4.2.8 Rekrytointitiedonkeruu
Tiedonkeruulomake YO-8A-rekrytointi-haun-tiedot
Tiedonkeruulomake YO-8B-rekrytointi-valitun-tiedot
Mallitiedostot täällä
Seloste käsittelytoimista (rekrytointitiedonkeruu) täällä
Rekrytointitiedonkeruun tausta
Korkeakoulujen opiskelijat ja henkilöstö ovat korkeakoulujen tärkein voimavara, sillä korkeakouluissa tehtävä opetus- ja tutkimustyö on erittäin henkilöintensiivistä. Uusien opiskelijoiden ja henkilöiden rekrytointi ovat tärkeimpiä päätöksiä mitä korkeakoulut tekevät. Korkeakoulujen tekemistä henkilöstörekrytoinneista on kansallisella tasolla olemassa hyvin vähän vertailutietoa. Tästä syystä OKM lisäsi vuodesta 2018 lähtien rekrytointikyselyn osaksi vuosittaisia tiedonkeruitaan (alkaen vuonna 2017 tehdyistä rekrytoinneista). OKM:n rekrytointikysely koskee yliopistojen tutkijanuraportaille II-IV sekä ammattikorkeakoulujen opetushenkilökuntaan ja tki-henkilöstöön tehtäviä rekrytointeja. Kerättävät tiedot auttavat myös seuraamaan EU-tasolla sovittujen tutkijoiden rekrytointeja koskevien periaatteiden toteutumista.
Rekrytointitiedonkeruun tietoja tullaan käyttämään taustamateriaalina OKM:n korkeakoulujen ja tutkimusjärjestelmän ohjauksessa muun olemassa olevan materiaalin rinnalla. Rekrytointitiedonkeruu tuottaa mm. seuraavia tietoja:
- Volyymitiedon korkeakouluihin haku- ja kutsumenettelyn kautta rekrytoiduista henkilöistä sekä näiden sukupuoli-, tieteenala- ja kansalaisuusjakaumasta.
- Tietoja korkeakoulujen vetovoimasta, ottaen huomioon, että pelkästään hakijoiden suuri määrä ei ole onnistuneen rekrytoinnin kriteeri.
- Tietoja henkilöiden urakierrosta tutkimusjärjestelmän eri sektoreilla. Aiemmasta ohjeistuksesta poiketen, rekrytointitiedonkeruu tullaan toteuttamaan yhdessä vaiheessa.
Tiedonkeruussa kerätään tiedot edeltävänä vuonna tapahtuneista rekrytoinneista (palvelussuhde alkanut edeltävänä vuonna).
Nykyinen henkilöstötiedonkeruu ja rekrytointitiedonkeruu
OKM kerää korkeakouluilta tiedot henkilöstöstä henkilötunnustasolla (henkilötyövuosien määrä). Tiedonkeruun ulottuvuuksia ovat mm. tehtäväjaottelu, tutkijanuraporras (yliopistot), taustakoulutus, ikä, kansalaisuus, palvelussuhteen tyyppi, koulutusala sekä tieteenala. Korkeakoulukentän välisiä henkilöstön siirtymiä on mahdollista analysoida henkilötunnuksien kautta. Tiedonkeruu ei sisällä tietoja henkilöiden aiemmasta työhistoriasta eikä rekrytointiprosessista. Näitä tietoja on tarkoitus kerätä OKM:n rekrytointitiedonkeruussa. Henkilöstötiedonkeruussa kerättyjä henkilön taustatietoja voidaan hyödyntää rekrytointitiedonkeruussa henkilönumeron kautta.
Rekrytointitiedonkeruun rajaus
Tiedonkeruun osalta rekrytoinnit voidaan jakaa viiteen ryhmään:
1. Rekrytointi julkisen hakumenettelyn kautta
2. Rekrytointi kutsumenettelyn kautta, yliopistolain §33 toisen momentin mukaan. Koskee vain yliopistoja.
3. Rekrytointi ilman hakumenettelyä, henkilön edellinen työsuhde ei ole ollut ko. korkeakouluun. Palvelussuhdejaksojen pituus 6 kk tai enemmän.
4. Rekrytointi ilman hakumenettelyä, henkilön edellinen työsuhde ollut samassa korkeakoulussa. Tai rekrytoinnit alle 6 kk pituisiin palvelussuhteisiin ilman hakumenettelyä.
5. Yt-menettelyihin liittyvät sisäiset haut
Rekrytointitiedonkeruu koskee ryhmien 1 ja 2 mukaisia hakuja. Kutsumenettelyhauissa hakijoiden määrää koskevat tiedot jätetään tyhjäksi.
Kutsumenettelyksi luetaan myös henkilöiden työsuhteen vakinaistaminen tietyn ajanjakson jälkeen asiantuntijalausuntojen pohjalta. Sen sijaan akatemiaprofessoreiden tai akatemiatutkijoiden valitsemista ei tiedonkeruussa rinnasteta kutsumenettelyyn, eikä Akatemian virkoja huomoida rekrytointitiedonkeruussa. Vastaava koskee myös ERC-paikkoja.
Ryhmän 3 mukaisista uusista rekrytoinneista tiedot päätellään OKM:n henkilöstötiedonkeruun tiedoista. Ryhmään lasketaan kuuluvaksi ne, joilla A) ei ole edellisenä tilastovuonna ollut ko. korkeakouluun palvelussuhdetta ja B) henkilöstötiedonkeruussa henkilölle on kahden vuoden aikana (tilastovuosi + sitä seuraava vuosi) merkitty 6 tai enemmän henkilötyökuukautta. Tiedot poimitaan suoraan jo olemassa olevan OKM:n henkilöstötiedonkeruun aineistoista.
Ryhmien 4 ja 5 tietoja ei huomioida rekrytointitiedonkeruussa, eikä rekrytointeja koskevissa tilastoinneissa. Tiedonkeruu ei myöskään ainakaan alkuvaiheessa koske yliopistojen tenure-track järjestelmän mukaisia tehtävänsiirtoja. Tiedonkeruun päätarkoitus on kerätä tietojen henkilöiden taustoista ja rekrytointiprosessista heidän tulleessaan korkeakouluun. Tenure-track -järjestelmän sisällä tapahtuvien siirtojen analysointi vaatisi toisenlaista tietopohjaa. Yliopistojen osalta tiedot kerätään kaikista II-IV tutkijanuraportaalle sijoitettujen tehtävien rekrytoinneista. Ammattikorkeakoulujen osalta tiedot kerätään kaikista opetushenkilökuntaan ja tki-henkilöstöön tehtävistä rekrytoinneista. Tiedonkeruu koskee vain korkeakouluun palvelussuhteeseen tulevia henkilöstä. Mikäli henkilö työskentelee henkilökohtaisen apurahan turvin, eikä hän ole palvelussuhteessa korkeakouluun, ei hänen rekrytointinsa kuulu tiedonkeruun piiriin.
Jos yhdessä hakuilmoituksessa on useampi paikka haussa, tieto raportoidaan hakukohtaisesti, ei paikkakohtaisesti.
Vuoden 2021 tiedoista lähtien tiedonkeruun tilastovuodeksi muutetaan palvelussuhteen alkamisvuosi. Tilastovuoden muuttaminen koskee sekä hakujen että rekrytoitujen henkilöiden tietoja (tiedonkeruulomakkeet a, b ja c). Mikäli samassa haussa valittujen työsuhteet alkavat eri vuosina merkitään kaikille hauille tilastovuodeksi se vuosi jolloin viimeisin työsuhde alkaa.
Tiedonkeruun aikataulu
Tiedonkeruu koostuu kahdesta lomakkeesta (hakuun liittyvät tiedot ja valitun henkilön tiedot). Valitun henkilön tiedot voidaan toimittaa eri tiedonkeruuvuonna kuin hakuun liittyvät tiedot.
Henkilöstötiedonkeruussa käytetään toimipistetiedonkeruun toimipaikkakoodeja ja vastaavasti rekrytointitiedonkeruussa hyödynnetään henkilöstötiedonkeruun tietoja. Tästä syystä lataukset pitää tehdä seuraavassa järjestyksessä 1. toimipistetiedonkeruu, 2. henkilöstötiedonkeruu, 3. rekrytointitiedonkeruu. Virheellisestä latausjärjestyksestä ei tule suoraa virheilmoitusta, mutta väärä latausjärjestys näkyy rivikohtaisissa virheilmoituksissa.
Kerättävät tiedot
Rekrytointitiedonkeruu koostuu kolmesta osasta: 1. Hakuun liittyvät tiedot; 2. Tehtävään valitun pohjatiedot; 3. Tiedot tehtävään valitun aiemmasta työskentelystä. Hakuun liittyvät tiedot voidaan toimittaa aiempana tiedonkeruuvuonna kuin tiedot tehtävään valitusta. Tiedot yhdistetään hakunumeron perusteella. Tehtävän luonnetta kuvaavat tiedot kerätään täytetyn tehtävän mukaan. Kaikki kerättävät tiedot ovat kooditettuja tai lukumääriä (tiedonkeruussa ei ole avovastauksia). Mikäli kerättävästä tiedosta ei ole tietoa, jätetään se tyhjäksi. Osa valitun henkilön taustatiedoista on mahdollista saada OKM:n henkilöstötiedonkeruusta ja Virta-opintotietopalvelusta.
4.2.8.1 Hakuun liittyvät tiedot
4.2.8.1.1 Korkeakoulu
Kuvaus
Tilastokeskuksen oppilaitosluokituksen mukainen 5-numeroinen arvo, esim. 02469 (Karelia-ammattikorkeakoulu). Huom! Tieto hyväksytään myös numeromuodossa tallennettuna, eli ilman etunollaa (esimerkki näin ollen muodossa 2469). Koodisto on luvussa 7.1.
Tiedon muoto
Tilastokeskuksen 5-numeroinen oppilaitostunnus, ks. luku 7.1.
4.2.8.1.2 Tilastovuosi
Kuvaus
Tiedonkeruuvuoden tilastovuosi
Tiedon muoto
Vuosiluku
4.2.8.1.3 Hakunumero
Kuvaus
Hakunumeroa käytetään linkitykseen valitun taustatietoihin (ks. Tehtävään valitun pohjatiedot). Hakunumero on pakollinen tieto. Numero toimitetaan myös sellaisista hauista, joilla sitä ei välttämättä automaattisesti ole (kutsuhaku). Huom. numeron on oltava yksilöivä.
Tiedon muoto
Hakunumero voi olla mikä tahansa korkeakoulun määrittämä uniikki merkkijono.
4.2.8.1.4 Kutsuhaku
Kuvaus
Jos kyse on kutsuhausta, kohdat 6-11 jätetään tyhjiksi.
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
Koodi Selite
0 Ei
1 Kyllä
4.2.8.1.5 Yhteisprofessuuri
Kuvaus
Tieto siitä, onko haettavana oleva tehtävä yhteinen toisen organisaation kanssa. Tieto koskee vain yliopistojen yhteisprofessuureja.
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
0 ei
1 kyllä
4.2.8.1.6 Haun kansainvälisyys
Kuvaus
Tieto siitä, onko haku julistettu haettavaksi vain Suomessa vai lisäksi myös kansainvälisesti. Kansainvälinen haku tarkoittaa, että tehtävästä on vieraskielinen hakuilmoitus. Vieraskielisyyttä tarkastellaan yliopistojen osalta suhteessa yliopistolain § 11:ssa mainittuihin kieliin ja ammattikorkeakoulujen osalta toimiluvan opetus- ja tutkintokieliin.
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
Koodi Selite
0 Haku julistettu haettavaksi Suomessa
1 Haku julistettu haettavaksi kansainvälisesti
4.2.8.1.7 Hakijat sukupuolittain eroteltuna
Kuvaus
Hakijoihin sisällytetään kaikki hakijat, epäkelpoisia hakijoita ei poisteta. Jokainen sukupuoli ja siihen liittyvä hakijoiden määrä esitetään omalla rivillään tiedonkeruulomakkeessa. Ks. Ohjeet haun tiedot -lomakkeen täyttämiseen.
Tiedon muoto
Henkilön sukupuoli
1 = mies
2 = nainen
3 = muu
9 = ei tietoa
4.2.8.1.8 Hakijoiden kansalaisuus
Kuvaus
Onko hakijan kansalaisuus Suomi vai muu
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
Koodi Selite
0 kansalaisuus Suomi
1 kansalaisuus muu
4.2.8.1.9 Kansalaisuudeltaan ei-suomalaisten hakijoiden maanosa
Kuvaus
Ei-suomalaisten hakijoiden maanosat. Jos kansalaisuus on Suomi, tietoa ei täytetä. Jokainen maanosa ja siihen liittyvä hakijoiden määrä esitetään omalla rivillään tiedonkeruulomakkeessa. Ks. Ohjeet haun tiedot -lomakkeen täyttämiseen.
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo
-1 ei tietoa
1 Eurooppa
2 Pohjois-Amerikka*
3 Latinalainen Amerikka ja Karibia*
4 Amerikka*
5 Afrikka
6 Aasia
7 Oseania
8 Antarktis
*Tieto annetaan sillä tarkkuudella kuin se on lähdejärjestelmästä saatavissa. Jos lähdejärjestelmästä on saatavissa luokittelu Pohjois-Amerikka - Etelä-Amerikka, mennään näiden koodien mukaan; jos erottelu ei ole mahdollinen, valitaan 4 Amerikka.
4.2.8.1.10 Hakijoiden määrä
Kuvaus
Hakijoiden määrä riveittäin. Jokaisella rivillä esitetään yksi hakijoiden sukupuoli - hakijoiden maanosa -yhdistelmä. Kenttään merkitään sillä rivillä esitetyllä kombinatiolla olevien hakijoiden määrä. Ks. Ohjeet haun tiedot -lomakkeen täyttämiseen.
Tiedon muoto
Lukumäärä
4.2.8.1.11 Hakijoiden määrä yhteensä haussa
Kuvaus
Hakijoiden kokonaismäärä. Hakijoihin sisällytetään kaikki hakijat, epäkelpoisia hakijoita ei poisteta.
Tiedon muoto
Lukumäärä
Ohjeet haun tiedot -lomakkeen täyttämiseen
Klikkaa kuva isommaksi.
4.2.8.2 Tehtävään valitun pohjatiedot
4.2.8.2.1 Korkeakoulu
Kuvaus
Tilastokeskuksen oppilaitosluokituksen mukainen 5-numeroinen arvo, esim. 02469 (Karelia-ammattikorkeakoulu). Huom! Tieto hyväksytään myös numeromuodossa tallennettuna, eli ilman etunollaa (esimerkki näin ollen muodossa 2469). Koodisto on luvussa 7.1.
Tiedon muoto
Tilastokeskuksen 5-numeroinen oppilaitostunnus, ks. luku 7.1.
4.2.8.2.2 Tilastovuosi
Kuvaus
Tiedonkeruuvuoden tilastovuosi
Tiedon muoto
Vuosiluku
4.2.8.2.3 Hakunumero
Kuvaus
Hakunumero on korkeakoulun määrittämä hakunumero haulle. Hakunumeron avulla tiedot voidaan linkittää haun tietoihin. Hakunumero on pakollinen tieto. Numero toimitetaan myös sellaisista hauista, joilla sitä ei välttämättä automaattisesti ole (kutsuhaku). Huom. numeron on oltava yksilöivä.
Tiedon muoto
Hakunumero voi olla mikä tahansa korkeakoulun määrittämä uniikki merkkijono.
4.2.8.2.4 Sopimusnumero
Kuvaus
Sopimusnumero. Yhdellä henkilötunnuksella voi olla useampi sopimus. Sopimusnumerolla voidaan erotella työntekijöiden eri sopimuksista koostuvaa työhistoriaa.
Tiedon muoto
Merkkijono. Vastattava henkilöstötiedonkeruussa kerättävää sopimusnumeroa (kenttä 4.2.1.23).
4.2.8.2.5 Henkilönumero
Kuvaus
Henkilön korkeakoulukohtainen muuttumaton henkilönumero.
Tiedon muoto
Korkeakoulun oman koodiston mukainen arvo.
4.2.8.2.6 Nimike
Kuvaus
Tiedonkeruussa käytetään EK:n / Sivistystyönantajat ry:n ylläpitämää ammattinimikekoodistoa. Koodisto pohjautuu Valtiokonttorin nimikekoodistolle.
Tiedon muoto
Nimikkeen 5-numeroinen ammattikoodi seuraavan koodiston mukaan:
4.2.8.2.7 Tutkijanuraporras
Kuvaus
Mille tutkijanuraportaalle valittu henkilö sijoitetaan (II, III, IV).
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
Koodi Selite
2 II porras (esim. tutkijatohtori)
3 III porras (esim. yliopistonlehtori)
4 IV porras (esim. professori, tutkimusjohtaja)
4.2.8.2.8 Nimitystapa
Kuvaus
Onko henkilö valittu vakinaiseen vai määräaikaiseen tehtävään ja onko kyseessä kokoaikainen vai osa-aikainen työsuhde.
Tiedon muoto
Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:
1 vakinainen kokoaikainen
2 vakinainen osa-aikainen
3 määräaikainen kokoaikainen
4 määräaikainen osa-aikainen
4.2.8.2.9 Tohtorintutkinnon suoritusvuosi
Kuvaus
Tohtorintutkinnon suoritusvuosi on pakollinen tieto, mikäli henkilö on suorittanut tohtorintutkinnon ennen vuotta 2000 tai se on suoritettu ulkomailla. Jos tutkinto on suoritettu vuoden 2000 jälkeen Suomessa, tiedot poimitaan VIRTA-tietovarannosta. Jos henkilöllä on useita tohtorintutkintoja, huomioidaan tuorein.
Tiedon muoto
Vuosiluku
4.2.8.2.10 Tohtorintutkinnon suoritusmaa
Kuvaus
Tohtorintutkinnon suoritusmaa on pakollinen tieto, mikäli henkilö on suorittanut tohtorintutkinnon ennen vuotta 2000 tai se on suoritettu ulkomailla. Jos tutkinto on suoritettu vuoden 2000 jälkeen Suomessa, tiedot poimitaan VIRTA-tietovarannosta. Jos henkilöllä on useita tohtorintutkintoja, huomioidaan tuorein.
Tiedon muoto
Tilastokeskuksen valtiot ja maat 2012 -luokituksen mukainen 3-numeroinen arvo, esim. 056 (Belgia).
https://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/valtio/001-2012/index.html
Kosovo: koodi 997.
4.2.8.2.11 Tohtorintutkinnon suorittamisyliopisto
Kuvaus
Tohtorintutkinnon suorittamisyliopisto on pakollinen tieto, mikäli henkilö on suorittanut tohtorintutkinnon ennen vuotta 2000 Suomessa. Jos tutkinto on suoritettu vuoden 2000 jälkeen Suomessa, tiedot poimitaan VIRTA-tietovarannosta. Jos henkilöllä on useita tohtorintutkintoja, huomioidaan tuorein. Jos tohtorintutkinto on suoritettu ulkomailla, yliopistotietoa ei kerätä.
Tiedon muoto
4.2.8.3 OKM:n henkilöstötiedonkeruussa poimittavat tiedot
Rekrytointitiedonkeruun lisäksi henkilöstötiedonkeruussa kerätään henkilötunnuksen pohjalta seuraavat tiedot:
- Valitun henkilön tehtävän pääasiallinen tieteenala (se tieteenala, jolle henkilölle on merkitty tilastointivuonna eniten henkilötyövuosia)
- Valitun henkilön ikä, sukupuoli, kansalaisuus, suoritettu korkein tutkinto, äidinkieli.
Huom. OKM:n henkilöstötiedonkeruussa kerätään myös tiedot henkilön tutkijanuraportaasta ja tehtäväryhmästä sekä tehtävän luonteesta (vakituinen, määräaikainen). Ko. tiedot kerätään myös rekrytointitiedonkeruussa erikseen, koska henkilöstötiedonkeruussa voi olla tietoja myös ko. henkilön aiemmista palvelussuhdejaksoista.
4.2.8.4 Tiedot tehtävään valitun henkilön aiemmasta työskentelystä
Tiedot valitun henkilön aiemmasta työskentelystä kerätään pääasiallisesti suoraan henkilöiltä itseltään, ei CV:n perusteella (CV-tietojen monitulkintaisuuden takia). Tiedonkeruussa hyödynnetään CSC:n ARVO-järjestelmää, jossa henkilö täyttää tiedot. Korkeakoulu välittää linkin tiedonkeruuseen rekrytointitiedonkeruun piiriin kuuluville ja yhdistää tiedot valitun henkilön pohjatietoihin. Aiemmalla työskentelyllä tarkoitetaan bruttotyöskentelyaikaa. Osa-aikainen työskentely huomioidaan koko ajalta jona palvelussuhde on ollut voimassa. Apurahalla tehty tutkimustyö huomioidaan, jos henkilöllä on ollut tutkijasopimus korkeakoulun kanssa.
Korkeakoulu lataa vastaukset csv-tiedostona ARVO-järjestelmästä, tarkistaa, että tiedosto on ok ja toimittaa tiedoston KOTAan.
Ohjeet csv-tiedoston lataamiseen ARVO-järjestelmästä
Katso CSV-tiedoston lataamisen ohjeet Arvo-palvelun sivuilta: Rekrykyselyn toteutus korkeakouluilla
Huomioi lisäksi seuraavat asiat ennen tietojen lataamista KOTA-järjestelmään.
A) Tiedot kerätty manuaalilinkeillä:
Jos henkilönumero ja hakunnumero on täydennetty linkin luontivaiheessa, tiedoston pitäisi olla suoraan mallitiedoston mukainen. Tarkista tämä ja voit palauttaa tiedoston sellaisenaan KOTAan. Täydennä tarvittaessa henkilönumerot ja haun numerot tiedostoon.
Huom. Kysymysryhmä - sarake saattaa olla tyhjä, mutta tämä ei haittaa.
Arvon csv-tiedosto sisältää nykyisin myös vastausaika-sarakkeen. Kota-lataaja huomioi myös tämän sarakkeen ja se jätetään tiedostoon.
B) Tiedot kerätty Haka-kirjautumisella
Tiedoston pitäisi olla mallitiedoston mukainen, mutta haun numero on täydennettävä erikseen. Henkilönumero + hakunumero -yhdistelmän täydentämiseksi apua pitäisi löytyä esim. valitun tiedot-tiedostosta.
Tarkista myös, ettei henkilönumero sarakkeessa ole ePPN-tunnistetta (tunnus@org. fi). Korvaa ePPN tarvittaessa kyseisen vastaajan henkilönumerolla. Tarkista tiedot myös muilta osin ja lataa tiedosto KOTAan.
Huom. Kysymysryhmä - sarake saattaa olla tyhjä, mutta tämä ei haittaa.
Arvon csv-tiedosto sisältää nykyisin myös vastausaika-sarakkeen. Kota-lataaja huomioi myös tämän sarakkeen ja se jätetään tiedostoon.