Kukin tutkimusorganisaatio toimittaa omien julkaisujensa tiedot haluamallaan tiheydellä, esimerkiksi päivittäin, kuitenkin vähintään vuosittain OKM:n julkaisutiedonkeruun yhteydessä.

VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimusorganisaatiot säilyttävät kopiota osasta oman tutkimustietojärjestelmänsä tai julkaisurekisterinsä tietosisältöä (vrt. VIRTA-Opintotietopalvelu sisältää soveltuvin osin kopiot korkeakoulujen opintotietojärjestelmistä).

Tiedon tuottajan näkökulmasta tietovaranto on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy tietojärjestelmistä toisiin – tieto avataan muiden käyttöön. Tavoitteena on, että VIRTA-julkaisutietopalveluun päivittyvät julkaisutiedot ajantasaisesti kaikista suomalaisista tutkimusorganisaatioista - myös mahdollisilta osin historiasta.