vaatii kirjautumisen Opintopolun virkailijatunnuksilla).
Aloittaaksesi osoitteiden hakeminen sinun tulee valita, mistä organisaatiotyypistä tai -tyypeistä haluat hakea tietoa. Käyttöliittymässä on oletusvalintana koulutustoimijoiden osoitteet, jonka lisäksi samaan hakuun on mahdollista sisällyttää myös oppilaitokset ja niiden toimipisteet.
Halutessasi valita alemman rivin kategorioita voit klikata Koulutustoimijat-valintaa, jolloin se deaktivoituu ja alemman rivin kategoriat tulevat valittaviksi.
Rajattuasi halutut organisaatiokategoriat voit tarkentaa hakua myös oppilaitostyypin, ammatillisen koulutuksen järjestämisluvan (tutkintokohtaisesti), organisaation sijainnin ja kielen mukaan. Nämä valinnat kuvataan tarkemmin alempana.
Osoitteiden hakeminen Osoitepalvelulla
Osoitepalvelulla voi poimia Opetushallituksen Opintopolkuun tallennettuja opetuksen ja koulutuksen järjestäjien (koulutustoimijoiden), oppilaitoksien ja niiden toimipaikkojen yhteystietoja erilaisilla hakutekijöillä sekä lähettää Opintopolusta sähköpostia edellä mainituille kohderyhmille. Haettavia tietoja ovat mm:
- Postiosoitteet: organisaation nimi, käyntiosoite, postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- Sähköpostiosoitteet: organisaation Opetushallitukselle ilmoittama virallinen sähköpostiosoite.
- Huom! Eu:n tietosuoja-asetuksen mukaan (EU 2016/679) henkilön nimellä olevat sähköpostiosoitteet ovat henkilötietoja ja siksi niitä tulee käsitellä henkilötietoina. Henkilötietoja koskevat pyynnöt toimitetaan aina osoitteeseen aineistopyynnot@oph.fi.
- Muita tietoja: kotikunta, puhelinnumero, internetosoite, organisaation kotikunta jne.
- Lisäksi voit hakea myös Opintopolkuun rekisteröityneiden virkailijakäyttäjien yhteystietoja.
Valitse ensin ylemmistä valinnoista, miltä tasolta haluat hakea osoitteita: koulutustoimijoilta, oppilaitoksilta, toimipisteiltä vai palvelukäyttäjiltä.
Koulutustoimijoiden, oppilaitosten ja toimipisteiden osoitteet
Oppilaitostyyppi-valinnoissa on valmiina ryhmävalinnat eri koulutussektoreille, minkä lisäksi voit valita tai poistaa valinnoista yksittäisiä oppilaitostyyppejä. Ryhmävalintoja voi aktivoida useamman samaan aikaan. Lisäksi perusopetuksen oppilaitosten valintaa voi vielä tarkentaa määrittelemällä vuosiluokat, joille haettavissa oppilaitoksissa tarjotaan opetusta.
Ammatillisen koulutuksen järjestämislupa -valinnassa voit valita kaikki järjestämisluvan omaavat organisaatiot erillisellä painikkeella tai rajata valintaa pudotusvalikosta yksittäisten ammatti- ja erikoisammattitutkintojen mukaan.
Pudotusvalikosta voi etsiä haluamansa tutkinnot skrollaamalla tai kirjoittamalla hakukenttään haluamansa tutkinnon nimen tai osan siitä, jolloin valikkoon rajautuvat vain haun mukaiset tulokset.
Sijainti-valinnalla määrittelet, missä maakunnassa (tai muulla alueella) sijaitsevien organisaatioiden tietoja haetaan. Sijainnin oletusvalintana on ”Manner-Suomi (ei Ahvenanmaa)”, johon on sisällytetty koko Suomi Ahvenanmaata, joka ei kuulu Opetushallituksen hallinnonalaan, lukuun ottamatta. Voit myös valita tarkemmin jonkin tietyn maakunnan tai lisätä ”Ulkomaa”-valinnan, joka sisällyttää hakuun Suomen ulkopuolella sijaitsevat Opetushallituksen hallinnonalalla toimivat koulut (esimerkiksi Aurinkorannikon suomalainen koulu).
Organisaation kieli- valinnalla voit halutessasi rajata esimerkiksi oppilaitoksen tai kunnan hakua sen virallisten kielten mukaan, esimerkiksi vain ruotsinkielisille kunnille tai oppilaitoksille.
Huom! ota huomioon, että suurimmassa osassa suomalaisista koulutusorganisaatioista on suomi yhtenä virallisena kielenä ja monessa on sekä suomi että ruotsi. Tämä tarkoittaa, että hakiessasi erikseen esimerkiksi suomen- ja ruotsinkielisiä organisaatioita saat todennäköisesti päällekkäisiä hakutuloksia.
Varhaiskasvatustoimijat ja toimipaikat
Varhaiskasvatustoimijoiden ja niiden alaisten toimipaikkojen yhteystietoja hakiessa käytössäsi ovat vain Sijainti ja Organisaation kieli -tarkennukset. Tästä syystä vaka-yhteystietojen hakua ei voi yhdistää koulutustoimijoiden ja niiden alaisten organisaatioiden hakuun. Varhaiskasvatustoimijat ja toimipaikat voi kuitenkin yhdistää samaan hakuun.
Muilta osin saatavilla olevat hakuvalinnat toimivat samalla tavalla kuin yllä kuvattuna.
Palveluiden käyttäjät
Palveluiden käyttäjät -hakukategoria viittaa Opintopolun palvelukokonaisuuteen kuuluvien palveluiden virkailijakäyttäjiin. Palveluiden käyttäjistä on saatavilla vain sähköpostiosoitteet, jotka he ovat lisänneet omiin käyttäjätietoihinsa rekisteröityessään virkailijakäyttäjäksi tai erikseen myöhemmin. Sähköpostiosoite ei ole käyttäjille pakollinen tieto, joten kaikki käyttäjät eivät välttämättä ole ilmoittaneet sitä omissa tiedoissaan virkailijan Opintopolussa.
Käyttäjien tietoja voi rajata oppilaitostyypin mukaan (kuvattu tarkemmin yllä), minkä lisäksi niille on tarjolla omat rajausvalintansa. Palveluiden käyttäjiä voi rajata virkailijan Opintopolun käyttöoikeusryhmän ja koulutustoimijan mukaan. Kumpikin valinta avautuu pudotusvalikkoon, josta voi aktivoida haluamansa valinnat klikkaamalla niitä. Pudotusvalikosta voi etsiä haluamansa valinnat skrollaamalla tai kirjoittamalla hakukenttään haluamansa valinnan nimen tai osan siitä, jolloin valikkoon rajautuvat vain haun mukaiset tulokset.
Voit siis hakea esimerkiksi kaikkien tietyn kunnan tai kaupungin Varda-pääkäyttäjien sähköpostiosoitteet. Suoraa viestintää Opintopolun virkailijakäyttäjille voi kohdistaa myös virkailijan työpöydän kautta.
Huom! Käyttöoikeusryhmät ovat Opetushallituksen virkailijoiden ja kehittäjien ylläpitämiä. Käyttöoikeudet ovat tarkkaan rajattuja ja samalle palvelulle voi olla useampia lähes samannimisiä mutta pienillä eroilla varustettuja käyttöoikeusryhmiä. Pidä huolta, että teet haun varmasti oikealla käyttöoikeusryhmällä.
Hakutulosten katselu ja tietojen lataaminen Excel-taulukkoon
Valittuasi haluamasi rajaukset osoitetietojen hakuun pääset tarkastelemaan hakutuloksia painamalla ”Hae”-painiketta hakurajausten alapuolella.
Hakutulokset tulevat näkyviin sivulle taulukkona. Tässä näkymässä voit tarkistaa, että olet saanut haulla haluamasi tiedot oikeista organisaatioista. Hakutuloksissa esitetään kukin tulos vain kerran eli järjestelmä poistaa niistä duplikaatit, vaikka hakuehdoissa olisikin päällekkäisyyksiä.
Voit vielä poistaa valintoja kunkin rivin vasemmassa laidassa olevaa valintamerkkiä klikkaamalla (oletuksena kaikki tulokset ovat valittuna). Organisaation nimi -tekstin vieressä olevaa merkkiä klikkaamalla voit poistaa kaikki valinnat tai valita kaikki tulokset uudestaan yhdellä painalluksella. Poistetut valinnat eivät päädy lähettämääsi viestiin tai lataamaasi taulukkoon.
Tästä näkymästä voit myös ladata valitsemasi tiedot Excel-taulukkona painamalla ”Lataa Excel” -painiketta, mikäli haluat lähettää valitsemillesi organisaatioille viestin omasta sähköpostistasi tai ottaa yhteystiedot talteen muusta syystä.
Saat lataamaasi taulukkoon samat tiedot kuin palvelun tuottamaan hakutulosnäkymään niin, että jokainen tietokenttä on omassa sarakkeessaan.
Otathan huomioon, että henkilötietoja sisältäviä tiedostoja ei tule säilyttää ilman pätevää syytä! Muista myös muut tietojen luovutukseen liittyvät säännöt ja ohjeet, mikäli aiot välittää lataamasi tiedoston eteenpäin.
Ks. tietojen luovutusten ohje OSSIssa
Viestin muotoilu
Halutessasi lähettää valitsemillesi organisaatioille tai henkilöille viestin, klikkaa hakutulosnäkymästä ”Kirjoita sähköpostiviesti”. Tämän jälkeen pääset muotoilemaan viestiä, joka lähetetään Opetushallituksen virallisesta viestintäosoitteesta valitsemillesi organisaatioille.
Otathan huomioon, että Osoitepalvelusta lähetetty viestintä on aina Opetushallituksen nimissä lähetettyä virallista viranomaisviestintää.
Viestinkirjoitusnäkymässä näet, kuinka monella vastaanottajalle viesti lähetetään valitsemiesi hakutulosten määrään verrattuna. Useimmiten vastaanottajien määrä on sama kuin valitsemiesi hakutulosten, mutta esimerkiksi puutteellisten osoitetietojen takia on mahdollista, että vastaanottajia on vähemmän kuin hakutuloksia.
Lähettäjä- ja Lähetysosoite -kenttiä et voi muuttaa, sillä Osoitepalvelusta lähetettävä viestintä on aina Opetushallituksen nimissä lähetettyä virallista viestintää. Vastausosoite [reply-to] -kenttään voit lisätä osoitteen, johon viestin vastaanottaja voi lähettää vastausviestin. Muutoin lähetysosoitteeksi tulee noreply-osoite, johon ei voi lähettää vastausviestiä.
Jos haluat Osoitepalvelusta lähtevän viestin kopiona itsellesi, kirjoita oma osoitteesi Kopio-osoite -kenttään.
Aihe-kenttään kirjoitetaan viestin otsikko. Otsikko on hyvä pitää tiiviinä, koska pitkä otsikko ei aina näy vastaanottajalle kokonaisuudessaan.
Viestikentästä löytyvät tyypillisimmät tekstinmuotoilutyökalut, kuten lihavointi, kursivointi, luettelomerkit sekä erilaiset tekstityylit (leipäteksti ja otsikkotasot 1–4). Muista käyttää otsikkotasoja oikeassa järjestyksessä, jotta tekstin sisältö pysyy saavutettavana!
Suosittelemme, että vaikka kirjoittaisit viestin ulkoisessa tekstieditorissa, muotoilisit sen vasta Osoitepalvelun viestieditorissa, jotta se menee varmasti vastaanottajalle tämän luettavassa muodossa. Vastaanottajilla voi olla käytössään erilaisia sähköpostisovelluksia, jotka eivät aina osaa lukea muotoiluja oikein, mistä syystä Osoitepalvelusta lähetetyt viestit yritetään pitää mahdollisimman yksinkertaisena.
- Mikäli olet laatinut tekstiä valmiiksi esimerkiksi Wordissa, siirrä teksti ensin Muistio-sovellukseen ja sieltä, Osoitepalvelun tekstikenttään, jolloin muotoilut häviävät ja voit rakentaa ne uudestaan. Osoitepalvelu osaa tulkita useimmat muotoilut oikeanlaisiksi, mutta valmiiksi ulkoisessa sovelluksessa muotoillun tekstin mukana voi aina siirtyä tietoa, joka rikkoo viestin vastaanottajan päässä tai voi jopa estää sen vastaanottamisen kokonaan.
Lisäksi voit lisätä viestiin liitteen tai liitteitä. Ota huomioon, että suurikokoisten liitteiden lähettäminen on hidasta eivätkä ne välttämättä mene perille kaikille vastaanottajille. Osoitepalvelusta lähetettävän viestin maksimikoko on 8 MB (suurin osa tästä muodostuu juuri liitteistä) ja suurin sallittu yksittäisen tiedoston koko on 4,5 MB.
Liitteen tiedostonimi voi sisältää vain isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita, sekä seuraavia merkkejä: +, -, ., _, :. Voit kuitenkin lisätä liitteen nimellä, joka sisältää kiellettyjä merkkejä - järjestelmä pyyhkii kielletyt merkit liitteen nimestä automaattisesti; hyväksyttyyn muotoon muokattu nimi tulee näkyviin liitteen lisättyäsi.
Viestin lähetys ja raportit
Kun muotoilemasi viesti on valmis, paina Lähetä-painiketta. Viesti lähetetään valituille vastaanottajille. Tämän jälkeen voit tarkastella lähetyksen tilaa ja tietoja lähetysraportilta.
Huomioi, että liitteitä sisältävien viestien lähettäminen saattaa kestää hetken, sillä liitteet virustarkistetaan aina lähetyksen yhteydessä. Ole kärsivällinen, mikäli viestisi ei lähde heti lähetysnappia painettuasi.
Pikalinkki: Siirry suoraan Osoitepalveluun
Tällä sivulla:
- No labels