2023-12-14 Julkinen
Huomioita tutkimusorganisaatioiden ja CSC:n puitesopimuksen uudistamisesta
Kahdensuuntaisia puitesopimuksia käytetään tutkimusorganisaatioiden eli ammattikorkeakoulujen, yliopistojen ja valtion tutkimuslaitosten sekä CSC:n keskinäisen yhteistyön järjestämisessä (https://wiki.eduuni.fi/x/1NCDB). Puitesopimus on päivitetty 2022-2023 (https://wiki.eduuni.fi/x/VDf1F).
Tämä muistio on koottu selventämään puitesopimuskeskusteluissa esiin nousseita kysymyksiä ja tukemaan sopimuksen ja sen liitteiden hyödyntämistä. Näitä selvennystarpeita pyritään huomioimaan sopimustekstiin, kun puitesopimusta uudistetaan seuraavan kerran yhteisesti. CSC on toimittanut muistion käytyjen keskusteluiden pohjalta periaatteella, että muistion sisältöä voidaan ja kannattaa kehittää hyvin matalalla kynnyksellä. Tämä muistio ei ole osa sopimusta, sopimuksen yhteiset puitteet löytyvät kokonaisuudessaan wiki-sivulta: https://wiki.eduuni.fi/x/1NCDB.
SISÄLTÖ
1. Strateginen kumppanuus ja mahdollisuus "hanketyötä" koskevaan poikkeukseen
Erityisesti kansainvälisiä rahoittajia varten on laadittu "strategista kumppanuutta" koskeva muotoilu ja mahdollisuus "hanketyötä" koskevaan poikkeukseen puitesopimuksen ehdoista. Hanketyön kirjaukset ovat puitesopimuksessa, jotta hankkeissa voidaan tarvittaessa todistaa rahoittajalle sopimusosapuolilla olevan sellainen suhde keskenään, että sopijapuolten strateginen kumppanuus käy selväksi. (Tähän tarkoitukseen on aiemmin joissain tapauksissa erikseen laadittu "strategisia kumppanuussopimuksia".)
Sopijapuolet tekevät tutkimusaloihin, koulutukseen, hankkeisiin ja palvelukehitykseen liittyvää pitkän tähtäimen yhteistyötä yhteisillä painoalueillaan, tavoitteenaan edistää kansallista kilpailukykyä, digitalisaatiota, kansallisen kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden tukemista, yhteentoimivuutta sekä kansainvälistä yhteistyötä.
Sopijapuolet suunnittelevat ja toteuttavat tutkimus- ja kehityshankkeita keskenään sekä yhdessä mahdollisten muiden koti- ja ulkomaisten osapuolten, kuten korkeakoulujen, tutkimuslaitosten sekä niiden verkostojen kanssa. Sopijapuolet jakavat tilannetietoa yhteistyöstä.
Lisäksi Sopijapuolet toteavat, että niiden välistä yhteistyötä toteutetaan sopijapuolten johdon tasolla ja puitesopimuksen toteuttamisaloja ja kehittämiskohteita ohjaavassa toiminnassa, CSC:n palveluiden asiakasohjaus- ja yhteistyörakenteissa sekä CSC:n ja sen omistajien (valtio, korkeakoulut) välisissä omistajaohjausrakenteissa CSC:n omistajien muodostaman neuvottelukunnan vahvistaman omistajastrategian ja CSC:n hallituksen laatiman asiakasohjausmallin mukaisesti.
Yhteistyön toteuttamisesta yksittäisissä hankkeissa sovitaan erikseen hanke- ja tapauskohtaisesti, siten että hankkeen rahoituksen ehtoja sovelletaan ensisijaisesti kyseisten ehtojen edellyttämällä tavalla.
- Kumppanuuteen perustuva hanke voi edellyttää "hanketyötä" koskevan ehdon soveltamista puitesopimuksen
Puitesopimuksessa on uutena laajennuksena erikseen määriteltyä hankeyhteistyötä, "hanketyö", koskevat kohdat. Tällöin kyse on poikkeuksesta normaalin "hankkeiksi" kutsutun toiminnan rinnalla. Tässä hankeyhteistyöllä viitataan erityiseen tilanteeseen, jossa on olemassa kolmansien osapuolien kanssa sopijapuolten tekemä sopimus, jossa sopijapuolet toimisivat hankekumppaneina ja molempien toimintaa hankkeen puitteissa sitoisi hankerahoituksen ja hankkeen muiden sopimusten ehdot, tyypillisesti kansainväliset ehdot. Tässä poikkeustilanteessa "hanketyötä" koskevalla määräyksellä voitaisiin erikseen sopien poiketa tavanomaisten hankkeiden yhteydessä noudatetuista puitesopimuksen määräyksistä. Puhekielessä usein viittaamme hankkeisiin yhteisessä toiminnassamme ja näitä käsitellään tämän puitesopimuksen normaaliehdoin, useimmiten palvelutilauksina, jotka koskevat asiantuntijatyötä.
Hanketyö on määritelty seuraavasti puitesopimuksen kohdassa 2.3:
- Hanketyö. Ulkopuolisen rahoituksen hankkeessa rahoituksen saajana toimivan Sopijapuolen kumppanina tehty kyseisen hankkeen rahoittajan vahvistaman hankesuunnitelman mukainen toiselle Sopijapuolelle osoitettu työosuus.
Tämä siis edellyttää, että hankkeen rahoitus tulee Sopijapuolten ulkopuolelta ja työosuus on osoitettu Sopijapuolille hankesuunnitelmassa ja Sopijapuolet ovat erikseen sopineet hankkeeseen liittyen. Tämänlaisessa tilanteessa kyse on hanketyöstä, jolloin Puitesopimuksen ehdoista voidaan yleisesti poiketa ja JIT-ehtoja ei sovelleta kuten puitesopimuksen 5.1 kohdassa sanotaan:
- Minkään muiden tämän Sopimuksen ehtojen estämättä, Hanketyöhön sovelletaan aina ensisijaisesti ja täysimääräisesti hankkeen rahoitussopimusta ja rahoitusehtoja ja hankekumppanien välistä konsortiosopimusta siltä osin kuin se tulee sovellettavaksi Hanketyöhön. Toimittaja myöntää Tilaajalle hankkeessa tuottamaansa tuloksiin rahoitusehtojen ja konsortiosopimuksen edellyttämät oikeudet, joiden perusteella Tilaaja voi hankekumppanina vastata kyseisten sopimuksen mukaisista velvollisuuksistaan. Hanketyöhön ei sovelleta JIT-ehtoja. Hanketyötä koskeva vahingonkorvausvastuun yläraja määräytyy hankekumppanien välisen konsortiosopimuksen periaatteiden mukaisesti ja se todetaan Palvelutilauksessa.
Huomioita liittyen siihen, mitä tarkoitetaan, kun käytetään hanketyöehdon mahdollistamaa poikkeusta ja milloin sitä ei normaalissa yhteistyössä tarvita.
- Hanketyö-klausuuli on puitesopimuksissa, jotta voidaan osoittaa, että sopijapuolilla on riittävä keskinäinen suhde, jotta yhteistyö hankkeessa on mahdollinen. Se myös varmistaa, että hankkeen puitteissa tehtäviä toimia koskee vain hankkeen omat sopimukset.
- Tilanteessa, jossa Sopijapuoli, joka olisi hakenut ja saanut hankerahaa, ja haluaisi, että joku toisen sopijapuolen asiantuntijoista tulisi tekemään työtä hankkeeseen, tulisi kyseeseen normaali alihankintasopimus. Alihankkijana sopijapuoli vastaisi toiselle sopijapuolelle toimittamansa palvelun tai tekemänsä työn laadusta. Hankkeessa mukana oleva sopijapuoli vastaisi hankkeen rahoituksenantajalle lopputuloksen laadusta.
- Jos sopijapuoli on mukana hankkeessa ja tilaa toiselta sopijapuoleta alihankintana asiantuntijapalvelua, on kyseessä normaali palvelun myyntitilanne (hankkeessa rooli "subcontractor"). Tällöin sovelletaan asiantuntijatyön palvelukuvausta ja JIT-ehtoja. Hankkeessa mukana olevan sopijapuolen on hyvä olla perillä hankeen hankintaehdoista, sillä ne voivat vaikuttaa alihankintatilanteisiin.e.
- Hanketyön kirjaukset ovat puitesopimuksessa, jotta hankkeissa voidaan tarvittaessa todistaa rahoittajalle sopimusosapuolilla (CSC ja asiakasorganisaatio) olevan sellainen suhde keskenään, että hanketyö on ylipäänsä mahdollista. Hanketyön keskeinen ero alihankintaan nähden on se, että kumppanuustyyppisille osapuolille, joita puitesopimuksen osapuolet olisivat, allokoidaan rahoitusta eikä kyseessä ole hankkeen näkökulmasta alihankintatyö.
2. Puitesopimuksen henkilötietojen käsittelyyn liittyvää dokumentointi
Mikäli henkilötietoja käsitellään osapuolen tilaamassa palvelussa, siitä sovitaan palvelukohtaisesti. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan soveltamisjärjestyksessä:
- Puitesopimuksen teksti
- Puitesopimuksen kohta 14 LUOTTAMUKSELLISUUS, HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY, TIETOTURVA JA VIESTINTÄ
- Liite 1. CSC:n henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot perustuvat suoraan tietosuoja-asetuksen tekstiin
- Mahdolliset palvelukohtaisesti sovittavat ehdot (esim. käsittelytoimien ohjeistukset ja palvelussa toteutettavat tekniset ja organisatoriset toimet henkilötietojen suojaamiseksi TOMS)
- Puitesopimuksen turvallisuusliitteessä ja JIT-ehdoissa on mainintoja henkilötietojen käsittelystä
Palvelukohtaisesti sovitaan henkilötietojen käsittelemisestä, palveluun ei välttämättä liity henkilötietojen käsittelyä. Sopijapuolen käyttäjä voi ottaa toisen sopijapuolen tarjoamia palveluita käyttöön ilman, että sopijapuolet nimenomaisesta palvelusta sopineet. Ottaessaan toisen sopijapuolen palvelun käyttöön Käyttäjä hyväksyy käyttöehdot ja muut edellytykset, joiden nojalla tämän puitesopimuksen luvun 11 mukaisesti käyttäjän kotiorganisaatiolla on oikeus saada palveluta tuottavalta osapuolelta tietoja käytöstä.
Puitesopimuksen teksti
- Kohta1 sopijapuolten yhteysosoitteet
- Kohta 2 henkilötietojen käsittelyn ehtojen määritelmä
- Kohta 3.5. käsittelyn ehtojen soveltaminen puitesopimuskokonaisuudessa
- Kohta 8.2. alihankintaan liittyvät ehdot
- Kohta 9.1-9.4. henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä rooleista ja vastuista tutkimus- ja koulutustoiminnassa
- Kohta 11.5. ja 11.7. muutosmenettelyistä myös liittyen henkilötietojen käsittelyyn
Kohta 14(1) Sen lisäksi mitä JIT 2015 - Yleiset ehdot kohdissa 17 ja 18 on sovittu
- Tämä tarkoittaa, että JIT-ehtojen 17-18 kohdan tietosuojalausekkeet menevät siis soveltamisjärjestyksessä liitteen 1 edelle. → tekstissä ei kuitenkaan ole ristiriitaa liitteen 1 kanssa.
- Kohta 14.2. henkilötietojen käsittelystä sopimisen etupainotteisuudesta, tilaajan ohjeistuksesta
Henkilötietojen käsittelyn ehdot (liite 1)
- Kokonaisuudessaan sovellettavaa ennen seuraavia asiakirjoja. Kyseinen dokumentti on ensisijainen.
Palvelutilaus
Mikäli palvelussa käsitellään henkilötietoja, on niihin viitattava palvelutilauksessa.
- Palvelun tilauskohtainen toimitussisältö ja -ehdot
- Osana ehtoja yksiselitteinen maininta siitä, käsitelläänkö tilauksen yhteydessä henkilötietoja
- Mikäli käsitellään, käsittelystä sopimiseksi tarvitaan viittaus liitteeseen 1 henkilötietojen käsittelyn ehdot + käsittelytoimien kuvaus.
- Kuvauksen tekee aina tilaaja (rekisterinpitäjä) ohjeeksi toimittajalle (käsittelijä) käyttäen joko puitesopimuksen mallilomaketta tai oman organisaationsa käsittelyn ohjeistuksen mallilomaketta.
- Henkilötietojen käsittelyä (eli palvelun toimittamista) ei saa aloittaa, ennen kuin rekisterinpitäjä on toimittanut kuvauksen käsittelijälle.
- Mikäli ei käsitellä henkilötietoja, kuvausta ei tarvita.
Palvelukuvaus
- Kuvaus palvelun yleisistä ominaisuuksista, joita toimitetaan erityisesti yhdelle tilaajalle tai yleisesti tilaajille.
- Toteutetuista suojatoimista (TOMS) riippuen palvelu voi olla tai ei ole soveltuva henkilötietojen käsittelyyn.
Esimerkki henkilötietojen käsittelyn kuvauksesta palvelukohtaisesti
- Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: Julkaisutietojen tallennuspalvelu (https://wiki.eduuni.fi/x/r4ARB)
Turvallisuusliite (liite 5)
Turvallisuusliitteessä määritellään Sopijapuolten turvallisuuteen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet. Liite sisältää viittauksia liitteeseen 1.
- Viittauksia liitteen 1 nojalla sovellettavista kohdista
- 3. Salassapito, henkilötietojen poistaminen ja palauttaminen
4. Poikkeamat ja kriisiviestintä, henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen
- 5. Tarkastukset ja auditoinnit, henkilötietojen käsittelyn auditoinneista
- 6. Turvallisuuden kehittäminen, henkilötietojen tietoturvaloukkausten yhteydessä ilmoitettavista tiedoista
- Viittaus Puitesopimukseen
- 4. Poikkeamat ja kriisiviestintä, tietoturvan ja tietosuojan yhteysosoitteet
Turvallisuusliitteessä salassapidettävä on ymmärrättävä yleisenä ilmauksena, jota käytetään "julkisen" vastakohtana.
JIT-ehdot
- Palvelut → Ehtoja Palveluympäristön sijainnista 3.2.(2), palvelua suorittavasta henkilöstöstä 5.4.(3), palveludokumentaatiosta 5.6.(1)
- Konsultointi → Ei lisäehtoja henkilötietojen käsittelystä
- Yleiset → Regressioikeus tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta 11(7), salassapitovelvoitteesta 17(4), Tietoturvallisuus ja tietosuoja 18., tarkastusoikeus 19(1).
Turvallisuusasioista puitesopimuskokonaisuudessa
Turvallisuudesta sovitaan asiakirjojen soveltamisjärjestyksessä. Palvelun edellyttämistä turvaamistoimista sovitaan palvelukohtaisesti täydentämään turvallisuusliitteen ja JIT-ehtojen tuomaa perustaa.
- Puitesopimuksen kohta 14 LUOTTAMUKSELLISUUS, HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY, TIETOTURVA JA VIESTINTÄ
14(1) Sen lisäksi mitä JIT 2015 - Yleiset ehdot kohdissa 17 ja 18 on sovittu, Sopijapuolet ovat sopineet tämän Sopimuksen liitteenä 5 olevan Turvallisuusliitteen ehdoista.
- Tämä tarkoittaa, että JIT-ehtojen kohtien 17 ja 18 lausekkeet menevät siis soveltamisjärjestyksessä liitteen 5 edelle.
- Liite 5 Turvallisuusliite
Mikäli palveluun liittyen henkilötietojen käsittelyn liitettä ei sovelleta, on voimassa kuitenkin aina turvallisuusliitteen määräykset.
3. Vahingonkorvauksista ja välillisistä vahingoista
- Sopimuslinjaukset pohjaavat siihen, että osapuolet ovat julkisin varoin toimivia organisaatioita, jotka eivät tavoittele voittoa.
- Palvelut hinnoitellaan kustannusperustaisesti voittoa tavoittelematta, jolloin osa asiakkaan ratkaisun kustannusta tulisivat olemaan asiakkaan vaatimat vahingonkorvaukset. Hinnoittelussa ne otettaisiin huomioon juuri ko. asiakkuudessa ja ratkaisussa ja ratkaisusta riippuen toteutumisen todennäköisyydellä painotettuna.
- Korvaus tulee, kuten JIT:ssä todetaan, “aiheutuneista välittömistä vahingoista.”
- On tavallista, että välilliset vahingot suljetaan liiketoiminnassa pois sopimuksista.
- Puitesopimuksessa tukeudutaan JIT-ehtojen mukaisiin vahingonkorvausvelvoitteisiin.
4. CSC korkeakoulujen ja valtion sidosyksikkönä
- Ks. erillinen dokumentti CSC korkeakoulujen ja valtion sidosyksikkönä (https://wiki.eduuni.fi/x/GRjNF)
Puitesopimusasiat
Mallipohjat, ohjeet, muistilistat puitesopimusten yhteyshenkilöille ja muille soveltajille https://wiki.eduuni.fi/x/2NCDB