Vastuunjako
Varhaiskasvatustoimija vastaa:
- Tietojen tallentamisesta
- Tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta
- Tietojen päättämisestä
Opetushallitus vastaa:
- Tietojen poistamisesta säilytysajan päätyttyä
- Tietojen siirrosta Kansallisarkistoon
Tietojen säilytys Vardassa
Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa määrätty aika:
- Toimijan tiedot: 5 vuotta toiminnan päättymisestä
- Lapsen ja huoltajan tiedot: 5 vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
- Henkilöstön tiedot: 5 vuotta palvelussuhteen päättymisestä
- Lokitiedot: 5 vuotta tietojen syntymisestä
Käsittele päättyvät tiedot oikein
- Älä mitätöi tietoja, elleivät ne ole virheellisiä.
- Päätä tiedot asettamalla päättymispäivämäärä, kun tieto ei ole enää voimassa.
Vardaan tallennettujen tietojen pysyvä säilytys
Opetushallitus siirtää säilytysajan päätyttyä tiedot Kansallisarkistoon pysyvään sähköiseen säilytykseen. Pysyvästi säilytettäviä tietoja ovat:
- Toimijat
- Toimipaikat
- Henkilöstö
- Lapset ja huoltajat
- Maksutiedot
- Vardan koodistot
Pysyvä säilytys mahdollistaa tutkimuksen eri tieteenaloilla.
Vardan tietojen pysyvä säilyttäminen arkistointitarkoituksessa koskee nimenomaan tietovarantoon tallennettuja tietoja, eikä poista varhaiskasvatustoimijalta velvollisuuksia säilyttää varhaiskasvatuksen asiakirjoja määräajan tai pysyvästi.
Lue lisää