UKK: tallennettavat Varda-tiedot

Tällä hetkellä maksimimerkkimäärä on 200. 

Voi olla, esim. jos johtaja vastaa useasta toimipaikasta. Sähköpostiosoitteen tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköposti mikäli mahdollista.

• Jos varhaiskasvatuksen toimipaikan väistötilat toimivat yhdessä osoitteessa, päivitä toimipaikan osoitetiedot eli käyntiosoite ja tarvittaessa postiosoite.
• Jos toimipaikka jakautuu useaan eri väistötilaan, esimerkiksi useaan päiväkotiin, eikä toimipaikalle enää ole annettavissa yksiselitteistä käyntiosoitetta, anna käyntiosoitteeksi se osoite, johon toimipaikan posti ohjautuu. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että toimipaikalle ei anneta uutta osoitetta useaan eri väistötiloihin siirtymisen vuoksi. 

Koska toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrässä on kyse samaan aikaan samassa toimipaikassa paikallaolevien lasten määrästä, kertoimia ei tule käyttää, vaan pikemminkin laskennassa tulee huomioida kolmen aikuisen mukaan määräytyvä maksimi-lapsimäärä/ryhmäkoko.

Käytä kytkinarvoa silloin, kun tiedot siirretään integraation välityksellä Vardaan. Vardaan toimipaikkaan liittyy kytkinarvo ”ei painotusta” ja kielipainotuksessa on kytkinarvo "ei kielipainotusta". 

Vardan koodistossa on arvo 99 = muu. Käytä Vardan koodistoista löytyvää arvoa 99 (muu), jos käytössä on joku painotus, jota ei löydy valintalistasta.

Uusia painotustarpeita voit ilmoittaa Opetushallitukseen sähköpostitse: varda@opintopolku.fi. 

Jokainen y-tunnustasoinen toimija rekisteröityy Vardaa varten ennen Vardan käytön aloitusta. Rekisteröitymisessä valitaan toimijan pääasialliseksi toimintamuodoksi ryhmäperhepäivähoito. Jos kummankin perhepäivähoitajan perhepäivähoito tapahtuu samassa toimipaikassa, eli yhdessä katuosoitteessa, katsotaan tämä yhdeksi toimipaikaksi. Vardaan tallennetaan tällöin yksi toimipaikka ja kummankin perhepäivähoitajan varhaiskasvatuksessa olevien lasten varhaiskasvatussuhteet tallennetaan samaan toimipaikkaan.

Kielipainotus ei ole ole pakollinen tieto Vardassa. Jos kyseessä ei ole mikään Vardan koodistosta löytyvistä kielipainotuksen tyypeistä, poista jo tallennettu kielipainotus Vardasta.

Jos lapsi on varhaiskasvatuksessa, Vardaan tallennetaan tietoluetteloissa määritellyt tiedot lapsen varhaiskasvatuksesta.  Huoltaja- ja maksutiedot tallennetaan vain, jos varhaiskasvatusmaksu on osoitettu huoltajalle ja huoltajuus on voimassa.

Jos varhaiskasvatuksen maksaja on muu kuin huoltaja, esimerkiksi kunta tai SPR, Vardaan ei tallenneta maksutietoa.

Se kunta, jolla on järjestämisvastuu, tallentaa huoltaja- ja maksutiedot, ks. myös Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut (VANHA)

Varda tarkistaa huoltajuuden voimassaolon väestötietojärjestelmästä. Vardaan voi tallentaa vain niiden huoltajien tiedot, joiden huoltajuus on voimassa väestötietojärjestelmässä tallennushetkellä. Mikäli henkilön tallennus ei onnistu, se saattaa johtua siitä, että henkilö ei ole lapsen huoltaja. Epäselvissä tilanteissa voit tarkistaa huoltajuuden voimassaolon Väestötietojärjestelmästä tai paikallisesta maistraatista.  Jos huoltajuus on voimassa eikä tallennus onnistu, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Maksutiedot tallennetaan vain niille huoltajille, joille varhaiskasvatusmaksu on osoitettu.

Jos huoltajalla ei ole henkilötunnusta, mutta hänet on merkitty lapsen huoltajaksi väestötietojärjestelmään, voit lisätä huoltajan oppijanumerolla. Huoltajan oppijanumeron saat pyynnöstä Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi). 

Lähtökohtaisesti huoltajat lisätään Vardaan henkilötunnuksella ja nimitiedoilla. Huoltajien tietojen kerääminen perustuu Varhaiskasvatuslakiin (540/2018). Varhaiskasvatustoimijan on kerättävä tiedot rekisteröidyltä ja informoitava huoltajia heidän tietojensa tallentamisesta. Ks. Opetushallituksen ohjeet rekisteröityjen informoimiseksi täällä, kohdassa Ohje ja liitteet. Tarvittaessa varhaiskasvatuksen järjestäjä voi kuitenkin pyytää Vardan asiakaspalvelusta huoltajan oppijanumeron ja lisätä hänet Vardaan oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsen varhaiskasvatus on jo päättynyt tai huoltajalta on pyydetty henkilötunnusta, mutta varhaiskasvatustoimija ei pyydettyä tietoa ole saanut. Näissäkin tilanteissa varhaiskasvatustoimijan on huolehdittava huoltajien informoinnista OPH:n ohjeistamalla tavalla. Huoltajan henkilötunnus ja muut tietoluettelossa kuvatut henkilötiedot tallentuvat Vardaan myös silloin, kun hänet lisätään oppijanumerolla. Mikäli tarvitset huoltajan oppijanumeron, voit lähettää Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) pyynnön otsikolla Oppijanumero huoltajalle. Olemme sen jälkeen yhteydessä ja pyydämme tarvittavat henkilötiedot turvapostilla.

Vardaan on ensin lisättävä lapsi ja lapsen varhaiskasvatustiedot. Kun lapsi lisätään Vardaan, hänelle haetaan huoltajatiedot automaattisesti. Huoltaja- ja maksutiedot voi lisätä aikaisintaan vuorokauden päästä siitä, kun lapselle on lisätty varhaiskasvatuspäätös.

Tyypillisin syy lapsen huoltaja- ja maksutiedon tallentamisen epäonnistumiselle on se, että huoltaja- ja maksutietoa yritetään tallentaa heti, kun lapsen tiedot on tallennettu Vardaan. Varda hakee huoltajatiedot lapselle viiveellä. Huoltajatiedot haetaan Vardaan kahden tunnin välein eli mikäli olet juuri tallentanut lapsen tiedot, odota vähintään kaksi tuntia ennen huoltaja- ja maksutietojen tallennusta. Muut tyypilliset virhetilanteet on kuvattu Tiedonsiirtojen virhetilanteiden korjaaminen -sivulla.

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain (1503/2016, 2§2) määritelmän mukaisesti eli perheellä tarkoitetaan "yhteistaloudessa avioliitossa tai avioliitonomaisissa olosuhteissa eläviä henkilöitä sekä molempien samassa taloudessa eläviä alaikäisiä lapsia".

Varda saa tiedon väestötietojärjestelmässä olevista huoltajista noin kahden tunnin sisällä siitä, kun lapsen tiedot on lisätty Vardaan ensimmäistä kertaa. Kun huoltajatiedot ovat päivittyneet Vardaan, maksutiedon voi tallentaa.

Maksutietoa ei voi tallentaa Vardaan, jos väestötietojärjestelmästä (VTJ) ei löydy tietoa lapsen huoltajista. Esimerkiksi:

• lapsella on henkilötunnus, mutta VTJ:ssä ei ole tietoa lapsen huoltajista.
• lapsella ei ole henkilötunnusta ja hänet on lisätty Vardaan oppijanumerolla

Maksutiedot voi tallentaa Vardaan takautuvasti, kun

• lapsi ja huoltaja saavat henkilötunnukset tai
• lapsi saa henkilötunnuksen ja tieto huoltajasta lisätään VTJ:hin ilman huoltajan henkilötunnusta.

Varhaiskasvatustoimijan tulee toimittaa uudet henkilötunnukset Vardan asiakaspalvelulle tietoturvallisesti esimerkiksi turvapostilla. Vardan asiakaspalvelu lisää henkilöiden tietoihin henkilötunnnukset, oppijanumero ei muutu. Kun Varda saa tiedon huoltajuudesta VTJ:stä, myös maksutiedon voi tallentaa Vardaan.

Ulkomaalaisten lasten osalta kyse voi olla siitä, että huoltajuutta ei ole ollut mahdollista rekisteröidä väestötietojärjestelmään ilman riittäviä dokumentteja, joista huoltajuus ilmenee. Tästä syystä huoltajia ei välttämättä ole väestötiedoissa, vaikka huoltajillakin olisi jo henkilötunnukset.

Vardaan ei kerätä maksutietoa tilapäisestä poissaolosta johtuvasta maksun alennuksesta tai poistosta kuten esimerkiksi isyysrahajaksosta, sairauspoissaolosta tai pidemmästä lomasta. Vardaan kerätään suunniteltu tieto, ei toteumatietoa.

Alkamis- ja päättymispäivämäärällä tarkoitetaan maksun tai palvelusetelin arvon voimaantulopäivää ja voimassaolon päättymispäivämäärää (tosiasiallinen päättymispäivämäärä.). Päivämäärätiedoilla ei tarkoiteta maksupäätöksen tai -sopimuksen alkamis- tai päättymispäivämäärää, sillä maksun voimaantulopäivä ja voimassaolon päättymispäivämäärä voivat vastata tai poiketa maksupäätöksen tai -sopimuksen alkamis- tai päättymispäivämäärästä. Esimerkiksi kunnissa maksupäätös voidaan antaa takautuvasti, ja yksityisessä varhaiskasvatuksessa asiakasmaksu voi muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. 

Vardaan kerätään maksuista suunniteltu tieto, ei toteumatietoa. Jos asiakkaan maksettavaksi määrätty maksu tai lapselle myönnetyn palvelusetelin arvo muuttuu, ennen muutosta voimassa olleille maksutiedoille tallennetaan päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen uudet maksutiedot tallennetaan Vardaan. Vardaan ei tallenneta tietoa tilapäisistä maksun muutoksista kuten sairauspoissaoloista johtuvista maksun muutoksista. 

Varhaiskasvatuspäätöstä tai -suhdetta ei tarvitse päättää vain siksi, että maksutieto muuttuu. Riittää siis, että Vardaan lisätään päättymispäivä aiemmalle maksutiedolle ja tallennetaan uusi maksutieto uudella alkamispäivämäärällä.

Varhaiskasvatustoimija tekee itsenäisesti päätöksen tiedon tallennustavasta Vardaan. Katso lista Vardan kanssa yhteistyötä tekevistä henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajista  sivun lopusta.

Tallennustehtävän ulkoistamiseen liittyy yleensä henkilötietojen käsittelyyn, toimintatapoihin ja vastuisiin liittyviä asioita, jotka pitää huomioida sopimuksissa. Tietojen tallennustapaa voi muuttaa. Varhaiskasvatustoimija voi tarvittaessa antaa käyttöoikeuksia ulkoistetulle toimijalle.

On mahdollista tuoda esimerkiksi työntekijän tiedot henkilöstöhallinnon järjestelmästä ja täydennyskoulutustiedot täydennyskoulutusjärjestelmästä. Seuraavat tietokokonaisuudet voi tallentaa eri tallennustavoilla: työntekijän tiedot, täydennyskoulutustiedot ja vuokratun henkilöstön tiedot. 

Vardan Excel-raporteista löytyy raportti Voimassa olevat työntekijätiedot. Raportille muodostuu omaksi sarakkeekseen Sähköpostiosoite. Tämän Excel-raportin avulla on siis mahdollista löytää ne työntekijät, joilta puuttuu työsähköpostiosoite Vardasta. Kyseinen raportti on ladattavissa Vardan käyttöliittymästä Varda-pääkäyttäjäoikeudella.

Älä poista työntekijän sähköpostiosoitetta Vardasta, kun työskentely päättyy. Varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilyvät Vardassa viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen niitä säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa.

• Jos käytössä on tuntiportaikko kuten 10-15 tuntia viikossa, tallenna Vardaan tuntiportaikon ylin arvo.
• Jos tuntityöntekijöillä ei ole tuntiportaikkoa vaan he voivat tehdä tunteja esimerkiksi 0-38,83 välillä, tallenna Vardaan ylin suunniteltu tuntimäärä (38,83) ja tallenna lisäksi työajan tyypiksi osa-aikainen. 

Tallenna tuntimäärä viikossa -tieto Vardaan tällä tavalla myös sijaiselle, jonka palvelussuhde kestää alle viikon.

Kyllä, jos työntekijä on kuntaan tai palveluntuottajaan palvelussuhteessa oleva määräaikainen työntekijä. 

Poissaolotiedot tallennetaan, jotta henkilöstön työsuhteista ja työajoista saataisiin tarkempaa tietoa. Varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 § pykälässä kerrotaan tallennettavat tietosisällöt, joita ovat muun muassa henkilön työsuhde ja työaika. Jos henkilö on poissa töistä pidempään, tämä on myös henkilön työaikaan ja mahdollisesti myös palvelussuhteeseen liittyvä tieto. Tietojen kerääminen liittyy myös lain 68 §, jonka mukaan Opetushallitus voi antaa määräyksiä tietojen tietorakenteesta sekä siitä, miten tallennettavat tiedot pidetään ajantasaisina.

Jos työntekijän yhtäjaksoisen poissaolon syy muuttuu, tallenna Vardaan aina uusi poissaolo. Molempien poissaolojen tulee olla vähintään 60 päivää.

Kyllä:

• Jos sijainen työskentelee varhaiskasvatustoimijalla määräaikaisena työntekijänä, tallenna tiedot henkilötasolla.
• Jos sijainen työskentelee esimerkiksi henkilöstöpalveluyrityksen kautta varhaiskasvatustoimijalla, tallenna tiedot summatasolla kohdassa vuokrattu henkilöstö.

Jos varhaiskasvatus on kunnan järjestämää, mutta kunnan toimipaikassa työskentelee yksityisen palveluntuottajan henkilöstöä, varhaiskasvatus tapahtuu yksityisen palveluntuottajan toimipaikassa ja on palveluntuottajan tuottamaa. Tässä tapauksessa yksityinen palveluntuottaja tallentaa palveluntuottajaan vakituisessa tai määräaikaisessa palvelussuhteessa olevien työntekijöiden tiedot Vardaan. 

Ei ole. Yksityinen palveluntuottaja vastaa itse organisaatioonsa palvelussuhteessa olevan henkilöstön tietojen tallentamisesta Vardaan. 

Varhaiskasvatuksen toimipaikat löytyvät jo Vardasta ja ne voi hakea rajapinnan kautta Vardasta henkilöstöhallinnon järjestelmään. Toimipaikoista tallennetaan toimipaikan oid-tunnus Vardaan integroituvaan järjestelmään, josta työskentelypaikkatiedot tuodaan. 

Tallenna Vardaan henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto, eli kyseinen ammattikorkeakoulututkinto (sosionomi (AMK), sosiaaliala). Sosionomin tutkinto on alemman korkeakouluasteen tutkinto ja sosiaali- ja terveysalan perustutkinto on toisen asteen tutkinto.

Tallenna Vardaan henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto, eli tässä tapauksessa kasvatustieteen maisterin tutkinto pääaineesta erityispedagogiikka (kasvatust.maist., erityispedagogiikka). Kauppatieteiden maisterin tutkinto ei ole varhaiskasvatusalan tutkinto. 

Tallenna tutkinnoksi sosiaali- ja terveysalanperustutkinto. 

Tallenna kelpoisuustiedoksi true (kelpoisuus), jos henkilö on varhaiskasvatuslain siirtymäsäännöksen (75 §) mukaisesti lain voimaan tullessa tai 5 vuotta ennen lain voimaan tuloa ollut kelpoisena virka- tai työsuhteessa varhaiskasvatuksen hoito- ja kasvatustehtävässä.

Jos henkilö on suorittanut muut kuin varhaiskasvatuksen lastenhoitajan tehtäviin kelpoisuuden tuovat tutkinnon osat, tallenna kelpoisuustiedoksi false (ei kelpoisuutta). 

Viittomakielisen ohjauksen perustutkinto ja lastenhoitajan tutkinto ovat kummatkin toisen asteen tutkintoja. Tallenna Vardaan se tutkinto, joka parhaiten vastaa työntekijän tämän hetkistä työnkuvaa. Jos tästä ei ole selvyyttä, tallenna viimeisin suoritettu tutkinto.  

Tallenna Vardaan henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto, eli tässä tapauksessa steinerpäiväkodin varhaiskasvattaja. 

Jos henkilö on suorittanut Opetushallituksen määräämät lisäopinnot tallenna kelpoisuustiedoksi kelpoinen.

Jos henkilö ei ole suorittanut Opetushallituksen määräämiä lisäopintoja, tallenna kelpoisuustiedoksi ei kelpoisuutta.

Tallenna Vardaan Lähihoitaja. Jos työntekijän suorittama tutkinto löytyy Vardan listauksesta samalla tutkintokoodilla, se merkitään hänelle tutkintotiedoksi vaikka se ei sellaisenaan anna kelpoisuutta varhaiskasvatusalalle.

Merkitse työskentelypaikkatiedon kelpoisuuskohtaan, että tutkinto ei anna kelpoisuutta tehtävään.

• Tallenna esiopetuksessa työskentelevän henkilön tiedot Vardaan vain, jos hän työskentelee esiopetuksen lisäksi varhaiskasvatuksen kasvatus-, opetus- tai hoitotehtävissä, avustajana tai päiväkodin johtajana. 
• Tallenna palvelussuhteen tiedot Vardaan niin kuin ne on palvelusuhteelle ilmoitettu. Esimerkki: Jos henkilö työskentelee kokoaikaisesti, tallenna työajan tyypiksi kokoaikainen, vaikka hän työskentelee vain osan ajasta varhaiskasvatuksen parissa.
• Tallenna tehtävänimikkeeksi se nimike, joka vastaa henkilön pääasiallista työtehtävää varhaiskasvatuksessa.

• Vardaan tallennetaan vain työntekijät jotka työskentelevät varhaiskasvatuslaissa kuvatussa työtehtävässä.
• Jos esimerkiksi musiikinopettaja tai kielenopettaja toimii varhaiskasvatuksessa pelkästään opettajan työtehtävässä, älä tallenna työntekijää Vardaan. 
• Jos hän toimii lisäksi pääasiallisesti jossain Vardaan tallennettavassa työtehtävässä, kuten varhaiskasvatuksen opettajana, tallenna hänen tietonsa Vardaan. 

• Tallenna hallinnollinen varajohtaja Vardaan päiväkodin johtajana, jos henkilö työskentelee päiväkodin johtajan tehtävässä.
• Jos henkilön tosiasiallinen tehtävä on toimia varhaiskasvatuksen opettajana ja tarvittaessa varajohtajana, tallenna henkilö Vardaan varhaiskasvatuksen opettajan tehtävänimikkeellä.

• Tallenna henkilölle Vardaan vain yksi työskentelypaikkatieto, jossa toimipaikkana on se päiväkoti, jonka johtajana hän toimii. Tämä johtuu siitä, että ryhmäperhepäiväkodille tai perhepäivähoitajille ei tallenneta Päiväkodin johtajia.

Perhepäivähoitajan kelpoisuuteen voidaan katsoa riittävän "muu tehtävään soveltuva koulutus, kuten kunnan perhepäivähoitajalle järjestämä koulutus." Jos kunta on katsonut, että voit opinnoillasi toimia yksityisenä perhepäivähoitajana, voit merkitä Vardaan kelpoisuudeksi Kyllä.

Vardasta saa tiedon työntekijän tehtävänimikkeestä toimipaikassa sekä kelpoisuudesta kyseiseen tehtävään. Kelpoisuustieto on muodossa kyllä/ei.

Kunnan sääntökirjassa määrittämät palveluntuottajaan kohdistuvat vaatimukset eivät voi ylittää laissa tai asetuksessa määriteltyjä kelpoisuusvaatimuksia. Kunta merkitsee yksityiset perhepäivähoitajat kunnan luetteloon ja valvoo heidän toimintaansa. Koska kyse ei ole varhaiskasvatuslain 33 §:ssä tarkoitetusta rekrytoinnista, vaan tuottajan merkitsemisestä kunnan luetteloon, tulee tuottajalla olla perhepäivähoitajan kelpoisuus jo luetteloon merkittäessä. 

Tallennettavista täydennyskoulutuksista ei vähennetä koulutuksen taukoja, jos toimija ei yleisesti vähennä niitä järjestämistään täydennyskoulutuksista. Täydennyskoulutustilaisuuden keston tulee kuitenkin aina vastata täydennyskoulutuspäivän määritelmää, eli vähintään 3 tuntia (0,5 päivää) tai 6 tuntia (1 päivä

Ammatillisessa koulutuksessa opintojen laajuus ilmaistaan pääsääntöisesti osaamispisteiden avulla, kun taas opintopisteet ovat käytössä korkeakouluissa.

• Jos täydennyskoulutuksen laajuus on merkitty opintopisteinä, ne voidaan muuntaa oheisen kaavan avulla koulutuspäiviksi: opintopisteiden määrä * 4,5
  • 1 opintopiste vastaa noin 27 tunnin työpanosta, joten 1 opintopiste vastaa Vardassa 4,5 täydennyskoulutuspäivää (27h / 6h = 4,5)
  • Esimerkiksi jos ammattikorkeakoulu järjestää 5 opintopisteen laajuisen täydennyskoulutuksen, tallenna Vardaan täydennyskoulutuspäivien määräksi 22,5 täydennyskoulutuspäivää (5 op *4,5 on 22,5 täydennyskoulutuspäivää).
• Jos täydennyskoulutuksen laajuus on ilmoitettu osaamispisteinä, koulutuksen järjestäjä päättää täydennyskoulutuksen laajuuden muuttamisesta tunneiksi.

Tallennettavan täydennyskoulutuksen tulee olla työnantajan kustantamaa ja siihen tulee voida käyttää työaikaa. Työnantaja tekee organisaation omien linjausten ja muiden vaatimusten kuten esimerkiksi työehtosopimuksen tai mahdollisen Verohallinnon koulutusvähennyksen määritelmien pohjalta kokonaisharkinnan siitä, millaista täydennyskoulutusta työnantaja työntekijöilleen kustantaa ja mitä koulutuksesta korvataan. Työnantaja voi edellä mainittujen reunaehtojen pohjalta esimerkiksi linjata, että työntekijälle maksetaan täydennyskoulutuksen osallistumisen ajalta palkkaa ja työnantaja korvaa osallistujalle lisäksi matkakorvaukset. 

Jos kyseessä on samaa aihetta käsittelevä täydennyskoulutuskokonaisuus, joka koostuu joko puolikkaisista tai kokonaisista koulutuspäivistä, voit tallentaa ne Vardaan kokonaisuutena. Toimi näin etenkin pitempijaksoisten täydennyskoulutuskokonaisuuksien, kuten korkeakoulun täydennyskoulutuksena tarjoamien kurssien kohdalla. Esimerkiksi jos henkilö osallistuu kokopäiväisesti joka perjantai yhden kuukauden ajan koulutuskokonaisuuteen (esim. 4 x 7 h), tallenna Vardaan koulutuspäivien määräksi 4,0 ja suorituspäivämääräksi se päivä, jolloin koulutus suoritettiin.  

Jos koulutus järjestetään niin että osallistujat ovat fyysisesti paikalla, puolipäiväsen tai kokopäiväisen täydennyskoulutuspäivän tulee olla yhtäjaksoinen. Kyseessä ei tässä tapauksessa ole puolipäiväinen koulutus, koska kyseinen lähiosallistumista vaativa kokonaisuus ei koostu yhtäjaksoisista puolikkaista tai kokonaisista koulutuspäivistä. Älä tallenna tällaista koulutusta Vardaan.

Kyllä voi:

• Puolipäiväinen etäkoulutus voi koostua vähintään kaksi tuntia kestävistä etäkoulutuksista, jotka muodostavat yhteenlaskettuna yli kolme tuntia mutta alle kuusi tuntia kestävän koulutuskokonaisuuden.
• Kokopäiväinen etäkoulutus voi koostua vähintään kaksi tuntia kestävistä etäkoulutuksista, jotka muodostavat yhteenlaskettuna vähintään kuusi tuntia kestävän koulutuskokonaisuuden.

• Alle kolme tuntia kestäviä, lähiosallistumista vaativia täydennyskoulutuksia ei tallenneta Vardaan, sillä täydennyskoulutuksen vähimmäiskestolla halutaan tukea henkilöstön osaamisen syvempää kehittämistä ja täydennyskoulutuksen vaikuttavuutta. Vastaava määritelmä on käytössä muun muassa opettajatiedonkeruussa, jossa alle kolme tuntia kestäviä täydennyskoulutuksia ei sisällytetä tiedonkeruuseen. Käyttämällä samaa määritelmää tuotamme vertailukelpoista tietoa täydennyskoulutukseen osallistumisesta koulutusjärjestelmän eri tasoilla.
• Etäkoulutuksista on kuitenkin tehty oma erillinen ohjeistus, sillä ne ovat yleistyneet viime vuosina.

Tyhy-päivän koulutusosuuden voi laskea täydennyskoulutukseksi, koska koulutus liittyy varhaiskasvatuksen henkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseen ja osaamisen kehittämiseen.

• Vardassa on toiminnallisuus, jolla saman täydennyskoulutuksen voi tallentaa käyttöliittymän kautta usealle työntekijälle kerralla. Jotta täydennyskoulutuksen tallentaminen usealle osallistujalle kerralla olisi mahdollista, täytyy täydennyskoulutuksen tietojen eli nimen, suorituspäivämäärän ja täydennyskoulutuspäivien määrän olla samat kaikille osallistujille.
• Voit kuitenkin tallentaa täydennyskoulutuksen koko osallistujajoukolle kerralla, jos ensimmäisen suorituspäivämäärän ja viimeisen suorituspäivämäärän väli on lyhyt, esimerkiksi alle kuukausi. Tässä tilanteessa voit käyttää täydennyskoulutuksen suorituspäivämääränä täydennyskoulutuksen suorittaneen henkilön suorituspäivämäärää.

Jos työntekijän palvelussuhde kestää alle viikon, tallenna Vardaan työajaksi viikossa se tuntimäärä, joka työntekijän ja työnantajan väliseen palvelussuhteeseen on merkitty.

• Yhden päivän kestävään palvelussuhteeseen on merkitty työajaksi 38 tuntia viikossa. Tallenna Vardaan Työaika viikossa kohtaan 38,00.
• Yhden päivän kestävään palvelussuhteeseen on merkitty työajaksi 5 tuntia päivässä. Tallenna Vardaan Työaika viikossa kohtaan 5,00.

Jos sijaisen tutkintotieto ei ole saatavilla eikä selvitettävissä, tallenna työntekijän tutkinnoksi 003 Ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta.