Henkilötietojen käsittelyn erityistilanteet

Henkilötunnuksettoman henkilön luonti ja yksilöinti

Henkilö (lapsi, työntekijä), joka luodaan Vardaan lisätään aina myös Opetushallituksen ylläpitämään oppijanumerorekisteriin, ellei hän jo ole siellä. Myös huoltajan tiedot tallennetaan oppijanumerorekisteriin.

Jos lapsella tai työntekijällä ei ole suomalaista henkilötunnusta, lisää hänet Vardaan oppijanumerolla. Älä käytä tilapäistä henkilötunnusta, jonka loppuosa alkaa numerolla 9.

• Jos olet kunnan Varda-pääkäyttäjä: Lisää henkilön tiedot Oppijanumerorekisteriin. Yksilöi henkilö ja käytä muodostunutta oppijanumeroa lisätäksesi hänet Vardaan. Tutustu tarvittaessa ohjeisiin henkilötunnuksettoman henkilön luomisesta ja yksilöinnistä (linkit alla).

Jos olet yksityinen palveluntuottaja, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Huom! Voit lisätä huoltajan Vardaan oppijanumerolla. Älä kuitenkaan lisää huoltajaa Oppijanumerorekisteriin tämän ohjeen mukaisella prosessilla.

Kun henkilö saa myöhemmin suomalaisen henkilötunnuksen

Et voi itse lisätä henkilötunnusta jälkikäteen Vardassa.

• Ilmoita henkilötunnus viipymättä Vardan asiakaspalveluun tietoturvallisesti, esimerkiksi turvasähköpostilla.
• Älä lähetä henkilötietoja tavallisessa sähköpostissa! Jos sinulle ei ole turvasähköpostia, lähetä Vardan asiakaspalveluun viestin, jossa kerrot, että henkilötunnus pitää päivittää – asiakaspalvelu ottaa yhteyttä.

Kun henkilö on lisätty kahdesti Vardaan

• Jos sama henkilö on lisätty kahdesti (henkilötunnuksella ja oppijanumerolla), poista se henkilö, joka on lisätty ilman henkilötunnusta.
• Tarkista tarvittaessa asiakaspalvelusta, kumpi henkilö poistetaan.
• Poista kaikki henkilön tiedot ennen henkilön poistamista (esim. maksutiedot, varhaiskasvatussuhteet ja -päätökset).
• Voit myös käyttää rajapintaa tietojen poistamiseen:
  • Lapset: /v1/lapset/{id}/delete-all/
  • Työntekijät: /henkilosto/v1/tyontekijat/{id}/delete-all/

Turvakiellon vaikutus tietojen käsittelyyn Vardassa

Opetushallitus ei viranomaisena saa käyttöönsä henkilöiden kotikunta- ja osoitetietoja, jos heillä on voimassa oleva turvakielto. Tämä koskee lapsia, huoltajia ja työntekijöitä. Näitä tietoja ei saa tallentaa, näyttää tai käyttää Vardassa.

Vardaan tallennettavat tiedot turvakiellon alaisista henkilöistä:

Näkyvyys ja tietojen suojaaminen

Kun henkilö, jolla on turvakielto, tuodaan Vardaan, järjestelmä merkitsee hänen kotikunta- ja osoitetietojensa yhteyteen tiedon "turvakielto". Näiden henkilöiden yhteystiedot eivät ole nähtävissä virkailijan näkymässä eikä kansalaisnäkymässä (opintopolku.fi/varda).

Jos lapsella on turvakielto, Vardaan tallennettuja tietoja ei näytetä lainkaan kansalaisnäkymän katselunäkymässä huoltajalle.

Virkailjanäkymä työntekijästä, jolla on turvakielto

Myös varhaiskasvatuksen toimipaikka katsotaan turvakiellon alaiseksi tiedoksi, eikä sitä luovuteta yksityisille henkilöille tai yrityksille. Tieto ei myöskään näy kansalaisnäkymässä. Tämä koskee sekä lapsen varhaiskasvatuspaikkaa että työntekijän pääasiallista työskentelypaikkaa. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa tietojen luovutus perustuu viranomaistoimintaan.

Tilastointi:

• Turvakiellon alaisten henkilöiden tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin ilman, että yksittäinen henkilö on tunnistettavissa.

 Lue lisää

• Ohje: Oppijanumeron haku/luonti henkilötunnuksettomalle henkilölle käyttöliittymän kautta
• Ohje: Henkilötunnuksettoman henkilön yksilöinti
• Vardan kansalaisnäkymä