Tiedon johtaminen tarkoittaa tiedon tuotantoa, jakamista ja tietovarastojen ja tietovirtojen hallintaa sekä tiedon suojaamista. Tietoa on johdettava tavalla, joka tukee organisaation toimintaa ja tiedon hyödyntämistä, analysoimista ja raportoimista. Moni organisaatio hyödyntää tietoarkkitehtuuria saadakseen kokonaiskuvan organisaation tiedosta sekä edistääkseen tiedon yhteentoimivuutta sekä tietojärjestelmien ja -varastojen kehittämistä.
Tiedon johtamisen toimintatavat muuttuvat nopeasti datan määrän kasvaessa. Samalla teknologian kehitys tuottaa uusia ratkaisuja tiedon varastointiin, jakamiseen ja tiedon hallintaan. Ammatillisen koulutuksen järjestäjien on tärkeä jakaa tietoa keskenään myös tiedon johtamisen käytänteistä ja ratkaisuista.
Kuva: Tiedon johtaminen osana tietojohtamisen kokonaisuutta
Tiedon johtamisen roolit ja osaaminen
Tiedon johtaminen edellyttää osaamista. Koulutusorganisaatiossa on tärkeä määritellä selkeät roolit ja vastuut esimerkiksi tiedon hallinnalle, tuottamiselle ja jakamiselle. Tiedon johtamiseen liittyvät roolit voidaan määritellä eri tavoin, ja yksittäisellä henkilöllä voi olla useita rooleja tai vastuita organisaation koosta, tavoitteista ja resursseista riippuen. Alla on kuvattu tiedon johtamisen keskeisiä rooleja, osaamisia ja vastuita. Kuvauksessa on hyödynnetty 6Aika-projektissa tuotettua Asiakastiedon tuottamisen ja hyödyntämisen käsikirjaa (Espoo 2018).
Kuva: Tiedon johtamisen roolit, osaaminen ja vastuut
Erilaisten tietotuotteiden ja raporttien kehittäminen edellyttää organisaation toiminnan tason ja tietohallinnon tiivistä yhteistyötä. Ammatillisen koulutuksen verkostossa on kuvattu yksinkertainen raportoinnin hallintamalli, jossa on tunnistettu toiminnan edustajien (tiedon hyödyntäjät) ja tietohallinnon (tiedon tuottajat) yhteistyön rakenteita. Erityisen tärkeää on sopia raportoinnin yhteiskehittämisen vastuista ja rooleista. Raportoinnin kokonaisuuden kuvaaminen auttaa hahmottamaan eri raporttien käyttäjäryhmät, käyttökohteet ja -tarpeet sekä taustatekijät.
Raportointiratkaisuja rakennetaan toiminnan eri tasojen tietotarpeiden perustella. Myös raporttien toiminnallisuuksien kehittämistarpeiden tunnistamisen ja priorisoinnin toimintamalli tukee raporttien teknistä toteutusta ja suunnittelusta käyttäjälähtöisesti.
Kuva: Raportoinnin hallintamalli
