Tietotarpeet ja mittariston rakentaminen
Johtamisessa tarvitaan yleisesti ottaen ajantasaista ja tarkoituksenmukaista tietoa toiminnan seurannan, suunnittelun ja päätöksenteon tueksi. Organisaatioissa on määritettävä, mitä tietoa toiminnassa tarvitaan ja mitä asiasta halutaan tietää.
Toimivat mittarit ovat yksi väline tiedon hankkimiseen. Mittaamiseen kuuluu tavoitteiden asettaminen. Mittari kuvaa organisaation toiminnan kannalta keskeisen asian tilannetta tai selittää, miten organisaation toimintaa pitäisi kehittää. Organisaation toiminnalla pitää olla selkeät ja ymmärrettävät tavoitteet. Selkeät tavoitteet mahdollistavat seurannan, vertailun ja reagoinnin. Toisaalta mittarin laatiminen auttaa myös kirkastamaan organisaation tavoitteita, joita on tarkoitus mitata. Mittarin laatiminen auttaa määrittämään, mikä tavoitteessa on kaikkein keskeisintä sekä käsitteellistämään mitattavaa asiaa. Tavoitteiden muuttuessa myös mittareiden on muututtava.
Johtamisen tukena mittarit ja niihin liittyvät tavoitteet ohjaavat organisaatiota toimimaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Avoin viestintä tavoitteista ja mittareista sekä niistä käyty vuoropuhelu vahvistaa tiedolla johtamisen kulttuuria organisaatiossa.
Hyvän mittarin tärkeimmät ominaisuudet ovat luotettavuus (validiteetti) ja toistettavuus (reliabiliteetti). Luotettavuus tarkoittaa sitä, että mittari mittaa luotettavasti sitä, mitä sen on tarkoitus mitata. Luotettavan mittarin rakentaminen edellyttää mitattavan asian tai ilmiön ymmärtämistä. Toistettavuus kuvaa, kuinka johdonmukaisesti ja toistettavasti mittari mittaa asiaa tai ilmiötä. Luotettavuus ja toistettavuus linkittyvät toisiinsa: jos mittari ei ole luotettava, toistettavuus menettää merkityksensä, ja jos mittari ei ole toistettavissa, se ei ole myöskään luotettava. Hyvä mittari on myöskin yksiselitteinen ja antaa johdonmukaisesti loogisia tuloksia. Hyvä mittari kertoo suoraan, onko tulos positiivinen vai negatiivinen ilman erillistä tulkintaa.
Mittarin laatiminen voi myös epäonnistua. Yleensä syynä on se, etteivät mittarit ole täsmällisiä tai niitä ei ole määritelty oikein. Mittari voi myös epäonnistua, jos tarvittava data ei ole käytössä. Alla on kuvattu asioita, joita mittariston rakentamisessa kannattaa pohtia.
Kuva: Mittariston laatimisen tarkastuslista
Tietotarpeet, mittarit ja tiedon hyödyntäminen ammatillisessa koulutuksessa
Koulutuksen järjestäjät kuvaavat toimintansa onnistumista ja laatua erilaisilla mittareilla. Ammatillisessa koulutuksessa mitataan erityisesti perus-, suoritus- ja vaikuttavuusrahoitukseen liittyviä asioita, joita koskevia mittaritietoja myös raportoidaan opetushallinnolle. Lisäksi organisaatioilla on omia laatutavoitteitaan, joita mitataan. Mittarien rakentaminen ja ylläpitäminen edellyttävät organisaatioilta kokonaisvaltaista tiedon hallintaa ja johtamista.
Asiantuntijahaastatteluissa Hämeen ammattikorkeakoulun tutkijayliopettaja Mika Tammilehto sekä Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän johtaja Kari Puumalainen pohtivat ammatillisen koulutuksen toiminnan mittaamista sekä mittareiden rakentamista etenkin vaikuttavuuden näkökulmasta. Ammatillisen koulutuksen toiminnan mittaamisessa on huomioitava tulosten ja vaikuttavuuden ero. Etenkin ammatillisen koulutuksen vaikuttavuuden mittaamiseen liittyy monia haasteita. Vaikuttavuudessa keskeisintä tulisi olla se, onko koulutuksesta ollut hyötyä oppijalle. Vaikuttavuuden arviointia tehdään eri tavoin oppijoiden työllistymisen, jatko-opintoihin siirtymisen ja oppimistulosten sekä palautteiden perusteella.
Asiantuntijahaastattelu: Mika Tammilehto
Asiantuntijahaastattelu: Kari Puumalainen
Ammatillisen koulutuksen järjestäjät vastaavat itse mittaristonsa kehittämisestä ja ylläpidosta, ja koulutuksen järjestäjien erilaisten mittareiden vuoksi toiminnan vertailu on vaikeaa. Koulutuksen järjestäjien olisi pyrittävä rakentamaan yhdessä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa yhteinen kansallinen mittaristo, joka olisi integroitu opinto- ja tutkintorekisteriin (KOSKI-palvelu) sekä opiskelija- ja työelämäpalautteisiin.
Esimerkkejä ammatillisen koulutuksen mittareista ja mittaristoista
Ammatillisen koulutuksen tietojohtamisen verkostossa on koottu esimerkkejä vaikuttavuusmittaristosta sekä eri oppilaitosten mittaristoista ja pohdittu erilaisia näkökulmia mittaristoihin.
Esimerkiksi tasapainotettu mittaristo (tuloskortti) eli Balanced Scorecard (BSC) on viitekehys, joka sopii hyvin ammatillisen koulutuksen mittariston viitekehykseksi. BSC koostuu neljästä näkökulmasta ja näihin liittyvistä mittareista, jotka ovat riippuvaisia toisistaan. Visio ja strategia ovat keskiössä organisaation toiminnan kokonaisuudessa, jota näkökulmien pohjalta rakennettu tuloskortti kuvaa. Näkökulmia ovat
- taloudellinen näkökulma
- asiakasnäkökulma
- sisäisten prosessien näkökulma
- innovatiivisuuden ja oppimisen näkökulma.