Palvelussuhteen tallentaminen

Työntekijän palvelussuhteen tiedot tallennetaan Vardaan 1.9.2020 alkaen.

 Palvelussuhteelle tallennettavat tiedot ovat:

  • Palvelussuhteen tyyppi (toistaiseksi voimassa oleva eli vakituinen tai määräaikainen)
  • Palvelussuhteen alkamispäivämäärä
  • Palvelussuhteen päättymispäivämäärä (mikäli palvelussuhteen tyyppi on määräaikainen, päättymispäivämäärä on Vardassa pakollinen tieto).
  • Työajan tyyppi (kokoaikainen tai osa-aikainen)
  • Työaika viikossa
  • Tutkinto

Työntekijällä voi olla korkeintaan seitsemän aktiivista palvelussuhdetta samanaikaisesti.

Kun työntekijällä on palvelussuhde, tallenna hänelle myös työskentelypaikka ja mahdollinen pidempi poissaolo.

Alkamispäivämäärä

Jos työntekijä on aloittanut palvelussuhteessa ennen 1.9.2020, tallenna alkamispäivämääräksi työntekijän alkuperäinen alkamispäivämäärä. Jos tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, anna alkamispäivämääräksi alkamiskuukauden ensimmäinen päivä. 

Työajan tyyppi ja työaika viikossa

  • Tallenna kokoaikainen työ 100 % alalla sovellettavasta kokonaistyöajasta.
  • Tallenna osa-aikainen työ alle 100 % kokonaistyöajasta.
  • Tallenna suunniteltu tuntimäärä viikossa. Laske osa-aikaiselle työntekijälle viikkotyöaika osa-aikaprosentin mukaan. Voit tallentaa työajaksi korkeintaan 50 tuntia viikossa ja tallentaa sen kahden desimaalin tarkkuudella. Esimerkiksi jos työntekijän työaika on 37 tuntia 15 minuuttia, tallenna se Vardaan muodossa 37,25.

  • Mikäli varhaiskasvatuksen työntekijän viikkotuntimäärä vaihtelee, tallenna ylin suunniteltu tuntimäärä. Samoin, mikäli käytössä on tuntiportaikko, tallenna Vardaan tuntiportaikon ylin arvo. 


Esimerkki: Työntekijä on tehnyt varhaiskasvatusalan töitä 1.1.1985 lähtien samalla työnantajalla toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa. Hänellä on kokoaikainen työ ja suorittanut 13.12.2019 Kasvatus- ja ohjausalan ammattitutkinnon. Hän on työskennellyt 1.1.2000 lähtien päiväkoti Mansikassa varhaiskasvatuksen lastenhoitajana.

Tallenna Vardaan:

  • Palvelussuhteen tyyppi: toistaiseksi voimassa oleva (1)
  • Alkamispäivämäärä: 1.1.1985
  • Työajan tyyppi: Kokoaikainen (1)
  • Työaika viikossa: 48.
  • Tutkinto: Kasvatus- ja ohjausalan ammattitutkinto (384246). 
  • Työskentelypaikka: Päiväkoti Mansikka 1.1.2000 lähtien. Kelpoinen varhaiskasvatusalan lastenhoitaja.
Palvelussuhteen lisääminen
  • Paikka käyttöliittymässä: Syötä tietoja
  • Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Kun olet lisännyt työntekijän henkilötiedot ja tutkinnon, työntekijän tietoihin tulee näkyviin + Lisää palvelussuhde -painike.

Lisää työntekijälle palvelussuhde klikkaamalla Lisää palvelussuhde -painiketta.

Lisää palvelussuhde

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän palvelussuhteen tiedot lomakkeelle.

Näkymä palvelussuhteen tiedoista

Kun klikkaat täytettävää kenttää, sen oikealle puolelle tulee näkyviin lyhyt ohjeteksti. Jos syötetty tieto on väärässä muodossa, kentän alle tulee tarkempi ohjeistus. Kaikki muut tiedot paitsi päättymispäivämäärä ovat pakollisia (sekin on pakollinen, mikäli kyseessä on määräaikainen palvelussuhde).

Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa Tallenna -painiketta. Tallennettu palvelussuhde näytetään työntekijän palvelussuhteet-listauksessa. Tallennetun palvelussuhteen tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla palvelussuhdetta.

Tallennetun palvelussuhteen tiedot käyttöliittymässä

Lisättyäsi työntekijän palvelussuhteen, työntekijän tietoihin tulee näkyviin + Lisää työskentelypaikka -painike. Lisää seuraavaksi työskentelypaikka.


Aiemmin työntekijälle lisätyn palvelussuhteen kopiointi uuden palvelussuhteen pohjaksi

Jos työntekijälle on jo aiemmin lisätty palvelussuhde Vardaan, voit myös kopioida aiemman palvelussuhteen uuden palvelussuhteen pohjaksi "Kopioi pohjaksi" -toiminnolla. ”Kopioi pohjaksi” -toiminto löytyy työntekijän jokaisen palvelussuhteen kohdalta Syötä tietoja -näkymässä.

1) Valitse haluamasi palvelussuhdetieto uuden palvelussuhteen pohjaksi ja klikkaa "Kopioi pohjaksi"

Kopioi pohjaksi -toiminto

2) Toiminto kopioi valitun palvelussuhteen tiedot (poislukien päivämäärät) uuden palvelussuhteen pohjaksi. Tee palvelussuhteeseen tarvittavat lisäykset (alkamispäivämäärä ja mahdollinen päättymispäivämäärä) ja muutokset. Tämän jälkeen valitse "Tallenna".

Palvelussuhteen tiedit, kun on kopioinut tietoja pohjaksi


Palvelussuhteen tietojen muutokset

Jos palvelussuhteen tiedot muuttuvat tai henkilö suorittaa uuden kasvatusalan tutkinnon, luo uusi palvelussuhde ja työskentelypaikka.

  • Lisää ensin päättymispäivämäärä aiemmalle palvelussuhteelle ennen uuden luomista.
  • Jos ainoastaan palvelussuhteen kestoon tulee muutos, esimerkiksi työntekijän palvelussuhdetta jatketaan, muokkaa palvelussuhteen päättymispäivämäärää. Muokkaa muita palvelussuhteen tietoja vain virheen korjausta varten. 

Työntekijällä on kokoaikainen ja toistaiseksi voimassa oleva palvelussuhde alkaen 1.1.2015 (38,25h). Lisäksi työntekijällä on pidempi poissaolo 1.11.2020-15.02.2021. Työntekijän palvelussuhteessa tapahtuu seuraavat työaikamuutokset:

  • 1.12.2020-31.12.2020 työaika 30,00h
  • 1.1.2021 alkaen työaika 38,25h

Tallenna Vardaan:

  • Palvelussuhde 1.1.2015 - 30.11.2020: kokoaikainen (38,25h) ja poissaolo: 1.11.2020-15.2.2021
  • Palvelussuhde 1.12.2020 - 31.12.2020 osa-aikainen (30h) ja poissaolo: 1.11.2020-15.2.2021
  • Palvelussuhde 1.1.2021 alkaen, kokoaikainen (38,25h) ja poissaolo: 1.11.2020-15.2.2021
Muokkaa palvelussuhdetta
  • Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja
  • Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen-tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Klikkaa palvelussuhdetta, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa sitten Muokkaa -painiketta, jos haluat muokata palvelussuhteelle tallennettua tietoa. Kaikki kentät näytetään muokattavassa tilassa. Muista tallentaa muokatut tiedot.

Huomaa, että mikäli palvelussuhteen tutkintoa on muokattava, tutkinto on ensin lisättävä työntekijälle ja vasta sen jälkeen sen voi lisätä palvelussuhteelle.


Työskentelypaikan tallentaminen
  • Lisää kullekin palvelussuhteelle vähintään yksi työskentelypaikka. Työntekijällä voi olla enintään kolme yhtäaikaista työskentelypaikkaa.
  • Tallenna työntekijä kiertäväksi, jos työskentelypaikkoja on enemmän.

Poissaolot työsuhteessa

  • Tallenna pidempi poissaolo, joka on yhtäjaksoinen 60 päivää tai pidempi samasta syystä: sairauspoissaolot, äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat, erityisäitiysvapaat, raskaus- ja erityisraskausrahakaudet sekä vanhempainpäivärahakaudet, kuntoutukset, lapsen sairaudesta tai pakottavasta perhesyystä johtuvat poissaolot, vuorotteluvapaat, opintovapaat, lakot tai työsulut, työtarjonnan keskeytymiset, virkavapaat, varusmies-tai siviilipalvelukset, lomautukset, työtapaturmat ja hoitovapaat, mutta ei vuosilomia.
  • Lisää poissaolo palvelussuhteelle heti, kun se on tiedossa. Tarkista poissaolon kesto ja huomioi, että se voi olla takautuva. Varda laskee poissaoloon mukaan myös lauantait, sunnuntait sekä mahdolliset ajankohdalle osuvat arkipyhät.
  • Lisää vain poissaolot, jotka ovat olleet voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen.


Lisää pidempi poissaolo työsuhteessa

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Lisää työntekijälle pidempi poissaolo klikkaamalla + Lisää poissaolo -painiketta.

Lomake aukeaa ja voit lisätä työntekijän pidemmän poissaolon tiedot lomakkeelle.

  • Lisää poissaolon alkamispäivämäärä. Valitse kalenterista tai syötä päivämäärä sille varattuun kenttään.
  • Lisää poissaolon päättymispäivämäärä. Valitse kalenterista tai syötä päivämäärä sille varattuun kenttään.

Tietojen tallennus onnistuu vain, jos poissaolon kesto on vähintään 60 kalenteripäivää. Poissaolon päivämäärät voivat ajoittua palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärien ulkopuolelle.

Kun poissaolo on tallennettu, se näytetään palvelussuhteen alla. Poissaolon tiedot voi avata ja sulkea klikkaamalla sitä.

Muokkaa pidempää poissaoloa
  • Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja
  • Käyttäjärooli: Yksityisten palveluntuottajien Varda-pääkäyttäjät, Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen tallentaja, Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Hae ensin työntekijä, jonka tietoja haluat muokata ja klikkaa henkilön nimeä. Näytölle aukeaa työntekijän tiedot. Valitse palvelussuhde ja sen alla poissaolo, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa Muokkaa -painiketta, jos haluat muokata palvelussuhteelle lisättyä poissaoloa. Huomaa, että jos olet lisännyt poissaolon usealle palvelussuhteelle, kutakin poissaoloa on muokattava erikseen.

Poissaolon päivämääriä voi muokata. Esimerkiksi poissaolojakson jatkuessa yhtäjaksoisena alunperin ilmoitettua pidempään, varhaiskasvatustoimijan tulee muokata poissaolon päättymispäivämäärää. Poissaolon tulee kuitenkin jatkua yhtäjaksoisena vähintään 60 kalenteripäivää. 

Tietojen tallennus onnistuu vain, jos poissaolon kesto on vähintään 60 kalenteripäivää. Poissaolon päivämäärät voivat ajoittua palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärien ulkopuolelle. Jos tallennettu poissaolo kestää alle 60 kalenteripäivää, poista poissaolo kokonaan. 


Kysymyksiä ja vastauksia 

  • Jos käytössä on tuntiportaikko kuten 10-15 tuntia viikossa, tallenna Vardaan tuntiportaikon ylin arvo.
  • Jos tuntityöntekijöillä ei ole tuntiportaikkoa vaan he voivat tehdä tunteja esimerkiksi 0-38,83 välillä, tallenna Vardaan ylin suunniteltu tuntimäärä (38,83) ja tallenna lisäksi työajan tyypiksi osa-aikainen. 

Tallenna tuntimäärä viikossa -tieto Vardaan tällä tavalla myös sijaiselle, jonka palvelussuhde kestää alle viikon.

Kyllä, jos työntekijä on kuntaan tai palveluntuottajaan palvelussuhteessa oleva määräaikainen työntekijä. 

Poissaolotiedot tallennetaan, jotta henkilöstön työsuhteista ja työajoista saataisiin tarkempaa tietoa. Varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 § pykälässä kerrotaan tallennettavat tietosisällöt, joita ovat muun muassa henkilön työsuhde ja työaika. Jos henkilö on poissa töistä pidempään, tämä on myös henkilön työaikaan ja mahdollisesti myös palvelussuhteeseen liittyvä tieto. Tietojen kerääminen liittyy myös lain 68 §, jonka mukaan Opetushallitus voi antaa määräyksiä tietojen tietorakenteesta sekä siitä, miten tallennettavat tiedot pidetään ajantasaisina.

Jos työntekijän yhtäjaksoisen poissaolon syy muuttuu, tallenna Vardaan aina uusi poissaolo. Molempien poissaolojen tulee olla vähintään 60 päivää.

Kyllä:

  • Jos sijainen työskentelee varhaiskasvatustoimijalla määräaikaisena työntekijänä, tallenna tiedot henkilötasolla.
  • Jos sijainen työskentelee esimerkiksi henkilöstöpalveluyrityksen kautta varhaiskasvatustoimijalla, tallenna tiedot summatasolla kohdassa vuokrattu henkilöstö.
Kyllä. Jos yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta, tallenna tieto sijaisesta summatasolla kohdassa vuokrattu henkilöstö.
Työehtosopimus ei ole Varda-tieto, joten muutoksia ei tarvitse tallentaa Vardaan, jos kaikki palvelussuhteen ja työskentelypaikan tiedot säilyvät muuten ennallaan. Jos integraatiototeutus edellyttää muutostiedon tuomista Vardaan, Vardaan voi tuoda uuden palvelussuhteen ja työskentelypaikan vaikka kaikki Varda-tiedot säilyisivät ennallaan.

 Lue lisää


Sisällysluettelo