Tiedonhallinta

Koulutuksen järjestäjän tiedonhallintamalli

Tiedonhallinta tarkoittaa datan keräämistä, luokittelua, hallintaa ja käyttämistä päätöksenteon ja toiminnan tukena. Koulutuksen järjestäjien on laadittava tiedonhallintamalli, jossa kuvataan ja mallinnetaan tiedonhallinnan kannalta keskeiset rakenteet ja niiden väliset suhteet.

Tiedonhallintamalli auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä tunnistamaan ja hallitsemaan erilaisia tietoturvariskejä. Tiedonhallintamallia on ylläpidettävä ja päivitettävä, jos tiedonhallinnassa tapahtuu tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia muutoksia. Tiedonhallintaa tarvitaan, jotta voidaan varmistaa tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys mahdollisimman tehokkaasti.

Lue lisää tiedonhallinnasta tiedonhallintalautakunnan sivuilta.

Ammatillisen koulutuksen järjestäjät kuvaavat tiedonhallintamalleissaan oppilaitoksen toimintaprosesseja, tietovarantoja ja tietojärjestelmiä sekä tietyin osin niiden yhteyksiä. Tiedonhallintamallin kuvaamisessa voidaan hyödyntää eri työkaluja. Osa organisaatioista on sisällyttänyt tiedonhallinnan osaksi kokonaisarkkitehtuuria.

Tietohallintopalvelut tarkoittavat prosesseja, käytäntöjä ja järjestelmiä, joilla organisaatio hallitsee ja johtaa kaikkia toimintansa järjestämiseen liittyviä tietojaan sen elinkaaren eri vaiheissa. Onnistunut tiedonhallinta edellyttää tiivistä yhteistyötä organisaation johdon ja tietopalvelujen kesken.

Tämän sivun sisällysluettelo:

Tutustu Helsinki Business Collegen tiedonhallintamalliin alla olevan diasarjan avulla.

Ammatillisen koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmät

Ammatillisen koulutuksen järjestäjien toiminnasta kertyy paljon dataa eri tietojärjestelmiin. Tietojohtamisessa hyödynnetään erityisesti opintohallintojärjestelmän sekä talous- ja henkilöstöhallintojärjestelmien dataa. Lisäksi tietojohtamisessa tarvitaan dataa valtakunnallisista opetuksen ja koulutuksen tietovarannoista ja muista tietojärjestelmistä.

Opintohallintojärjestelmä on koulutuksen järjestäjän tärkein ja keskeisin tietojärjestelmä. Opintohallintojärjestelmä on pedagogisen johtamisen sekä opetus- ja ohjaustyön väline, jonka avulla laaditaan opetuksen, ohjauksen ja arvioinnin toteutussuunnitelmat, varataan ja jaetaan resursseja, henkilökohtaistetaan ja arvioidaan osaamista, tehdään todistukset ja muut dokumentit sekä tuotetaan koulutuksen seuranta, suoritus-, tilasto- ja raportointitietoja. Opintohallintojärjestelmä palvelee myös opiskelijan tarpeita: opintohallintojärjestelmän käyttöliittymän avulla opiskelija voi esimerkiksi seurata opintojensa ja henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelmansa etenemistä.

Ammatillisen koulutuksen viitearkkitehtuurissa on tunnistettu keskeiset tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäpalvelut, joita tarvitaan ammatillisen koulutuksen järjestämiseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Viitearkkitehtuurissa tietojärjestelmät-käsitteellä tarkoitetaan sekä koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmiä että kansallisia tietojärjestelmiä tai tietovarantoja.

Tutustu ammatillisen koulutuksen viitearkkitehtuurin tietoarkkitehtuuriin.

Tiedonhallintalaki edellyttää, että organisaation tulee kuvata tietojärjestelmänsä ja tietyt niihin liittyvät tiedot. Tietojärjestelmien listauksesta voidaan käyttää termiä tietojärjestelmäsalkku. Tietojärjestelmäsalkku on koulutuksen järjestäjän työkalu järjestelmien ylläpitoon ja niiden yhteyksien hahmottamisen tueksi.

Datan tehokas hyödyntäminen tietojohtamisessa edellyttää eri järjestelmistä peräisin olevan tiedon yhteentoimivuuden varmistamista sekä tiedon saatavuuden parantamista myös kansallisella tasolla. Koulutuksen järjestäjät vastaavat itse omien tietojärjestelmiensä ylläpidosta ja kehitystyöstä. Yhteistyön tiivistäminen tietojärjestelmäkehityksessä sekä yhteisten ratkaisukokonaisuuksien rakentaminen voisi edistää resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä. Yhteistyötä ja vuoropuhelua tarvitaan myös Opetushallituksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa.

Tiedon tuottamisen käytänteet vaikuttavat tiedon laatuun

Ammatillisessa koulutuksessa hyödynnetään laajasti opintohallintojärjestelmässä syntynyttä tietoa, jota tuottaa pääasiassa opetus- ja ohjaushenkilöstö. Organisaation tiedon kirjaamisen käytänteet ja rakenteet vaikuttavat huomattavasti tiedon laatuun, luotettavuuteen ja käytettävyyteen. Jos tieto kirjataan järjestelmään virheellisesti, usealla eri tavalla tai useaan paikkaan tai tieto puuttuu kokonaan, toiminnasta ei muodostu luotettavaa kokonaiskuvaa toiminnan ja päätöksenteon tueksi.

Laadukas tieto edellyttää yhteisesti sovittuja tiedon tuottamisen toimintamalleja sekä henkilöstön osaamisen varmistamista. Moni koulutuksen järjestäjä on laatinut erilaisia tiedon tuottamiseen ja kirjaamiseen liittyviä ohjeita sekä kohdentanut resurssia tiedon laadun varmistamiseen. Opintohallintojärjestelmään ja muihin tietojärjestelmiin on myös mahdollista luoda automatiikkaa ja erilaisia tarkastussääntöjä, jotka osaltaan edistävät tietojärjestelmien käytettävyyttä ja tiedon laatua. Organisaatiossa on kuitenkin tärkeä käydä vuoropuhelua siitä, mitä tietoa toiminnasta kerätään ja miksi.

Koulutuksen järjestäjien tiedon tuottamisen tavoissa on eroja, jotka saattavat vaikeuttaa tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä. Koulutuksen järjestäjien tiedon tuottamisen toimintatapoja olisikin tärkeä yhdenmukaistaa, jotta voidaan varmistaa tiedon yhteentoimivuus ja laatu myös kansallisella tasolla. Tiedon yhteentoimivuus ja tietojen joustava siirtäminen koulutuksen järjestäjältä toiselle edistäisi myös joustavien opintopolkujen toteutumista.

HOKS-tiedon laadun varmistaminen

Oppijan HOKS-tiedot ovat tärkeä osa ammatillisen koulutuksen järjestäjän tietoperustaa. Oppilaitoksissa HOKS-tiedoista käytetään myös käsitteitä opiskelijatiedot tai opiskelijadata.

HOKS kuvaa oppijalle hänen yksilöllistä opintopolkuaan ja sitä, mihin hän opinnoissaan sitoutuu. Opetus- ja ohjaushenkilöstölle HOKS on tärkeä työväline, joka mahdollistaa oppijan yksilöllisen ohjaamisen ja resurssien kohdentamisen tarkoituksenmukaisella tavalla. HOKS-tiedot vaikuttavat myös ammatillisen koulutuksen järjestäjän saamaan rahoitukseen.

HOKSin tietosisältöä määrittävät lainsäädäntö sekä opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistukset. Lisäksi koulutuksen järjestäjät voivat koota HOKSiin myös omia tarpeitaan vastaavaa tietoa, kuten esimerkiksi ohjauksen kannalta olennaista tietoa. HOKS-tieto tuotetaan koulutuksen järjestäjien omissa opintohallintojärjestelmissä, josta tarvittavat tiedot siirretään valtakunnalliseen KOSKI-tietovarantoon ja eHOKS-palveluun.

Linkki: Miksi HOKS? (YouTube)

Ammatillisen koulutuksen järjestäjien verkostossa on kehitetty HOKS-tiedon laadunvarmistuksen malli, jonka avulla koulutuksen järjestäjät voivat systemaattisesti kehittää HOKS-tietojen laatua ja tiedon tuottamisen prosesseja.

Linkki: HOKS laadunvarmistuksen malli (ThingLink)

Kuva: HOKS laadunvarmistuksen malli (linkki avautuu kuvaa klikkaamalla)

Kansalliset tietovarannot

Koulutuksen järjestäjät hyödyntävät myös kansallisten tietovarantojen dataa toiminnan ja päätöksenteon tukena. Kansallisista tietovarannoista tietojohtamisen tukena hyödynnetään erityisesti KOSKI-palvelun ja opetushallinnon tilastopalvelu Vipusen tietoja. Lisäksi toiminnan ennakoinnissa hyödynnetään Opetushallituksen ja Osaamisen ennakointifoorumin (OEF) tuottamaa tietoa tulevaisuuden osaamis-, koulutus- ja työvoimatarpeista.

Ammatillisen koulutuksen tietojohtamista vaikeuttaa kuitenkin se, että eri lähteistä peräisin olevia tietoja on usein vaikea yhdistää kokonaiskuvaksi. Kansallisten tietovarantojen data ei ole aina saatavilla rajapintojen kautta, mikä vaikeuttaa tiedon hyödyntämistä. Kaikissa valtakunnallisissa palveluissa ei myöskään ole saatavilla raportteja koulutuksen järjestäjien käyttöön.

Koulutuksen järjestäjällä on velvollisuus siirtää määrätyt tiedot opintohallintojärjestelmästä kansallisiin tietojärjestelmiin. Toimiva tiedonhallintaprosessi ja tiedon siirtäminen oikein kansallisiin järjestelmiin on koulutuksen järjestäjille tärkeää. Valtakunnallisiin järjestelmiin siirrettyjä tietoja hyödynnetään muun muassa ammatillisen koulutuksen valtionosuusrahoituksen määrittämisessä.

Tutustu ammatillisen koulutuksen viitearkkitehtuurin kuvaukseen opintohallintojärjestelmän ja muiden järjestelmien vuorovaikutuksesta.

Koulutuksen järjestäjän tiedonhallinnassa ja tiedonsiirrossa on tärkeää varmistaa selkeät vastuut ja varmistettava tiedonsiirtoon osallistuvan henkilöstön osaaminen. Alla olevassa kuvassa kuvataan koulutuksen järjestäjän toimintamalli tiedonhallinta- ja tiedonsiirtoprosessissa.

Kuva: Koulutuksen järjestäjän tiedonhallintaprosessi (Lähde: KOSKI-palvelun eDuuniWiki)

Koulutuksen järjestäjät siirtävät opiskelijatietoja valtakunnallisiin KOSKI- ja eHOKS-palveluihin. KOSKI- ja eHOKS-palveluihin siirrettävät tiedot ovat osin samoja. Ammatillisen koulutuksen järjestäjien näkökulmasta on haastavaa, että opiskelijatietoja on siirrettävä erikseen kahteen valtakunnalliseen järjestelmään. Tiedon tuottamista ja tiedon laatua tukisi se, että koulutuksen järjestäjä voisi siirtää opiskelijatietoja vain yhteen kansalliseen järjestelmään, ja valtakunnallisesti tarvittavat tiedot ohjattaisiin oikeaan paikkaan KOSKI- ja eHOKS-palvelujen ylläpidon toimesta.

KOSKI-palvelusta opiskelijatiedot siirtyvät opetus- ja kulttuuriministeriön tietovarastoon, jonne kerätään tietoa myös muista tietolähteistä, kuten opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu Arvosta. Opetus- ja kulttuuriministeriön tietovaraston tiedot esitetään tarkastettuna ja anonymisoituna opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa. Koulutuksen järjestäjän on mahdollista saada KOSKI-palvelusta ja Vipusesta tietoja rajapinnan kautta omaan järjestelmäänsä.

Alla olevassa tiedostossa on kuvattu opiskelijadatan kulkua sekä ammatillisen koulutuksen verkostossa tunnistettuja tiedonsiirron kehittämiskohteita. Opiskelijadatasta käytetään oppilaitoksissa usein myös käsitettä HOKS-tieto tai opiskelijatieto.

Kuva: Opiskelijadatan kulku opintohallintojärjestelmästä kansallisiin tietovarantoihin sekä tiedonsiirron kehittämiskohteet (saat kuvan klikkaamalla suuremmaksi)

Tutustu kansallisten tietovarantojen dokumentaatioon:

KOSKI-dokumentaatiosivulta löytyy muun muassa KOSKI-palvelun tiedonsiirtoprotokolla.

KOSKI-pilotin dokumentaatiosta löytyy kuvaus massaluovutusrajapinnasta, joka on tarkoitettu pidempikestoisten kyselyiden tekemiseen KOSKI-datasta.

Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusen sivuilta löytyy muun muassa kuvaus Vipusen API-rajapinnasta ja lista siirrettävistä tietojoukoista. Vipusen tiedoista vain osa on hyödynnettävissä rajapinnan kautta.

Tietovarasto osana tiedonhallintaa

Keskitetty tietovarasto (engl. Data Warehouse, DW) tukee kokonaisvaltaista tiedonhallintaa sekä tiedon yhdistämistä, analysoimista, jakamista ja hyödyntämistä. Tietovarasto on tietojärjestelmä, johon voidaan kerätä ja tallentaa erilaista ja eri tietolähteistä peräisin olevaa dataa. Tietovarastoon voi kerätä tietoa esimerkiksi opintohallintojärjestelmästä ja organisaation eri operatiivisista järjestelmistä sekä kansallisista tietovarannoista ja muista ulkoisista tietolähteistä. Tietovarasto koostuu yleensä tietokannoista, joihin data on tallennettu tietyn mallin mukaisesti. Usein data muutetaan yhtenäiseen muotoon, jotta sitä voidaan helpommin käsitellä ja analysoida. Datan yhdistäminen useammasta eri lähdejärjestelmästä mahdollistaa monimutkaisempien analyysien tekemisen ja kattavamman tilannekuvan muodostamisen sekä esimerkiksi trendien havaitsemisen.

Alla olevassa kuvassa on yksinkertaistettu kuva tietovarastoratkaisusta. Tietovarastosta käsiteltyä dataa voidaan jakaa eri käyttäjäryhmille. Tietoa voidaan esimerkiksi koota erilaisille tietotyöpöydille raporttien, visualisointien ja analyysien muodossa toiminnan ja päätöksenteon tueksi. Analysoidun tiedon avulla organisaatioissa on helpompi ymmärtää toimintaa, syy-seuraussuhteita sekä suunnitella ja ennakoida tulevaisuutta.

Kuva: Tietovaraston yksinkertaistettu rakenne

Tiedon varastoinnin ja mallintamisen eri menetelmiä

Ammatillisen koulutuksen verkostossa on tunnistettu erilaisia tietovarastoinnin tapoja sekä tiedon mallinnuksen tasoja. Alla olevat materiaalit auttavat tutustumaan tietovaraston rakentamisen keskeisiin teemoihin:

Mikä on relaatiotietovarasto ja mikä on tietoallas ja miten ne eroavat toisistaan?
Mitä tarkoitetaan Immonin ja Kimballin tietovarastofilosofioilla?
Mikä on Data Vault 2.0 -malli?
Mitä tarkoittaa käsitteellinen, looginen ja fyysinen tietomallinnus?
Miten tietomallinnusta voidaan käytännössä tehdä ja millaisia tietomalleja on olemassa?
Miten tietomallia hyödynnetään Power BI:ssä?

Tietovarastotyypit ja tietomallinnus

PDF