Yleistä Vardan käyttäjähallinnasta

Varhaiskasvatustoimija vastaa siitä, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on myös vastuussa tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.

Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka

  • tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
  • tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen

Henkilölle tulee antaa vain ne käyttöoikeudet, jotka ovat ehdottoman tarpeellisia hänen työtehtäviensä suorittamiseksi.

Kun henkilö saa käyttöoikeuden Vardaan, hänen tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. 

Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan, tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla, mutta ne on mahdollista myöntää myös lyhyemmälle ajanjaksolle.

Jos varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille), osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

 Mitä käyttöoikeuksia kunnallinen toimija tarvitsee?

  • Jokaisessa kunnassa tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. 
  • Palvelukäyttäjätunnus/-tunnuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan tiedonsiirrolla integraation kautta.
  • Sisältökohtaisia tallennusoikeuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta.
  • Sisältökohtaisia katseluoikeuksia tarvitaan tiedon laadun testaukseen ja käyttäjille, jotka tarvitsevat katseluoikeudet Vardassa oleviin tietoihin. 

Jos kuntayhtymä tarvitsee käyttöoikeudet, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun. 

Käyttäjäroolit Vardassa

Käyttöoikeudet voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijan tasolle tai tiettyyn toimipaikkaan.

  • Jos oikeus myönnetään varhaiskasvatustoimijan tasolle, käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä koko organisaationsa toimipaikkatietoja sekä tietoja lapsista, huoltajista ja maksuista sekä henkilöstöstä
  • Jos oikeus myönnetään tiettyyn toimipaikkaan, oikeuksilla voi käsitellä vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Kaikkia käyttöoikeuksia ei voi myöntää toimipaikkatasolle. 

Pääkäyttäjäoikeudet

Varda-pääkäyttäjä voi

  • myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille kunnassa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. 
  • sulkea henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse myönnettyä käyttöoikeutta.
  • luoda Vardan palvelukäyttäjätunnukset tiedonsiirtoja varten
  • hallinnoida palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja
  • katsella kaikkia varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia tietoja (toimipaikka-, varhaiskasvatus-, huoltaja- ja maksu-, henkilöstö- sekä varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot)
  • tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
  • ylläpitää toimijan yhteystietoja käyttöliittymän kautta
  • tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
  • käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä, kunnan Varda-käyttöoikeusvastaava tai toinen Varda-pääkäyttäjä. Käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle.

Tallentajaoikeudet

Tallentajaoikeudet on tarkoitettu vain kunnille, jotka tallentavat tietoja käyttöliittymällä. Jos tietoja siirretään integraatiolla toimijalla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä, tietojen tallennus käyttöliittymässä ei onnistu.

Vardasta löytyvät seuraavat tallentajaoikeudet:

  • Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja 
  • Varda-huoltajatietojen tallentaja 
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja
  • Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja 
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja
  • Varda-tuen tiedot-tallentaja

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Katselijaoikeudet

Vardasta löytyvät seuraavat katselijaoikeudet:

  •  Varda-varhaiskasvatustietojen katselija
  •  Varda-huoltajatietojen katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija 
  •  Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija
  • Varda-tuen tiedot-katselija

Jos sinulla on kunnan Varda-pääkäyttäjäoikeus et tarvitse erillisiä katselijaoikeuksia. Varda-pääkäyttäjäoikeus pitää sisällään katseluoikeudet kaikkiin organisaatiosi Varda-tietoihin.

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Kuntien muut Varda-käyttöoikeudet

Varda-käyttöoikeusvastaava:

  • voi kutsua uusia virkailijoita Vardan käyttäjiksi
  • myöntää ja poistaa Vardaan ja KOSKI-esiopetukseen liittyviä käyttöoikeuksia
  • voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Varda-tiedonsiirtoihin.

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä. Et tarvitse erikseen tätä oikeutta, jos sinulla on Varda-pääkäyttäjäoikeus.

Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä:

  •  hyväksyy tai hylkää yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten.

Käyttöoikeuden voi myöntää kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä. Käyttöoikeus voidaan myöntää ainoastaan kunnalle ja varhaiskasvatustoimijatasolle. Et tarvitse erikseen tätä oikeutta, jos sinulla on Varda-pääkäyttäjäoikeus. Kunnan Varda-pääkäyttäjällä on jo valmiiksi oikeus käsitellä yksityisten toimijoiden rekisteröitymisiä Vardaa varten.

Käyttöoikeuksien ja -tunnusten käyttöönotto ja hallinta

Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan Varda-käyttöoikeusvastaavalle ja Varda-pääkäyttäjälle. Kunnan Varda-pääkäyttäjät tai Varda-käyttöoikeusvastaavat myöntävät muut oman organisaation käyttöoikeudet Vardaan. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia.

Kuvalliset ohjeet käyttöoikeuksien hallintaan kuten henkilön kutsumiseen Opintopolkuun ja käyttöoikeuden lisäämiseen löydät otsikon Lue lisää alla.

Palvelukäyttäjätunnuksen luonti ja muokkaaminen

Palvelukäyttäjä on organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”. Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan kullekin toimijan integroitavalle järjestelmälle luodaan oma palvelukäyttäjätunnus. Jos useampi tietokokonaisuus tulee samasta järjestelmästä, yksi yhteinen tunnus tarvittavilla käyttöoikeuksilla riittää.


1) Kirjaudu omilla tunnuksillasi virkailija.opintopolku.fi-palveluun

  • palvelukäyttäjätunnuksen luonti edellyttää joko Varda-pääkäyttäjä (kunta) tai koulutustoimijan vastuukäyttäjän käyttöoikeuden

2) Valitse päävalikosta Käytönhallinta

3) Valitse käytönhallinnan alta Palvelukäyttäjän hallinta

4) Valitse Palvelukäyttäjän luonti

5) Kirjoita Palvelun nimi -kenttään nimi muodossa Varda_Vardan tietokokonaisuus_kunnan nimi

  • esimerkiksi jos olet luomassa palvelukäyttäjätunnusta Mansikkalan kunnan henkilöstötietojen siirtoa varten, nimeä palvelu näin: Varda_henkilosto_Mansikkala

6) Kun olet nimennyt palvelun, paina Tallenna-painiketta.

7) Järjestelmä luo automaattisesti palvelukäyttäjätunnuksen palvelun nimen perusteella. Jos samanniminen palvelu on jo aikaisemmin lisätty palvelukäyttäjän hallintaan, järjestelmä lisää numeromerkkejä palvelukäyttäjätunnuksen loppuun. Tällä varmistetaan, että palvelukäyttäjätunnus on uniikki.

  • Tämä tunnus lisätään järjestelmään kunkin järjestelmätoimittajan ohjeen mukaan.

8) Paina Aseta salasana-painiketta ja anna salasana, jonka pituus on 20 merkkiä.

  • Salasanan tulee olla vähintään 20 merkkiä pitkä ja pitää sisällään isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä ja/tai numeroita. Å, ä ja ö eivät ole sallittuja. Erikoismerkeistä sallitaan !#$%*_+=?.

9) Siirry näytön alaosaan.

10) Paina Valitse organisaatio-painiketta ja valitse listasta oma kuntasi.

11) Paina Valitse käyttöoikeus-painiketta.

12) Valitse listalta oikea Varda-palvelukäyttäjän käyttöoikeus ja paina Lisää haettaviin käyttöoikeuksiin.

13) Sulje Lista

14) Paina näytön alaosasta Tallenna käyttöoikeudet.

Tunnus on nyt valmis lisättäväksi järjestelmään, josta tiedot siirtyvät Vardaan. Palvelukäyttäjätunnus mahdollistaa tiedonsiirrot omasta lähdejärjestelmästä Vardaan.

1) Kirjaudu omilla tunnuksillasi virkailija.opintopolku.fi-palveluun

  • palvelukäyttäjätunnuksen muokkaaminen edellyttää joko Varda-pääkäyttäjä (kunta) tai koulutustoimijan vastuukäyttäjän käyttöoikeuden

2) Olemassa olevat palvelukäyttäjät löytää Opintopolun virkailijanäkymästä kohdasta: Käytönhallinta > Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta

3) Lisää Henkilöhaku-kenttään palvelukäyttäjän nimi (esim.varda_testi_sastamala). Palvelukäyttäjä nousee hausta ja klikkaamalla Nimi-kohtaa pääset palvelukäyttäjän tietoihin

Uuden käyttöoikeuden lisääminen palvelukäyttäjälle:

Jos haluat lisätä uuden käyttöoikeuden palvelukäyttäjätunnukselle: Vieritä sivun alareunaan kohtaan Lisää käyttöoikeuksia> Valitse oma organisaatio eli tässä tapauksessa oma kunta > Valitse lisättävät käyttöoikeudet > Tallenna käyttöoikeudet.

Palvelukäyttäjätunnuksen salasanan vaihtaminen:

Jos haluat vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasanan: Sivun yläreunassa Perustiedot (palvelukäyttäjä) voi vaihtaa palvelukäyttäjän salasanan kohdassa Aseta salasana. Salasanan tulee olla vähintään 20 merkkiä pitkä ja pitää sisällään isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä ja/tai numeroita. Å, ä ja ö eivät ole sallittuja. Erikoismerkeistä sallitaan !#$%*_+=?. Aseta uusi salasana ja paina Tallenna.

Tutustu myös video-ohjeeseen (YouTube). Huom! Ohjeessa palvelukäyttäjän tunnus nimetään itse, mutta nykyään nimi generoituu automaattisesti palvelun nimen perusteella.

Lista palvelukäyttäjätunnuksista

Seuraavat käyttöoikeudet on tarkoitettu palvelukäyttäjätunnuksille integraatiotiedonsiirtoja varten eikä niitä voi myöntää yksittäisille virkailijoille:

Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata lasten varhaiskasvatus ja huoltaja- ja maksutietoja sekä toimijan ja toimipaikkojen tietoja.

Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata kaikkia henkilöstötietoja (työntekijätiedot, täydennyskoulutustiedot, vuokratun henkilöstön tiedot) Vardassa. 

Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata vuokratun henkilöstön tietoja Vardassa.

Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata seuraavia työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot. 

Varda-tuen tietojen palvelukäyttäjä

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja.

Vanhentuneen käyttöoikeuden uusiminen

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi Virkailijan Opintopolussa kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-käyttöoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (esim. Helsingin kaupunki), anottava käyttöoikeus (esim. Varda-pääkäyttäjä (kunta)) ja valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille.

Lue lisää

Sisällysluettelo