Tämän sivun sisältö tarkistettu: 5.8.2025


Sisältö tällä sivulla:

Yleistä 

Tällä wikisivulla kerrotaan eHOKS-palvelun käyttämisessä tarvittavien käyttöoikeuksien sisällöstä ja myöntämisestä. Koulutuksen järjestäjä käyttää eHOKS-palvelua Virkailijan Opintopolussa (www.virkailija.opintopolku.fi). eHOKS-palvelun käyttämiseen tarvitaan kahdenlaisia käyttöoikeuksia: tietojen tallentamiseen tarvittavia oikeuksia ja tietojen katseluun tarvittavia oikeuksia.

Tarvittavat käyttöoikeudet valitaan sen mukaan, tallentaako koulutuksen järjestäjä HOKS-tietoja omasta järjestelmästään eHOKS-palveluun tiedonsiirron rajapinnalla vai eHOKS-palvelussa olevan syöttökäyttöliittymän avulla. Lisäksi henkilölle myönnettävän käyttöoikeuden valintaan vaikuttaa se, kuuluuko henkilön tehtäviin eHOKS-käyttöoikeuksien myöntäminen muille henkilöille omassa organisaatiossa.

Käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaa koulutuksen järjestäjä. Koulutuksen järjestäjä päättää, kenelle ja mille organisaatiotasolle käyttöoikeudet myönnetään (koulutustoimija, oppilaitos vai toimipiste). Jos käyttöoikeus myönnetään koulutustoimijan tasolle, käyttäjällä on pääsy kaikkien koulutustoimijan oppilaitosten tietoihin. Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on huolehtia siitä, että käyttöoikeuksia myönnetään niitä tarvitseville ja käyttöoikeudet poistetaan, kun tarvetta niille ei enää ole.

eHOKS-palvelun käyttöön tarvittavia käyttöoikeuksia hallinnoidaan Opintopolun Käyttöoikeuspalvelun avulla. Lisätietoja Käyttöoikeuspalvelusta löytyy wikisivuilta Käyttäjä- ja henkilöhallintapalvelun käyttöohjeet. eHOKS-palvelun käyttäjiä suosittelemme tutustumaan erityisesti osioon Kirjautuminen, itserekisteröinti ja omien tietojen hallinta.

Oppija ei tarvitse eHOKS-palveluun erillistä käyttöoikeutta. Oppija kirjautuu eHOKS-palveluun osoitteessa www.opintopolku.fi/ehoks suomi.fi-tunnistautumisen avulla (esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenne).

Käyttöoikeusroolit

eHOKS-palvelun käyttöön liittyviä käyttöoikeusrooleja ovat eHOKS-pääkäyttäjä, eHOKS-käyttäjä, eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä ja eHOKS-tallentaja. Näitä oikeuksia voidaan myöntää henkilöille. eHOKS-palvelun käyttöön liittyy lisäksi eHOKS-palvelukäyttäjäoikeus, joka tarvitaan, kun HOKS-tietoja siirretään koulutuksen järjestäjän lähdejärjestelmästä eHOKS-palveluun tiedonsiirtona rajapinnalla. 

Alla olevista kuvauksista voit tarkistaa, mitä oikeuksia kuhunkin käyttöoikeusrooliin kuuluu ja kuka oikeuden voi myöntää.

eHOKS-pääkäyttäjä:

  • myöntää eHOKS-käyttäjän oikeudet organisaatiossaan.
  • katsoo opiskelijan HOKS-tietoja eHOKS-palvelussa.
  • käyttää muita eHOKS-palvelun toiminnallisuuksia.

  • eHOKS-pääkäyttäjän oikeuden myöntää oman organisaation Opintopolun vastuukäyttäjä.

eHOKS-käyttäjä:

  • katsoo opiskelijan HOKS-tietoja eHOKS-palvelussa.
  • käyttää muita eHOKS-palvelun toiminnallisuuksia.
  • eHOKS-käyttäjän oikeuden myöntää oman organisaation eHOKS-pääkäyttäjä.

eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä

  • myöntää eHOKS-tallentajan käyttöoikeuksia.
  • tallentaa HOKS-tietoja eHOKSiin syöttökäyttöliittymällä.
  • katsoo opiskelijan HOKS-tietoja eHOKS-palvelussa.
  • käyttää muita eHOKS-palvelun toiminnallisuuksia.
  • eHOKS-tallentajan pääkäyttäjäoikeuden myöntää Opetushallitus. 

eHOKS-tallentaja 

  • tallentaa HOKS-tietoja eHOKSiin syöttökäyttöliittymällä.
  • katsoo opiskelijan HOKS-tietoja eHOKS-palvelussa.
  • käyttää muita eHOKS-palvelun toiminnallisuuksia.
  • eHOKS-tallentajan käyttöoikeuden myöntää oman organisaation eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä.

Opintopolun vastuukäyttäjä

  • myöntää eHOKS-pääkäyttäjän oikeudet organisaatiossaan
  • luo tiedonsiirtoon tarvittavan palvelunkäyttäjän tunnuksen (rajapinnalla tietoa siirtävä koulutuksen järjestäjä)

Huom. Tallentaja-oikeuksia tarvitaan vain tietojen tallentamiseen manuaalisesti syöttökäyttöliittymällä, jos rajapintatiedonsiirtoa ei ole.


Tee käyttöoikeusanomus Virkailijan Opintopolussa. Opetushallitus varmistaa, että pääsy eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymään on koulutuksen järjestäjälle tarpeen. eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeus myönnetään, jos koulutuksen järjestäjälle ei ole käytössä tiedonsiirtoa rajapinnalla omasta järjestelmästään eHOKS-palveluun.

Päällekkäisistä oikeuksista ei teknisesti ole haittaa. Tarpeettomien käyttöoikeuksien pitäminen voimassa ei kuitenkaan ole suositeltavaa. Käyttöoikeudet ovat välineitä henkilötietojen käsittelyyn, joten niissäkin on hyvä noudattaa periaatetta siitä, että käytössä on vain sellaiset oikeudet, jotka ovat tarpeellisia tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Päällekkäisiin oikeuksiin voi myös liittyä riski tietojen epäyhtenäisyydestä koulutuksen järjestäjän lähdejärjestelmän ja eHOKS-palvelussa olevien tietojen välillä. Tällainen riski voi syntyä esimerkiksi silloin, jos koulutuksen järjestäjä on siirtynyt manuaalisesta syöttökäyttöliittymällä tehdystä tietojen tallentamisesta opintohallintojärjestelmän tarjoamaan rajapintatiedonsiirtoon, mutta syöttökäyttöliittymän käyttöön tarvittuja tallentajaoikeuksia ei ole suljettu siirtymän jälkeen.

eHOKS-palvelukäyttäjäoikeus tarvitaan, kun koulutuksen järjestäjä käyttää HOKS-tietojen tallentamisessa eHOKS-palveluun tiedonsiirron rajapintaa.


Käyttöoikeudet HOKS-tietojen tallentamiseen eHOKS-palveluun

Tietojen tallentamiseen tarvittava käyttöoikeus määrittyy sen mukaan, mitä tapaa koulutuksen järjestäjä käyttää tietojen tallentamiseen. Rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin tarvitaan palvelukäyttäjätunnus. Manuaalisesti eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä tietojen tallentamiseen tarvitaan eHOKS-tallentajan käyttöoikeus.

Tietojen tallentamisen tavat ja niihin liittyvät käyttöoikeudet ovat vaihtoehtoisia. Koulutuksen järjestäjä valitsee niistä vain toisen. Molempia käyttöoikeuksia koulutuksen järjestäjä saattaa tarvita väliaikaisesti, jos koulutuksen järjestäjä on siirtymässä HOKS-tietojen manuaalisesta tallentamisesta rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin. Muissa tapauksissa koulutuksen järjestäjällä ei pitäisi olla sekä palvelukäyttäjätunnusta että syöttökäyttöliittymän käytön mahdollistavia tallentaja-oikeuksia.

Tiedonsiirto opintohallintojärjestelmästä rajapinnan kautta

Rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin koulutuksen järjestäjä tarvitsee eHOKS-palvelun palvelukäyttäjätunnuksen. 

  • Palvelukäyttäjätunnuksen luo koulutuksen järjestäjän Opintopolun vastuukäyttäjä Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen löytyy Opintopolun Käyttöoikeuspalvelun wikisivustolta.
  • eHOKSiin tehtäviä tiedonsiirtoja varten palvelukäyttäjätunnukseen liitetään käyttöoikeus "eHOKS-palvelukäyttäjä".
    • Palvelukäyttäjätunnukseen liitettävä käyttöoikeus voidaan liittää joko koulutustoimija-organisaatioon tai oppilaitos-organisaatioon.
    • Jos käyttöoikeus on liitetty oppilaitos-organisaatioon, sillä voi siirtää tietoja vain niistä HOKSeista, joiden opiskeluoikeus on kyseisessä oppilaitoksessa.
    • Jos käyttöoikeus on liitetty koulutustoimija-organisaatioon, sillä voi siirtää tietoja kaikista kyseisen koulutuksen järjestäjän myöntämiin opiskeluoikeuksiin liittyvistä HOKSeista.
  • Palvelukäyttäjätunnus tallennetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaisesti. 
  • Huom! Kyseessä on tiedonsiirtotunnus, joka tehdään järjestelmälle, eikä sitä voi myöntää virkailijalle.

Tietojen tallentaminen manuaalisesti eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä

eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä tehtäviin tietojen tallennuksiin koulutuksen järjestäjä tarvitsee eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän ja eHOKS-tallentajan oikeuksia.

Huom. Tallentaja-oikeudet annetaan oppilaitostasolle. HOKSin päivittäminen syöttökäyttöliittymällä ei ole mahdollista koulutustoimija-tasoon liitetyllä käyttöoikeudella.

eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeudet myöntää Opetushallitus. Oikeudet myönnetään ainoastaan niille koulutuksen järjestäjille, joilla ei ole mahdollisuutta siirtää tietoa suoraan rajapinnan kautta. 

eHOKS-pääkäyttäjän oikeuksien anominen Opetushallitukselta: lähetä viesti eHOKS-palvelun neuvontaan ehoks@opintopolku.fi tai tee käyttöoikeusanomus Virkailijan Opintopolussa.

Käyttöoikeudet eHOKSiin tallennettujen tietojen katseluun ja muiden toiminnallisuuksien käyttöön

eHOKSissa olevien tietojen katseluun ja muiden toiminnallisuuksien käyttämiseen koulutuksen järjestäjän toimija tarvitsee eHOKS-käyttäjän tai eHOKS-tallentajan oikeuden. eHOKS-käyttäjän oikeudet sisältyvät eHOKS-pääkäyttäjän oikeuteen ja vastaavasti eHOKS-tallentajan oikeudet sisältyvät eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeuteen. eHOKS-pääkäyttäjä ja eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä eivät tarvitse erikseen eHOKS-käyttäjän tai eHOKS-tallentajan oikeutta.

eHOKS-käyttäjän ja eHOKS-tallentajan oikeuden myöntää oman organisaation eHOKS-pääkäyttäjä tai eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä.

eHOKS-käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta Virkailijan Opintopolkuun. Tämän jälkeen koulutuksen järjestäjä voi lisätä henkilön käyttöoikeuksiin eHOKS-palveluun tarvittavan oikeuden.

  • Jos henkilöllä ei vielä ole Virkailijan Opintopolun käyttäjätunnusta, koulutuksen järjestäjä kutsuu uuden virkailijan palvelukokonaisuuden käyttäjäksi. Käyttöliittymän kautta uusia virkailijoita kutsutaan yksitellen. Jos koulutuksen järjestäjällä on paljon sellaisia eHOKS-käyttöoikeutta tarvitsevia henkilöitä, joilla ei ennestään ole käyttäjätunnusta Oppijan palvelukokonaisuuteen, koulutuksen järjestäjä voi halutessaan hyödyntää useiden käyttäjien kutsumiseen tarkoitettua ratkaisua. Ratkaisun kuvaus ja dokumentaatio löytyy Opetushallituksen Käyttöoikeuspalvelun wikisivulta.



  • No labels