Ajankohtaista (Varda)

Opetushallitus tiedottaa: Ajankohtaisia Varda-asioita kunnille ja yksityisille päiväkodeille

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Ajankohtaista-viesti on lähetetty kuntien ja yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjille. Välitäthän viestiä eteenpäin omassa organisaatiossa henkilöille, jotka tarvitsevat tietoa Vardasta, mutta joilla ei ole Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeutta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Tutustu lokakuun Varda-klinikan tallenteeseen ja materiaaleihin
• Marraskuun Varda-klinikka on peruttu!
• Tarkista Vardaan elo-syyskuussa siirtyneiden uusien tietojen virheettömyys
• Varmista Vardan toimipaikkatietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus

 Usein kysyttyä

• Miten luon uuden palvelukäyttäjätunnuksen tai muokkaan olemassa olevan palvelukäyttäjätunnuksen tietoja?
• Voinko korjata virheellisiä tietoja Vardan käyttöliittymässä, vaikka tiedot siirtyvät integraatiolla lähdejärjestelmästä Vardaan?

 Ajankohtaista Vardasta

• Tutustu lokakuun Varda-klinikan tallenteeseen ja materiaaleihin
  • Lokakuun Varda-klinikalla käsiteltiin Vardan asiakaspalvelun usein kysyttyjä kysymyksiä sekä tyypillisiä ongelmatilanteita, niiden ratkaisuja sekä vaikutuksia. Tallenne on katseltavissa täällä10.2025 asti. Lisäksi löydät sivulta klinikan esitysdiat.

• Marraskuun Varda-klinikka on peruttu!
  • Seuraava Varda-klinikka järjestetään joulukuussa 12.12.2025 klo 12-13. Joulukuun Varda-klinikalla valmistaudutaan tilastointipäivään 31.12.2025. Käymme läpi varhaiskasvatus- ja henkilöstötietojen tiedonlaadun varmistamista sekä tuen tietojen tallentamista Vardaan. Lisäksi läpikäydään Vipuseen suunniteltuja uusia varhaiskasvatusraportteja.
  • Osallistumislinkin Varda-klinikoille löydät täältä.

• Tarkista Vardaan elo-syyskuussa siirtyneiden uusien tietojen virheettömyys
  • Syyskauden alussa Vardaan on tallennettu paljon uusia aloittaneita lapsia sekä työntekijöitä. Lisäksi moni varhaiskasvatustoimija on vaihtanut tai vaihtamassa lähdejärjestelmää ja Vardan vuosiraportoinnin tilastointipäivämäärä 31.12. on lähestymässä. Loka-marraskuussa onkin hyvä varmistaa, että
    1. varhaiskasvatuksessa päättävien lasten tiedot on todella päätetty Vardassa (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde sekä maksutieto)
    2. uusien varhaiskasvatuksessa aloittavien lasten tiedot on tallentuneet Vardaan (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde sekä huoltaja- ja maksutieto). Mikäli lapsi on varhaiskasvatuksessa ostopalveluna tai palvelusetelillä, varhaiskasvatuksen järjestäjäkunta on tallentanut tiedot Vardaan. Molempien osapuolien tulee kuitenkin huolehtia PAOS-hallinnasta tietojen tallentamiseksi. Varda-pääkäyttäjä voi Vardan käyttöliittymän Raportit -kohdassa ladata Voimassa varhaiskasvatustiedot -excelin lapsitietojen tarkistamiseksi.
    3. uusien varhaiskasvatuksessa työskentelyn aloittaneiden työntekijöiden tiedot on tallentuneet Vardaan (palvelussuhde ja työskentelypaikka). Varda-pääkäyttäjä voi Vardan käyttöliittymän Raportit -kohdassa ladata Voimassa työntekijätiedot -excelin työntekijätietojen tarkistamiseksi.
    4. Puutteelliset tiedot -raportilla ei ole virheitä. Mikäli raportille nousee virheitä, korjaa ne mahdollisimman pikaisesti joko Vardan käyttöliittymässä tai lähdejärjestelmässä, riippuen onko käytössä integraatio- vai käyttöliittymätallennus.
    5. Mahdollisissa ongelmatilanteissa, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi

• Varmista Vardan toimipaikkatietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus
  • Toimipaikkoihin liittyviä tietoja luovutetaan Vardasta kaikkein eniten eri tiedonhyödyntäjätahoille. On keskeistä, että toimipaikkaa koskevat tiedot ovat ajan tasalla Vardassa, sillä ne luovat myös pohjan muiden tietojen oikein tallentamiselle (lapset ja työntekijät).
  • Varda-pääkäyttäjä voi Vardan käyttöliittymän Raportit -kohdassa ladata Voimassa olevat toimipaikat -excelin ja varmistaa tietokenttäkohtaisesti Vardassa voimassa olevien toimipaikkojen tietojen ajantasaisuuden ja oikeellisuuden.
  • Vardan näkökulmasta on mahdollista muokata jälkikäteen kaikkia toimipaikan tietokenttiä OID-tunnistetta lukuun ottamatta. Vie siis muuttuneet tiedot Vardaan joko käyttöliittymällä tai integraatiolla, riippuen siitä kumpi tallennustapa toimijallanne on käytössä varhaiskasvatustietojen osalta.
  • Päivitä tiedot Vardaan, jos:
    1. toimipaikan nimi muuttuu,
    2. osoite muuttuu (ei tarvitse luoda uutta toimipaikkaa),
    3. toimipaikan tilan kapasiteetti, suunniteltu lasten määrä tai suunniteltu henkilökunnan määrä muuttuu pidempiaikaisesti,
    4. painotus tai järjestämismuoto muuttuu
    5. toimintamuoto muuttuu (esim. ryhmäperhepäiväkodista päiväkodiksi)
  • Toimipaikan nimen yhteyteen ei tule tallentaa siihen liittyvää muutostietoa, esim. Päiväkoti Perhonen (LAKKAUTETTU 1.6.2023) tai Päiväkoti Perhonen (suunniteltu). Jos toimipaikan toiminta päättyy, sille tulee asettaa päättymispäivämäärä eikä ilmoittaa päättymisestä nimen yhteydessä. Lisäksi tallenna toimipaikka vasta, kun toiminta alkaa.
  • Lisäksi varmista, että toimipaikan tiedoissa on toiminnassa oleva toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite tai sähköpostiosoite, josta toimipaikan tavoittaa.

Usein kysyttyä

Miten luon uuden palvelukäyttäjätunnuksen tai muokkaan olemassa olevan palvelukäyttäjätunnuksen tietoja?

• Palvelukäyttäjä on organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”, kun tietoja tallennetaan integraatiolla Vardaan. Kunnissa palvelukäyttäjätunnuksen luo Varda-pääkäyttäjä tämän ohjeistuksen mukaisesti: Palvelukäyttäjätunnuksen luonti ja muokkaaminen. Yksityiset päiväkodit ovat yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi, jos he tarvitsevat palvelukäyttäjätunnuksen.
• Jos kyseessä on lähdejärjestelmän vaihtotilanne, niin kunnan Varda-pääkäyttäjän tulee vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasana, kun integraatio on testattu toimivaksi Vardan testiympäristössä (QA) ja on tarkoitus siirtyä tuotantosiirtoihin. Uusi salasana tallennetaan uuteen lähdejärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan. Kunnissa salasanan vaihtaa Varda-pääkäyttäjä: Palvelukäyttäjätunnuksen luonti ja muokkaaminen ja yksityiset päiväkodit ottavat yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Voinko korjata virheellisiä tietoja Vardan käyttöliittymässä, vaikka tiedot siirtyvät integraatiolla lähdejärjestelmästä Vardaan?

• Kun tiedot siirretään integraatiolla Vardaan lähdejärjestelmästä, tulee virheiden korjaus lähtökohtaisesti tehdä lähdejärjestelmässä ja varmistaa, että korjaukset siirtyvät Vardaan.
• Käyttöliittymätallennus ja integraatio eivät voi olla yhtä aikaa käytössä saman tietokokonaisuuden osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että integraatiotilanteessa tilapäisellä käyttöliittymätallennuksella ei voi korjata sellaisia tietoja, jotka jatkossa tarvitsevat ylläpitämistä lähdejärjestelmässä.
• Varhaiskasvatustoimijan on mahdollista tehdä korjauksia tilapäisellä käyttöliittymätallennuksella Vardassa, kun kyseessä on vanhat, vuosien takaisissa jo päättyneissä tiedoissa olevat virheet, järjestelmävaihdon aiheuttamat virheet, joita ei voida korjata nykyisessä järjestelmässä (esim. duplikaatit) tai muu tilanne, joka on yhteistyössä Opetushallituksen katsottu olevan sellainen, joka voidaan käyttöliittymässä korjata (esim. puuttuva työntekijän työsähköpostiosoite). Ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, mikäli teillä on tarvetta korjata tietoja tilapäisesti käyttöliittymällä.
• Tiedonsiirron virhetilanteet tulee selvittää oman järjestelmätoimittajan kanssa. Järjestelmätoimittaja ei Opetushallituksen määräyksen mukaisesti saa olla esteenä Vardan vaatimien tietojen tallentamiselle ja ylläpitämiselle.

Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.

Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin Varda-tiimi

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Ajankohtaista-viesti on lähetetty yksityisten perhepäiväkotien ja ryhmäperhepäiväkotien Varda-pääkäyttäjille. Tähän viestiin on koottu Vardan ajankohtaisia sekä usein kysyttyjä asioita perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien näkökulmasta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Tutustu lokakuun Varda-klinikan tallenteeseen ja materiaaleihin
• Marraskuun Varda-klinikka on peruttu!
• Varmista Vardan toimipaikkatietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus
• Tallenna työntekijätiedot itsestäsi Vardaan, jos ne vielä puuttuvat

Usein kysyttyä

• Virkailijan käyttöoikeudet
• Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen

Ajankohtaista Vardasta

Tutustu lokakuun Varda-klinikan tallenteeseen ja materiaaleihin

• Lokakuun Varda-klinikalla käsiteltiin Vardan asiakaspalvelun usein kysyttyjä kysymyksiä sekä tyypillisiä ongelmatilanteita, niiden ratkaisuja sekä vaikutuksia. Tallenne on katseltavissa täällä10.2025 asti. Lisäksi löydät sivulta klinikan esitysdiat.

Marraskuun Varda-klinikka on peruttu!

• Seuraava Varda-klinikka järjestetään joulukuussa 12.12.2025 klo 12-13. Joulukuun Varda-klinikalla valmistaudutaan tilastointipäivään 31.12.2025. Käymme läpi varhaiskasvatus- ja henkilöstötietojen tiedonlaadun varmistamista sekä tuen tietojen tallentamista Vardaan. Lisäksi läpikäydään Vipuseen suunniteltuja uusia varhaiskasvatusraportteja.
• Osallistumislinkin Varda-klinikoille löydät täältä.

Varmista Vardan toimipaikkatietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus

• Varmista, että toimipaikkasi on nimetty oikein. Jos virallista nimeä ei ole, käytä muotoa: PPH Etunimi Sukunimi tai RPPK Etunimi Sukunimi.
• Lisäksi varmista, että toimipaikan tiedoissa on toiminnassa oleva toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite tai sähköpostiosoite, josta toimipaikan tavoittaa.
• Vardan näkökulmasta on mahdollista muokata jälkikäteen kaikkia toimipaikan tietokenttiä OID-tunnistetta lukuun ottamatta. Jos siis toimipaikkasi on nimetty väärin tai siellä on vanhentunut yhteystieto tai jos toimipaikan osoite muuttuu, voit muokata toimipaikkasi tietoja kohdassa Syötä tietoja > Toimipaikka > Näytä tiedot > Muokkaa. Ks. tarvittaessa kuvallinen ohje.

Tallenna työntekijätiedot itsestäsi Vardaan, jos ne vielä puuttuvat

Myös yksityiset perhepäivä- ja ryhmäperhepäivähoitajat tallentavat itsestään työntekijätiedot Vardaan. Mikäli et ole vielä tallentanut itsestäsi työntekijätietoja Vardaan, tietojen tallentaminen onnistuu Syötä tietoja -näkymässä kohdassa + Lisää työntekijä. Ks. tarvittaessa kuvallinen ohje.

Usein kysyttyä

Virkailijan käyttöoikeudet

• Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi kohdassa ”Hae jatkoaikaa”. Saat omista tiedoistasi löytyvään työsähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi Opetushallitukselle, joka hyväksyy käyttöoikeuden. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen

• Varhaiskasvatustoiminnan päättyessä täytä tämä lomake. Seuraa ohjeita ja huolehdi tietojen päättämisestä Vardassa. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoiminnan päättymisestä. Lopettamistilanteessa tulee huolehtia, että Vardaan on tallennettuna kaikki vaaditut tiedot sekä tallentaa päättymispäivämäärät tallennetuille tiedoille (toimipaikka, varhaiskasvatuspäätös ja -suhde, maksutiedot sekä työntekijän palvelussuhde ja työskentelypaikka). Tietoja ei saa poistaa Vardasta! Kun näistä on huolehdittu, Opetushallitus sulkee käyttäjätunnukset Vardaan ja huolehtii organisaation päättämisestä. Kun Opetushallitus on saanut tiedon toiminnan päättymisestä, myös Vardaan liittyvä viestintä päättyy.
• Lue lisää tietojen päättämisestä Vardassa toiminnan päättyessä täällä.

Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.

Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin

Varda-tiimi

Hej Varda-huvudanvändare,

Aktuellt-meddelandet skickas till Vardas huvudanvändare i kommuner och privata daghem. Förmedla meddelandet vidare i den egna organisationen till personer som behöver information om Varda, men som inte har Varda-huvudanvändarrättigheter.

I det här meddelandet:

Aktuellt från Varda

• Bekanta dig med inspelningen och materialet från Varda-kliniken i oktober
• Varda-kliniken i november är inställd!
• Kontrollera att de nya uppgifter som förts in i Varda i augusti-september är korrekta
• Se till att Vardas uppgifter om verksamhetsställen är uppdaterade och korrekta

Ofta ställda frågor

• Hur skapar jag en ny tjänsteanvändare eller redigerar uppgifter för en befintlig tjänsteanvändare?
• Kan jag korrigera felaktiga uppgifter i Vardas användargränssnitt även om uppgifterna överförs via integration från källsystemet till Varda?

 Aktuellt från Varda

Bekanta dig med inspelningen och materialet från Varda-kliniken i oktober

På Varda-kliniken i oktober behandlades ofta ställda frågor från Vardas kundtjänst samt typiska problemsituationer och hur de kan lösas. Inspelningen kan ses här fram till 28.10.2025. På sidan finns även klinikens presentationsmaterial.

Varda-kliniken i november är inställd!

• Nästa Varda-klinik ordnas 12.12.2025 kl. 12-13. På Vardakliniken i december förbereder vi oss inför statistikdagen 31.12.2025. Vi går igenom hur man säkerställer informationskvaliteten i uppgifter om småbarnspedagogik och personal samt hur man för in uppgifter om stöd i Varda. Dessutom går vi igenom nya rapporter om småbarnspedagogik som planerats för Vipunen.
• Deltagarlänken till Vardaklinikerna hittar du här.

Kontrollera att de nya uppgifter som förts in i Varda i augusti-september är korrekta

I början av höstsäsongen förs många nya barn och anställda in i Varda. Dessutom har flera aktörer inom småbarnspedagogiken bytt eller håller på att byta källsystem. Eftersom statistikföringsdatumet för Vardas årsrapportering 31.12 närmar sig är det värt att i oktober-november försäkra sig om att

1. 1. 1. uppgifter om barn vars småbarnspedagogik upphört verkligen har ett slutdatum i Varda (beslut om och deltagande inom småbarnspedagogik samt uppgifter om avgifter).
      2. uppgifter om nya barn som börjar i småbarnspedagogik har förts in i Varda (beslut om och deltagande inom småbarnspedagogik samt uppgifter om vårdnadshavare och avgifter). Om barnet deltar i småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel, ska kommunen som anordnar småbarnspedagogiken föra in uppgifterna i Varda. Det är dock upp till båda parter att se till att PAOS-hanteringen för att föra in uppgifterna fungerar. Varda-huvudanvändaren kan i Vardas användargränssnitt ladda ner Excelrapporten ”Uppgifter om småbarnspedagogik dom är i kraft” för kontroll av uppgifterna.
      3. uppgifter om nya arbetstagare som börjat arbeta inom småbarnspedagogiken har förts in i Varda (anställningsförhållande och arbetsplats). Varda-huvudanvändaren kan i Vardas användargränssnitt ladda ner Excelrapporten ”Personal med anställningsförhållanden som är i kraft” för kontroll av uppgifterna.
      4. rapporten ”Bristfälliga uppgifter” inte innehåller några fel. Om rapporten innehåller fel, korrigera dem så fort som möjligt antingen i Vardas användargränssnitt eller i källsystemet, beroende på om ni för in uppgifterna via användargränssnitt eller integration.
      5. Vid eventuella problemsituationer, kontakta Vardas kundtjänst varda@opintopolku.fi.

Se till att Vardas uppgifter om verksamhetsställen är uppdaterade och korrekta

• Uppgifter om verksamhetsställen är de uppgifter som allra mest lämnas ut från Varda till olika instanser som utnyttjar uppgifterna. Det är viktigt att uppgifterna om verksamhetsställen är uppdaterade i Varda, eftersom de också skapar en grund för korrekt införning av andra uppgifter (barn och anställda).
• Varda-huvudanvändaren kan i Vardas användargränssnitt ladda ner Excelrapporten ”Verksamhetsställen som är i kraft” och för varje uppgiftsfält försäkra sig om att uppgifterna på de verksamhetsställen som är i kraft i Varda är aktuella och korrekta.
• Ur Vardas perspektiv är det möjligt att i efterhand redigera alla uppgiftsfält som gäller verksamhetsstället med undantag för ID-fältet. För alltså in de ändrade uppgifterna antigen via integration eller användargränssnittet, beroende på vilket sätt er aktör använder när det gäller uppgifter om småbarnspedagogik.
• Uppdatera uppgifterna i Varda om:
  1. 1. verksamhetsställets namn ändras
     2. adressen ändras (du behöver inte skapa ett nytt verksamhetsställe)
     3. det planerade antalet platser inom småbarnspedagogiken förändras under en längre tid
     4. betoningen eller formen för anornande ändras
     5. verksamhetsformen ändras (t.ex. från gruppfamiljedaghem till daghem)
• För inte in ändringar i verksamheten i själva namnet på verksamhetsstället, t.ex. ”Daghemmet Fjärilen (UPPHÖRT 1.6.2023)” eller ”Daghemmet Fjärilen (planerad)”. Om verksamhetsställets verksamhet upphör, ska i stället ett slutdatum fastställas. För därtill in uppgiften om ett nytt verksamhetsställe först när verksamheten börjar.
• Dessutom ska du försäkra dig om att det i verksamhetsställets uppgifter finns en e-postadress för verksamhetsstället som är i sambruk, eller en e-postadress där man kan nå verksamhetsstället.

Ofta ställda frågor

Hur skapar jag ett nytt tjänsteanvändarnamn eller redigerar uppgifter för en befintlig tjänsteanvändare?

• Tjänsteanvändare är organisationens rättighet för dataöverföring som sätts in i källsystemet, det vill säga ett organisationsspecifikt gränssnittsanvändarnamn och lösenord. Rättigheten behövs då uppgifter förs in i Varda genom integration. I kommunerna skapas ett tjänsteanvändarnamn av Varda-huvudanvändaren enligt dessa anvisningar: Varda-tjänsteanvändarens rättigheter. De privata daghemmen är i kontakt med Vardas kundtjänst varda@opintopolku.fi om de behöver ett tjänsteanvändarnamn.
• I fråga om en situation där källsystemet byts ut ska tjänsteanvändarens lösenord bytas ut efter att integrationen testats framgångsrikt i Vardas testmiljö (QA) och man är färdig att övergå till överföringar i produktionsmiljön. Det nya lösenordet sparas i det nya källsystemet enligt systemleverantörens anvisningar.

Kan jag korrigera felaktiga uppgifter i Vardas användargränssnitt även om uppgifterna överförs via integration från källsystemet till Varda?

• När uppgifter överförs via integration till Varda från ett källsystem, ska korrigeringen av fel huvudsakligen göras i källsystemet och därefter ska man säkerställa att korrigeringarna överförs till Varda.
• Införing av uppgifter via användargränssnittet och via integration kan inte användas samtidigt för samma uppgiftshelhet. Detta innebär att man i en situation där uppgifter förs över med integration inte kan korrigera sådana uppgifter via användargränssnittet som i fortsättningen behöver underhållas i källsystemet.
• Aktören inom småbarnspedagogiken har möjlighet att tillfälligt göra korrigeringar via användargränssnittet i Varda, då det är fråga om gamla fel i sådana uppgifter som redan upphört för flera år sedan, fel orsakade av systembyte som inte kan korrigeras i det nuvarande systemet (t.ex. duplikat) eller annan situation som i samarbete med Utbildningsstyrelsen har ansetts vara sådan som kan korrigeras i användargränssnittet (t.ex. arbetstagarens arbetsepostadress som saknas). Kontakta Vardas kundtjänst om ni har behov av att tillfälligt korrigera uppgifter via användargränssnittet.
• Fel i dataöverföringen ska redas ut med den egna systemleverantören. Systemleverantören får enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift inte vara ett hinder för att föra in och upprätthålla de uppgifter som Varda kräver.

Aktuella frågor om Varda publiceras regelbundet på denna sida. På samma sida finns också ett eget avsnitt om aktuella frågor i Vardas rapportering.

Vardas kundtjänst betjänar på adressen varda@opintopolku.fi.

Med vänlig hälsning

Varda-teamet

I detta meddelande har vi samlat aktuella ärenden om Varda och ofta ställda frågor ur familjedagvårdarnas och gruppfamiljedagvårdarnas perspektiv.

I det här meddelandet:

Aktuellt om Varda

• Bekanta dig med inspelningen och materialet från Varda-kliniken i oktober
• Varda-kliniken i november är inställd!
• Kontrollera att Vardas uppgifter om verksamhetsställen är uppdaterade och korrekta
• Spara dina anställningsuppgifter i Varda ifall de ännu fattas

Ofta ställda frågor

• Administratörens användarrättigheter
• När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör

 Aktuellt om Varda

Bekanta dig med inspelningen och materialet från Varda-kliniken i oktober 

• På Varda-kliniken i oktober behandlades ofta ställda frågor från Vardas kundtjänst samt typiska problemsituationer och hur de kan lösas. Inspelningen kan ses här fram till 28.10.2025. På sidan finns även klinikens presentationsmaterial.

Varda-kliniken i november är inställd! 

• Nästa Varda-klinik ordnas 12.12.2025 kl. 12-13. På Vardakliniken i december förbereder vi oss inför statistikdagen 31.12.2025. Vi går igenom hur man säkerställer informationskvaliteten i uppgifter om småbarnspedagogik och personal samt hur man för in uppgifter om stöd i Varda. Dessutom går vi igenom nya rapporter om småbarnspedagogik som planerats för Vipunen.
• Deltagarlänken till Vardaklinikerna hittar du här.

Kontrollera att Vardas uppgifter om verksamhetsställen är uppdaterade och korrekta

• Kontrollera att ditt verksamhetsställe har ett korrekt namn. Om det inte finns ett officiellt namn, använd formen FDV Förnamn Efternamn eller GFDV Förnamn Efternamn.
• Dessutom ska du försäkra dig om att det i verksamhetsställets uppgifter finns en e-postadress för verksamhetsstället som är i sambruk, eller en e-postadress där man kan nå verksamhetsstället.
• Ur Vardas perspektiv är det möjligt att i efterhand redigera alla uppgiftsfält som gäller verksamhetsstället med undantag för ID-fältet. Om ditt verksamhetsställe har ett felaktigt namn, kontaktuppgifterna har ändrat eller verksamhetsstället har en ny adress, redigera uppgifterna i Vardas användargränssnitt under fliken För in uppgifter > Visa uppgifter > Redigera. Se närmare anvisningar här.

Spara dina arbetstagaruppgifter i Varda ifall de ännu fattas

Även familjedagvårdare och gruppfamiljedagvårdare ska föra in uppgifter om personal i Varda. Om du inte ännu har sparat dinaarbetstagaruppgifter, kan du göra det genom att få till fliken För in uppgifter > Lägg till arbetstagare. Se närmare anvisningar här.

Ofta ställda frågor

Administratörens användarrättigheter

Användarrättigheterna är giltiga i ett år. För att dina användarrättigheter inte stängs, se till att du anhåller om förlängning av dina användarrättigheter i punkten "Anhåll om fortsatt tid". Du får ett meddelande till din e-post en månad innan användarrättigheterna går ut. Din ansökan om användarrättighet går till Utbildningsstyrelsen, som godkänner rättigheten. I problemsituationer kan du kontakta Vardas kundtjänst: varda@opintopolku.fi.

När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör

• När verksamheten inom småbarnspedagogiken upphör, fyll i denna blankett. Följ instruktionerna och se till att uppgifterna avslutas i Varda. När du skickar in formuläret, får Utbildningsstyrelsen information om att verksamheten inom småbarnspedagogiken upphör. I en nedläggningssituation ska man se till att alla uppgifter som krävs har förts in i Varda. För in slutdatum för de lagrade uppgifterna (verksamhetsställe, beslut om och förhållande till småbarnspedagogik, betalningsuppgifter samt arbetstagarens anställningsförhållande och arbetsställe). Uppgifterna får inte tas bort från Varda!
• Utbildningsstyrelsen stänger sedan användarnamnen i Varda och ser till att organisationen avslutas. När Utbildningsstyrelsen har fått kännedom om att verksamheten upphör, upphör också kommunikationen i anslutning till Varda.
• Läs mer om att avsluta uppgifter i Varda när verksamheten upphör.

Aktuella frågor om Varda publiceras regelbundet på denna sida. På samma sida finns också ett eget avsnitt om aktuella frågor i Vardas rapportering.

Vardas kundtjänst betjänar på adressen varda@opintopolku.fi.

Med vänlig hälsning

Varda-teamet

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Ajankohtaista-viesti on lähetetty kuntien ja yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjille. Välitäthän viestiä eteenpäin omassa organisaatiossa henkilöille, jotka tarvitsevat tietoa Vardasta, mutta joilla ei ole Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeutta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Varda-klinikat käynnistyvät jälleen syyskuussa – tervetuloa mukaan!

• Varda-ohjeistuksia uudistetaan

• Varda-tiedot osana Karvin kansallisia arviointeja syksyllä 2025

• Vardaan on toteutettu automaattipoisto työntekijöiden ylimääräisille tutkintotiedoille

• Vardasta on poistettu virheellisesti tallennettuja tukipäätöksiä ajankohdalle 31.5.2025

Usein kysyttyä

• Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee huomioida järjestelmävaihtotilanteessa?

Ajankohtaista Vardasta

1) Varda-klinikat käynnistyvät jälleen syyskuussa – tervetuloa mukaan!

• Syksyllä 2025 Opetushallitus järjestää neljä Varda-klinikkaa. Ensimmäinen Varda-klinikka järjestetään perjantaina 12.9.2025 klo 12-13. Tutustu syksyn klinikoiden aikatauluihin ja teemoihin täällä. Myös osallistumislinkin löydät linkin takaa.

• Varda-klinikat järjestetään Teamsissä eivätkä ne vaadi erillistä ilmoittautumista.

• Syksyn Varda-klinikat tallennetaan ja tallenne on katsottavissa kaksi viikkoa klinikan jälkeen. Klinikoiden kysymykset ja vastaukset, materiaalit sekä tallenne löytyvät klinikoiden jälkeen täältä.

2) Varda-ohjeistuksia uudistetaan

• Vardan Eduuni-alustalla sijaitsevia ohjeistuksia on päivitetty kevään ja kesän 2025 aikana ja ohjeistusten uudistaminen jatkuu syksyllä. Tavoitteena on tiivistää, selkeyttää ja yhdenmukaistaa Varda-ohjeistuksia.

• Ensimmäinen uudistettu ohjekokonaisuus Henkilöstön tiedot alisivuineen on nyt julkaistu. Elokuun aikana myös muut Tallennettavat Varda-tiedot -kokonaisuuden alta löytyvät sivut julkaistaan uudistettuina.

• Lisäksi Ruotsinkieliset Varda-ohjeistukset löytyvät tästä lähtien omasta osiosta kohdasta Varda-anvisningar.

• Tule kuulemaan Vardan ohjeuudistuksesta Varda-klinikalle perjantaina 12.9.2025 klo 12-13. Varda-klinikan osallistumislinkin löydät täältä.

3) Varda-tiedot osana Karvin kansallisia arviointeja syksyllä 2025

Kansallinen koulutuksen arviointikeskus Karvi toteuttaa lakisääteisen varhaiskasvatuksen kansallisen arvioinnin lokakuussa 2025. Karvi on ollut erikseen yhteydessä niihin toimijoihin, jotka osallistuvat syksyllä toteutettavaan kansallisen arvioinnin otokseen. Tutustu Valssin käyttöönottoon liittyviin ohjeistuksiin tällä sivustolla. Karvi vastaa Valssin käyttöön liittyviin kysymyksiin osoitteessa valssi@karvi.fi

• Huolehdi, että organisaatiosi sekä Varda- että Valssi-käyttöoikeudet ovat voimassa

• Varmista, että työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat tallennettuna Vardaan

• Arvioinnin tiedonkeruu tapahtuu Valssi-järjestelmällä, ja siihen tarvitaan Vardaan tallennettu työntekijän sähköpostiosoite.

• Varda-pääkäyttäjä voi tarkistaa Voimassa olevat työntekijät –excelin avulla, että kaikille työntekijöille on tallennettu sähköpostiosoite

• Varmista, että työntekijöitä koskevat tiedot ovat oikein ja ajan tasalla Vardassa

• Työsähköpostiosoitteen lisäksi tulee varmistaa, että myös muut työntekijää koskevat tiedot (tutkinto, palvelussuhde ja työskentelypaikka, mahdolliset pidemmät poissaolot) ovat Vardassa oikein ja ajantasalla.

4) Vardaan on toteutettu automaattipoisto työntekijöiden ylimääräisille tutkintotiedoille

Maaliskuun alussa Vardaan on toteutettu automaattitask, joka poistaa työntekijän tiedoista tutkinnon 003 Ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta, mikäli työntekijälle myöhemmin tuodaan Vardaan jokin henkilön suorittama varhaiskasvatusalan tutkinto.

5) Vardasta on poistettu virheellisesti tallennettuja tukipäätöksiä ajankohdalle 31.5.2025

Poistot koskivat 9 kuntaa. Vuodesta 2025 lähtien tuen tiedot raportoidaan Vardaan vain kerran vuodessa. Kunnat tallentavat seuraavaksi 31.12.2025 tilanteen mukaiset hallintopäätösten määrät Vardaan 1.12.2025-31.1.2026 välisenä aikana. Lue lisää tuen tietojen tallentamisesta Vardaan.

Usein kysyttyä

1) Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee huomioida järjestelmävaihtotilanteessa?

Mikäli varhaiskasvatustoimijan joko varhaiskasvatus- tai henkilöstötietoja Vardaan siirtävä lähdejärjestelmä vaihtuu, on hyvä huomioida seuraavat asiat:

• Ilmoita järjestelmävaihdosta Opetushallitukselle (varda@opintopolku.fi) hyvissä ajoin. Kerro viestissä järjestelmävaihdon suunniteltu aikataulu ja onko kyseessä henkilöstö- vai varhaiskasvatustietoja koskevan järjestelmän muutos.

• Tutustu yhdessä uuden järjestelmätoimittajan kanssa ohjeistukseen, joka koskee tallennustavan vaihtoa ja tarvittaessa olkaa yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, mikäli järjestelmävaihtoon liittyen herää kysymyksiä.

• Jos järjestelmävaihto aiheuttaa joko suunnitellusti tai yllättäen pidemmän tiedonsiirron katkoksen (1kk) ilmoita arvioitu katkoksen pituus mahdollisimman pikaisesti Vardan asiakaspalveluun. Vardasta luovutetaan säännöllisesti tietoja eri tiedonhyödyntäjille ja muun muassa Kelaan Vardasta siirtyy varhaiskasvatustietoja koskevaa tietoa viikoittain. Tiedonsiirron pidemmillä katkoksilla saattaa olla vaikutuksia näihin Vardasta tehtäviin tietojenluovutuksiin.

Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.

Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin
Varda-tiimi

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Ajankohtaista-viesti on lähetetty yksityisten perhepäiväkotien ja ryhmäperhepäiväkotien Varda-pääkäyttäjille. Tähän viestiin on koottu Vardan ajankohtaisia sekä usein kysyttyjä asioita perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien näkökulmasta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Varda-klinikat käynnistyvät jälleen syyskuussa - tervetuloa mukaan!

• Varda-ohjeistuksia uudistetaan

• Vardassa olevien tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistaminen

Usein kysyttyä

• Virkailijan käyttöoikeudet

• Unohtunut käyttäjätunnus tai salasana

• Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen

Ajankohtaista Vardasta

1) Varda-klinikat käynnistyvät jälleen syyskuussa – tervetuloa mukaan!

• Syksyllä 2025 Opetushallitus järjestää neljä Varda-klinikkaa. Ensimmäinen Varda-klinikka järjestetään perjantaina 12.9.2025 klo 12-13. Tutustu syksyn klinikoiden aikatauluihin ja teemoihin täällä. Myös osallistumislinkin löydät linkin takaa.

• Varda-klinikat järjestetään Teamsissä eivätkä ne vaadi erillistä ilmoittautumista.

• Syksyn Varda-klinikat tallennetaan ja tallenne on katsottavissa kaksi viikkoa klinikan jälkeen. Klinikoiden kysymykset ja vastaukset, materiaalit sekä tallenne löytyvät klinikoiden jälkeen täältä.

2) Varda-ohjeistuksia uudistetaan

• Vardan Eduuni-alustalla sijaitsevia ohjeistuksia on päivitetty kevään ja kesän 2025 aikana ja ohjeistusten uudistaminen jatkuu syksyllä. Tavoitteena on tiivistää, selkeyttää ja yhdenmukaistaa Varda-ohjeistuksia. Ensimmäinen uudistettu ohjekokonaisuus Henkilöstön tiedot alisivuineen on nyt julkaistu. Elokuun aikana myös muut Tallennettavat Varda-tiedot -kokonaisuuden alta löytyvät sivut julkaistaan uudistettuina.

• Lisäksi ruotsinkieliset Varda-ohjeistukset löytyvät tästä lähtien omasta osiosta kohdasta Varda-anvisningar.

• Tule kuulemaan Vardan ohjeuudistuksesta Varda-klinikalle perjantaina 12.9.2025 klo 12-13. Varda-klinikan osallistumislinkin löydät täältä.

3) Vardassa olevien tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistaminen

• Syyskauden alussa tulee huolehtia, että Vardassa toimipaikka-, lapsi-, huoltaja- ja maksutiedot sekä henkilöstön tiedot ovat ajan tasalla.

• Varmista, että varhaiskasvatuksessa päättävien lasten tiedot on päätetty Vardassa (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde sekä maksutieto)

• Tallenna mahdollisten uusien varhaiskasvatuksessa aloittavien lasten tiedot Vardaan (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde sekä huoltaja- ja maksutieto). Mikäli lapsi on varhaiskasvatuksessa ostopalveluna tai palvelusetelillä, varhaiskasvatuksen järjestäjäkunta tallentaa tiedot Vardaan.

• Muistutuksena, että myös yksityiset perhepäivä- ja ryhmäperhepäivähoitajat tallentavat itsestään työntekijätiedot Vardaan. Mikäli et ole vielä tallentanut itsestäsi työntekijätietoja Vardaan, tietojen tallentaminen onnistuu Syötä tietoja -näkymässä kohdassa + Lisää työntekijä.

• Varmista, että Puutteelliset tiedot -raportilla ei ole virheitä. Mikäli raportille nousee virheitä, korjaa ne mahdollisimman pikaisesti Vardassa.

• Mahdollisissa ongelmatilanteissa, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi

Usein kysyttyä

1) Virkailijan käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi kohdassa ”Hae jatkoaikaa”. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi Opetushallitukselle, joka hyväksyy käyttöoikeuden. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

2) Unohtunut käyttäjätunnus tai salasana

Jos unohdit salasanasi tai käyttäjätunnuksesi voit kirjautua Vardaan suomi.fi-tunnistautumisen avulla. Klikkaa Opintopolun kirjautumissivulla (https://virkailija.opintopolku.fi) olevaa suomi.fi-kuvaketta ja tunnistaudu vahvasti pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Näet käyttäjätunnuksesi ja pääset vaihtamaa salasanan omista tiedoistasi tunnistautumisen jälkeen.

3) Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen

• Varhaiskasvatustoiminnan päättyessä täytä tämä lomake. Seuraa ohjeita ja huolehdi tietojen päättämisestä Vardassa. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoiminnan päättymisestä. Lopettamistilanteessa tulee huolehtia, että Vardaan on tallennettuna kaikki vaaditut tiedot sekä tallentaa päättymispäivämäärät tallennetuille tiedoille (toimipaikka, varhaiskasvatuspäätös ja -suhde, maksutiedot sekä työntekijän palvelussuhde ja työskentelypaikka). Tietoja ei saa poistaa Vardasta! Kun näistä on huolehdittu, Opetushallitus sulkee käyttäjätunnukset Vardaan ja huolehtii organisaation päättämisestä. Kun Opetushallitus on saanut tiedon toiminnan päättymisestä, myös Vardaan liittyvä viestintä päättyy.

• Lue lisää tietojen päättämisestä Vardassa toiminnan päättyessä täällä.

Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.

Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin
Varda-tiimi

Hej Varda-huvudanvändare,
Aktuellt-meddelandet skickas till Vardas huvudanvändare i kommuner och privata daghem. Förmedla meddelandet vidare i den egna organisationen till personer som behöver information om Varda, men som inte har Varda-huvudanvändarrättigheter.
I det här meddelandet:

Aktuellt om Varda

• Vardaklinikerna startar igen i september – välkommen med!

• Varda-anvisningarna förnyas

• Varda-uppgifterna som en del av NCU:s nationella utvärderingar hösten 2025

• Automatisk borttagning av extra examensuppgifter för anställda har genomförts i Varda

• Felaktigt införda beslut om stöd har tagits bort från Varda för tidpunkten 31.5.2025.

Ofta ställda frågor

• Vad ska en aktör inom småbarnspedagogiken beakta då källsystemet byts?

Aktuellt om Varda

1) Vardaklinikerna startar igen i september – välkommen med!

• Hösten 2025 ordnar Utbildningsstyrelsen fyra Vardakliniker. Den första Varda-kliniken arrangeras fredag 12.9.2025 kl. 12-13. Kliniken ordnas via Teams och kräver ingen förhandsanmälan. Bekanta dig med närmare tidtabeller och teman. På sidan finns också en Teams-länk till klinikerna.

• Höstens Varda-kliniker spelas in och inspelningen kan ses fram till två veckor efter kliniken. Klinikernas frågor och svar, material samt framtida inspelningar finns här.

2) Varda-anvisningarna förnyas

• Vardas anvisningar på plattformen Eduuni har uppdaterats under våren och sommaren 2025 och förnyandet av anvisningarna fortsätter under hösten. Syftet är att sammanfatta, förtydliga och förenhetliga Varda-anvisningarna.

• Den första reviderade helheten henkilöstön tiedot (på finska) med undersidor har nu publicerats. Under augusti publiceras även de övriga förnyade sidorna under helheten Tallennettavat Vardatiedot.

• Dessutom finns de svenskspråkiga Varda-anvisningarna från och med nu i ett eget avsnitt under rubriken Varda-anvisningar. Innehållet förnyas under höstens lopp.

• På Vardakliniken fredag 12.9.2025 kl. 12-13 berättar vi mera om förnyelseprojektet.

3) Varda-uppgifterna som en del av NCU:s nationella utvärderingar hösten 2025

Nationella centret för utbildningsutvärdering NCU genomför den lagstadgade nationella utvärderingen av småbarnspedagogiken i oktober 2025. NCU har varit i kontakt separat med de aktörer ingår i urvalet som utvärderas under hösten. Bekanta dig med riktlinjerna för hur man tar i bruk Valssi på denna webbplats. NCU svarar på frågor om Valssis användning på adressen valssi@karvi.fi.

• Se till att din organisation har både Varda- och Varda användarrättigheter.

• Se till att de anställdas e-postadresser har förts in i Varda. Datainsamlingen för bedömningen sker med hjälp av Valssi-systemet och kräver en e-postadress för de anställda. Varda-administratören kan använda Vardas Excelrapport Personal med anställningsförhållanden som är i kraft för att kontrollera att alla anställda har en e-postadress.

• Se till att informationen om de anställda är korrekt och aktuell i Varda. Utöver arbets-e-postadressen bör man försäkra sig om att även andra uppgifter om arbetstagaren (examen, anställning och arbetsplats, eventuell längre frånvaro) är korrekta och aktuella i Varda.

4) En automatisk borttagning av extra examensuppgifter har genomförts i Varda

I början av mars har man i Varda genomfört en automation som tar bort examen 003 Ingen examen eller utbildning inom småbarnspedagogik från arbetstagarens uppgifter, om man senare för in någon examen inom småbarnspedagogik som personen avlagt.

5) Felaktigt införda beslut om stöd har tagits bort från Varda för tidpunkten 31.5.2025.

Borttagningarna gällde 9 kommuner. Från och med 2025 förs uppgifter om stöd in i Varda endast en gång per år. Kommunerna för därmed in antalet förvaltningsbeslut enligt situationen 31.12.2025 i Varda under tiden 1.12.2025-31.1.2026. Läs mer om att föra in uppgifter om stöd i Varda.

Ofta ställda frågor

1) Vad ska en aktör inom småbarnspedagogiken beakta då källsystemet byts?

Om ett källsystem som överför uppgifter om antingen småbarnspedagogik eller personal till Varda byts ut är det bra att beakta följande:

• Anmäl systembytet till Utbildningsstyrelsen (varda@opintopolku.fi) i god tid. Ange i meddelandet den planerade tidtabellen för systembytet och om det är fråga om en ändring av personalsystemet eller systemet för småbarnspedagogik.

• Bekanta dig tillsammans med den nya systemleverantören med anvisningarna om byte av sätt att föra in uppgifter i Varda och vid behov kontakta Vardas kundtjänst om det uppstår frågor i anslutning till systembytet.

• Om ett systembyte antingen planerat eller överraskande orsakar ett längre avbrott i dataöverföringen (1 mån.), meddela så snabbt som möjligt den uppskattade längden för avbrottet till Vardas kundtjänst. Från Varda lämnas uppgifter regelbundet ut till olika instanser och från bland annat Varda överförs uppgifter om småbarnspedagogik till FPA varje vecka. Längre avbrott i dataöverföringen kan ha konsekvenser för dessa utlämnanden av uppgifter från Varda.

Aktuella frågor om Varda publiceras regelbundet på denna sida. På samma Aktuellt-sida finns också ett eget avsnitt om aktuella frågor i Vardas rapportering.

Vardas kundtjänst betjänar på adressen varda@opintopolku.fi.
Med vänlig hälsning
Varda-teamet

I detta meddelande har vi samlat aktuella ärenden om Varda och ofta ställda frågor ur familjedagvårdarnas och gruppfamiljedagvårdarnas perspektiv.

Aktuellt om Varda

• Vardaklinikerna startar igen i september – välkommen med!

• Varda-anvisningarna förnyas

• Säkerställande att uppgifterna i Varda är korrekta och aktuella

Ofta ställda frågor

• Administratörens användarrättigheter

• Att glömma användarnamnet eller lösenordet

• När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör

Aktuellt om Varda

1) Vardaklinikerna startar igen i september – välkommen med!

• Hösten 2025 ordnar Utbildningsstyrelsen fyra Vardakliniker. Den första Varda-kliniken arrangeras fredag 12.9.2025 kl. 12-13. Kliniken ordnas via Teams och kräver ingen förhandsanmälan. Bekanta dig med närmare tidtabeller och teman här. På sidan finns också en Teams-länk till klinikerna.

• Höstens Varda-kliniker spelas in och inspelningen kan ses fram till två veckor efter kliniken. Klinikernas frågor och svar, material samt framtida inspelningar finns här.

2) Varda-anvisningarna förnyas

• Vardas anvisningar på plattformen Eduuni har uppdaterats under våren och sommaren 2025 och förnyandet av anvisningarna fortsätter under hösten. Syftet är att sammanfatta, förtydliga och förenhetliga Varda-anvisningarna.

• Den första reviderade instruktionshelheten helheten henkilöstön tiedot (på finska) med undersidor har nu publicerats. Under augusti publiceras även de övriga förnyade sidorna under helheten Tallennettavat Vardatiedot.

• Dessutom finns de svenskspråkiga Varda-anvisningarna från och med nu i ett eget avsnitt under rubriken Varda-anvisningar. Innehållet förnyas under höstens lopp.

• På Vardakliniken fredag 12.9.2025 kl. 12-13 berättar vi mera om förnyelseprojektet.

3) Säkerställande att uppgifterna i Varda är korrekta och aktuella
I början av höstsäsongen ska man se till att uppgifterna om verksamhetsställe, barn, vårdnadshavare och avgifter samt personalens uppgifter är uppdaterade i Varda.

• Försäkra dig om att uppgifterna om de barn som avslutar småbarnspedagogiken är avslutade i Varda (beslut om och förhållande till småbarnspedagogik samt betalningsuppgift)

• För in uppgifter om eventuella nya barn som börjar i småbarnspedagogiken i Varda (beslut om och förhållande till småbarnspedagogik samt uppgifter om vårdnadshavare och avgifter). Om barnet deltar i småbarnspedagogik som köptjänst eller med servicesedel, sparar anordnarkommunen för småbarnspedagogik uppgifterna i Varda.

• En påminnelse om att även privata familjedagvårdare och gruppfamiljedagvårdare för in arbetstagaruppgifter om sig själva i Varda. Om du ännu inte har fört in arbetstagaruppgifter om dig själv i Varda, kan du föra in uppgifterna i vyn För in uppgifter under + Lägg till arbetstagare.

• Se till att rapporten Bristfälliga uppgifter inte innehåller några fel. Om det uppstår fel i rapporten, korrigera dem så fort som möjligt i Varda.

• Vid eventuella problemsituationer, kontakta Vardas kundtjänst varda@opintopolku.fi

Ofta ställda frågor

1) Administratörens användarrättigheter

Användarrättigheterna är giltiga i ett år. För att dina användarrättigheter inte stängs, se till att du anhåller om förlängning av dina användarrättigheter i punkten "Anhåll om fortsatt tid". Du får ett meddelande till din e-post en månad innan användarrättigheterna går ut. Din ansökan om användarrättighet går till Utbildningsstyrelsen, som godkänner rättigheten. I problemsituationer kan du kontakta Vardas kundtjänst: varda@opintopolku.fi.

2) Glömt användarnamn eller lösenord

Om du har glömt ditt lösenord eller användarnamn kan du logga in på Varda med hjälp av suomi.fi-identifikation. Klicka på ikonen suomi.fi på Studieinfos inloggningssida (virkailija.opintopolku.fi) och identifiera dig starkt med bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Du ser ditt användarnamn och kan ändra lösenordet från dina egna uppgifter efter att du har identifierat dig.

3) När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör

• När verksamheten inom småbarnspedagogiken upphör, fyll i denna blankett. Följ instruktionerna och se till att uppgifterna avslutas i Varda. När du skickar in formuläret, får Utbildningsstyrelsen information om att verksamheten inom småbarnspedagogiken upphör. I en nedläggningssituation ska man se till att alla uppgifter som krävs har förts in i Varda. För in slutdatum för de lagrade uppgifterna (verksamhetsställe, beslut om och förhållande till småbarnspedagogik, betalningsuppgifter samt arbetstagarens anställningsförhållande och arbetsställe). Uppgifterna får inte tas bort från Varda!

• Utbildningsstyrelsen stänger sedan användarnamnen i Varda och ser till att organisationen avslutas. När Utbildningsstyrelsen har fått kännedom om att verksamheten upphör, upphör också kommunikationen i anslutning till Varda.

• Läs mer om att avsluta uppgifter i Varda när verksamheten upphör.

Aktuella frågor om Varda publiceras regelbundet på denna sida. På samma Aktuellt-sida finns också ett eget avsnitt om aktuella frågor i Vardas rapportering.

Vardas kundtjänst betjänar på adressen varda@opintopolku.fi.

Med vänlig hälsning
Varda-teamet

Opetushallitus tiedottaa: Ajankohtaisia Varda-asioita

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Ajankohtaista-viesti on lähetetty Varda-pääkäyttäjille. Välitäthän viestiä eteenpäin omassa organisaatiossa henkilöille, jotka tarvitsevat tietoa Vardasta, mutta joilla ei ole Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeutta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Vuoden 2024 varhaiskasvatus- ja henkilöstötiedot on julkaistu Vipunen palvelussa
• Vardan klinikat jäävät kesätauolle -toiminta jatkuu syyskuussa 2025
• Ajankohtaiset terveiset Valssista
• Vardan tietojen siirtäminen Kansallisarkistoon

Muistilista varhaiskasvatustoimijoille kevätkauden loppuun ja kesäkaudelle

• Muutostietojen tallentaminen Vardaan
• Varda-käyttöoikeudet ja mahdolliset muutokset Vardan parissa työskentelevässä henkilöstössä
• Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen kevään tai kesän 2024 aikana
• Vardan asiakaspalvelu kesällä 2025

Ajankohtaista Vardasta

Vuoden 2024 varhaiskasvatus- ja henkilöstötiedot on julkaistu Vipunen palvelussa

• Vuoden 2024 varhaiskasvatus- ja henkilöstötiedot on julkaistu opetushallinnon Vipunen-palvelussa. Vuosiraportti sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatukseen osallistuvista lapsista, varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.
• Varhaiskasvatuksen henkilöstöstä on julkaistu kolme raporttia, joissa on tarkasteltavissa kunnittain ja maakunnittain vakituinen ja määräaikainen henkilöstö tilastointipäivämääränä 31.12.2024 sekä vuoden 2024 aikainen vuokrattu, henkilöstöpalveluyritysten kautta hankittu varhaiskasvatushenkilöstö. Julkaistuihin henkilöstöraportteihin liittyvät puutteet on ilmoitettu portaaliteksteissä sekä raporttiselitteillä. Puuttuvia vuoden 2024 henkilöstötietoja ei julkaista Vipunen-palvelussa
• Lisäksi on julkaistu kaksi uutta raporttia: Varhaiskasvatuksen kielitiedot - raportti ja Varhaiskasvatuksen tukipäätökset maakunnittain-raportti
• Tietojen poiminta vuosiraportille on tehty poimintapäivämäärällä 14.5.2025, jolloin virallisella vuosiraportilla varhaiskasvatus- ja henkilöstötietojen osalta tarkastellaan tuolta ajankohdalta Vardasta poimittuja tietoja toimijasta, toimipaikoista, lapsista, asiakasmaksuista sekä työntekijöistä tilastointipäivänä 31.12.2024.

Varda-klinikat jäävät kesätauolle -toiminta jatkuu syyskuussa 2025

• Toukokuussa järjestettiin kevään viimeinen Varda-klinikka. Teemana -klinikalla oli Vipusessa julkaistavat uudet raportit. Voit tutustua kevätkaudella järjestettyjen klinikoiden materiaaleihin täällä.
• Varda-klinikat ovat kesän ajan tauolla mutta jatkuvat jälleen syyskuussa. Klinikoiden aikatauluista ilmoitetaan myöhemmin täällä

Ajankohtaiset terveiset Valssista

• Vardasta Valssiin siirtyvät tiedot
  • Varmista, että Valssiin siirtyvät tiedot ovat ajan tasalla Vardassa. Tiedot haetaan Valssiin suoraan Vardasta rajapinnan kautta. Valssiin siirtyvät tiedot:
    1. Arvioinnin toteuttavan järjestäjän tai palveluntuottajan organisaatiota koskevat taustatiedot
    2. Arviointiin vastaavan varhaiskasvatuksen työntekijän henkilötietoja:
       • kutsumanimi
       • sukunimi
       • työntekijä-id
       • työsähköpostiosoite
       • toimipaikka, jossa arviointi toteutetaan
       • tehtävänimike
       • työntekijän tutkinnot
       • kelpoisuus työtehtävään
    3. Huom! Tallenna työntekijälle Vardaan aina henkilökohtainen työsähköpostiosoite. Älä tallenna toimipaikka- tai ryhmäkohtaista sähköpostiosoitetta työntekijän Varda-tietoihin.
    4. Vardan tiedot haetaan Valssiin aina, kun lomakkeita lähetetään. Jos havaitset tiedoissa virheen ensimmäisen lähetyksen jälkeen ja korjaat sen Vardaan, korjattu tieto päivittyy myös Valssiin seuraavalla lähetyskerralla.
    5. Tutustu Vardasta Karville siirtyviin tietoihin täällä.
  • Jos Varda-tiedot puuttuvat tai ne ovat virheellisiä, toimipaikkojen tai henkilöstön tiedot eivät näy oikein Valssissa. Tällöin arviointilomaketta ei voi lähettää työntekijälle. 
  • Tutustu Valssin käyttöönottoon liittyviin ohjeistuksiin tällä sivustolla. Karvi vastaa Valssin käyttöön liittyviin kysymyksiin osoitteessa valssi@karvi.fi
  • Vardassa oleviin Valssin hyödyntämiin tietoihin (mm. työntekijän työsähköpostiosoite, puutteelliset työntekijätiedot) liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

 Vardan tietojen siirtäminen Kansallisarkistoon on viivästynyt

• Vardan tiedot siirretään pysyvästi arkistoon Kansallisarkiston seulontapäätöksellä säilytysajan päättyessä. Varhaiskasvatuslain mukainen säilytysaika (5 vuotta) täyttyi ensimmäistä kertaa vuoden 2024 lopulla. Ensimmäistä kertaa arkistoidaan vuonna 2019 päättyneitä varhaiskasvatustietoja (varhaiskasvatustoimijaan, toimipaikkoihin sekä lapsiin liittyviä tietoja).
• Arkistointiin liittyvää valmistelevaa työtä on tehty Kansallisarkiston kanssa, mutta varsinainen Vardan tietojen arkistointi on vielä toteuttamatta. Kun arkistointi on tehty, Opetushallitus poistaa arkistointivaiheeseen siirtyneet tiedot Vardasta. Arkistoinnilla ei toistaiseksi ole vaikutuksia varhaiskasvatustoimijoihin. Opetushallitus viestii Varda-tietojen arkistoinnista lisää myöhemmin tämän vuoden aikana.

Muistilista varhaiskasvatustoimijoille kevätkauden loppuun:

Tallenna muuttuvat tiedot Vardaan

Huolehdi, että Vardassa toimipaikka-, lapsi-, huoltaja- ja maksutiedot sekä henkilöstön tiedot ovat ajan tasalla. Tallenna ennen kesälomalle siirtymistä päättymispäivämäärät:

• varhaiskasvatuksessa päättävien lasten tietoihin (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) sekä maksutietoihin
• varhaiskasvatuksessa työskentelynsä päättävien työntekijöiden tietoihin (palvelussuhde ja työskentelypaikka)
• toimintansa päättävien toimipaikkojen tietoihin (toimipaikka ja sen mahdolliset toiminnalliset painotukset ja kielipainotukset)

 HUOM! Oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta.

Kun varhaiskasvatuksessa aloittaa uusia lapsia tai työntekijöitä, tallenna uudet tiedot Vardaan mahdollisimman lähellä varhaiskasvatuksen aloittamisen tai palvelussuhteen alkamisen aloituspäivämäärää. Näin varmistat, ettei lasten ja työntekijöiden tietoja sekä maksutietoja tarvitse mitätöidä Vardasta, jos lapsi ei aloitakaan varhaiskasvatuksessa tai työntekijä ei aloitakaan työskentelyään.

Varda-käyttöoikeudet ja muutokset Vardan parissa työskentelevässä henkilöstössä

• Voit myöntää Vardaan käyttöoikeuksia omassa organisaatiossasi henkilölle, joka tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen tai tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.
• Varhaiskasvatustoimija vastaa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta. Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta.
• Jos Vardan parissa työskentelevässä henkilöstössä tapahtuu muutoksia, varmista, että organisaatiossa (kunta, kuntayhtymä, yksityinen päiväkoti) on muutosten jälkeenkin vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. Käyttöoikeusanomukset eivät tule automaattisesti Opetushallituksen käsiteltäväksi. Anomuksen käsittelypyyntö menee sähköpostitse toiselle Varda-pääkäyttäjälle ja kunnissa Opintopolun vastuukäyttäjille. Varda-pääkäyttäjä voi tarvittaessa kutsua uusia virkailijoita tämän ohjeistuksen
• Jos toimit yksityisenä perhepäivähoitajana tai ryhmäperhepäivähoitajana, hae käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa ennen kuin ne vanhenevat. Voit hakea jatkoaikaa omista tiedoistasi kohdassa ”Hae jatkoaikaa”. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi Opetushallitukselle, joka hyväksyy käyttöoikeuden.

Koko varhaiskasvatustoiminnan päättyminen kevään tai kesän 2025 aikana

Jos varhaiskasvatustoiminta päättyy kokonaan, tallenna päättymispäivämäärät Vardaan tallennetuille tiedoille (toimipaikka, varhaiskasvatuspäätös ja -suhde, maksutiedot sekä työntekijän palvelussuhde ja työskentelypaikka). Tietoja ei saa poistaa Vardasta! Kun olet tarkistanut tiedot ja tallentanut päättymispäivämäärät, täytä tämä lomake. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoiminnan päättymisestä. Opetushallitus sulkee käyttäjätunnukset Vardaan ja huolehtii organisaation päättämisestä. Lue lisää tietojen päättämisestä Vardassa toiminnan päättyessä täällä.

Vardan asiakaspalvelu kesällä 2025

• Vardan asiakaspalvelu palvelee myös kesälomien aikaan. Opetushallituksen Varda-tiimi kiittää kaikkia kuluneesta kaudesta ja toivottaa rentouttavaa kesälomakautta!
• Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.
• Vardan asiakaspalvelu palvelee osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin

Varda-tiimi

Opetushallitus tiedottaa: Ajankohtaisia Varda-asioita

Hei Varda-pääkäyttäjät,

Välitäthän viestiä eteenpäin omassa organisaatiossa henkilöille, jotka tarvitsevat tietoa Vardasta.

Tässä viestissä:

Ajankohtaista Vardasta

• Vuotta 2024 koskevien tietojen vuosiraportointiin valmistautuminen – varmista tietojen ajantasaisuus Vardassa huhtikuun loppuun mennessä
• Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietojen tallentaminen 31.12.2024 tilanteen mukaan, on päättynyt
• Vardan tietojen siirtäminen Kansallisarkistoon tapahtuu aikaisintaan v.2026
• Vardan käyttöliittymään ja excel-raportteihin on tehty pieniä parannuksia
• Vardasta on poistettu vuoden 2025 täydennyskoulutustietoja
• Vardan asiakaspalvelu ruuhkautunut
• Maaliskuun Varda-klinikka –Aiheena vuosiraportit ja muita ajankohtaisia asioita!

Ajankohtaista Vardasta

• Vuotta 2024 koskevien tietojen vuosiraportointiin valmistautuminen – varmista tietojen ajantasaisuus Vardassa huhtikuun loppuun mennessä!
• Sekä varhaiskasvatustiedot (toimija-, toimipaikka-, lapsi- ja asiakasmaksutiedot) että henkilöstötiedot (työntekijä- ja täydennyskoulutustiedot, vuokrattu henkilöstö) sisällään pitävä vuosiraportti julkaistaan Vipunen-palvelussa keväällä 2025. Tavoite on, että tiedot julkaistaan toukokuussa 2025. Tämä tarkoittaa sitä, että varhaiskasvatustoimijoilla on huhtikuun loppuun asti aikaa tehdä korjauksia vuotta 2024 koskeviin varhaiskasvatus- ja henkilöstötietoihin.
• Tämän jälkeen vuotta 2024 koskevat tiedot poimitaan Vipuseen ja tarkistusten jälkeen ne jäädytetään. Tietojen jäädytys tarkoittaa sitä, että vaikka tietoja tämän jälkeen korjattaisiin Vardassa, korjaukset eivät enää siirry vuosiraportille. Jäädytyksen jälkeen alamme valmistautua raportin julkaisuun. Vuosiraportin jäädytyspäivämäärää ei ole vielä päätetty. Opetushallitus viestii tarkan jäädytyspäivämäärän varhaiskasvatustoimijoille myöhemmin.
• Tutustu suuntaa antavaan tiedonlaadun vuosikelloon täällä sekä Vuosiraportin tiedonkeruuseen valmistautuminen -ohjesivuun täällä.

• Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietojen tallentaminen 31.12.2024 tilanteen mukaan, on päättynyt
  • Kiitos kaikille kunnille, jotka tallensivat 31.12.2024 tukipäätöstiedot Vardaan. Opetushallitus antoi lisäaikaan tietojen tallentamiselle 28.2 saakka, ja siihen mennessä tukipäätöstiedot tallensi 250 kuntaa.
  • Opetushallitus julkaisee keväällä 2025 uuden varhaiskasvatuksentukipäätöstietoja koskevan raportin Opetushallituksen Vipunen palvelussa.
  • Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tukipäätöstiedot tallennetaan Vardaan seuraavan kerran 31.12.2025 tilanteen mukaan. Tietoja voi tallentaa joulukuusta 2025 alkaen.

• Vardan tietojen siirtäminen Kansallisarkistoon tapahtuu aikaisintaan v.2026
  • Vardan tiedot arkistoidaan pysyvästi Kansallisarkiston seulontapäätöksellä säilytysajan päättyessä. Varhaiskasvatuslain mukainen säilytysaika (5 vuotta) täyttyi ensimmäistä kertaa vuoden 2024 lopulla. Ensimmäisellä kerralla arkistoidaan vuonna 2019 päättyneitä varhaiskasvatustietoja (varhaiskasvatustoimijaan, toimipaikkoihin sekä lapsiin liittyviä tietoja). Arkistointiin liittyvä valmisteleva työ Kansallisarkiston aloitettiin vuonna 2024 ja sitä jatketaan myös kuluvana vuonna. Arkistoinnilla ei toistaiseksi ole vaikutuksia varhaiskasvatustoimijoihin. Opetushallitus viestii Varda-tietojen arkistoinnista lisää myöhemmin tämän vuoden aikana.

• Vardan käyttöliittymään ja excel-raportteihin on tehty pieniä parannuksia
  • Löydät jatkossa tietojen ID-tunnukset myös Syötä tietoja -näkymästä. ID:t on lisätty varhaiskasvatuspäätöksiin, varhaiskasvatussuhteisiin, maksutietoihin, palvelussuhteisiin, työskentelypaikkoihin ja poissaoloihin. Näet ID-tunnisteen jo ennen kuin avaat kyseisen tietueen.
  • ”Voimassa olevat työntekijätiedot” -excel-raportille tulostui aiemmin ensimmäinen Vardaan tallennettu tutkintotieto. Jatkossa raportille tulostuu viimeisin henkilölle tallennettu tutkintotieto.
• Vardasta on poistettu vuoden 2025 täydennyskoulutustietoja
  • Olemme poistaneet Vardasta kaikki sellaiset täydennyskoulutustiedot, joiden suorituspäivä on 1.1.2025 tai myöhemmin.
  • Vardaan tallennetaan edelleen tiedot niistä täydennyskoulutuksista, joiden suorituspäivä on 1.9.2020-31.12.2024.

• Vardan asiakaspalvelu on edelleen ruuhkautunut
  • Opetushallituksen kiristynyt taloustilanne on pakottanut järjestelemään uudelleen töitämme, minkä vuoksi emme valitettavasti pysty juuri nyt vastaamaan viesteihin niin nopeasti kuin haluaisimme. Olemme pahoillamme siitä, että joudutte odottamaan vastaustamme aikaisempaa pitempään. Vastaamme viesteihin niin pian kuin pystymme!

• Maaliskuun Varda-klinikka pidetään pe 14.3 – Klinikan aiheena Vardan vuosiraportointi
  • Seuraava Varda-klinikka järjestetään pe 14.3. klo 12–13.Maaliskuun klinikassa teemana on Vardan vuosiraportointi ja siihen valmistautuminen. Lue lisää Varda-klinikoista täällä.

Muistutus käyttäjähallinnasta

Muistathan sulkea Vardan käyttöoikeudet henkilöiltä, joiden työsuhde on päättynyt. Käyttöoikeudet vanhenevat automaattisesti kerran vuodessa, mutta oikeudet pitää sulkea heti työsuhteen päättyessä. Organisaation Varda-pääkäyttäjänä vastaat siitä, että organisaatiosi käyttöoikeudet ovat ajan tasalla. Voit asettaa käyttöoikeudelle päättymispäivän jo etukäteen.

Vardan ajankohtaisia asioita julkaisemme säännöllisesti tällä sivulla. Samalta Ajankohtaista-sivulta löytyy myös oma osionsa Vardan raportoinnin ajankohtaisille asioille.

Vardan asiakaspalvelu osoitteessa varda@opintopolku.fi

Terveisin

Varda-tiimi

varda@opintopolku.fi