Toimipaikkojen siirto tarkoittaa tilannetta, jossa varhaiskasvatuksen järjestäjä tai toimipaikkojen omistaja vaihtuu, ja Vardaan tallennettuja toimipaikkoja siirretään toimijalta toiselle. Siirron mukana siirtyvät tiedot lapsista, huoltajista, maksuista ja henkilöstöstä. Uusi varhaiskasvatustoimija jatkaa tietojen tallennusta Vardaan siirron jälkeen.

Toimipaikkojen automaattinen siirto

Opetushallitus tekee automaattisen siirron yhteistyössä varhaiskasvatustoimijan kanssa. Jos et halua siirtää tietoja automaattisesti, voit siirtää toimipaikat ja niiden tiedot manuaalisesti. Ohje manuaaliseen siirtoon on tämän sivun lopussa.

Voit siirtää toimipaikat automaattisesti, kun:

  • Siirto tapahtuu kunnalta toiselle kunnalle tai yksityiseltä palveluntuottajalta toiselle yksityiselle palveluntuottajalle.
  • Siirto koskee kaikkia toimijan toimipaikkoja, ei yksittäistä toimipaikkaa.
  • Toimipaikkojen järjestämismuoto on kunnissa kunnan järjestämä ja yksityisillä yksityisen hoidon tuki ja/tai yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea.

Automaattisen siirron rajoitukset

Et voi siirtää toimipaikkoja automaattisesti, jos:

  • Yhdenkin toimipaikan järjestämismuotona on Ostopalvelu (jm02) tai Palveluseteli (jm03).
  • Toimipaikkojen järjestämismuotona on ostopalvelu ja/tai palveluseteli.

Siirron toteuttamistilanteet

Siirtoja voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

Kunnat:

  • Kunta yhdistyy toisen kunnan kanssa (kuntaliitokset).

Siirron ehdot kuntien kohdalla:

  • Toimipaikkojen järjestämismuodon tulee olla Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01).
  • Jos kunnan toimipaikkojen joukossa on sellaisia, joiden järjestämismuoto on Ostopalvelu (jm02) tai Palveluseteli (jm03), toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisella siirrolla.

Yksityiset palveluntuottajat:

  • Uusi palveluntuottaja jatkaa nykyisen palveluntuottajan kaikkien toimipaikkojen toimintaa (omistajanvaihdokset).

Siirron ehdot yksityisten palveluntuottajien kohdalla:

  • Toimipaikkojen järjestämismuodon tulee olla Yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) ja/tai Yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05).
  • Jos palveluntuottajan toimipaikkojen joukossa on sellaisia, joiden järjestämismuoto on Ostopalvelu (jm02) tai Palveluseteli (jm03), toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisella siirrolla.

Siirron yhteydessä siirtyvät tiedot

Siirron yhteydessä siirtyvät:

  • Toimipaikkojen kielipainotukset ja toiminnalliset painotukset.
  • Lasten varhaiskasvatuspäätökset ja varhaiskasvatussuhteet.
  • Huoltaja- ja maksutiedot.
  • Työntekijät.
  • Toimipaikkaan liittyvät historiatiedot.

Jos uudella varhaiskasvatustoimijalla on jo tallennettuina Vardaan lapsia ja/tai työntekijöitä, jotka siirtyvät toimipaikkojen mukana, tiedot siirretään uuden varhaiskasvatustoimijan olemassa oleville lapsille ja/tai työntekijöille.

Tehtävät ennen siirtoa

Ennen yhteydenottoa Opetushallitukseen varhaiskasvatustoimijan tulee:

  • Varmistaa, että Vardaan tallennetut tiedot ovat oikein ja ajantasalla.
  • Tehdä tarvittavat korjaukset Vardaan tallennettuihin tietoihin.
  • Tehdä tarvittavat muutokset Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ).
  • Rekisteröityä Vardaa varten
  • Tutustua rekisteröitymisestä kertovaan ohjeistukseen.
  • Informoida rekisteröityjä Opetushallituksen Vardan ohjeen liitteiden mukaan.
  • Luoda tarvittaessa Vardaan käyttäjätunnukset.
  • Ottaa talteen järjestelmiin tarvittavat tunnisteet, kuten toimipaikkojen Varda-id:t, OIDit, lasten Varda-id:t ja työntekijän Varda-id:t.
  • Sulkea tarvittaessa käyttöoikeudet niiltä henkilöiltä, jotka eivät jatkossa työskentele Vardan parissa.

Yhteydenotto Opetushallitukseen

Siirtoa varten Varda-pääkäyttäjän tai palveluntuottajan omistajan tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun ja kertoa viestissä:

  • Varhaiskasvatustoimijoiden viralliset nimet ja y-tunnukset, joita siirto koskee.
  • Lista kaikista siirrettävistä toimipaikoista (nimet ja OIDit).
  • Siirtoa edeltävien tehtävien hoitaminen.
  • Siirron toivottu toteutusaikataulu.

Tehtävät siirron jälkeen

Siirron jälkeen varhaiskasvatustoimijan tulee varmistaa, että:

  • Siirto onnistui.
  • Siirrossa sovitut lasten ja työntekijöiden tiedot sekä maksutiedot siirtyivät.

Rekisterinpitäjänä kunta tai yksityinen palveluntuottaja on vastuussa Vardaan tallennettujen tietojen säilytyksestä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti.

Käyttöoikeudet siirron jälkeen

Siirron jälkeen aiemman organisaation käyttäjä ei enää pääse siirrettyjen toimipaikkojen tietoihin. Vain uusi organisaatio voi katsella ja päivittää siirrettyjen toimipaikkojen tietoja. Käyttäjät voivat käyttää tietoja käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Varda-pääkäyttäjä voi myöntää tietosisältökohtaisia käyttöoikeuksia tarvittaessa. Tutustu Vardan käyttöoikeuksiin.

Manuaalinen siirto

Jos toimipaikan järjestämismuotona on Ostopalvelu (jm02) tai Palveluseteli (jm03), toimipaikkoja ei voi siirtää automaattisesti. Tällöin toimipaikoista luopuva varhaiskasvatustoimija tallentaa toimipaikoille päättymispäivämäärän ja uusi toimija tallentaa toimipaikat ja muut vaaditut tiedot uudelleen Vardaan.

Toimi manuaalisessa siirrossa seuraavasti:

Toimipaikoista luopuva varhaiskasvatustoimija:

  1. Päätä toimipaikkojen lasten varhaiskasvatuspäätökset, varhaiskasvatussuhteet ja maksutiedot sekä työntekijän työskentelypaikat.
  2. Päätä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi Vardan käyttöliittymässä.
  3. Tallenna toimipaikoille päättymispäivämäärä.

Toimipaikkojen toimintaa jatkava varhaiskasvatustoimija:

  1. Tallenna Vardaan uusi toimipaikka, joka saa uuden OID-tunnisteen.
  2. Tee ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan välille.
  3. Tallenna toimipaikkaan lasten varhaiskasvatuspäätökset ja varhaiskasvatussuhteet, huoltaja- ja maksutiedot sekä henkilöstötiedot.
  4. Tee tallennetuille tiedoille tiedon laadun testaus.
  5. Tutustu tarvittaessa Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen.

Lue lisää

Sisällysluettelo