Julkaisutietojen käsittely
VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimusorganisaatiot säilyttävät kopiota osasta oman tutkimustietojärjestelmänsä tai julkaisurekisterinsä tietosisältöä (vrt. VIRTA-Opintotietopalvelu sisältää soveltuvin osin kopiot korkeakoulujen opintotietojärjestelmistä). Tiedon tuottajan näkökulmasta VIRTA-julkaisutietopalvelu on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy tietojärjestelmästä toiseen.
Palveluun kerätään julkaisuista niiden bibliografiset tiedot (julkaisun nimi, julkaisuvuosi, tekijät, lehden/sarjan/kustantajan tiedot jne.) sekä tiettyjä luokittelutietoja (tieteenala, julkaisutyyppi jne.). Kerättävät tiedot on kuvailtu VIRTA-julkaisutietopalvelun wiki-sivulla Julkaisutiedonkeruun pakollisuudet, kentät ja koodistot.
Tutkimusorganisaatiot toimivat kerättyjen julkaisutietojen osalta rekisterinpitäjinä.
VIRTA-julkaisutietopalveluun siirrettävien tietojen käsittelyn perustana on korkeakoulujen osalta laki korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta. VIRTA-julkaisutietopalvelussa mukana olevien tutkimuslaitosten osalta käsittelyn perusteena on organisaatioiden suostumus.
Julkaisutietojen hyödyntäminen
VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedot ovat hyödynnettävissä tutkimustietovarannon kautta, ks. Tietojen hyödyntäminen tutkimustietovarannosta.
Järjestelmätietojen käsittely
VIRTA-julkaisutietopalvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä generoituu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötiedoiksi laskettavaa tietoa esimerkiksi lokitietoa. Näiden tietojen tarkoituksena on VIRTA-julkaisutietopalvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollinen virhetilanteiden selvittäminen. Järjestelmätietojen osalta noudatamme CSC:n asiakasrekisterin tietotosuojaselostetta, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste).
Järjestelmätietoja ei luovuteta palvelusta eteenpäin.