Ilmoitusvuoden luominen tietovarannossa

Mikä on ilmoitusvuosi?

Ilmoitusvuosi kertoo minkä vuoden tiedonkeruussa julkaisu huomioidaan. Ilmoitusvuosi on aina sama tai yhtä vuotta suurempi kuin julkaisun julkaisuvuosi.

Ilmoitusvuosi ei välttämättä ole sama kuin se vuosi, jolloin julkaisu kirjataan tiedonkeruuseen (ks. alla)

Ilmoitusvuosi luodaan VIRTA-julkaisutietovarannossa

• Julkaisut huomioidaan tiedonkeruussa ja niille määritellään ilmoitusvuosi julkaisuvuoden ja raportointiajankohdan perusteella ao. taulukon mukaisesti
• Ilmoitusvuosi luodaan aina tietovarannossa - sitä ei tarvitse raportoida organisaatiosta
• Ilmoitusvuosi luodaan tietovarannossa aina sen päivämäärän perusteella, kun julkaisu on ensimmäisen kerran ilmoitettu tietovarantoon.
• Julkaisun tietojen korjaaminen tai päivittäminen ei muuta julkaisun ilmoitusvuotta, ellei julkaisun julkaisuvuotta muuteta (jolloin tietovarantoon muodostuu uusi julkaisu, ks. Tietojen korjaaminen)
• Ilmoitusvuosi luodaan ainoastaan käynnissä olevan tiedonkeruukierroksen alaisille julkaisuille
• Julkaisuvuosi on aina organisaation ilmoittama julkaisuvuosi - sitä ei muuteta tietovarannossa
• Yhteisjulkaisussa toisen organisaation raportoimisajankohta ei vaikuta oman organisaation julkaisun ilmoitusvuoteen: kunkin organisaation alkuperäiset tietueet säilytetään sellaisenaan

Esimerkki 1:

• Organisaatio raportoi julkaisuvuoden 2013 julkaisun vuonna 2016
• Ilmoitusvuodeksi generoidaan "tyhjä" (=sitä ei huomioida minkään vuoden tiedonkeruussa)
• Julkaisun tiedot tarkistetaan kevennetyillä tarkistuksilla (ks. Vanhojen julkaisutietojen tuonti)

Esimerkki 2:

• Organisaatio raportoi julkaisuvuoden 2015 julkaisun helmikuussa 2017
• Ilmoitusvuodeksi generoidaan "2016" (=se huomioidaan vuoden 2016 tiedonkeruussa)
• Julkaisun tiedot tarkistetaan vuoden  2016 sääntöjä vasten

Esimerkki 3:

• Organisaatio raportoi julkaisuvuoden 2017 julkaisun helmikuussa 2017
• Ilmoitusvuodeksi generoidaan "2017" (=se huomioidaan vuoden 2017 tiedonkeruussa)

Esimerkki 4:

• Organisaatio raportoi julkaisuvuoden 2016 julkaisun helmikuussa 2017. Julkaisu on puutteellinen ja sen "julkaisun tila" -koodiksi annetaan 0
• Tiedot tarkistetaan vuoden 2016 sääntöjä vasten
• Organisaatio täydentää julkaisun tietoja huhtikuussa 2017 siten, että sen "julkaisun tila" -koodi muuttuu 2:ksi
• Julkaisu huomioidaan vuoden 2017 tiedonkeruussa
• Ilmoitusvuodeksi on generoidaan "2016" koska julkaisun tietoja on korjattu määräajan puitteissa siten että julkaisu ehtii mukaan vuoden 2017 tiedonkeruuseen

Esimerkki 5:

• Organisaatio raportoi julkaisuvuoden 2016 julkaisun helmikuussa 2017. Julkaisu on puutteellinen ja sen "julkaisun tila" -koodiksi annetaan 0
• Tiedot tarkistetaan vuoden 2016 sääntöjä vasten
• Organisaatio täydentää julkaisun tietoja kesäkuussa 2017 siten, että sen "julkaisun tila" -koodi muuttuu 2:ksi
• Julkaisu huomioidaan vuoden 2018 tiedonkeruussa
• Ilmoitusvuodeksi on generoidaan "2017" koska julkaisun tietoja ei korjattu niin että se olisi ehtinyt mukaan vuoden 2017 tiedonkeruuseen (=ilmoitusvuodelle 2016)

Ilmoitusvuosi CSV-XML-muuntotyökalussa

• CSV-XML-työkalussa ilmoitusvuosi tarkoittaa tarkistusvuotta.
• CSV-XML-työkalussa ilmoitusvuosi on pakollinen csv-tiedostossa.
• Sen perusteella tietojen tarkistukset tehdään kyseisen vuoden mallitiedoston ja tiedonkeruuvaatimusten mukaan.
• Yhdessä csv-tiedostossa kaikilla julkaisuilla tulee sama ilmoitusvuosi.
• Ilmoitusvuosi generoidaan joka tapauksessa uudelleen, kun julkaisu siirretään tietovarantoon.