Yleistä Vardan käyttäjähallinnasta

Varhaiskasvatustoimija vastaa siitä, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on myös vastuussa tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.

Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka

  • tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
  • tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen

Henkilölle tulee antaa vain ne käyttöoikeudet, jotka ovat ehdottoman tarpeellisia hänen työtehtäviensä suorittamiseksi.

Kun henkilö saa käyttöoikeuden Vardaan, hänen tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. 

Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan, tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla, mutta ne on mahdollista myöntää myös lyhyemmälle ajanjaksolle.

Jos varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille), osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Mitä käyttöoikeuksia yksityinen päiväkoti tarvitsee?

  • yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä tarvitsee ainoastaan voimassaolevan Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti) -oikeuden, jos tiedot tallennetaan Vardaan käyttöliittymän kautta. 

  • palvelukäyttäjätunnus/-tunnuksia tarvitaan, jos yksityinen palveluntuottaja tallentaa tiedot Vardaan tiedonsiirrolla integraation kautta.
  • Lisäksi yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi myöntää sisältökohtaisia katselu- tai tallennusoikeuksia oman organisaationsa käyttäjille, jotka eivät ole Varda-pääkäyttäjiä, henkilöiden käyttötarpeesta riippuen.

Käyttäjäroolit Vardassa

Käyttöoikeudet voidaan myöntää

  • varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä koko organisaationsa toimipaikkatietoja sekä tietoja lapsista, huoltajista ja maksuista sekä henkilöstöstä
  • vain tiettyyn toimipaikkaan, jolloin oikeuksilla voi käsitellä vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Kaikkia käyttöoikeuksia ei voi myöntää toimipaikkatasolle. 

Pääkäyttäjäoikeudet

Varda-pääkäyttäjä voi

  • myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille toimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. 
  • sulkea henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse myönnettyä käyttöoikeutta.
  • hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa palveluntuottajalla on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa.
  • lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatus-, henkilöstö- sekä huoltaja- ja maksutietoja).
  • tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista.

Käyttöoikeuden saa, kun rekisteröi palveluntuottajan perustiedot Vardaa varten. Oikeuden voi myöntää myös toinen saman organisaation Varda-pääkäyttäjä. Käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle.

Tallentajaoikeudet

Tallentajaoikeudet on tarkoitettu vain yksityisille päiväkodeille, jotka tallentavat tietoja käyttöliittymällä. Jos tietoja siirretään integraatiolla toimijalla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä, tietojen tallennuskäyttöliittymässä ei onnistu. 

Vardasta löytyvät seuraavat tallentajaoikeudet:

  • Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja 
  • Varda-huoltajatietojen tallentaja 
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen tallentaja
  • Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja

Jos sinulla on yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjäoikeus et tarvitse erillisiä tallennusoikeuksia. Varda-pääkäyttäjäoikeus pitää sisällään tallennusoikeudet kaikkiin organisaatiosi Varda-tietoihin.

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Katselijaoikeudet

Vardasta löytyvät seuraavat katselijaoikeudet:

  •  Varda-varhaiskasvatustietojen katselija
  •  Varda-huoltajatietojen katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijä- ja täydennyskoulutustietojen katselija 
  •  Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön katselija
  • Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija

Jos sinulla on yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjäoikeus et tarvitse erillisiä katselijaoikeuksia. Varda-pääkäyttäjäoikeus pitää sisällään katseluoikeudet kaikkiin organisaatiosi Varda-tietoihin.

Käyttöoikeuksien tarkemmat kuvaukset löydät Opintopolusta omista tiedoistasi kohdasta Uuden käyttöoikeuden anominen > Valitse käyttöoikeus. Etsi ja klikkaa haluamasi käyttöoikeus tarkasteluun ja näet käyttöoikeuden tarkemman kuvauksen.

Miten yksityiset päiväkodit saavat käyttöoikeudet Vardaan?

  1. Uusi yksityinen palveluntuottaja hakee ensin lupaa päiväkotitoiminnalle. Lupa haetaan Soterin sähköisessä asioinnissa.
  2. Kun yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja hakee lupaa, hän ilmoittaa lupahakemuksessa Vardan pääkäyttäjän tiedot. Pääkäyttäjän tiedoiksi tarvitaan nimi ja sähköposti. Tiedot ilmoitetaan hakemuksen Lisätiedot-kenttään. Jos kohtaat haasteita tai ongelmia hakemuksen tekemisessä, olethan yhteydessä aluehallintovirastoon. Soterin sähköisen asioinnin tekninen neuvonta palvelee osoitteessa soteri@valvira.fi
  3. Kun lupa myönnetään, palveluntuottaja saa lupapäätöksen aluehallintovirastolta sähköpostitse.
  4. Soterissa nimetty Varda-pääkäyttäjä saa kutsun osoitteesta noreply@opintopolku.fi luoda tunnuksen ja salasanan palvelukokonaisuuteen. Ohjeet rekisteröitymiseen löydät Lue lisää -otsikon alta. 

Miten yksityiselle päiväkodille saadaan toinen Varda-pääkäyttäjä?

Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi kutsua toisen Varda-pääkäyttäjän tämän ohjeistuksen mukaisesti. Opetushallituksen ohjeistuksen mukaisesti yksityisellä päiväkodilla tulee olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää, jotta he voivat myöntää toinen toisilleen jatkoaikaa Varda-käyttöoikeuksille. 

Palvelukäyttäjätunnuksen luonti ja muokkaaminen

Opetushallitus luo yksityisille päiväkodeille tiedonsiirtoihin tarvittavan palvelukäyttäjätunnuksen tarvittaessa. Mikäli toimijasi on tarkoitus siirtää Vardaan joko varhaiskasvatustietoja tai henkilöstötietoja integraatiolla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun ja kerro mitä tietoja Vardaan on tarkoitus siirtää lähdejärjestelmästä.

Vanhentuneen käyttöoikeuden uusiminen

Varda-pääkäyttäjiä tulee olla yksityisessä päiväkodissa vähintään kaksi, jotta he voivat myöntää toinen toisilleen jatkoaikaa käyttöoikeuksille. Mikäli yksityisessä päiväkodissa on vain yksi Varda-pääkäyttäjä ja käyttöoikeus on päässyt vanhenemaan, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi Virkailijan Opintopolussa kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-käyttöoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (Esim. Hepolan yksityinen päiväkoti), anottava käyttöoikeus (esim. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti)) ja valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille.

Lue lisää


Sisällysluettelo