2025-05-15 Sähköpostiaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen

Milloin

15 May 2025 

Työpaja

• Työpaja pidettiin 15.5.2025 klo 12.30–15
• Työpajassa 26 osallistujaa
• Työpajan tavoitteena aloittaa keskustelu kansallisella tasolla sähköpostiaineistojen pitkäaikaissäilyttämisestä, pohtia mahdollisia päivittämistarpeita PAS-palvelujen kansallisiin määrittelyihin sähköpostien osalta, sekä hakea yhteisiä jaettavia käytäntöjä näiden aineistojen arkistoinnissa.
• Työpajan havainnot viedään eteenpäin PAS-yhteistyöryhmälle, joka päättää mm. kansallisten PAS-palvelujen määrittelyiden päivittämisestä.
  
  
• Työpajan alustukset:
  • Kansallisarkisto: Sähköpostiaineistojen arkistointi
  • CSC: Sähköpostiviestien pitkäaikaissäilytys
    
    
• Alustuksien jälkeen keskusteltiin sähköpostiaineistojen pitkäaikaissäilyttämisestä ja pohdittiin kansallisia tarpeita.

Keskusteluosio

• Keskustelussa todettiin, että on tarve sekä yksittäisten viestien että kokonaisten sähköpostilaatikoiden säilyttämiselle.
• Keskustelussa puhuttiin tiedostomuodoista. Osalla organisaatioilla on hieman kokemusta MBOX-muodon käytöstä sähköpostilaatikon säilyttämiselle. Myös PDF/A-muotoa on käytetty yksittäisten viestien säilyttämiselle.
  • PDF/A soveltuu periaatteessa myös useiden viestien säilyttämiselle, jossa jokainen viesti on omalla sivulla.
• Keskustelussa nousi varovasti esiin MBOX-, EML-, PDF/A- ja PDF-EA-tiedostomuodot mahdollisina muotoina, joita kannattaa tutkia ja arvioida tarkemmin.
  • PDF/A on jo kansallisesti tuettuna, ja sitä voi käyttää sekä yksittäisten että useiden viestien säilyttämiselle. Muoto tukee ulkoasun säilyttämistä, mutta ei sinänsä ole tehty sähköpostiaineistojen erityispiirteiden (viestien välitystiedot, sähköpostiketjut ...) säilyttämiselle.
  • EML yksittäisten viestien säilyttämiselle on osa MBOX-muotoa, joka soveltuu sähköpostilaatikon säilyttämiselle yhdessä tiedostossa. MBOX-muodosta on olemassa eri profiileja, jotka eivät ole keskenään yhteensopivia. Työpajassa keskusteltiin myös MBOX-muodon teknisestä rakenteesta, onko olemassa riski, että yksittäisen viestin korruptoituminen estää koko MBOX-tiedoston käsittelyn?
  • PDF-EA on profiili PDF-muodolle, joka huomioi sähköpostien piirteitä. Muodosta ei ole kokemusta, ja siihen tutustuminen herätti yksittäistä kiinnostusta työpajan osallistujilta.
• Keskustelussa mainittiin sekä aineiston käsittelyn että käytön helppous. Prosessista, jossa vaaditaan useita työkaluja ja välivaiheita, jolla sähköpostiaineistot saa säilytettyä ja vietyä asiakaskäyttöön, ei saa olla liian monimutkainen.
• Sähköpostiaineistoja on käsitelty mm. suoralla export-toiminnolla sähköpostien asiakasohjelmistolla (kuten Outlook ja Gmail). Myös ePADD-työkalun käytöllä on pientä kokemusta.
• Aineiston käytölle asiakastiloissa mainittiin mm. MBOX-view- ja ePADD-työkalut mahdollisina ratkaisuina
• Vaatimuksia sähköpostiaineistojen teknisten piirteiden dokumentointiin (kuten merkistökoodaus) ei noussut esiin vielä tässä vaiheessa. Tämä asia vaatii lisää perehdyttämistä.
  • Todettiin, että on syytä dokumentoida prosessi ja käytetyt työkalut, joilla sähköpostiaineisto on käsitelty arkistoinnissa ja pitkäaikaissäilyttämisessä (vrt. "digitointiprosessin kuvaus").
• Sähköpostiviestien liitteistä todettiin, että jos niitä säilytetään sähköpostiviestien ulkopuolella, ne voidaan pitkäaikaissäilyttää loogisella tasolla (tarjota työkalu ja migraatiotukea) paremmin, kuin että ne olisivat upotettuna sähköpostiviestien sisään. Toisaalta tämä lähestymistapa on toteuttavissa vain niille liitetiedostoille, joiden tiedostomuoto on pitkäaikaissäilytettävissä.
• Liitetiedostojen säilyttäminen viestien ulkopuolella tarjoaa myös haasteita käytölle, koska ulkoiset liitetiedostot pitää linkittää erikseen varsinaisiin sähköpostiviesteihin.
• Sähköpostien sisältämistä henkilötiedoista ja mahdollisista arkaluonteisista tiedoista keskusteltiin hieman.
  • Todettiin, että aineiston käytössä on huomioitava tämä asia.
  • Yksittäisiä viestejä voidaan poistaa sähköpostilaatikosta, mutta yhtenä periaatteena on myös arkistoida kattavasti yksittäisten henkilöiden sähköposteja.
  • Esimerkiksi mainoksia ja massakirjeitä poistetaan tarvittaessa.
  • Yksityisarkistopuolella on myös pyydetty henkilöitä, jotka ovat luovuttamassa aineistojaan yksityisarkistoihin, kuratoimaan viestinsä ennen aineiston luovuttamista.
  • Turvasähköpostien säilyttäminen on myös haaste.
• Työpajassa todettiin, että tämä oli ensimmäinen työpaja aiheesta, ja että keskustelua on hyvä jatkaa, kun osallistujat ovat perehtyneet aiheeseen lisää.
  • Sovittiin, että järjestetään uusi lyhyempi työpaja vielä ennen juhannusta.