Kun lapsen varhaiskasvatus järjestetään palvelusetelillä tai ostopalveluna, tietojen tallennus edellyttää, että Vardan käyttöliittymässä tehdään ensin Palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinta eli PAOS-hallinta.
PAOS-hallinnan tekee käyttöliittymässä Varda-pääkäyttäjä.
PAOS-hallinta lyhyesti
Paos-hallinta koskee lapsia, joiden varhaiskasvatuksen järjestämismuoto on ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03).
- Luo linkitys varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan välille Vardan käyttöliittymässä osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta.
- Palveluntuottaja (yksityinen tai kunta) määrittelee PAOS-hallinnassa, mitkä kunnat saavat tallentaa lapsia heidän toimipaikkoihinsa.
- Varhaiskasvatuksen järjestäjä määrittelee PAOS-hallinnassa palveluntuottajien toimipaikat, joissa lapset tosiasiallisesti ovat varhaiskasvatuksessa.
- Varmista, että molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa – punainen nuoli
osoittaa onnistuneen linkityksen. - Kun PAOS-hallinta on tehty, lapsen varhaiskasvatustiedot ja huoltaja- ja maksutiedot voidaan tallentaa Vardaan.
Sijainti käyttöliittymässä: Toimijan tiedot > Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta)
Käyttäjärooli: Varda-pääkäyttäjä voi ylläpitää tietoja, varhaiskasvatustietojen katselija/tallentaja -käyttöoikeuksien haltijat voivat katsella tietoja.
Ylänavigaatiossa vasemmalla näkyy sen varhaiskasvatuksen järjestäjän nimi (kunta tai kuntayhtymä), jonka palveluseteli- ja ostopalvelu tietoja olet hallinnoimassa tai katselemassa. Hallinnointisivulla oikealla ylhäällä näkyvät niiden varhaiskasvatustoimijoiden toimipaikat ("Lisätyt toimipaikat"), joissa kuntasi järjestää palvelusetelillä ja/tai ostopalvelulla lasten varhaiskasvatusta. Toimipaikkojen tiedot voit avata Näytä toimipaikat-painikkeesta. Hallinnointisivulla oikealla alhaalla näkyvät ne varhaiskasvatuksen järjestäjät ("Lisätyt kunnat"), joilla on oikeus tallentaa lapsia kuntasi ostopalvelu- ja palvelusetelitoimipaikkoihin.
Voit hakea varhaiskasvatustoimijan nimellä tai sen osalla, y-tunnuksella tai OID:lla.
Ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminnan toimipaikkojen lisäys
Jos olet lisäämässä toimipaikkoja, joissa kuntasi järjestää varhaiskasvatusta palveluseteli- ja ostopalvelutoimintana, hae toimijaa ja klikkaa tämän jälkeen näytä toimipaikat -painiketta. Etsi oikeat toimipaikat listasta ja paina lisää toimipaikka -painiketta. Lopuksi saat vielä varmistuksen, että toimipaikan lisäys palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaan onnistui. Valitut toimipaikat siirtyvät kohtaan ”Lisätyt toimipaikat”.
1.Hae ensin toimija nimellä tai y-tunnuksella. Avaa lisättävissä olevat toimipaikat Näytä toimipaikat -painikkeella.
2. Lisää toimipaikka, jossa järjestätte varhaiskasvatusta.
3. Lisätty toimipaikka näkyy oikealla kohdassa "Lisätyt toimipaikat".
Ylänavigaatiossa vasemmalla näkyy sen varhaiskasvatustoimijan nimi, jonka palveluseteli- ja ostopalvelutietoja olet katselemassa tai muokkaamassa. Hallintasivun vasemmalla puolella sijaitsee hakutoiminto. Oikealla näkyvät varhaiskasvatuksen järjestäjät (kunnat), joilla on oikeus tallentaa palvelusetelillä ja/tai ostopalvelulla järjestetyssä varhaiskasvatusta olevien lasten tietoja tuottajan toimipaikkoihin.
1.Hae kuntaa nimellä, nimen osalla, OID:lla tai y-tunnuksella. Valitse "lisää kunta" ja vahvista valinta. 
2. Tämän jälkeen kunnan tai kuntayhtymän tiedot näkyvät oikealla listauksena kohdassa "Lisätyt kunnat". Lisäämisen jälkeen kunnalla on oikeus tallentaa lasten tietoja tuottajan toimipaikkoihin. Varhaiskasvatuksen järjestäjä määrittelee toimipaikat, joihin tallentaa tietoja. Lisää kaikki kunnat ja kuntayhtymät, joille tuotatte varhaiskasvatusta.
Erityistilanteet
- Kunta palveluntuottajana toiselle kunnalle: Kun kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle, toimi vastaavalla tavalla, kuin silloin, kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa varhaiskasvatuksen. Alla olevassa käyttöliittymän käyttöohjeessa on ohjeistettu tarkemmin, miten PAOS-hallinta tehdään, kun kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle. a) Kunta tuottaa varhaiskasvatusta toiselle kunnalle
Jos kuntasi tuottaa varhaiskasvatusta toiselle varhaiskasvatuksen järjestäjälle (kunnalle), hae järjestäjäkunnan tiedot ja valitse toiminto Lisää kunta järjestäjiin. Palveluntuottaja ei tässä tapauksessa valitse toimipaikkoja. Saat varmistuksen, että lisäys onnistui. Varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot siirtyvät automaattisesti kohtaan ”Lisätyt kunnat".
Tuottajan tulee tarvittaessa täydentää toimipaikkojensa järjestämismuotoja, sillä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnassa toimipaikan järjestämismuodon on oltava ostopalvelu (jm02) ja/tai palveluseteli (jm03). Palveluntuottaja voi poistaa varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot painamalla Mitätöi -painiketta.
1.Lisää toiselle kunnalle oikeudet tallentaa tietoja lapsista toimipaikkoihinne Lisää kunta -painikkeella.
2.Kun kunnalle on annettu oikeudet tallentaa lapsia toimipaikkoihinne, kunta näkyy oikealla kohdassa "Lisätyt kunnat".
b) Kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta toiselta kunnaltaJärjestäjäkunnan tulee lisätä tällä näytöllä palveluntuottajan (kunnan) toimipaikat, joissa se järjestää varhaiskasvatusta. Kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa, toimijan tiedoissa näkyy kaksisuuntainen nuolikuvake
. Tämän jälkeen varhaiskasvatuksen järjestäjällä on oikeus tallentaa lasten varhaiskasvatustiedot palveluntuottajan ostopalvelutoimipaikkoihin. Listalla näytetään vain ne toimipaikat, joiden järjestämismuodoissa on ostopalvelu (jm02) ja/tai palveluseteli (jm03).1.Hae ensin kunta, joka tuottaa varhaiskasvatuksen.
2. Lisää toimipaikka, jossa varhaiskasvatusta tuotetaan.
3. Päiväkoti näytetään lisäyksen jälkeen kohdassa "Lisätyt toimipaikat".
4. Toimijan tiedoissa näytetään punainen kaksisuuntainen nuoli, kun molemmat osapuolet ovat lisänneet toisensa ja lasten tiedot voidaan tallentaa toimipaikkaan.
- Palveluntuottaja tallentaa tiedot järjestäjän puolesta: Siirrä tallennusoikeudet PAOS-hallinnassa. Tallennustehtävän siirto koskee vain lapsitietoja. Huoltaja- ja maksutiedot tallentaa aina järjestäjä.
Oletuksena lapsen tietojen tallennusvastuu on aina varhaiskasvatuksen järjestäjällä (kunnalla). Kunta voi halutessaan sopia tallennustehtävän siirrosta varhaiskasvatuksen tuottajalle (kunnalle/yksityiselle varhaiskasvatustoimijalle) erillisellä sopimuksella. Kun sopimus on tehty, kunnan Varda-pääkäyttäjä siirtää tallennusoikeudet palveluntuottajalle ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta -sivulla. Huomaa, että tallennustehtävän siirto koskee ainoastaan lapsen varhaiskasvatustietoja. Huoltaja- ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä.
Hae varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedot ja lisää ne toimipaikat, joissa järjestätte varhaiskasvatusta. Mene oikealla ylhäällä näkyvään listaukseen ja etsi varhaiskasvatuksen palveluntuottaja, jolle haluat siirtää tallennustehtävän. Klikkaa "Tiedot tallentaa: Kuntasi nimi" kohdassa olevaa Vaihda-painiketta ja valitse vaihtoehto ”Palveluntuottajan nimi”. Tallenna valinta. Tämän jälkeen kunnalla on katselijan oikeudet ja varhaiskasvatuksen palveluntuottaja pystyy aloittamaan kunnan järjestämisvastuulla olevien lasten tietojen tallentamisen. Kun tallentamisen siirtoa koskeva sopimus päättyy, tulee varhaiskasvatuksen järjestäjän siirtää tallennusoikeudet takaisin itselleen valitsemalla Vaihda ja vaihtoehto "Kuntasi nimi".
1.Siirrä tallennusoikeudet palveluntuottajalle tai takaisin järjestäjälle valitsemalla Tiedot tallentaa-valikosta toimija, joka tallentaa tiedot lapsista.
- Palveluntuottajakunta määrää maksun: Jos palveluntuottaja tekee maksupäätöksen, se vastaa myös tietojen tallentamisesta Vardaan. Käytä järjestämismuotona kunnan tai kuntayhtymän järjestämä varhaiskasvatus (jm01). PAOS-hallintaa ei tarvitse tehdä.
- Toimipaikkaa ei löydy PAOS-hallinnasta: Kehota palveluntuottajaa lisäämään toimipaikka ja/tai varmistamaan, että tallennetulla toimipaikoilla on oikeat järjestämismuodot: ostopalvelu/palveluseteli (jm02/jm03).
- Tunnistekentät puuttuvat järjestelmästä: Palvelusetelillä järjestetyssä tai ostopalveluna hankitussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen tallentaminen integraatiolla edellyttää, että järjestelmätoimittaja on toteuttanut PAOS-toiminnallisuuden. Järjestelmään syötetään palveluntuottajan toimija- ja toimipaikkatunnisteet lapsen tietojen yhteyteen järjestelmätoimittajan ohjeistamalla tavalla. Jos järjestelmästä puuttuu vaaditut kentät, ole yhteydessä järjestelmätoimittajaasi.
Lapsen tietojen tallentaminen ostopalvelu- ja palvelusetelitilanteessa
Lapsen tiedot tallennetaan samalla tallennustavalla, kuin muut varhaiskasvatustiedot, joko integraatiolla järjestelmätoimittajan ohjeistamalla tavalla tai käyttöliittymän kautta.
Integraation kautta:
Tallenna palveluntuottajan ja toimipaikan OID- ja Varda-id-tunnisteet.
Varmista, että järjestelmä sisältää myös järjestäjän tunnisteet.
Käyttöliittymän kautta:
Merkitse, että kyseessä on ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03).
Lisää varhaiskasvatuksen järjestäjä ja järjestämismuoto.
Yksityisten palveluntuottajien toimipaikat tulevat valittavaksi Syötä tietoja -näkymän toimipaikkavalikkoon, kun kunta ja yksityinen palveluntuottaja ovat tehneet kohdassa Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta tällä sivulla kuvatut toimenpiteet.
1.Aloita lapsen tietojen lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa.
2.Klikkaa seuraavaksi +Lisää lapsi -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään lapsen tiedot kahdessa vaiheessa.
Lapsen henkilötietoja ei voi muokata jälkikäteen, mutta vähäiset kirjoitusvirheet korjautuvat, kun Varda tarkistaa Väestötietojärjestelmästä löytyvät henkilötiedot. Mikäli henkilötiedoissa on virhe, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).
a) Lapsen henkilötiedot
Lapsen voi lisätä Vardaan kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Mikäli kyseessä on lapsi, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, lapsen perustiedot tallennetaan ensin Opintopolun Oppijanumerorekisteriin. Tutustu henkilötunnuksettoman lapsen lisäämistä koskevaan ohjeeseen.
- Jos käytät henkilötunnusta, täytä kentät Henkilötunnus, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja valitse Tallenna.
- Jos käytät oppijanumeroa, ruksi kohta ”Lisää oppijanumerolla” ja täytä kentät Oppijanumero, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja valitse Tallenna.
Kutsumanimen on oltava yksi lapsen etunimistä. Syötettyjen tietojen perusteella lapsen henkilötiedot haetaan Oppijanumerorekisteristä, joka saa tiedot Väestötietojärjestelmästä. Lapsen tiedot palautuvat Vardaan ja nimitiedot näkyvät seuraavaksi avautuvan lomakkeen yläreunassa.
Mikäli lapsella on turvakielto, tieto näytetään lapsen perustiedoissa.
b) Luo lapsi
Valitse ensin, järjestetäänkö lapsen varhaiskasvatus palvelusetelillä tai ostopalveluna. Valitse kyllä, kun kyseessä on palvelusetelillä/ostopalveluna järjestetty varhaiskasvatus.
- Kyllä-vaihtoehdon valinta edellyttää, että ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintasivulla on tehty tarvittavat lisäykset. Oletuksena järjestävä kunta tallentaa tiedot lapsista, joiden varhaiskasvatus on ostopalveluna hankittua tai palvelusetelillä tuotettua. Pudotusvalikossa näkyy kunta, jos ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta on tehty. Yksityinen palveluntuottaja voi tallentaa kunnan järjestämisvastuulla olevat lapset vain, jos kunta on siirtänyt tallennusoikeudet yksityiselle palveluntuottajalle.
Valinta: Kyllä
Kun valitset kyllä, lapsen tiedoissa näytetään aina järjestäjäorganisaatio ja palveluntuottaja. Kuvake toimijan tietojen yhteydessä tarkoittaa, että kyseisellä toimijalla on oikeudet tallentaa tiedot lapsesta.
Lisää seuraavaksi lapselle varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde.
Mikäli lapsi on aiemmin lisätty Vardaan ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestettyyn varhaiskasvatukseen, ja hänen perustiedoissaan näkyy järjestäjä ja tuottaja, hänelle voi lisätä uusia varhaiskasvatustietoja ainoastaan kyseisen palveluntuottajan toimipaikkoihin. Toimipaikat, jotka tulevat valittavaksi ovat niitä, joiden osalta ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta on tehty.
- Voit lisätä lapselle uuden varhaiskasvatuspäätöksen klikkaamalla + Lisää varhaiskasvatuspäätös -linkkiä.
- Voit lisätä lapselle varhaiskasvatuspäätöksen liittyvän varhaiskasvatussuhteen + Lisää varhaiskasvatussuhde -linkkiä.
- Voit päättää edellisen varhaiskasvatuspäätöksen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä päätökselle päättymispäivämäärän.
- Voit päättää edellisen varhaiskasvatussuhteen avaamalla tiedot muokkaus-tilaan ja lisäämällä suhteelle päättymispäivämäärän.
- Tallenna muutokset Tallenna -painikkeella.
Lapsen tietojen tallentaminen varhaiskasvatuksen järjestämismuodon muuttuessa
Kun lapsen varhaiskasvatuksen järjestämismuoto muuttuu, tallennetaan aina uusi varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ja aiemmin voimassa olleille tiedoille lisätään päättymispäivämäärä. Alla on kuvattu eri muutostilanteita ja ohjeistettu, miten niissä tulee toimia.
| Nykyinen järjestämismuoto | Uusi järjestämismuoto | Miten tiedot tallennetaan Vardaan |
|---|---|---|
| kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01) | ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03) |
|
| yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) | ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03) |
|
| yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05) | ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03) |
|
| ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03) | kunnan tai kuntayhtymän järjestämä (jm01) tai yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) tai yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05) |
|
| yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) | yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05) |
|
| yksityinen varhaiskasvatus ilman yksityisen hoidon tukea (jm05) | yksityisen hoidon tuella järjestetty (jm04) |
|
Palveluseteli- tai ostopalvelutoiminnan päättyminen
Kun palveluseteli- tai ostopalvelutoiminta päättyy, päivitä seuraavat tiedot Vardaan:
- lasten varhaiskasvatustiedoille (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) ja maksutiedoille päättymispäivämäärä.
- pura PAOS-hallintaan tehdyt linkitykset vasta, kun kaikki lapsia ja maksuja koskevat tiedot on tallennettu. Tietoja ei voi enää lisätä, muokata tai poistaa, kun linkitys on purettu.
- linkityksen purkaa Varda-pääkäyttäjä Vardan käyttöliittymässä
- varhaiskasvatuksen järjestäjä poistaa linkityksen poistamalla palveluntuottajan toimipaikan Mitätöi-painikkeella.
- palveluntuottaja poistaa linkityksen poistamalla järjestäjän Mitätöi-painikkeella
- poistaminen on ohjeistettu tarkemmin alla olevassa käyttöliittymäohjeessa.
- katseluoikeus aiemmin tallennettuihin tietoihin säilyy sekä varhaiskasvatuksen järjestäjällä että palveluntuottajalla, kunnes tiedot säilytysajan umpeutuessa poistetaan Vardasta automaattisesti.
Palveluntuottajan toimipaikan voi poistaa Mitätöi-painikkeella, kun:
- varhaiskasvatuksen järjestäjä ei enää järjestä varhaiskasvatusta ko. toimipaikassa JA
- kaikki varhaiskasvatustiedot (lapsen varhaiskasvatuspäätökset ja -suhteet) on tallennettu.
- Huomaa, että kun ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminta päättyy, varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä maksutiedolle pitää lisätä päättymispäivämäärät
- Varhaiskasvatustietoja ei voi muokata sen jälkeen, kun linkitys on poistettu, mutta katseluoikeudet säilyvät
1.Poista toimipaikka Mitätöi-painikkeella.
Varda-pääkäyttäjä voi poistaa varhaiskasvatuksen järjestäjän Mitätöi-painikkeella, kun:
- varhaiskasvatuksen järjestäjä ei enää järjestä varhaiskasvatusta ko. toimipaikassa JA
- kaikki varhaiskasvatustiedot (lapsen varhaiskasvatuspäätökset ja -suhteet) on tallennettu.
- Huomaa, että kun ostopalvelu- tai palvelusetelitoiminta päättyy, varhaiskasvatuspäätökselle ja -suhteelle sekä maksutiedolle pitää lisätä päättymispäivämäärät
- Varhaiskasvatustietoja ei voi muokata sen jälkeen, kun linkitys on poistettu, mutta katseluoikeudet säilyvät palveluntuottajalla ja varhaiskasvatuksen järjestäjällä
1.Poista kunta Mitätöi-painikkeella.
