Opetushallitus

Järjestämislupiin liittyvät muutokset

Kun opetus- ja kulttuuriministeriö muuttaa tai antaa uudelle koulutustoimijalle koulutuksen järjestämisluvan, tieto luvasta tulee Opetushallituksen kirjaamoon ASHAan. Luvat ovat myös julkisessa palvelussa OIVAssa

Koulutuksen järjestämisluvan muutos saattaa vaikuttaa myös oppilaitoksiin ja niiden toimipisteisiin. Ne muutokset harvoin on kerrottu järjestämisluvissa. Siksi koulutustoimijan tulee ilmoittaa Opetushallitukselle oppilaitosten muutoksista. Organisaatiopalvelussa organisaatioiden muokkausnäkymässä on linkki seuraavaan lomakkeeseen: Ilmoita oppilaitosta koskevat muutokset tästä linkistä. Opintopolun päänavigaatiossa on otsikko, josta löytyy myös linkki lomakkeeseen ja lisää ohjeita koulutussektoreittain.

Kun koulutustoimija lakkauttaa tai perustaa uusia oppilaitoksia, tai yhdistää jo olemassa olevia oppilaitoksia, tai on tarve päivittää oppilaitoksen nimeä, koulutustoimijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen. Opetushallitus tarkistaa oppilaitostiedot ja on yhteydessä Tilastokeskukseen, jonka kanssa sovitaan oppilaitoksen tunnuksesta sekä oppilaitostyypistä.

Organisaatiotiedot siirtyvät mm. KELAan, Työvoimaviranomaisille, Tilastokeskukseen ja muiden viranomaisten järjestelmiin, joten koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnisteiden tulee olla oikein eri järjestelmien tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. Oppilaitostunnus on viisimerkkinen oppilaitoksen yksilöintitunnus, joka annetaan ainoastaan oppilaitokselle. Tilastokeskuksen Oppilaitostyyppiluokitus ryhmittelee oppilaitokset tyypin mukaan (esim. yliopisto, ammattikorkeakoulu, kesäyliopisto jne.).

Koulutustoimijan virkailija

Koulutustoimijan tai oppilaitoksen virkailija voi perustaa ja lakkauttaa toimipisteitä virkailijan käyttöoikeuksissa mainittuihin organisaatioihin, sekä päivittää niiden nimenmuutoksia. Opetushallitus voi poistaa turhaan tai vahingossa tallennetun toimipisteen järjestelmästä jos toimipisteeseen ei ole vielä tallennettu koulutusta. Koulutustoimija tehtäviin kuuluu  yhteystietojen ylläpito.  Koulutusotimijoiden yhteystiedot päivittyvät YTJ-palvelusta kerran vuorokaudesa. 

 Vastuunjakotaulukko

Merkkien selitykset

= päivittäjä taho

= tieto ei ole ko. organisaatiotyypissä

Tyhjä ruutu = ei tallenna

Kenttäkohtaiset ylläpitovastuut	YTJ-integraatio	Opetushallitus	Koulutustoimijan virkailija	Opetushallitus	Koulutustoimijan virkailija	Koulutustoimjan virkailija
	Koulutustoimija tasoinen organisaatio			Oppilaitostasoinen organisaatio		Toimipiste
Organisaatiotyyppi
Yritysmuoto
Y-tunnus tai virastotunnus
Nimi						vain toimipistettä tarkentava nimi
Voimassaolo	vain alkupäivämäärä	vain loppupäivämäärä
Pääsijaintikunta
Muut kunnat
Maa
Kieli
Oppilaitostunnus
Oppilaitostyyppi
Rinnakkaiset oppilaitostyypit
Vuosiluokat (vain perusopetuksen oppilaitoksilla)
Yhteystiedot		jos YTJstä- puuttuu tieto.
Postiosoite
Käyntiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Www-osoite

Sanastoa

• Koulutustoimija = Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus. Koulutustoimija voi olla samaan aikaan oppisopimustoimipiste, toimipiste ja muu organisaatio.
• Oppilaitos= Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto.
• Toimipiste = Oppilaitoksen toimipiste, opetuspiste, kampus, yksikkö, tiedekunta, laitos tai osasto joka on eri osoitteessa kun varsinainen oppilaitos.
• Oppisopimustoimipiste = voidaan luoda suoraan organisaatiohierarkiassa koulutustoimijan alle
• Muu organisaatio = Pääsääntöisesti vain Y-toimijatasoinen organisaatio. Tähän ryhmään lisätään mm.  toimijat, jotka hakevat valtionavustuksia. 
• Työelämäjärjestö = Alunperin luotu ryhmä AITU  järjestelmää varten. Edelleen voimassa olevia orgnaisaatioita joiden tarpeellisuudesta ei ole tietoa.
• Varhaiskasvatuksen järjestäjä = VARDA rekisteriä varten oleva organisaatioryhmä. Sisältää kunnalliset ja yksityisen varhaiskasvatuksen järjestäjät.
• Varhaiskasvatuksen toimipaikka = VARDA rekisteriä varte oleva organisaatioryhmä. Toimipaikka jossa järjestetään varhaiskasvatusta.
• Kunta = Käyttöoikeuspalvelua varten luotu organisaatioryhmä. Lisätään automaattisesti niille koulutustoimijoille joiden yritysmuoto on kunta.
• Oppilaitostyyppi = Tilastokeskuksen ylläpitämä luokitus jolla luokitellaan oppilaitokset ryhmiin. Esim. Peruskoulu, Lukio, tai Yliopisto

Koulutustoimijan tietojen ylläpito

Organisaatiopalvelun tietoja hyödynnetään tällä hetkellä Opintopolun palveluiden lisäksi mm. Opetushallituksen, opetus- ja kulttuuriministeriön, Ylioppilastutkintolautakunnan, KELAn ja Tilastokeskuksen sähköisissä palveluissa.

Käyttöoikeudet

Tarvitset käyttöoikeuden Organisaatioiden ylläpito ja Organisaatioksi Opetushallituksen.

Päävalikossa on Organisaatioiden tiedot ja sen alla Organisaatioiden ylläpito. 

Päivitysvastuus

Opetushallitus lisää uuden koulutustoimijan sekä lakkauttaa sen. Opetushallitus ylläpitää kaikkia koulutustoimijaan liittyviä tietoja. 

Organisaation haku

Hae Organisaatiot näkymässä tarkasteltava organisaatio. Kirjoita hakemasi organisaation nimi tai sen tunnus hakukenttään. Viimeisin haku on valmiina, kun seuraavan kerran haet jotain organisaatiota. Voit laajentaa hakua valintaruudulla Näytä myös lakkautetut, Näytä myös varhaiskasvatuksen toimipaikat. Voit hakea vain tietyn organisaatiotyypin organisaatioita valitsemalla Organisaatiotyypin. Jos valitset Organisaatiotyypistä oppilaitoksen voit tarkentaa hakua oppilaitostyypillä. Jos haet koulutustoimijaa eikä oppilaitosta tai toimipisteitä näy listassa, näpäytä koulutustoimijan nimen edessä vasemmalla olevaa > merkkiä.

Organisaatiotietoja voi tarkastella ja muokata näpäyttämällä organisaation nimeä. Siniset tekstit ovat linkkejä. 

Opetushallituksen virkailijalla on Organisaatiot hakunäkymässä Painike Lisää Y-tunnuksellinen tai sitä vastaava toimija.

Koulutustoimijan lisääminen

Vain Opetushallituksen virkailija voi hakea uuden koulutustoimijan tiedot YTJ-palvelusta.

Haku tapahtuu Organisaatiohaun päänäkymästä. Vain OPHlle näkyy painonappi jossa lukee Lisää Y-tunnuksellinen tai sitä vastaava toimija. 

1) Valitse Organisaatiotyypiksi Koulutustoimija.  Oletuksena on, että toimijalla on Y-tunnus. 

2) Paina Hae painiketta.

3) Kirjoita hakukenttään haettavan toimijan Y-tunnus tai sen nimi kokonaisuudessaan tai vain sen nimen osa. Jos osumia on useita valitse vaihtoehdoista oikea.

4) Haetun koulutustoimijan tiedot päivittyvät tyhjiin kenttiin. Tarkista yhteystiedot. Jos kaikkia paikollia kenttiä ei ole täytetty haettu koulutustoimija ei tallennu kantaan. 

Koulutustoimijan tiedot 

YTJstä tulee seuraavat tiedot: koulutustoimijan nimi, voimassaoloaika, kotipaikka, yritysmuoto, y-tunnus, maa, kieli sekä mahdolliset yhteystiedot. Koulutustoimijan tiedot tulevat YTJstä vain yhdellä kielellä. Kieliversiot on erikseen päivitettävä koulutustoimijan tietoihin. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia kenttiä. Tallenna painike on aktiivinen vasta kun kaikki pakolliset kentät on täytetty.  Jos haluat päivittää Opintopolussa koulutustoimijan tietoja, huomioi että YTJ-päivitys jyrää yli koulutustoimijalle kirjoitetut tiedot seuraavana yönä tapahtuvassa päivitysajossa. Jos YTJstä ei tule kaikkia Opintopolussa olevia pakollisia tietoja, etsi tiedot netistä tai kirjoita kenttiin jokin teksti tai postinumero, sähköpostiosoite.

Jos kyse on koulutustoimijasta jolla ei ole yritys- ja yhteisö tunnusta (Y-tunnus) valitaan toiminto, Lisää koulutustoimija jolla ei ole YTJ tietoja.
Lisättäessä Y-tunnuksetonta koulutustoimijaa koulutustoimijan perusnäyttö on tyhjä.

Seuraavat tiedot saadaan YTJ-palvelusta toimijasta jolla Y-tunnus

Organisaatiotyyppi
YTJ -rekisteristä haettu Koulutuksen järjestäjän ja opetuksenjärjestäjän organisaatiotyyppi on pääsääntöisesti koulutustoimija. Organisaatiopalveluun voidaan hakea YTJstä toimijoita toimijoita,  jotka eivät ole koulutustoimijoita. esim. muiden Opintopolun palveluiden käyttöön. 

Yritysmuoto
YTJ -rekisteriin merkitty koulutustoimijan yritysmuoto.

Y-tunnus
Koulutustoimijan Y-tunnus on YTJ -rekisteriin merkitty yrityksen tunniste.

Virastotunnus

Koulutustoimijoilla joiden omistajatyyppi on valtio voi Y-tunnuksen lisäksi olla Valtionkonttorin antama Virastotunnus. Joissakin tapauksissa koulutustoimijalla saattaa olla vain Virastotunnus.

Koulutustoimijan nimi
Virallinen koulutustoimijan nimi tulee suoraan Yritys- ja yhteisörekisteristä (YTJ). Opetushallitus täydentää tarvittaessa eri kieliversiot. 

Perustamis- ja lakkauttamispäivämäärät
Perustamispäivämäärä on päivämäärä, mistä lähtien koulutustoimija lisätty YTJ -rekisteriin. Lakkautuspäivämäärä on päivämäärä mistä lukien koulutustoimijan koulutustehtävä päättyy.

Pääsijaintikunta
Kotipaikka on YTJ -rekisteriin merkitty kotipaikka.

Maa
Maa on YTJ -rekisteriin merkitty maa.

Kieli
Kieli on YTJ rekisteriin merkitty kieli. Koulutustoimija voi lisätä YTJ rekisteristä tulevan kielten lisäksi koulutustoimijan tietoihin myös muita kieliä.
Ammattikorkeakoulujen opetuskieli tulee olla ammattikorkeakoulun toimiluvassa mainittu opetuskieli. Yliopistojen kielen tulee olla yliopistosta annetussa asetuksessa mainittu opetus- ja tutkintokieli.

Tapauksia milloin lisätään uusi koulutustoimija. 

Opetus-ja kulttuuriministerön antaa uudelle koulutustoimijalle luvan järjestää koulutusta. Pääsääntöisesti jokaisella koulutustoimijalla on vähintään yksi oppilaitos jossa varsinainen koulutus järjestetään. 

Opetushallituksen jokin tietojärjestelmä tarvitsee koulutustoimijan tai sitä vastaavan organisaation omaan järjestelmäänsä. 

Koulutustoimijan lakkauttaminen

Hae koulutustoimijan tiedot muokkausnäytölle ja anna koulutustoimijalle lakkautuspäivämäärä. Lakkautuspäivämäärä voi olla mennyt päivä, nykyhetki tai tulevan päivä.

Jos koulutustoimijalla on voimassa olevia oppilaitoksia ja niiden toimipisteitä ne lakkaavasta samasta päivästä lukien. 

Tapauksia jolloin lakkautetaan koulutustoimija. 

Opetus- ja kulttuuriministeriö on peruuttanut koulutustoimijan luvan. Jos koulutustoimijalla on oppilaitos on se ensin lakkautettava sekä sen mahdolliset toimipisteet. 

Koulutustoimijaa tai siihen rinnastettavaa toimijaa ei enää tarvita. Esim. jos toimija on Varhaiskasvatuksen toimija tai sellaisen koulumuodon toimija jolle OKM ei anna järjestämislupaa ja toimija on esimerkiksi mennyt konkurssiin. 

Koulutustoimijan palauttaminen takaisin aktiiviseksi

Joskus on tarpeen palauttaa jokin organisaatio takaisin aktiiviseksi. Hae organisaatio muokkausnäytölle ja poista organisaation lakkautuspäivämäärä. Organisaatio muuttuu takaisin aktiivinen- tilaan. Jos seillä on ollut oppilaitoksia niin ne eivät palaudu takaisin aktiiviseksi. Oppilaitokset pitää aktivoida erikseen. 

Koulutustoimijan nimen muutos

Opetushallituksen virkailijan näkymässä on toiminto jolla voi päivittää organisaation nimihistoriaa tai korjata kirjoitusvirheitä ilman, että siitä jää historiatietoa.

Koulutustoimijoiden tiedot jotka ovat YTJ-palvelussa päivittyvät Organisaatiopalveluun YTJ-tiedonsiirrolla joka yö. Ne koulutustoimijat joilla ei ole Y-tunnusta eikä niiden tiedot ole YTJssä, päivitetään käyttöliittymän kautta.

Historioitu nimenmuutos

Jos halutaan, että koulutustoimijan nimi jää historia tietoihin valitaan vaihtoehto Historioitu nimenmuutos. Vanha nimi saa loppupäivämäärän ja uusi nimi annetun alkupäivämäärän. Uusi nimi tallentuu koodistopalveluun. Uuden nimen voimaan tulopäivän voi kirjata tulevaisuuteen tai menneisyyteen. Menneisyydessä tapahtunut nimen muutos tulee voimaan heti. Tulevaisuuteen päivittetty nimen muutos muuttuu annettuna päivämääränä. Peruuta nimenmuutos on mahdollista vain ennen nimen voimaan tuloa.

Huom! Vapaan sivistystyön oppilaitokset Organisaatiotietojen päivitysohje perusopetuksen ja vapaan sivistystyön oppilaitosten virkailijoille

Kirjoitus virheen korjaus tai nimeä ei haluta historioida

 Jos ei haluta, että nimen muutos jää historia tietoihin valitaan Nimen kirjoitusvirheen korjaus. 

Koulutustoimijan poisto

Valitse toiminto Poista organisaatio. Järjestelmä varmistaa poiston.
Koulutustoimijan poisto voi tulla eteen jos OPHn virkailija on lisännyt vahingossa organisaatiopalveluun väärän koulutustoimijan. Poistoa ei ole järkevää tehdä jos siihen on jo tallennettu oppilaitos. 

Päivitä koulutustoimijan yhteystiedot

Yhteystiedot voi päivittää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi kieltä vastaavalle välilehdelle. YTJssä tiedot ovat vain yhdellä kielellä. Lisää tarvittaessa muun kieliset yhteystiedot. 

Yhteystietojen kieliversiot
Yhteystietokortin oletus kieli on organisaation kieli. Suomenkielisillä organisaatioilla se on suomi, jne. Englanti nimisellä välilehdellä oletuksena on kansainvälinen osoitemuoto.

Käyntiosoite ja postiosoite
Koulutuksen järjestäjän osoitteena on oletuksena YTJ rekisteriin merkitty käynti- tai postiosoite. Oppilaitoksen ja toimipisteiden osoitteiden ylläpito on koulutustoimijan vastuulla. 

Tallennettujen tietojen perusteella Opetushallitus lähettää kirje- ja sähköpostia opetuksen järjestäjille, oppilaitoksille ja toimipisteille.

Puhelinnumero
Organisaation puhelinnumero, esimerkiksi vaihteen numero.

Organisaation sähköpostiosoite

Oppilaitoksen tai toimipisteen yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite, kuten kanslian tai opettajainhuoneen osoite.

• Mikäli yhteiskäyttöistä sähköpostiosoitetta ei ole mahdollista käyttää, Opetushallitus suosittelee luomaan jakelulistan oman organisaation IT-tuen avulla. 

WWW-osoite
Koulutustoimijan Internetsivujen osoite. Jos koulutustoimijalla ei ole omaa sivua, voi osoite olla myös oppilaitoksen sivuille.
Päivitä tiedot ja näpäytä Tallenna -painiketta. Oppilaitoksen ja toimipisteiden yhteystietojen ylläpito on koulutustoimijan vastuulla.

Kahden eri koulutustoimijan oppilaitosten yhdistäminen

 OKM on tekemässä uutta koulutustehtäväpäätöstä uudelle koulutustoimijalle 

 Esimerkki

• Kaksi Y-tunnuksellista koulutustoimijaa yhdistyvät yhdeksi uudeksi toimijaksi
  • OPH saa tiedon OKM:ltä, kun se on tekemässä uutta ammatillisen koulutuksen koulutustehtäväpäätöstä (Oiva-järjestelmä on integroitu Organisaatiopalveluun ja hyödyntävät Organisaatiopalvelun tietoja). Odota kunnes olet saanut päätökset. 
  • Koulutustoimija A ja koulutustoimija B yhdistyvät ja tilalle tulee koulutustoimija C
  • YTJ/PRH on antanut uudelle koulutustoimijalle uuden Y-tunnuksen,
  • OPH hakee uuden koulutustoimijan tiedot Opintopolkuun YTJ-palvelusta Organisaatiopalveluun.
  • Kun uusi koulutustoimija on haettu YTJ-palvelusta organisaatiopalveluun, sen tiedot (esim. nimi, osoite, kunta, maa) päivittyvät automaattisesti YTJssä olevilla tiedoilla joka yö.
  • Organisaatiopalvelussa on käyttöliittymä jolla voi siirtää oppilaitoksen uuden koulutustoimijan alle ajastetusti tietystä päivästä lukien. Toimipisteet siirtyvät koulutuksineen samalla. Kysy koulutustoimijalta mitä oppilaitoksille tapahtuu. 
  • Opetushallitus merkitsee loppupäivämäärän koulutustoimijalle jolla ei ole koulutustehtäväpäätöstä. Lakkautetut organisaatiot jäävät Organisaatiopalveluun passiivinen tilaan.
  • Tieto uudesta koulutustoimijasta tulee Opetushallitukselle Opetus- ja kulttuuriministeriöstä tai koulutuksen järjestäjältä itseltään tai Tilastokeskuksen vuosittaisesta tiedonkeruusta sen mukaan millaista koulutusta organisaatio antaa.

Kunta lakkaa ja lakkaavan kunnan kaikki oppilaitokset siirtyvät uudelle kunnalle. 

• • Vain Opetushallituksen virkailija voi yhdistää kahden eri koulutustoimijan oppilaitokset toimipisteineen. Anna uuden koulutustoimijan nimi ja päivämäärä mistä lukien koulutustoimijan oppilaitokset toimipisteineen siirtyvät uudelle koulutustoimijalle. Tämä toiminto on käyttökelpoinen esim. silloin kun kunta lakkaa ja kaikki sen ylläpidettävät oppilaitokset siirtyvät uudelle kunnalle.

    Siirrossa siirtyvät kaikki koulutustoimijan oppilaitokset ja toimipisteet Koulutustarjontaan tallennettuineen koulutuksineen annetusta päivästä lukien. Organisaatiot joiden lakkautuspäivämäärä on pienemi kuin siirtohetki jäävät alkuperäiselle organisaatiolle.

    Päätöksen oppilaitosten yhdistämisestä tekee koulumuodosta riippuen joko valtioneuvosto, opetus- ja kulttuuriministeriö tai kunta.

    Kun OKM vai valtioneuvosto antaa päätöksen koulutuksen, järjestäjän tai sen oppilaitoksen lakkautuksesta ja/tai yhdistymisestä tarkista, että koulutustoimijalla tai sen ylläpitämällä oppilaitoksella ei ole johonkin toiseen koulumuotoon järjestämislupaa. Etenkin vapaan sivistystyön oppilaitosten kanssa tulee olla varovainen.

Oppilaitostietojen ylläpito

rganisaatiopalvelun tietoja hyödynnetään tällä hetkellä Opintopolun palveluiden lisäksi mm. Opetushallituksen, opetus- ja kulttuuriministeriön, Ylioppilastutkintolautakunnan, KELAn ja Tilastokeskuksen sähköisissä palveluissa.

Käyttöoikeudet

Tarvitset käyttöoikeuden Organisaatioiden ylläpito ja Organisaatioksi Opetushallituksen.

Päävalikossa on Organisaatioiden tiedot ja sen alla Organisaatioiden ylläpito. 

Opetushallituksen virkailijalla on seuraavat toiminnalliseuudet koulutustoimijan näkymässä:

Lisää uusi organisaatio, 

Lakkauttaminen

Poista organisaatio,

Nimenmuutos

Päivitä tiedot YTJ-palvelusta

Yhdistä oppilaitos tai varhaiskasvatuksen toimipaikka

Siirrä oppilaitos tai varhaiskasvatuksen toimipaikka

Päivitysvastuut

Korkeakoulun virkailija päivittää yhteystiedot. 

 Opetushallitus päivittää seuraavat tiedot

Organisaatiotyyppi
Oppilaitoksen organisaatiotyyppi on aina oppilaitos.
Oppilaitoskoodi
Oppilaitoksen koodi on Tilastokeskuksen oppilaitokselle antama yksilöivä tunniste.
Oppilaitostyyppi
Tilastokeskuksen ylläpitämä luokitus. Jokainen oppilaitos on sijoitettu johonkin luokituksen tyyppiin. Esim. Ammattikorkeakoulu oppilaitostyypissä 41 ja Yliopistot oppilaitostyypissä 42.
Oppilaitoksen nimi
Opetushallitus ylläpitää oppilaitoksen nimiä. Opetushallitus voi kirjata Oppilaitoksen nimen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Perustamis- ja lakkauttamispäivämäärät
Perustamispäivämäärä on päivämäärä, mistä lähtien koulutustoimija on päättänyt perustaa oppilaitoksen tai opetus- ja kulttuuriministeriö on antanut toimiluvan oppilaitokselle.
Kotipaikka
Kotipaikka on oppilaitoksen sijaintikunta.
Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen sijaintikuntaa ei ole erikseen määrätty mutta jotta hakijalle tarkoitettujen palvelujen kuntahaku voi löytää myös korkeakoulut, on kuntatieto syytä päivittää.
Maa
Oletusmaana on Suomi. Jos oppilaitoksen maa on jokin muu kuin Suomi, valintalistasta valitaan toinen maa.
Kieli
Kieli on oppilaitoksen opetuskieli.
Ammattikorkeakoulujen opetuskieli tulee olla ammattikorkeakoulun toimiluvassa mainittu opetuskieli.
Yliopistojen kielen tulee olla yliopistosta annetussa asetuksessa mainittu opetus- ja tutkintokieli. 
Peruskoulujen vuosiluokat

Koulutustoimijan ei voi päivittää peruskoulujen vuosiluokkia. Organisaatiomuutoslomakkeella  https://link.webropolsurveys.com/S/D90BF1EA77056AE8 kysymys vuosiluokita. 

Organisaation haku

Hae Organisaatiot näkymässä tarkasteltava organisaatio. Kirjoita hakemasi organisaation nimi tai sen tunnus hakukenttään. Viimeisin haku on valmiina, kun seuraavan kerran haet jotain organisaatiota. Voit laajentaa hakua valintaruudulla Näytä myös lakkautetut, Näytä myös varhaiskasvatuksen toimipaikat. Voit hakea vain tietyn organisaatiotyypin organisaatioita valitsemalla Organisaatiotyypin. Jos valitset Organisaatiotyypistä oppilaitoksen voit tarkentaa hakua oppilaitostyypillä. Jos haet koulutustoimijaa eikä oppilaitosta tai toimipisteitä näy listassa, näpäytä koulutustoimijan nimen edessä vasemmalla olevaa > merkkiä.

Organisaatiotietoja voi tarkastella ja muokata näpäyttämällä organisaation nimeä. Siniset tekstit ovat linkkejä. 

Oppilaitoksen lisääminen 

Kun olet lisäämässä oppilaitosta ole yhteydessä Tilastokeskukseen saadaksesi oppilaitokselle oppilaitoskoodi. 

Hae hakunäytöllä koulutustoimija, jonka alle haluat luoda oppilaitoksen. Koulutustoimijan lomakkeen yläosassa on toiminnallisuus Lisää uusi organisaatio.

Lisää seuraavat tiedot. Oppilaitoksen nimi ja kopioi sen kaikkiin kielikenttiin, organisaatiotyyppi (oppilaitos), perustamispäivä, sijaintikunta, Maa, opetuskieli, Tämän jälkeen paina Jatka painiketta ja anna yhteystiedot. 

Tallenna painike on aktiivinen vasta kun kaikki pakolliset kentät on täytetty. Oppilaitos tallentuu tallennuksen yhteydessä Koodistopalvelun oppilaitoskoodistoon. 

Oppilaitokselle voi kirjata perustamispäivän myös tulevaisuuteen. Oppilaitos voi olla samaan aikaan myös Oppisopimustoimipiste.

Tapauksia jolloin lisätään uusi oppilaitos

OKM antaa uuden järjesteämisluvan uudelle koulutustoimijalle. Kaikilla koulutustoimijoilla joilla on järjesteämislupa tulee olla myös oppilaitos. 

Kunta perustaa peruskoulun. Kunta ei tarvitse järjesteämilupaa vaan sillä on lakisääteinen velvollisuus järjesteää perusopetusta. 

Oppilaitoksen lakkauttaminen

Hae Oppilaitoksen tiedot ylläpitonäytölle ja anna Oppilaitokselle lakkautuspäivämäärä. Lakkautuspäivämäärä voi olla mennyt päivä, nykyhetki tai tulevan päivä. Jos oppilaitokseen on päivitetty lakkautuspäivän jälkeen alkavaa koulutusta, järjestelmä ei anna lakkauttaa oppilaitosta. Tieto lakkautuksesta päivitty myös Koodistopalvelun oppilaitoskoodistoon.

Tapauksia jolloin oppilaitos lakkaa

OKMn peruuttaa koulutustoimijan järjestämisluvan. Silloin myös oppilaitos lakkaa jollei sen siirrosta toiselle koulutustoimijalle ole erillistä päätöstä. Myös kunta voi imoittaa peruskoulun lakkautuksesta. Tieto lakkautuksesta päivitty myös Koodistopalvelun oppilaitoskoodistoon.

Lakkautetun oppilaitoksen palauttaminen takaisin aktiiviseksi

Oppilaitoksen joka on lakkautettu voi myös palauttaa takaisin aktiiviseksi poistamalla oppilaitoksen lakkautuspäivämäärän. 

Oppilaitoksen nimen muutos

Opetushallituksen virkailijan näkymässä on toiminto jolla voi päivittää organisaation nimihistoriaa tai korjata kirjoitusvirheitä ilman, että siitä jää historiatietoa.

Jos halutaan, että oppilaitoksen nimi jää historiatietoihin, valitaan vaihtoehto Luo uusi nimi. Vanha nimi saa loppupäivämäärän ja uusi nimi annetun alkupäivämäärän. Uusi nimi tallentuu koodistopalveluun.

Historioitu nimen muutos

Jos halutaan, että oppilaitoksen nimi jää historia tietoihin valitaan vaihtoehto Historioitu nimenmuutos. Vanha nimi saa loppupäivämäärän ja uusi nimi annetun alkupäivämäärän. Uusi nimi tallentuu koodistopalveluun. Uuden nimen voimaan tulopäivän voi kirjata tulevaisuuteen tai menneisyyteen. Menneisyydessä tapahtunut nimen muutos tulee voimaan heti. Tulevaisuuteen päivittetty nimen muutos muuttuu annettuna päivämääränä. Peruuta nimenmuutos on mahdollista vain ennen nimen voimaan tuloa. Peruuta tominto on Oppilaitoksen ylläpitonäytöllä Nimihistoria osiossa (punainen roskakorin kuva). 

Kirjoitus virheen korjaus tai niemeä ei haluta jotain syystä historioida

 Jos ei haluta, että nimen muutos jää historia tietoihin valitaan Nimen kirjoitusvirheen korjaus.  Käytä pääsääntöisesti historioitua nimen muutosta.  Oppilaitoksen nimi näkyy mm. oppijalle Oma Opintopolussa missä hän on suorittanut opintoja. 

Oppilaitoksen poisto

Poisto toiminto ei ole mahdollinen jos oppilaitokselle on lisätty toimipisteitä.. Valitse toiminto Poista organisaatio. Järjestelmä varmistaa poiston. Oppilaitoksen voi poisto voi tulla eteen jos OPHn virkailija on lisännyt vahingossa organisaatiopalveluun väärän oppilaitoksen. 

Päivitä oppilaitoksen yhteystiedot

hteystiedot voi päivittää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi kieltä vastaavalle välilehdelle. YTJssä tiedot ovat vain yhdellä kielellä. Lisää tarvittaessa muun kieliset yhteystiedot. 

Yhteystietojen kieliversiot
Yhteystietokortin oletus kieli on organisaation kieli. Suomenkielisillä organisaatioilla se on suomi, jne. Englanti nimisellä välilehdellä oletuksena on kansainvälinen osoitemuoto.

Käyntiosoite ja postiosoite
Koulutuksen järjestäjän osoitteena on oletuksena YTJ rekisteriin merkitty käynti- tai postiosoite. Oppilaitoksen ja toimipisteiden osoitteiden ylläpito on koulutustoimijan vastuulla. 

Tallennettujen tietojen perusteella Opetushallitus lähettää kirje- ja sähköpostia opetuksen järjestäjille, oppilaitoksille ja toimipisteille.

Puhelinnumero
Organisaation puhelinnumero, esimerkiksi vaihteen numero.

Oppilaitoksen sähköpostiosoite

Oppilaitoksen tai toimipisteen yhteiskäyttöinen sähköpostiosoite, kuten kanslian tai opettajainhuoneen osoite.

WWW-osoite
Koulutustoimijan Internetsivujen osoite. Jos koulutustoimijalla ei ole omaa sivua, voi osoite olla myös oppilaitoksen sivuille.
Päivitä tiedot ja näpäytä Tallenna -painiketta. Oppilaitoksen ja toimipisteiden yhteystietojen ylläpito on koulutustoimijan vastuulla.

Kahden oppilaitoksen yhdistäminen

Oppilaitos A yhdistetään Oppilaitokseen B.  

 Oppilaitos toimipisteineen ja koulutustarjontoineen siirtyy valittuun oppilaitokseen. Siirtopäiväksi voi valita menneen päivän, nykyhetken tai tulevan päivän.

Siirrä oppilaitos uudelle koulutustoimijalle

Valitse valikosta vaihtoehto Siirrä organisaatiota. Kirjoita hakukenttään uuden koulutustoimijan nimi ja siirron voimaan tulopäivä. Siirtopäiväksi voi valita menneen päivän, nykyhetken tai tulevan päivän. Oppilaitoksen lisäksi samalla siirtyy toimipisteet. Tieto päivittyy samalla koodistoon.

Toimipisteeen tietojen ylläpito

Lakkauta toimipiste

Toimipiste on lakkautettava, jos koulutuksen järjestäjä on tehnyt lakkautuspäätöksen toimipisteestä tai toimipisteessä ei enää järjestetä koulutusta.

Näpäytä toimipisteen edessä olevaa  valikkokuvaketta, jonka haluat lakkauttaa. Valitse listalta vaihtoehto Muokkaa. Merkitse toimipisteen loppupäivämäärä kenttään päivämäärä, josta lukien toimipisteen toiminta lakkaa. Jos toimipisteeseen on tallennettu lakkautuspäivämäärän jälkeen alkavaa koulutusta, siirrä koulutus uuteen toimipisteeseen.
Jos koulutuksia hakukohteineen ei haluta siirtää toiseen toimipisteeseen, peruuta lakkautuspäivämäärän jälkeen alkavat jo julkaistut koulutukset ja hakukohteet.

Perutut koulutukset eivät estä toimipisteen lakkautusta vaikka koulutukset ja hakukohteet on kirjattu alkaviksi lakkautuspäivämäärän jälkeen.
Jos toimipisteessä on lakkautuksen jälkeen alkavia kopioituja koulutuksia ja hakukohteita on ne poistettava jotta lakkautus onnistuu. Lakkautuspäivää verrataan alkavaan koulutukseen.
Huomaa, että Opintopolun organisaatiopalvelusta on tiedonsiirto KELAn opintotukijärjestelmään. Jos toimipisteessä on edelleen opiskelijoita, ei toimipistettä kannata lakkauttaa ennen kuin kaikki opiskelijat ovat valmistuneet. Muutoin opiskelijoiden opintotuki saattaa keskeytyä.
Vinkki! Jo lakkautetut toimipisteen saa takaisin aktiiviseksi poistamalla toimipisteeltä lakkautuspäivämäärän.
Vahvista lakkautus näpäyttämällä Tallenna -painiketta.

Luo toimipiste 

Näpäytä oppilaitoksen edessä olevaa  valikkokuvaketta, johon lisäät toimipisteen. Valitse listalta vaihtoehto Luo aliorganisaatio. Näytölle avautuu lomake, jonka kenttiin kirjoitetaan uuden toimipisteen tiedot. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Katso kenttäkohtaiset ohjeet kohdasta  Toimipisteen tiedot (OPHn virkailija) .  Valitse organisaatiotyypiksi Toimipiste.  Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty Tallenna –painike on aktiivinen.

Toimipisteen tiedot

Valitse toimipisteen nimen edessä olevasta  valikkokuvakkeesta Muokkaa -toiminto. Järjestelmä avaa tiedot muokkausnäytölle.
Organisaatiotyyppi
Toimipisteen organisaatiotyyppi on toimipiste. Toimipiste voi olla myös oppisopimustoimipiste.
Muuta tiedot ja näpäytä Tallenna -painiketta. Tallenna painike on aktiivinen vasta kun kaikki pakolliset tiedot on päivitetty.

Toimipisteen nimi
Toimipisteen virallisen nimen lisäksi koulutustoimijan virkailija voi kirjata toimipisteen nimen suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi. Toimipisteen koko nimi koostuu oppilaitoksen nimestä sekä toimipisteen tarkenteesta. Koulutustoimijan virkailija voi päivittää tarkenne osaa. Älä käytä nimen tarkenteessa pilkkuja tai muita merkkejä jotka eivät ole kirjaimia.  
Luo uusi nimi - toiminnolla vanha toimipisteen nimi jää järjestelmän muistiin. Korjaa nimeä - toiminnolla toimipisteen nimestä voi korjata esim. kirjoitusvirheen. Peruuta nimenmuutos -toiminnolla voi peruuttaa nimen muutoksen jolle on annettu tulevaisuuteen uuden nimen alkamispäivämäärä. 
 

Vardan varhaiskasvatuksen toimipaikkojen ylläpito

Varhaiskasvatuksen toimipaikka tiedot päivittyvät Vardasta Organisaatiopalveluun. Organisaatiopalveluun tietoja ei päivitetä, koska tieto ei siirry Vardaan. Vardaan päivitetyt tiedot päivittyvät Organisaatiopalveluun vuorokauden viiveellä. 

Organisaation lisääminen muokkaan Muu organisaatio (OPHn virkailija) 

Muu organisaatiot luokkaan lisätään sellaisia Y-tunnuksellisia organisaatioita jotka eivät ole koulutuksen järjestäjiä mutta ne tarvitaan esim. Valtionavustuspalvelua tai muuta Opintopolun palvelua varten. 

Organisaation/yrityksen lisäämiseen tarvitaan käyttöoikeudet Opintopolkuun (Organisaationa Opetushallitus ja käyttäjäoikeutena Organisaatiotietojen pääkäyttäjä) 

Y-tunnuksellisen organisaation lisääminen.

Siirry päävalikosta kohtaan Organisaatioiden tiedot, Organisaatioiden ylläpito. 

1) Näpäytä näytön oikeassa yläkulmassa olevaa painiketta, jossa lukee Lisää Y-tunnuksellinen tai sitä vastaava toimija.

2) Lisää uusi organisaatio lomake on oletuksena tyhjä. Valitse Organisaatiotyypiksi Muu organisaatio. Oletuksena on Y-tunnus. 

3) Näpäytä Hae painiketta.

4) Kirjoita YTJstä haettavan yrityksen Y-tunnus tai sen nimen osa tyhjään kenttään. Näpäytä sen jälkeen Hae tiedot painiketta. Hakuun osuvat yritykset tulevat näytölle valittaviksi. Valitse yritys näpäyttämällä sen nimeä. YTJstä päivittyy yrityksen tiedot lomakkeelle. 

 4) Näpäytä Jatka painiketta ja tarkista yhteystiedot (mahdollisesti puuttuvat sähköpostiosoite) ja sen jälkeen näpäytä Tallenna painiketta. Näytön oikeaan reunaan tulee ilmoitus tallennuksen onnistumisesta. 

• Mahdollisia virhetilanteita ja ratkaisuja niihin. (Näytön oikeaan yläkulmaan tulee keltainen virheilmoitus) 
• Yritystä ei löydy haetuilla tiedoilla YTJstä. Tarkista yrityksen tiedot osoitteesta https://www.ytj.fi/
• Jos yritys on jo Organisaatiopalvelussa. 
• Saman nimisiä yrityksiä on yli 200
• YTJstä puuttuu sellaisia tietoja, jotka ovat Opintopolussa pakollisia. Esim. Yrityksen tiedoissa ei ole sähköpostiosoitetta tai Postiosoitetta.
•  Yrityksen osoitteen OPHn virkailija voi päivittää mutta ei postiosoitetta. 

Ei Y-tunnuksellisen organisaation lisääminen.

Siirry päävalikosta kohtaan Organisaatioiden tiedot, Organisaatioiden ylläpito. 

1) Näpäytä näytön oikeassa yläkulmassa olevaa painiketta, jossa lukee Lisää Y-tunnuksellinen tai sitä vastaava toimija.

2) Muuta radiobutton kohtaan Ei Y-tunnusta

3) Täytä lomakkeen tyhjät kentät. Huomaan myös Jatka painikkeen takana olevat yhteystiedot.

4) Paina lopuksi Tallenna-painiketta. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä.