Tieto-osaava-hankkeessa muodostettiin ammatillisen koulutuksen tietojohtamisen toimintamalli, joka sisältää keskeiset tietojohtamisen toiminnot ja vaiheet ja kuvaa, miten tietojohtamisen toimintamalli liittyy osaksi organisaation toiminta- ja johtamisjärjestelmää. Toimintamalli noudattaa tietojohtamisen käsikirjan viitekehystä, jossa tietojohtamista tarkastellaan neljän teeman kautta: oppilaitoksen johtaminen, tiedolla johtaminen, tiedon johtaminen ja tietojohtamisen johtaminen. Kaikkiin näihin vaiheisiin tulisi olla selkeästi määritellyt prosessit ja toimintatavat.
1. Oppilaitoksen strategia ja johtaminen
- Oppilaitoksen strategia ja toiminnan tarpeet ohjaavat tietojohtamisen kehittämistä. Oppilaitoksen strategiaan vaikuttavat muun muassa ohjaava lainsäädäntö sekä valtakunnalliset strategiat ja niissä esitetyt tavoitteet.
- Erilaisen ennakointitiedon hyödyntäminen strategian rakentamisessa ja päivittämisessä mahdollistaa tarkoituksenmukaisen toiminnan myös muuttuvissa olosuhteissa.
2. Tietojohtamisen johtaminen ja strategiset tavoitteet
- Tietojohtamisen strategiassa tai toimenpideohjelmassa määritellään tietojohtamisen strategiset tavoitteet, tunnistetaan tarvittavat kyvykkyydet sekä päätetään toimenpiteet, joita edistetään. Tietojohtamisen johdetaan ja tietojohtamisen strategiaa päivitetään ja kehitetään kuten muitakin strategiakokonaisuuksia.
- Tietojohtamisen nykytilan arvioinnissa ja vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamisessa voidaan käyttää tietojohtamisen kypsyystason arviointimallia sekä muita arviointimalleja.
- Tietojohtaminen organisoidaan selkeästi eli määritellään tietojohtamisessa tarvittavat roolit, vastuut ja foorumit. Tietojohtaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä organisaation eri toimintojen kesken, ja yhteistyö on mahdollistettava myös toimintakäytänteiden ja -rakenteiden avulla.
3. Tiedolla johtamisen rakenteet
- Organisaation eri toimintojen ja tietohallinnon toimivilla yhteistyön rakenteilla varmistetaan myös toimivat ja käyttäjälähtöiset tiedolla johtamisen ratkaisut. Tietotuotteet ja mittarit määritellään organisaation toiminnan ja tavoitteiden pohjalta, ja tietohallinto vastaa tietotuotteiden ja raportointiratkaisujen teknisestä toteutuksesta.
- Organisaation eri tasojen (strateginen, taktinen ja operatiivinen taso) tietotarpeiden jatkuva kartoitus mahdollistaa erilaisten tietotuotteiden ajantasaisuuden ja sen, että tietotuotteet tukevat strategista johtamista, koulutusalojen toimintaa ja opetus- ja ohjaushenkilöstön työtä.
- Mittareiden määrittely toiminnan ja strategisten tavoitteiden näkökulmasta ohjaa myös organisaation toimintaa kohti yhteisiä tavoitteita. On tärkeää, että johto viestii strategisista tavoitteista ja mittareista koko organisaatiolle.
- Organisaatiossa kannattaa määritellä, miten tietoon ja erilaisiin poikkeamiin reagoidaan. Tiedolla ja tietotuotteilla ei ole merkitystä, jos ne eivät johda toimintaan.
- Erilaisten tietotuotteiden käyttöönotto edellyttää viestintää ja koulutusta tiedon hyödyntämisen varmistamiseksi.
4. Tiedon johtamisen rakenteet
- Datan laatua edistetään johtamisella, tiedon tuottamista koskevilla toimintaohjeilla ja -käytänteillä sekä kehittämällä tietojärjestelmien toimintoja ja automaatiota.
- Parhaimmillaan organisaation kokonaisarkkitehtuurityö ja tietojohtaminen tukevat toisiaan. Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ja tiedonhallintamalli ovat hyviä lähtökohtia tiedon johtamisen rakenteiden kehittämiselle. Esimerkiksi tietoarkkitehtuurikuvaukset auttavat hahmottamaan organisaation tietopääoman ja käsitemallit varmistavat yhteisen ymmärryksen toteutettaessa erilaisia dataratkaisuja.
- Ammatillisen koulutuksen viitearkkitehtuurin hyödyntäminen organisaation kokonaisarkkitehtuurin rakentamisessa edistää tiedon yhteentoimivuutta myös kansallisella tasolla.
- Tarvittaessa raportoinnin arkkitehtuurille voidaan luoda hallintamalli, jossa määritellään raporttien omistajuudet sekä prosessit, joilla niitä ylläpidetään ja kehitetään. Raporttien hallintamalli voidaan määritellä myös osana koko tietojohtamisen organisoitumista.
- Dataputken luominen vaatii teknistä osaamista ja niitä työkaluja, joita organisaation valitsema ratkaisuarkkitehtuuri edellyttää. Dataputkessa data tarvittava data kerätään, muokataan, analysoidaan, tallennetaan eri tietomalleihin sekä julkaistaan tietotuotteen kautta. Tietotuote voi olla käyttäjien tarpeiden mukaisesti esimerkiksi yksinkertainen raportti tai interaktiivinen graafinen visualisointi.
- Tietotuotteen käyttäjälähtöisyys ja toimivuus varmistetaan tietohallinnon ja ammatillisen koulutuksen välisessä yhteistyössä ja käyttäjätestausten avulla. Tietotuotetta kehitetään toiminnan tarpeiden pohjalta.
Tietojohtamisen toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että oikea tieto on oikea-aikaisesti oikeiden ihmisten käytössä, ja että tieto myös johtaisi toimenpiteisiin, jotka edistävät organisaation yhteisiä tavoitteita. Organisaatiossa on tärkeä määritellä omaan organisaatiokulttuuriin ja -rakenteeseen soveltuvat ratkaisut ja toimintatavat, jotka parhaiten vastaavat tähän tavoitteeseen. Alla on kuvattuna yksinkertainen tietojohtamisen toimintamalli.
Kuva: Tietojohtamisen toimintamalli