Ryhmä verkostot

Ryhmän fasilitoija: Kirsi 

Työpajakoosteet (muokattu käyttäen yrityslisensoitua tekoälyä wikiin avoimesti kirjatusta materiaalista.)

Hyvät käytännöt – mikä toimii ja mitä kannattaa jakaa

1. Toimivat rakenteet ja verkostoyhteistyö

• Paikallinen korkeakoulukonsernin verkostoyhteistyö
  • Tukee sujuvaa koordinointia ja madaltaa yhteistyökynnystä.
  • Joustava tarjonta (lähi, hybridi, verkko) lisää saavutettavuutta.
• Hajautettu malli yhdistettynä keskitettyyn koordinointiin tukee omistajuutta ja tehokkuutta.
• CampusOnline toimii hyvänä vertailumallina: selkeä rakenne ja tarjonnan jäsentely helpottavat käyttöä.

2. Johdon sitoutuminen ja ohjaus

• Akateemisen johdon aktiivinen rooli vahvistaa tekemisen vaikuttavuutta.
• Opettajavetoisuus toimii, mutta johdettu kokonaisuus tuo selkeyttä ja priorisointia.
• Päälliköiden, osaamisalajohtajien ja opintohallinnon roolit ovat keskeisiä – asioita pidetään tietoisesti agendalla.

3. Selkeät roolit, vastuut ja yhteistyörakenne

• Jokaisessa yksikössä nimetty verkostovastaava ja tiedekunnissa yhteyshenkilöt.
• Opintopäällikkö keskeinen koordinaattori (erityisesti sopimukset ja RIPA).
• Pysyvät ryhmät ja säännölliset tapaamiset tukevat jatkuvuutta.
• Henkilökohtaiset kontaktit nopeuttavat yhteistyötä ja päätöksentekoa.

4. Yhteiset prosessit ja ennakoiva toimintatapa

• Ideat tuodaan varhain yhteiseen käsittelyyn → vältetään hajautuminen.
• Prosessit etenevät vaiheistetusti (valmistelu → sopimus → toteutus).
• Hyvissä ajoin tehtävä kontaktointi ja aikataulujen hallinta (esim. ilmoittautumisajat) ovat kriittisiä.
• Pedajohtajien ja muiden rakenteiden kautta asiat etenevät systemaattisesti.

5. Sopimus- ja juridiset käytännöt

• Selkeät allekirjoitussäännöt ja roolit sujuvoittavat toimintaa.
• Juridinen tarkastus keskitetään tarvittaessa (ei ylikuormiteta prosessia).
• Sopimuspohjat koetaan toimiviksi ja tukevat yhtenäisyyttä.

6. Dokumentointi, tiedonhallinta ja läpinäkyvyys

• Sopimukset tallennetaan järjestelmällisesti ja esimerkiksi pystytään tarkastelemaan lukuvuosittain.
• Selkeä määrittely siitä, kenellä on tarkasteluoikeus.
• Talon sisäinen prosessikuvaus (roolit, vaiheet, aikataulut) ohjaa tekemistä.

7. Helposti saavutettava tieto ja työkalut

• Intran tulee tukea käyttäjää:
  • ristiinopiskelu löytyy helposti haulla
  • sopimuspohjat ja ohjeet yhdessä paikassa
  • prosessi kuvattu selkeästi ja suoraviivaisesti
• Tutkintojohtajien ja muiden toimijoiden aktiivinen informointi lisää yhtenäistä tekemistä.

8. Viestintä ja käyttöönotto

• Kun sopimus on tehty, roolitus ja tiedottaminen varmistavat sujuvan etenemisen.
• Tieto kohdennetaan oikein ja varmistetaan sen saavuttaminen kaikille tarvittaville.

9. Kokonaisuuksien hallinta

• Vastuuhenkilöt (esim. Opin.fi, RIPA, avoin tarjonta) kattavat laajemmat kokonaisuudet, ei vain yksittäisiä osa-alueita.
• Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa yhteensovittamista.

10. Yhteinen oppiminen ja kehittäminen

• Yhteinen keskustelu ja kokemusten jakaminen tukevat jatkuvaa kehittämistä.
• “Huonot käytännöt – älä tee näin” -tietopankki auttaa välttämään sudenkuoppia.

Yhteenveto

Parhaat käytännöt syntyvät yhdistämällä:

• selkeät rakenteet ja prosessit
• määritellyt roolit ja vastuut
• johdon sitoutuminen ja aktiivinen ohjaus
• ennakoiva ja avoin yhteistyö
• helposti löydettävä tieto ja toimivat työkalut

Näiden lisäksi ratkaisevaa on toimiva yhteistyökulttuuri ja luottamus – kun ihmiset tuntevat toisensa ja prosessit ovat selkeitä, yhteistyö on sujuvaa, nopeaa ja vaikuttavaa.

 Mitkä asiat haastavat eniten - suurimmat ja työllistävimmät haasteet

1. Tiedonhallinta ja viestintä

• Tiedon kulku on hajanaista: tieto ei tavoita kaikkia, eikä intrasta löydy helposti oikeaa sisältöä.
• Verkosto-opinnot eivät näy riittävästi järjestelmissä (SIS), eikä opiskelijoilla tai henkilöstöllä ole kokonaiskuvaa tarjonnasta.
• Olemassa olevia työkaluja ja sopimuspohjia ei tunneta, mikä johtaa tehottomuuteen ja päällekkäiseen työhön.
• Ajantasaisuuden seuranta on vaikeaa (mikä työn alla, mikä hyväksytty, mikä vanhentunut).

2. Sopimusprosessien kuormitus ja epäselvyys

• Sopimusten ja allekirjoitusten suuri määrä kuormittaa merkittävästi.
• Sopimuksia syntyy myös ilman yhteistä koordinaatiota (“takaportin kautta”), mikä lisää virheiden riskiä.
• Sopimuspohjia käytetään vaihtelevasti, ja niiden muokkaaminen tuo epäyhtenäisyyttä.
• Jo allekirjoitettuihin sopimuksiin jää epäselvyyksiä, joita on vaikea korjata jälkikäteen.
• Liitteiden hallinta ja päivittäminen lisää työmäärää.

3. Prosessien ja roolien epäselvyys

• Vastuut ja valtuudet ovat osin epäselviä → syntyy katvealueita, joissa asiat eivät etene.
• Yhteyshenkilöitä ei ole riittävästi tai heidän roolinsa ei ole vakiintunut.
• Kaikkia sovittuja tehtäviä ei toteuteta (esim. arkistointi).
• Uudet prosessit tuovat lisää epäselvyyttä ennen kuin niitä vakiinnutetaan.

4. Yhtenäisten käytäntöjen puute

• Tiedekuntien ja toimialojen välillä on suuria eroja toimintatavoissa ja osaamisessa.
• Ristiinopiskelun merkitys ja käytännöt eivät ole kaikille selkeitä.
• Opettajien ohjeistuksessa on puutteita ja väärinymmärryksiä, jotka kertautuvat käytännössä.

5. Järjestelmä- ja tekniset haasteet

• Järjestelmät eivät tue prosesseja riittävästi:
  • virheellisiä tai vanhoja tietoja jää näkyviin
  • tietojen korjaaminen tai poistaminen on vaikeaa
• Verkostot ja sopimukset eivät näy oikein tai oikeille kohderyhmille.
• Prosessi- ja järjestelmähaasteet yhdessä lisäävät monimutkaisuutta.

6. Kasvava kompleksisuus ja resurssipaine

• Verkostojen jatkuva lisääntyminen tekee kokonaisuudesta vaikeasti hallittavan.
• Suurissa organisaatioissa mittakaava tuo kuormitusta, pienissä taas vastuut kasaantuvat harvoille henkilöille.
• Varahenkilöiden puute lisää riippuvuutta yksittäisistä toimijoista.

7. Laadunhallinta ja opiskelijan ohjaus

• Laadunhallinta on vaikeaa verkostomallissa, jossa tarjonta on laajaa ja osin hajautettua.
• Opiskelijoiden vapaa valinta voi johtaa epätarkoituksenmukaisiin opintopolkuihin.
• HOPS-prosessi ei yksin riitä → tarvitaan selkeämpiä ohjeita ja ohjausta opiskelijoille.

Yhteenveto

Suurimmat haasteet liittyvät tiedonhallintaan, sopimusprosessien kuormittavuuteen, roolien epäselvyyteen ja kasvavan verkostokokonaisuuden hallintaan. Näitä pahentavat järjestelmäpuutteet, epäyhtenäiset käytännöt sekä riittämätön ohjeistus.

Kokonaisuutena haasteet kytkeytyvät toisiinsa: puutteellinen viestintä ja epäselvät vastuut lisäävät sopimusvirheitä, jotka puolestaan kuormittavat prosesseja ja vaikeuttavat laadunhallintaa.

Työpajoissa kirjatut keskustelut ja kommentit:

• Hyvät käytännöt - mitkä asiat toimivat ja mitä voisi jakaa muillekin hyviksi käytännöiksi?
  • Tampereen korkeakoulujen verkoston - käytänteet
    • paikallinen korkeakoulujen verkostoyhteistyö
    • paikallisuus 
    • voi laittaa kaikkea verkostoon tarjolle
    • lähitoteutusta, hybridi, verkko
    • hajautettu osaamisyksikköihin - tarjonnan koordinointi
  • Akateemisen johdon sitoutuminen auttaa verkostoyhteistyötä paljon 
    • johdetaan opetusta 
    • vahvemmin sitouttaa akateemista johtoa - opettajavetoisesti rakentuva on ihan hyvä asia, mutta johdettuna tulee lisäarvo 
    • opintohallinto- tiedekunnan näkökulma, omistajuus asiassa
  • yksiköissä henkilöitä joka vastaisi ja tietäisi verkostosta
  • jokaisessa tiedekunnassa verkostoyhteyshenkilö, prosessikuvaus ja aikataulu - aikataulu neljännesvuosittain
    • pedajohtajien kautta viedään eteenpäin
    • kuvaus kokonaisuudesta - prosessista - kehitetään parhaillaan - jotta olisi samanlainen ja ettei 
    • pysyvä ryhmä - tiedekuntien vastaavien kanssa käydään yhdessä säännölliset tapaamiset
    • asiantuntijat tarvittaessa, esim. juridiset asiantuntijat 
  • Opin.fi osalta jatkuvan oppimisen opintojen osalta sovittu vastaavat päälliköt
    • olisi hyvä, että vastaisivat laajasti kaikista asiakokonaisuuksista, Opin.fi, Ripa, avoimet tarjonnat 
  • CampusOnline verkostona toimii erittäin hyvin 
    • ylempi ja alempi amk
    • selkeä jako - opiskelijat eksy
  • yo- puolella voisi tätä tuottaa samalla tavalla kuin Campus Online
  • Kun tunnetaan ihmiset korkeakouluyhteisöstä on helppo ottaa yhteys henkilöihin ja sopia asioista
    • ymmärretään asiasisältö

• Mitkä haastavat eniten - isoimmat ja työllistävimmät haasteet?
  • miten tiedottaa, miten verkosto-opinnot näkyvät SIS järjestelmä - intraa luetaan huonosti, eikä ole yhteyshenkilöitä
  • sopimusten määrä on todella valtava 
    • allekirjoitusten määrä on suurta
    • liitteet toimisi tässä työmäärän vähentämisessä 
    • sopimusten osalta tulisi vielä tehdä prosessikehitystä 
  • yksi kokonaisuus tehty liitteiden päivittämisen osalta 
    • yhteyshenkilöt, päivityssyklit - yhteyshenkilöiden tulee pitää yllä ja päivittää 
    • uusi työ ja uusi prosessi - tuottaa uusia ongelmia 
  • koko ajan verkostoja tulee lisää 
  • laadunhallinta haastavaa geneerisessä verkostossa - tsekkaaminen - opiskelijat voivat valita vapaasti  - tämä keskustelussa miten tätä hallitaan
  • ohjeistuksia opiskelijoille tarvitaan!
  • hopsit käydään läpi, mutta silti voi käydä 

Hyvät käytännöt - mitkä asiat toimivat ja mitä voisi jakaa muillekin hyviksi käytännöiksi?

• on käyty keskusteluna - kuka allekirjoittaa, osaamisalajohtajan rooli, päällikköiden rooli 
• kun pienikin ajatus tulee ristiinopiskeluna - tuoda sen esille - ettei olisi hajautuneesti eri paikoissa
• asia agendalla - ristiinopiskelu asiana päälliköiden palaverissa - tietoista aikuiskoulutusta 
• opetuspuolen allekirjoitus sääntö on juuri uudistettu - 
• arkistointia on kehitetty - mitä sopimuksia on - käyty läpi mitä ja löytyykö arkistosta - järjestelmään tallennettava - lukuvuosittain löytyy
  • kenellä tarkasteluoikeus 
    • opintopäällikkö, yhteyshenkilönä
• hyvissä ajoin kontaktointi 
• hallintojohtaja - keskitetysti katsoo sopimukset (juridinen ymmärrys) - tämä voidaan myös katsoa haastelliseksi - ei kaikkea tarvitse katsoa ja olennaista ymmärtää 
• yhteinen keskustelu asiasta 
• huonnot käytännöt - älä tee näin tietopankki

Mitkä haastavat eniten - isoimmat ja työllistävimmät haasteet?

• ajantasalla pysyminen on haasteellista
• mikä työn alla , mikä päivityksessä, mikä päivitetty, mikä allekirjoitettu
  • liitteiden päivittäminen 
• pohjien käyttö - tietämättömyyttä olemassa olevista pohjista - tiedon välittäminen haasteellista 
• tiedekunnittain eroavaisuuksia 
• asioiden hahmottaminen vaihtelee tiedekunnittain
• ymmärrys mitä ristiinopiskelu tarkoittaa ja ketä nämä asiat koskevat - tätä täytyy käydä läpi  - opettajien ohjeistus - väärinymmärrys, joka kertaantuu
• mitä pienempi korkeakoulu - sitä laajemmin asioista vastuussa ja on yksin näiden asioiden kanssa - pitäisi aina olla back up henkilöt, mutta näin ei ole 
• roolitus voi haastaa - ei ole selkeää ja mikä kenenkin vastuulla ja kenellä valtuutus tehdä asoita, jää myös katveeseen asioita 
  • ei ole sovittu asioista
  • ne joiden vastuulla eivät kuitenkaan tee - esim. arkistointi
  • isoissa korkeakouluissa paljon henkilöitä ja paljon opiskelijoita - miten hallinnoida isoa kokonaisuutta
• tiedon välittyminen ripa opinnoista esim. kahdenväliset kieliopinnot

• (eri henkilöt - jotka tarkistavat järjestelmähaasteet  - osaavatko ottaa yhteyttä oikeisiin henkilöitä )

Hyvät käytännöt - mitkä asiat toimivat ja mitä voisi jakaa muillekin hyviksi käytännöiksi?

• Ripatiimi ja vastuuhenkilö, joka tekee Ripaa
  • opintopäällikkö, joka valmistelee ja tekee sopimukset - kysyy viedäänkö juristille - niin ohjeistetaan ettei ei tarvi
  • perustamistoimet, vaiheistus, pidetään aikatauluista kiinni  - huomioiden esim. ilmoittautumisajat 
• Kun sopimus on tehty ja saatu tiedoksi
  • on roolitettu tehtävät ja asiat etenevät - tiedottaminen olennaista
  • kohdennukset ja tieto saatava joka paikkaan 
• Talon sisäinen prosessikuvaus 
  • jos edes harkitsee ja eksyy intran sivuille 
  • löytää sopimuspohjan 
  • prosessikuvauksen ja roolit ja vastuut ja aikataulut miten edettävät ja miten vastuut missäkin kohdassa
  • ristiinopiskelu haulla pitäisi löytää intrasta ja jos perehtyy  - pitäisi mennä suoraviivaisesti 
• Tutkinto-johtajille infoaminen olemassa olevasta prosessista 
• Sopimuspohjat olleet hyviä 

Mitkä haastavat eniten - isoimmat ja työllistävimmät haasteet?

• tilanteet, josta takaportin kautta tulee sopimuksesta joka on jo tehty ja siellä on vaikka mitä sattuu  - jota mahdotonta viedä esim. Peppiin - on tehty suuria virheitä ei ole oltu yhteydessä sopimusasiantuntijoihin puolin tai toisin
• yleispätevät pohjat osittain ovat tätä auttaneet
• verkosto, joka on löytynyt, ei näy kenellekään opiskelijalle  - ei tietoa
• vanha sopimus - josta pyydettiin uudenpaa - koska oli luonnosversio -  koordinoivassa oli sopimus, mutta ko. korkeakoulu ei ollut mukana sopimuksessa. Kuitenkin näkyi ko. korkeakoulussa - on yritetty poistaa SIS. järjestelmästä - epäselvyyttä prosessissa eikä löytynyt syytä - tekninen hankaluus 
• sopimusmallipohja - jota kuitenkin lähdetään uudestaan käsittelemään ja tekemään siihen muutoksia
• jos ei sopimusmallipohjaa tai tehdään paljon muutoksia 
• sopimus jo tehty ja allekirjoitettu - epäselvyydet sopimusasioista miten menee - haastavaa lähteä ratkomaan näitä asioita kun jo sopimuksissa eikä ymmärrettykään sopimuehtoja ja käytäntöjä 
• henkilöihinkin liittyviä asioita - tarkistetaanko asioita ja viedäänkö asioita loppuun 
• toimialoittain vaihtelevuutta