Palvelun hallinta
OILI-palvelun hallinta pohjautuu pitkälti ITIL-malliin, jota sovelletaan tähän palveluun parhaiten sopivaksi; riittävän kevyesti, mutta tarpeeksi kattavasti. Palvelun kokonaishallinta on laaja kokonaisuus, varsinkin kun palvelun tilaajaorganisaatioita on paljon. Palvelun hallinan keskeiset osat ovat:
- Palvelustrategia
- Palvelusuunnittelu
- Palvelutransitio
- Palvelutuotanto
- Jatkuva palvelun parantaminen
Palvelukokonaisuuden hallinta sisältää myös:
- Projektinhallinnan
- Palvelun teknisen hallinnan tehtävät
- Pääsynhallinnan, yhteyksien avaamiset, palvelinten hallinnan ja niin edelleen
- Odotusten hallinnan tehtävät
- Palvelun tiekartan hallinta suuremmissa kehityskokonaisuuksiss, sisältäen uusien ominaisuuksien toteutuksen hallinnan ja käsittelyn.
- OILI-infojen järjestämisen tilaajille ajankohtaisista asioista.
- Tietoturvan hallinnan
Palvelustrategia
OILI-palvelun strategiana on tarjota korkeakouluille ja opiskelijoille helppokäyttöinen ja luotettava sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä, joka tehostaa ilmoittautumisprosessia ja parantaa käyttäjäkokemusta. OILI-palvelun kehittämistä suunnitellaan yhdessä palvelun tilaajaorganisaatioiden kanssa, jolloin korkeakoulut saavat palvelusta mahdollisimman kattavan hyödyn kustannustehokkaaseen hintaan.
Palvelusuunnittelu
OILI-palvelun suunnittelu kattaa seuraavat kokonaisuudet:
Palvelun suunnittelun koordinointi
- Yhteistyö korkeakoulujen kanssa: Palvelun jatkokehityksen ja strategian koordinointi tiiviissä yhteistyössä palvelua tilaavien korkeakoulujen kanssa, varmistaen, että palvelu vastaa korkeakoulujen tarpeisiin ja odotuksiin.
- Kokonaisvaltainen koordinointi: Palvelun koordinointi kokonaisuutena, huomioiden kaikki palvelunhallinnan osa-alueet ja varmistamalla sujuva integraatio olemassa oleviin järjestelmiin.
Palvelutason ja saatavuuden hallinta
- Palvelutason määrittely: Yhteistyössä tilaajien kanssa määritellään palvelutasot ja saatavuusvaatimukset, jotka takaavat käyttäjäystävällisen ja luotettavan palvelun.
- Saatavuuden hallinta: Toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus, joilla varmistetaan palvelun korkea saatavuus ja suorituskyky, mukaan lukien tekninen tuki ja jatkuva seuranta.
- Palvelukatkojen hallinta: Suunnitellaan ja hallinnoidaan huoltokatkoja ja muita käyttökatkoja siten, että ne vaikuttavat mahdollisimman vähän käyttäjiin.
Kapasiteetin hallinta
- Kasvavien käyttäjämäärien hallinta: Kapasiteetin hallinta siten, että palvelu pystyy mukautumaan tasaisesti kasvaviin käyttäjämääriin ilman häiriöitä tai käyttökatkoja.
- Seuranta ja ennakointi: Käyttäjämäärien kasvun jatkuva seuranta ja ennakoiminen, jotta voidaan toteuttaa tarvittavat infrastruktuuripäivitykset ja resurssien lisäämiset ajoissa.
Palvelun jatkuvuuden hallinta
- Jatkuvuussuunnitelma: Palvelun jatkuvuuden takaaminen jatkuvuussuunnitelmilla, joka käsittää sekä tekniset että organisatoriset toimenpiteet.
Palvelun elinkaaren suunnittelu
- Elinkaaren arviointi: Palvelun elinkaaren arviointi säännöllisesti, minkä avulla voidaan tunnistaa ja ennakoida mahdolliset muutostarpeet ja päivitykset.
- Pitkän aikavälin ylläpito: Palvelun ylläpidossa huomioidaan elinkaariarvio ja toteutetaan strategisia toimenpiteitä palvelun jatkuvuuden ja laadun takaamiseksi.
Tietoturvan ja tietosuojan hallinta
- Tietoturvakäytännöt: Vahvat tietoturvakäytännöt ja tietosuojatoimenpiteet, jotka varmistavat käyttäjien tietojen turvallisuuden ja yksityisyyden.
- Tietoturvan seuranta: Jatkuva tietoturvan seuranta ja riskienhallinta, mukaan lukien säännölliset auditoinnit ja päivitykset.
Palvelutransitio
Palvelutransition tavoitteena on varmistaa palvelun sujuva käyttöönotto ja ylläpito. OILI-palvelu on saavuttanut kypsän vaiheen, jossa uusien korkeakoulujen käyttöönotto ei ole enää keskeisessä asemassa palvelun vakiintuneen aseman vuoksi. Kuitenkin palvelun ylläpitoon liittyy jatkuvia muutoksia, jotka edellyttävät palvelutransition kaltaisia toimenpiteitä. OILI-palvelun palvelutransition keskeiset vaiheet ovat seuraavat:
- Muutoksenhallinta: Varmistetaan, että kaikki muutokset palveluun toteutetaan hallitusti ja suunnitellusti, minimoiden riskit ja häiriöt.
- Käyttäjätuki: Tarjotaan kattavaa tukea käyttäjille ja ylläpitäjille, jotta he voivat hyödyntää palvelua tehokkaasti.
- Testaus ja validointi: Suoritetaan perusteelliset testaukset ja validoinnit ennen muutosten käyttöönottoa, jotta varmistetaan palvelun toimivuus ja luotettavuus.
- Kommunikointi ja viestintä: Viestitään avoimesti ja ilman ylimääräistä viivettä kaikkien sidosryhmien suuntaan, jotta he ovat tietoisia tulevista muutoksista ja niiden vaikutuksista.
- Dokumentointi: Päivitetään ja ylläpidetään kattavaa dokumentaatiota kaikista muutoksista ja prosesseista, mikä tukee palvelun jatkuvaa parantamista ja ylläpitoa.
Palvelun käyttöönoton yhteydessä uudessa korkeakoulussa palvelutransition keskeiset vaiheet ovat seuraavat:
Suunnittelu
- Tarpeiden kartoitus: Selvitetään uuden korkeakoulun erityistarpeet ja vaatimukset, jotta palvelun käyttöönotto voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan
- Projektisuunnitelma: Laaditaan projektisuunnitelma, joka sisältää aikataulun, resurssit, vastuunjaon ja riskienhallintasuunnitelman.
- Sidosryhmien sitouttaminen: Varmistetaan, että relevantit sidosryhmät ovat sitoutuneita ja tietoisia projektin tavoitteista ja aikataulusta.
Palvelun toteutus
- Konfigurointi ja mukauttaminen: Palvelun konfigurointi ja mukauttaminen uuden korkeakoulun tarpeiden mukaisesti.
- Integraatio: Palvelun integrointi korkeakoulun olemassa oleviin järjestelmiin ja infrastruktuuriin, kuten opiskelijahallintojärjestelmiin.
- Dokumentointi: Toteutukseen liittyvät toimenpiteet dokumentoidaan tulevaa ylläpitoa ja ongelmanratkaisua varten.
Palvelun testaaminen ja mahdolliset pilotoinnit
- Testaus: Suoritetaan toiminnalliset ja suorituskykytestit varmistaakseen, että palvelu toimii odotetusti.
- Pilotointi: Tarvittaessa järjestetään pilottikäyttöönotto pienemmässä mittakaavassa, jotta voidaan kerätä palautetta ja tehdä tarvittavat korjaukset ennen laajamittaista käyttöönottoa.
- Käyttäjätestaus: Korkeakoulun henkilöstön ja mahdollisten opiskelijoiden tekemä käytettävyystestaus, jossa kerätään palautetta palvelun käytöstä.
Käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu
- Koulutus: Järjestetään koulutus korkeakoulun virkailijoille, jotta he osaavat käyttää ja hallinnoida palvelua.
- Viestintä: Laaditaan viestintäsuunnitelma, jolla tiedotetaan käyttöönoton aikataulusta ja vaikutuksista.
- Tukipalvelut: Valmistellaan tukipalvelut ja varmistetaan, että käyttäjillä on tarvittavat tukikanavat ja ohjeet palvelun käytön tueksi.
Käyttöönotto, transitio
- Siirtymävaihe: Siirrytään vaiheittain vanhasta järjestelmästä uuteen palveluun, jotta siirtymä sujuu mahdollisimman häiriöttömästi.
- Seuranta: Käyttöönoton aikana seurataan tiiviisti palvelun toimintaa ja käyttäjäkokemuksia, jotta mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista nopeasti.
- Tukipalvelut: Tarjotaan tehostettua tukea käyttöönoton alkuvaiheessa, jotta korkeakoulu saa tarvittavan avun nopeasti.
Katselmointi ja transition päättäminen
- Arviointi: Suoritetaan arviointi käyttöönotosta, jossa analysoidaan projektin onnistuminen ja kerätään oppia tulevia käyttöönottoja varten.
- Palautteen kerääminen: Kerätään palautetta korkeakoululta ja palvelun käyttäjiltä käyttöönoton kokemuksista ja palvelun toimivuudesta.
- Transition päättäminen: Virallinen transition päättäminen, jossa palvelu siirretään normaalin ylläpidon ja operatiivisen toiminnan piiriin.
Palvelutuotanto
Palvelutuotanto sisältää käytännössä seuraavat prosessit::
Poikkeustilanteiden hallinta
- Poikkeamien havaitseminen: Palvelun toimivuutta seurataan aktiivisesti sekä korkeakouluilta kerätään tietoa havaituista poikkeamista.
- Poikkeamien analysointi: Poikkeamat analysoidaan syiden selvittämiseksi ja toimenpiteiden määrittämiseksi.
- Toimenpiteet ja tiedottaminen: Tehdään tarvittavat korjaavat toimenpiteet ja tiedotetaan asianomaisia tahoja, kuten käyttäjiä ja ylläpitäjiä, poikkeaman syistä ja korjaustoimenpiteistä.
- Seuranta ja dokumentointi: Seurataan tilanteen korjaantumista ja dokumentoidaan kaikki poikkeamat sekä tehdyt toimenpiteet, jotta voidaan oppia ja kehittää prosesseja jatkossa.
Vaatimustenmukaisuuden hallinta
- Palautteen kerääminen: Kerätään ja käsitellään palautetta korkeakouluilta kehitysideoista ja tarvittavista ominaisuuksista, jotta voidaan vastata palvelun tilaajien tarpeisiin.
- Testaus ja hyväksyntä: Uudet ominaisuudet ja korjaukset testataan perusteellisesti ennen käyttöönottoa varmistaen, että ne täyttävät laatu- ja vaatimustenmukaisuusstandardit.
- Dokumentointi: Kaikki muutokset ja korjaukset dokumentoidaan asianmukaisesti.
Identiteetin hallinta (IdM)
- Käyttäjien hallinta: Korkeakoulut vastaavat itse käyttäjähallinasta ja käyttöoikeuksien poistamisesta järjestelmässä.
- Pääsynhallinta: Määritellään ja hallitaan käyttäjien pääsyoikeudet ja roolit järjestelmässä varmistaen, että käyttäjillä on asianmukaiset oikeudet heidän tehtäviensä suorittamiseen.
Palvelun jatkuva parantaminen
Palvelun jatkuva parantaminen on keskeistä varsinkin kriittisissä ja tärkeissä palveluissa. Palvelun jatkuva parantaminen on systemaattinen prosessi, joka perustuu palautteen keräämiseen, analysointiin, seurannasta saatuihin tietoihin ja iteratiiviseen kehittämiseen. Tämä lähestymistapa varmistaa, että palvelu pysyy ajan tasalla, vastaa käyttäjien tarpeisiin ja toimii luotettavasti.
