Vardaan tietoja tallentavat kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset varhaiskasvatuksen palveluntuottajat (jatkossa varhaiskasvatustoimijat). Varhaiskasvatustoimijoiden puolesta tietoja Vardaan voivat tallentaa myös muut toimijat, jonka kanssa varhaiskasvatustoimija on tehnyt sopimuksen tietojen tallentamisesta.

Palveluntuottaja tallentaa palvelusetelillä järjestetyssä tai ostopalveluna hankitussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 

Halutessaan varhaiskasvatusta tuottava kunta tai kuntayhtymä ja yksityinen palveluntuottaja voivat sopia tallentamistehtävän siirrosta, jos kunta hankkii varhaiskasvatusta palveluntuottajalta ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä. Sopimuksella poiketaan varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaisesta Varda-tietoja koskevasta siirtämis- tai tallentamistehtävän vastuunjaosta. Tällaisessa tilanteessa varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimivalla kunnalla on edelleen tietojen tallennusvastuu Vardaan, mutta tallentamistehtävän toteuttaa palveluntuottaja.

Huomioi:

  • Tallennustehtävän siirto koskee lapsen varhaiskasvatustietoja (lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen tiedot). Palveluntuottaja ei voi tallentaa järjestämisvastuussa olevan kunnan puolesta vain osaa näistä tiedoista.
  • Huoltaja- ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä eli kunta/kuntayhtymä
  • Toimipaikka- ja henkilöstötiedot tallentaa kukin toimija itse.

Kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta kolmesta saman yksityisen varhaiskasvatustoimijan toimipaikasta, jotka toimivat kunnan alueella. Kunta ja yksityinen palveluntuottajat sopivat tallentamistehtävän siirrosta.

  • Tallentamistehtävän siirto koskee kaikkia näitä kolmea toimipaikkaa sekä kaikkia näissä toimipaikoissa varhaiskasvatuksessa olevia lapsia, joiden varhaiskasvatuksen kunta on hankkinut ostopalveluna
  • Kunnan Varda-pääkäyttäjä siirtää tietojen tallennuksen yksityiselle palveluntuottajalle Vardan käyttöliittymän PAOS-hallinnassa
  • Yksityinen palveluntuottaja tallentaa lapsen varhaiskasvatustiedot (henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen tiedot) Vardaan käytössä olevalla tallentamistavalla (käyttöliittymä tai integraatio)
  • Kunta tallentaa lapsen huoltaja- ja maksutiedot Vardaan
  • Sekä yksityinen palveluntuottaja että kunta huolehtivat toimipaikka- ja henkilöstötietojen tallennuksesta omalta osaltaan
Tallentamistehtävän siirto

Sijainti käyttöliittymässä: Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta

Hae varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot ja lisää ne toimipaikat, joissa järjestätte varhaiskasvatusta. Mene oikealla ylhäällä näkyvään listaukseen ja etsi varhaiskasvatuksen palveluntuottaja, jolle haluat siirtää tallennustehtävän.  Klikkaa "Tiedot tallentaa: Kuntasi nimi" kohdassa olevaa Vaihda-painiketta ja valitse vaihtoehto ”Palveluntuottajan nimi”. Tallenna valinta. Tämän jälkeen kunnalla on katselijan oikeudet ja varhaiskasvatuksen palveluntuottaja pystyy aloittamaan kunnan järjestämisvastuulla olevien lasten tietojen tallentamisen. Kun tallentamisen siirtoa koskeva sopimus päättyy, tulee varhaiskasvatuksen järjestäjän siirtää tallennusoikeudet takaisin itselleen valitsemalla Vaihda ja vaihtoehto "Kuntasi nimi".

  1. Siirrä tallennusoikeudet palveluntuottajalle tai takaisin järjestäjälle valitsemalla Tiedot tallentaa-valikosta toimija, joka tallentaa tiedot lapsista.

Palvelukeskus tai tilitoimisto tallentaa henkilöstön tietoja Vardaan

Jos kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja hankkii henkilöstöhallintoon liittyvät palvelut palvelukeskukselta tai tilitoimistolta, Vardan vaatimat henkilöstökokonaisuuden tiedot voidaan tallentaa käyttöliittymällä tai siirtää Vardaan palvelukeskuksen tai tilitoimiston käytössä olevasta, Vardaan integroidusta järjestelmästä tai muusta rekisteristä. Mikäli tiedot tallennetaan Vardaan palvelukeskuksen tai tilitoimiston käytössä olevasta järjestelmästä tai rekisteristä, tulee tallentamisesta käyttöliittymällä/tiedonsiirrosta tehdä sopimus varhaiskasvatustoimijan ja palvelukeskuksen/tilitoimiston välille tai päivittää nykyistä sopimusta.

Huomioi

  • Palvelukeskus tai tilitoimisto voi tallentaa Vardan vaatimista tiedoista 1-3 tietosisältöryhmää: työntekijän tiedot ja/tai työntekijän täydennyskoulutustiedot ja/tai tiedot vuokratusta kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstöstä.
  • vastuu henkilöstökokonaisuuden tiedoista ja tietosisältöjen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta on edelleen varhaiskasvatustoimijalla, ja varhaiskasvatustoimija on yhä tallennettujen henkilöstötietojen rekisterinpitäjä.
  • Varhaiskasvatustoimijan tulee huolehtia siitä, palvelukeskuksessa tai tilitoimistossa varhaiskasvatustoimijan asioita hoitava henkilö saa tietojen tallentamiseen ja/tai katseluun tarkoitetun käyttöoikeuden Vardan henkilöstötietoihin. Käyttöoikeudet tulee myöntää vain siinä laajuudessa kuin henkilöstötietojen käyttöliittymän kautta tapahtuvaan tallentamiseen/katseluun tai integraatiolla tapahtuvaan siirtoon on tarpeen.

Sopimuksen sisältö

  • Tee sopimus jokaisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan, palvelukeskuksen ja tilitoimiston (jatkossa yhdessä ”henkilötietojen käsittelijä”) kanssa erikseen.
  • Sopimus suositellaan tehtäväksi vähintään vuodeksi kerrallaan.
  • Sivun Lue lisää -kohdasta löydät linkkejä sopimuksen teon tueksi.

Huomioi sopimuksessa ainakin seuraavat asiat:

  1. Henkilötietojen käsittelijän toimesta Vardaan tallennettavat henkilötiedot sekä tietojen tallennustapa
  2. Tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet

  3. Tietojen oikeellisuuteen ja sisältöjen tarkistamiseen liittyvät tehtävät

  4. Informointivelvoitteen toteuttaminen

    • Opetushallitus on tuottanut rekisteröityjen informoimiseen mallilausekkeita, joita varhaiskasvatuksen järjestäjät voivat hyödyntää informoidessaan rekisteröityjä tai rekisteröityjen huoltajia. Tutustu mallilausekkeisiin kohdassa Lue lisää.

Lue lisää


Sisällysluettelo