Huoltajatiedot

Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:n 4 momentin vaatimat tiedot lapsen vanhemmista tai muista huoltajista. Vardassa käytetään lapsen vanhemmista tai muista huoltajista termiä huoltajat. Varhaiskasvatustoimijan on kerättävä tiedot rekisteröidyltä ja informoitava huoltajia heidän tietojensa tallentamisesta. 

Tallenna huoltajatiedot Vardaan vain, jos:

  • Lapsella on suomalainen henkilötunnus.
  • Huoltajuus lapseen on voimassa.
  • Huoltaja näkyy lapsen huoltajissa Väestötietojärjestelmässä (VTJ).
  • Huoltaja maksaa varhaiskasvatuksen asiakasmaksun.

Huoltajista tallennettavat tiedot

  • Huoltajan nimi
  • henkilötunnus tai oppijanumero
    • Käytä oppijanumeroa, jos huoltajalla ei ole henkilötunnusta tai huoltajan henkilötunnus ei syystä tai toisesta ole saatavilla. Pyydä oppijanumero Vardan asiakaspalvelusta varda@opintopolku.fi.

Lisäksi huoltajista tallentuu Vardaan seuraavat tiedot:

  • äidinkieli
  • kotikunta
  • yhteystiedot

Huoltajien informointi

Maksutiedot

Vardaan tallennettavat maksutiedot ovat lapsikohtaisia eli jokaisesta huoltajan lapsesta tallennetaan Vardaan omat maksutiedot.

  • Tallenna suunniteltu, ei toteutunut maksutieto

  • Älä tallenna tietoa tilapäisistä maksun alennuksista tai poistoista.

  • Päivitä maksutieto, kun se muuttuu päättämällä aiempi maksutieto ja lisäämällä uusi päivitetyillä tiedoilla. Älä muuta varhaiskasvatuspäätöstä tai -suhdetta, ellei se ole tarpeen.

Maksuista tallennettavat tiedot

  • Maksun peruste: Käytä Vardan maksun peruste -koodistoa

    tarkoittaa kunnan yleisellä päätöksellä myönnettyä maksutonta varhaiskasvatusta. Yleinen maksuttomuus koskee yksityisiä palveluntuottajia, jos maksutonta varhaiskasvatusta tarjoava kunta kompensoi yksityisen hoidon tuella järjestetyssä varhaiskasvatuksessa huoltajalta perittävän asiakasmaksun kokonaisuudessaan palveluntuottajalle.

    • huom! Kuntalisä ei määritä yleinen maksuttomuus ja osittainen maksuttomuus -koodien käyttöä. Koodeja käytetään, kun kunta tarjoaa maksutonta varhaiskasvatusta lapsijoukolle ja kyseisen lapsen varhaiskasvatusmaksua ei tämän päätöksen perusteella peritä lapsen huoltajalta.

     tarkoittaa kunnan yleisellä päätöksellä myönnettyä osittain maksutonta varhaiskasvatusta, esim. lapsen kunnallisesta varhaiskasvatuksesta 20 tuntia viikossa on maksutonta ja tämän ylittävä, laajennettu varhaiskasvatus on maksullista ja ylittävästä osuudesta peritään maksu tai siihen myönnetään palveluseteli. Yksityisiä palveluntuottajia osittainen maksuttomuus koskee tilanteessa, jossa palveluntuottaja järjestää varhaiskasvatusta yksityisen hoidon tuella osittain maksutonta varhaiskasvatusta tarjoavan kunnan alueella ja kunta kompensoi varhaiskasvatuksesta tietyn tuntimäärän systemaattisesti tietyn lapsijoukon osalta palveluntuottajalle. Esimerkiksi, jos lapsi on varhaiskasvatuksessa yksityisen hoidon tuella yhteensä 30 tuntia viikossa, kunta kompensoi 20 tuntia koskevan osuuden varhaiskasvatuksesta palveluntuottajalle.
    • huom! Kuntalisä ei määritä yleinen maksuttomuus ja osittainen maksuttomuus -koodien käyttöä. Koodeja käytetään, kun kunta tarjoaa maksutonta varhaiskasvatusta lapsijoukolle ja kyseisen lapsen varhaiskasvatusmaksua ei tämän päätöksen perusteella peritä lapsen huoltajalta.

    käytetään, kun kunta ei tarjoa maksutonta tai osittain maksutonta varhaiskasvatusta lapsijoukolle, vaan lapsen varhaiskasvatuksesta peritään lapsikohtainen asiakasmaksu. Asiakasmaksu voi olla myös 0 € tai kunnassa voi olla käytössä palveluseteli.

  • Palvelusetelin arvo: kunnan tai kuntayhtymän myöntämän lapsikohtaisen palvelusetelin arvo, ilmoita kuukausitasolla (vain kunta tallentaa)
  • Asiakasmaksu: Maksupäätökseen tai sopimukseen kirjattu asiakkaalta perittävä summa. Ilmoita lapsikohtaisesti kuukausitasolla.
    • Jos lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi on myönnetty palveluseteli, kunnat tallentavat asiakasmaksun, joka olisi vastaavasti peritty kunnan itse tuottamassa varhaiskasvatuksessa.
    • Tuo alle minimimaksun jäävät maksut joko 0 € tai todellisena summana (esim. 12 €).
  • Maksun tai palvelusetelin voimaantulopäivämäärä sekä voimassaolon päättymispäivä
  • Perheen koko: vain kunta tallentaa


Huoltaja- ja maksutiedon tallentaminen Vardan käyttöliittymässä

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja 

Käyttäjärooli: Kunnan Varda-huoltajatietojen tallentaja voi lisätä ja muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä.

Huoltaja- ja maksutiedot lisätään lapsen tietoihin. Lapsen lomakkeelle pääset avaamalla lapsen tiedot kohdasta Syötä tietoja - Toimipaikan lapset.

Lisää uusi maksutieto lapselle klikkaamalla + Lisää maksutieto -linkkiä.

Lomakkeen Huoltajatiedot-kohtaan lisätään vain ne maksupäätöksessä maksajaksi merkityt henkilöt, joilla on lapsen voimassa oleva huoltajuus. Jos huoltajuus ei ole voimassa, Varda poistaa henkilön maksutiedosta automaattisesti ja maksutietoihin jää tallennuksen jälkeen näkyviin ainoastaan käyttöliittymän kautta lisätyt henkilöt, jotka ovat Väestötietojärjestelmässä merkitty lapsen huoltajiksi. Mikäli maksu koskee useampaa huoltajaa, tallennetaan kukin huoltaja Vardaan ja liitetään samaan maksutietoon.

Lisää huoltaja henkilötunnuksella tai oppijanumerolla sekä nimitiedoilla. Lisää tarvittaessa useampi huoltaja klikkaamalla + Lisää seuraava huoltaja -linkkiä. Voit poistaa huoltajan tiedot klikkaamalla Poista huoltaja -ruksia. Mikäli huoltajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta mutta hänellä on virallinen VTJ:hin merkitty huoltajuus, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi. 

Kun olet lisännyt huoltajatiedot, täytä seuraavat maksutietokentät:

  • Maksun peruste: alasvetovalikossa Maksu, Osittainen maksuttomuus ja Yleinen maksuttomuus
    • Jos valitset kohdan Yleinen maksuttomuus (mp01), seuraavien kenttien "Palvelusetelin arvo euroina" ja "Asiakasmaksu euroina" tietoja ei voi lisätä
  • Palvelusetelin arvo euroina: kunnan tai kuntayhtymän myöntämän lapsikohtaisen palvelusetelin arvo per kuukausi (ei kysytä yksityiseltä palveluntuottajalta)
  • Asiakasmaksu euroina: maksupäätökseen kirjattu asiakkaan maksettavaksi määrätty lapsikohtaisen summa per kuukausi.
    • Yksityiset palveluntuottajat eivät tallenna Vardaan ns. kokonaisasiakasmaksua, vaan asiakasmaksun, joka peritään lapsen huoltajalta mahdollisten tukien ja alennusten vähentämisen jälkeen.
    • Jos lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi on myönnetty palveluseteli, ilmoitetaan asiakasmaksu, joka vastaavasti olisi peritty kunnan itse tuottamassa varhaiskasvatuksessa.
  • Perheen koko: varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain mukainen perheen koko (ei kysytä yksityiseltä palveluntuottajalta)
  • Alkamispäivämäärä: maksun tai palvelusetelin voimaantulopäivämäärä
  • Päättymispäivämäärä (jos se on tiedossa): maksun tai palvelusetelin voimassaolon päättymispäivämäärä 

Tallenna tiedot klikkaamalla Tallenna -painiketta.

  1. Huoltajatiedon lisääminen 

2. Maksutiedon lisääminen (yksityisen palveluntuottajan näkymä)

3. Maksutiedon lisääminen (kunnallisen varhaiskasvatustoimijan näkymä)

Vardaan aiemmin tallennetuille maksutiedoille tulee lisätä päättymispäivämäärä ennen kuin uutta maksua koskevat tiedot voidaan tallentaa Vardaan. Vardassa yhdellä lapsella voi samanaikaisesti olla korkeintaan kaksi voimassaolevaa maksutietoa yhden varhaiskasvatustoimijan sisällä.

Aiemmin lisätyn maksutiedon kopiointi pohjaksi uudelle maksutiedolle

Jos lapselle on jo aiemmin lisätty huoltaja- ja maksutieto Vardaan, voit myös kopioida aiemman maksun uuden maksutiedon pohjaksi "Kopioi pohjaksi" -toiminnolla. ”Kopioi pohjaksi” -toiminto löytyy jokaisen maksutiedon kohdalta Syötä tietoja -näkymässä.

1) Valitse haluamasi maksutieto uuden maksutiedon pohjaksi ja klikkaa "Kopioi pohjaksi".

2) Toiminto kopioi valitun maksun huoltajatiedot ja muut tiedot (poislukien päivämäärät) uuden maksutiedon pohjaksi. Tee maksutietoon tarvittavat lisäykset (alkamispäivämäärä ja mahdollinen päättymispäivämäärä) ja muut muutokset. Tämän jälkeen valitse "Tallenna".


Huoltaja- ja maksutietojen muokkaaminen

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjäroolit: Kunnan Varda-huoltajatietojen tallentaja voi muokata huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä. 

Voit rajata haun yksittäiseen toimipaikkaan tai hakea lapsia kaikista toimijan toimipaikoista. Voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Voit myös hakea kaikki varhaiskasvatustoimijan lapset jättämällä hakukentän tyhjäksi. Hakutuloksissa näytetään lapsen nimi, missä toimipaikassa lapsi on ja onko hänelle jo tallennettu maksutietoja. Kun klikkaat lapsen nimeä, lomake avautuu. Voit tarkastella tallennettua maksutietoa klikkaamalla sen otsikkoa.

Voit muokata tallennetusta huoltaja- ja maksutiedosta ainoastaan Päättymispäivämäärä-kenttää sekä tarvittaessa lisätä toisen huoltajan jo tallennetulle maksutiedolle. Muista lisätä maksutiedolle päättymispäivämäärä, kun se ei enää ole voimassa.

Vardaan lisätyllä lapsella voi olla korkeintaan kaksi samanaikaisesti voimassa olevaa maksutietoa yhden varhaiskasvatustoimijan sisällä. 


Huoltaja- ja maksutietojen poistaminen

Huoltaja- ja maksutietoja on mahdollista poistaa eli mitätöidä tarvittaessa. Huoltaja- ja maksutiedon saa poistaa vain, jos se on virheellinen. Huoltaja- tai maksutiedon muuttuessa maksutiedolle lisätään päättymispäivämäärä ja tallennetaan uusi maksutieto.

Huoltaja- ja maksutiedon voi mitätöidä hakemalla lapsen tiedot Syötä tietoja -sivun kautta. Kun haluat poistaa maksutiedon, avaa tiedot klikkaamalla maksutiedon otsikkoa. Lomakkeen lopussa on Mitätöi-painike. Kun klikkaat painiketta, lomake kysyy vahvistusta, johon voit valita ”Peruuta” tai ”Mitätöi”. Jos valitset mitätöinnin, tietoja ei saa enää takaisin vaan ne pitää tallentaa uudelleen. Voit sulkea lapsen tiedot -lomakkeen oikean yläreunan X-merkistä.



Kysymyksiä ja vastauksia

Jos lapsi on varhaiskasvatuksessa, Vardaan tallennetaan tietoluetteloissa määritellyt tiedot lapsen varhaiskasvatuksesta.  Huoltaja- ja maksutiedot tallennetaan vain, jos varhaiskasvatusmaksu on osoitettu huoltajalle ja huoltajuus on voimassa.

Jos varhaiskasvatuksen maksaja on muu kuin huoltaja, esimerkiksi kunta tai SPR, Vardaan ei tallenneta maksutietoa.

Se kunta, jolla on järjestämisvastuu, tallentaa huoltaja- ja maksutiedot, ks. myös Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut (VANHA)

Varda tarkistaa huoltajuuden voimassaolon väestötietojärjestelmästä. Vardaan voi tallentaa vain niiden huoltajien tiedot, joiden huoltajuus on voimassa väestötietojärjestelmässä tallennushetkellä. Mikäli henkilön tallennus ei onnistu, se saattaa johtua siitä, että henkilö ei ole lapsen huoltaja. Epäselvissä tilanteissa voit tarkistaa huoltajuuden voimassaolon Väestötietojärjestelmästä tai paikallisesta maistraatista.  Jos huoltajuus on voimassa eikä tallennus onnistu, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Maksutiedot tallennetaan vain niille huoltajille, joille varhaiskasvatusmaksu on osoitettu.

Jos huoltajalla ei ole henkilötunnusta, mutta hänet on merkitty lapsen huoltajaksi väestötietojärjestelmään, voit lisätä huoltajan oppijanumerolla. Huoltajan oppijanumeron saat pyynnöstä Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi). 

Lähtökohtaisesti huoltajat lisätään Vardaan henkilötunnuksella ja nimitiedoilla. Huoltajien tietojen kerääminen perustuu Varhaiskasvatuslakiin (540/2018). Varhaiskasvatustoimijan on kerättävä tiedot rekisteröidyltä ja informoitava huoltajia heidän tietojensa tallentamisesta. Ks. Opetushallituksen ohjeet rekisteröityjen informoimiseksi täällä, kohdassa Ohje ja liitteet. Tarvittaessa varhaiskasvatuksen järjestäjä voi kuitenkin pyytää Vardan asiakaspalvelusta huoltajan oppijanumeron ja lisätä hänet Vardaan oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsen varhaiskasvatus on jo päättynyt tai huoltajalta on pyydetty henkilötunnusta, mutta varhaiskasvatustoimija ei pyydettyä tietoa ole saanut. Näissäkin tilanteissa varhaiskasvatustoimijan on huolehdittava huoltajien informoinnista OPH:n ohjeistamalla tavalla. Huoltajan henkilötunnus ja muut tietoluettelossa kuvatut henkilötiedot tallentuvat Vardaan myös silloin, kun hänet lisätään oppijanumerolla. Mikäli tarvitset huoltajan oppijanumeron, voit lähettää Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) pyynnön otsikolla Oppijanumero huoltajalle. Olemme sen jälkeen yhteydessä ja pyydämme tarvittavat henkilötiedot turvapostilla.

Vardaan on ensin lisättävä lapsi ja lapsen varhaiskasvatustiedot. Kun lapsi lisätään Vardaan, hänelle haetaan huoltajatiedot automaattisesti. Huoltaja- ja maksutiedot voi lisätä aikaisintaan vuorokauden päästä siitä, kun lapselle on lisätty varhaiskasvatuspäätös.

Tyypillisin syy lapsen huoltaja- ja maksutiedon tallentamisen epäonnistumiselle on se, että huoltaja- ja maksutietoa yritetään tallentaa heti, kun lapsen tiedot on tallennettu Vardaan. Varda hakee huoltajatiedot lapselle viiveellä. Huoltajatiedot haetaan Vardaan kahden tunnin välein eli mikäli olet juuri tallentanut lapsen tiedot, odota vähintään kaksi tuntia ennen huoltaja- ja maksutietojen tallennusta. Muut tyypilliset virhetilanteet on kuvattu Tiedonsiirtojen virhetilanteiden korjaaminen -sivulla.

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain (1503/2016, 2§2) määritelmän mukaisesti eli perheellä tarkoitetaan "yhteistaloudessa avioliitossa tai avioliitonomaisissa olosuhteissa eläviä henkilöitä sekä molempien samassa taloudessa eläviä alaikäisiä lapsia".

Varda saa tiedon väestötietojärjestelmässä olevista huoltajista noin kahden tunnin sisällä siitä, kun lapsen tiedot on lisätty Vardaan ensimmäistä kertaa. Kun huoltajatiedot ovat päivittyneet Vardaan, maksutiedon voi tallentaa.

Maksutietoa ei voi tallentaa Vardaan, jos väestötietojärjestelmästä (VTJ) ei löydy tietoa lapsen huoltajista. Esimerkiksi:

  • lapsella on henkilötunnus, mutta VTJ:ssä ei ole tietoa lapsen huoltajista.
  • lapsella ei ole henkilötunnusta ja hänet on lisätty Vardaan oppijanumerolla

Maksutiedot voi tallentaa Vardaan takautuvasti, kun

  • lapsi ja huoltaja saavat henkilötunnukset tai
  • lapsi saa henkilötunnuksen ja tieto huoltajasta lisätään VTJ:hin ilman huoltajan henkilötunnusta.

Varhaiskasvatustoimijan tulee toimittaa uudet henkilötunnukset Vardan asiakaspalvelulle tietoturvallisesti esimerkiksi turvapostilla. Vardan asiakaspalvelu lisää henkilöiden tietoihin henkilötunnnukset, oppijanumero ei muutu. Kun Varda saa tiedon huoltajuudesta VTJ:stä, myös maksutiedon voi tallentaa Vardaan.

Ulkomaalaisten lasten osalta kyse voi olla siitä, että huoltajuutta ei ole ollut mahdollista rekisteröidä väestötietojärjestelmään ilman riittäviä dokumentteja, joista huoltajuus ilmenee. Tästä syystä huoltajia ei välttämättä ole väestötiedoissa, vaikka huoltajillakin olisi jo henkilötunnukset.

Vardaan ei kerätä maksutietoa tilapäisestä poissaolosta johtuvasta maksun alennuksesta tai poistosta kuten esimerkiksi isyysrahajaksosta, sairauspoissaolosta tai pidemmästä lomasta. Vardaan kerätään suunniteltu tieto, ei toteumatietoa.

Alkamis- ja päättymispäivämäärällä tarkoitetaan maksun tai palvelusetelin arvon voimaantulopäivää ja voimassaolon päättymispäivämäärää (tosiasiallinen päättymispäivämäärä.). Päivämäärätiedoilla ei tarkoiteta maksupäätöksen tai -sopimuksen alkamis- tai päättymispäivämäärää, sillä maksun voimaantulopäivä ja voimassaolon päättymispäivämäärä voivat vastata tai poiketa maksupäätöksen tai -sopimuksen alkamis- tai päättymispäivämäärästä. Esimerkiksi kunnissa maksupäätös voidaan antaa takautuvasti, ja yksityisessä varhaiskasvatuksessa asiakasmaksu voi muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. 

Vardaan kerätään maksuista suunniteltu tieto, ei toteumatietoa. Jos asiakkaan maksettavaksi määrätty maksu tai lapselle myönnetyn palvelusetelin arvo muuttuu, ennen muutosta voimassa olleille maksutiedoille tallennetaan päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen uudet maksutiedot tallennetaan Vardaan. Vardaan ei tallenneta tietoa tilapäisistä maksun muutoksista kuten sairauspoissaoloista johtuvista maksun muutoksista. 

Varhaiskasvatuspäätöstä tai -suhdetta ei tarvitse päättää vain siksi, että maksutieto muuttuu. Riittää siis, että Vardaan lisätään päättymispäivä aiemmalle maksutiedolle ja tallennetaan uusi maksutieto uudella alkamispäivämäärällä.


Lue lisää

Sisällysluettelo