Opiskeluhuolto

Sisältö:

Alasivut:

• 1. Johdanto ja arkkitehtuurin rakenteet (opiskeluhuolto)
• 2. Periaatteellinen taso (opiskeluhuolto)
• 3. Toiminta-arkkitehtuuri (opiskeluhuolto)
• 4. Tietoarkkitehtuuri (opiskeluhuolto)

Arkkitehtuurityön tausta, tavoitteet, lopputulemat ja toimintatavat

PÄIVITTÄMÄTTÄ Päivitetty viimeksi helmikuussa 2023.

Taustaa

Vuoden 2023 alusta alkaen hyvinvointialueet vastaavat opiskeluhuoltopalveluiden eli koulu- ja opiskeluterveydenhuollon sekä kuraattori- ja psykologipalveluiden järjestämisestä. Opiskeluhuollon järjestämiseksi keskeistä on koulutuksen järjestäjän ja hyvinvointialueen välisen tiedon luovutuksen toteuttaminen säädösten mukaisesti ja sujuvasti.

• Opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilökohtaista työtä koskevat tiedot potilasasiakirjoihin. Rekisterinpitäjänä on hyvinvointialue.
• Opiskeluhuoltoa toteuttavat kuraattorit kirjaavat opiskelijan yksilökohtaista työtä koskevat tiedot sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin. Rekisterinpitäjänä on hyvinvointialue.

Opiskeluhuollon monialainen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö kirjaa opiskelijan opiskeluhuollon järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä tällaisia kirjauksia salassapitovelvoitteiden estämättä. Rekisterinpitäjänä on koulutuksen järjestäjä. Opiskeluhuoltorekisteriin sisältyvistä tiedoista ja niiden luovuttamisesta säädetään oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa.

Opiskeluhuollon toteuttamiseksi tarvittavat tiedot sijaitsevat koulutuksen järjestäjän erilaisissa tietorekistereissä. Tietojen lisäksi opiskeluhuoltoa toteuttaessa on tarve palveluille tai toiminnallisuuksille, joilla esimerkiksi huoltajien ja opiskeluhuoltoon osallistuvien ammattilaisten välinen kommunikaatio on mahdollista toteuttaa asiakaslähtöisesti, tietoturvallisesti ja tietosuoja hyvin huomioiden.

Perusopetuksen ja toisen asteen opetuksen ja koulutuksen järjestäjiä on useita satoja. Opetuksen järjestäjät/kunnat ovat tietosuoja-asetuksen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) mukaisia rekisterinpitäjiä, joiden vastuulla on toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan ja käytännössä myös osoitetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Näihin tehtäviin kuuluu mm. etäkäyttöyhteyksien, käytönvalvonnan ja käyttäjätilien valvonta.

Rekisterinpitäjän lisäksi tietojen hallintaan saattaa osallistua yrityksiä, jotka toteuttavat tiedon käsittelijän tehtäviä rekisterinpitäjän toimeksiannosta sopimuspohjaisesti. Tietosuoja-asetuksen lisäksi tietojen käyttöä ja luovutusta sekä tiedon- ja pääsynhallintaa ohjaavat mm. tiedonhallintalaki sekä laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta.

Tämän lisäksi opetusta ja koulutusta ohjaavat substanssilainsäädännön lisäksi opetussuunnitelman perusteet, joiden pohjalta toteutetaan paikallinen opetussuunnitelma ml. vuosisuunnitelman. Näiden variaatioiden vuoksi tietojen luovutusta ei voida ohjeistaa tietyn tietojärjestelmän tai palvelun osalta, koska vaikka opetuksen järjestäjillä olisi käytössä sama järjestelmä, siinä ylläpidettävien tietojen määrä, laatu ja kirjaustavat vaihtelevat järjestäjittäin. Usein opiskeluhuollon tehtävissä tarvittavia tietoja ei hallinnoida yhdessä vaan useammassa järjestelmässä, jokaisen järjestäjän oman harkinnan mukaan.

Tämän vuoksi on tunnistettu tarve kirkastaa opiskeluhuollossa tarvittavia tietosisältöjä ja -ryhmiä, koulutuksen järjestäjän ja hyvinvointialueen välillä tarvittavaa tiedonluovutusta ja sen lainsäädäntöpohjaa sekä tietojen hallinnoinnissa käytettäviä tietojärjestelmiä. Tehdyn työn pohjalta on mahdollista selkeyttää millaisia tunnuksia tietojärjestelmiin on tarpeellista toteuttaa opiskeluhuollon toteuttamiseksi, sekä esimerkiksi miltä osin on tarve rajata tietojen näkyvyyttä tiedon käytön minimoinnin periaatteen toteuttamiseksi.

Opetusta ja koulutusta järjestävät organisaatiot joutuvat uudistumaan ja sopeutumaan toimintaympäristön muutoksiin. Toiminnan uudistukset vaikuttavat myös tietoturvaan ja tiedonhallintaan. Tiedonhallintalain (laki julkisesta tiedonhallinnasta 906/2019) mukaan tiedonhallintayksikön (kunta/opetuksen järjestäjä) vastuulla on tunnistaa, mitkä muutokset ovat olennaisia ja edellyttävät muutosvaikutusten arviointia. Arkkitehtuurityön tuloksia on mahdollista hyödyntää myös tämän tehtävän toteuttamisessa.

Arkkitehtuurissa on tavoitteena tunnistaa:

• opiskeluhuollon keskeiset toimijat, näiden väliset vuorovaikutussuhteet ja toimijoiden tietotarpeet
• missä toimijoiden tietotarpeiden mukaiset tietosisällöt ylläpidetään
• vuorovaikutussuhteiden ja tietotarpeiden kuvausten pohjalta tiedon käsittelyperusteet ja mahdolliset lainsäädäntötarpeet
• mahdollisesti puuttuvat tai puutteelliset tietosisällöt
• tietojärjestelmien kehittämistarpeet

Tunnistetut lopputulemat:

• Opiskeluhuollon toteutuksen tavoitetilan kuvaus hyvinvointialueiden muodostamisen vaikutukset huomioiden
• Mahdolliset artifaktit:
  • Toimijakuvaukset oppilaslähtöisesti, huoltajat huomioiden
  • Toimijoiden vuorovaikutuskaaviot
  • Tietojärjestelmäkaavio
• Arkkitehtuuriartifaktien perusteella tehty arviointi lainsäädännön nykytilasta ja muutostarpeista

Toimintatavat

Arkkitehtuurityötä edistetään kahdessa eri ryhmässä:

1. Pienryhmä, joka kokoontuu n. kerran viikossa sekä
2. Kommentointiryhmä, joka kokoontuu muutaman viikon välein

Pienryhmä työstää arkkitehtuuria ja sen toteuttamiseksi tarvittavia artefakteja kommentointiryhmän palautteen perusteella. Pienryhmän onnistunut toiminta edellyttää asiantuntijoita STM:n, THL:n, OKM:n, OPH:n sekä yrityssektorin edustajista. Pienryhmän tuotokset dokumentoidaan eDuunin Wiki-sivustolle, johon on näkyvyys molemmilla ryhmillä.  Pienryhmä esittelee tekemänsä artifaktit kommentointiryhmälle, joka hyväksyy tehdyn työn.

Kommentointiryhmään kuuluu pienryhmää laajempi osallistujajoukko eri asiantuntijoita. Kommentointiryhmään kuuluvat esimerkiksi ne asiantuntijat, joilla ei ole aikataulullisesti mahdollista osallistua tiiviimpään pienryhmätyöskentelyyn. Kommentointiryhmällä on pääsy dokumentaatioon ja sen jäsenet voivat kommentoida, pyytää täydennyksiä tai korjauksia pienryhmälle. Kommentointiryhmä hyväksyy tehdyt kuvaukset.