Organisaatiotietojen päivitysohje perusopetuksen ja vapaan sivistystyön oppilaitoksille

Opintopolun Organisaatiopalvelua hyödyntävät tahot (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Organisaatiopalvelu sisältää kaikki Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisuuteen kuuluvien koulutuksen järjestäjien, oppilaitosten ja niiden toimipisteiden perus- ja yhteystiedot. Näitä tietoja käytetään Opintopolun lisäksi myös Opetushallituksen, Opetusministeriön, Ylioppilastutkintolautakunnan, KELAn ja Tilastokeskuksen sähköisissä palveluissa.

Organisaatiotasot (perusopetus ja vapaa sivistystyö) 

• Koulutustoimija: Kunta, kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö, joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus.
• Oppilaitos: Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto.
• Toimipiste: Opetuspiste, viipalekoulu, kampus, yksikkö, laitos tai osasto.
• Oppisopimustoimipiste: Hallinnollinen toimija, joka hoitaa oppisopimusasioita.

Koulutustoimijan ja oppilaitoksen perustaminen, yhdistäminen tai lakkauttaminen (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Kun opetus- ja kulttuuriministeriö myöntää uudelle koulutustoimijalle koulutuksen järjestämisluvan, tai kun koulutustoimijat yhdistyvät tai lopettavat toimintansa, tai kun koulutustoimija perustaa tai lakkauttaa oppilaitoksia, yhdistää olemassa olevia oppilaitoksia tai muuttaa oppilaitoksen nimeä, koulutustoimijan tulee ensin olla yhteydessä Tilastokeskukseen ja sen jälkeen Opetushallitukseen, jossa muuttuneet tiedot päivitetään Opintopolkuun. Linkki lomakkeeseen jolla muuttuneet tiedot ilmoitetaan Opetushallitukselle: Organisaatiotietojen muutosilmoitus

Opetushallitus tarkistaa Opetus- ja kulttuuriministeriön päätökset, hakee Opintopolkuun YTJ-järjestelmästä uuden koulutustoimijan tiedot ja on tarvittaessa yhteydessä Tilastokeskukseen. Tilastokeskuksen kanssa sovitaan muun muassa oppilaitoksen tunnuksesta sekä oppilaitostyypistä.

Organisaatiotiedot siirtyvät muun muassa KELAan, Tilastokeskukseen ja muiden viranomaisten järjestelmiin, joten koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnisteiden tulee olla oikein eri järjestelmien tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. Yhdistäviä tietoja ovat muun muassa koulutustoimijan Y-tunnus sekä oppilaitoksen oppilaitosnumero.

Lisätietoja:

Opetushallitus yhteisetpalvelut@opintopolku.fi

Tilastokeskus: koulutusrekisterit@stat.fi

Kunnan järjestämä perusopetus

Kunnan järjestämä esi- ja perusopetus perustuu Perusopetuslakiin (628/1998). Ilmoita oppilaitoksen perustamisesta, lakkauttamisesta, yhdistämisestä toiseen oppilaitokseen, oppilaitoksen nimenmuutoksesta tai oppilaitoksen siirtymisestä toisen kunnan ylläpidettäväksi Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen kunnan päätös, josta käy ilmi muutokset.

Oppilaitoksen perustaminen

Pyydä Tilastokeskuksesta uudelle perustettavalle oppilaitokselle numerotunniste ja oppilaitostyyppi.  Ilmoita tunniste, perustamispäivämäärä, oppilaitostyyppi, opetuskieli sekä oppilaitoksen nimi ja yhteystiedot Opetushallitukselle.

Opintopolku

Huolehdi, että uuden oppilaitoksen opiskelijoiden tiedot siirtyvät KOSKI tietovarantoon.

Oppilaitoksen virkailijoilla on tarvittavat käyttöoikeudet Opintopolun palveluihin. 

Muun kuin kunnan järjestämä perusopetus

Opetuksen järjestämislupa

Valtioneuvosto voi myöntää opetus- ja kulttuuriministeriön esityksestä rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle luvan perusopetuksen järjestämiseen. Luvassa määrätään kunnat, joissa opetusta järjestetään, opetuskieli, erityinen koulutustehtävä, koulutuksen järjestämismuoto sekä muut tarpeelliset koulutuksen järjestämiseen liittyvät ehdot. Muutoksesta opetuksen järjestämislupaan päättää opetus- ja kulttuuriministeriö. (Perusopetuslaki 628/1998, 7 §).

Valtion ylläpitämän perusopetuksen järjestämisestä ja toiminnan lopettamisesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö (8 §). Perusopetuksen järjestämislupaa ja muutosta siihen haetaan opetus- ja kulttuuriministeriöltä lähettämällä ministeriön kirjaamoon vapaamuotoinen hakemus, josta ilmenevät tiedot hakijasta, koulutuksen tarpeellisuus sekä hakijan ammatilliset ja taloudelliset edellytykset.  

Muutokset opetuksen järjestäjässä

Jos opetuksen järjestäjä muuttuu (uusi Y-tunnus), uudelle järjestäjälle tulee hakea uusi opetuksen järjestämislupa ja vanhan järjestäjän lupa tulee peruuttaa opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Jos opetuksen järjestäjä muuttaa nimeään, opetuksen järjestämislupaa ei tarvitse muuttaa.

Muutokset oppilaitoksissa

Ilmoita oppilaitoksen perustamisesta, lakkauttamisesta, yhdistämisestä toiseen oppilaitokseen, oppilaitoksen nimenmuutoksesta tai oppilaitoksen siirtymisestä toisen perusopetuksen järjestäjän ylläpidettäväksi Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen opetuksen järjestäjän päätös, josta käy ilmi muutokset.

Oppilaitoksen perustaminen

Pyydä Tilastokeskuksesta uudelle perustettavalle oppilaitokselle numerotunniste ja oppilaitostyyppi. Ilmoita tunniste, perustamispäivämäärä, oppilaitostyyppi sekä oppilaitoksen nimi ja yhteystiedot Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen opetuksen järjestäjän päätös, josta käy ilmi muutokset.

Opintopolku

Huolehdi, että uuden oppilaitoksen opiskelijoiden tiedot siirtyvät KOSKI tietovarantoon.

Oppilaitoksen virkailijoilla on tarvittavat käyttöoikeudet Opintopolun palveluihin. 

Vapaa sivistystyö

Oppilaitoksen ylläpitämislupa

Opetus- ja kulttuuriministeriö voi myöntää kunnalle, kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle luvan vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitämiseen. Luvassa määritellään ylläpitäjää koskevat tiedot, oppilaitoksen nimi ja sijainti, koulutustehtävä, opetuskieli sekä tarvittaessa erityinen koulutustehtävä ja muut koulutuksen järjestämiseen liittyvät ehdot. Muutoksista ylläpitämislupaan päättää opetus- ja kulttuuriministeriö (Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998, 4 §).

Vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitämislupaa ja muutoksia siihen haetaan hakulomakkeella, jonka saa opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Hakemus luvan peruuttamisesta ja hakemus oppilaitoksen nimen muuttamisesta ovat vapaamuotoisia.

Muutokset oppilaitoksen ylläpitäjässä

Jos oppilaitoksen ylläpitäjä muuttuu (uusi Y-tunnus), uudelle ylläpitäjälle tulee hakea uusi oppilaitoksen ylläpitämislupa ja vanhan ylläpitäjän lupa tulee peruuttaa opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Jos oppilaitoksen ylläpitäjä muuttaa nimeään, ylläpitämislupaa ei tarvitse muuttaa, mutta muutoksesta on ilmoitettava opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Muutokset oppilaitoksissa

Oppilaitoksen perustaminen, lakkauttaminen, nimenmuutos ja siirtyminen toisen ylläpitäjän ylläpidettäväksi vaativat aina uuden ylläpitämisluvan, luvan peruuttamisen tai muutoksen ylläpitämislupaan. Lupaa, muutosta siihen ja luvan peruuttamista haetaan opetus- ja kulttuuriministeriöltä hakulomakkeella, jonka saa opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Hakemus luvan peruuttamisesta ja hakemus oppilaitoksen nimen muuttamisesta ovat vapaamuotoisia. Ministeriö toimittaa luvassa määrätyt tiedot Opetushallitukselle ja Tilastokeskukselle.

Kunta tai kuntayhtymä voi yhdistää vapaan sivistystyön oppilaitoksensa muuhun ylläpitämäänsä oppilaitokseen (Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998, 4 §). Jos yhdistämisen yhteydessä halutaan muuttaa vapaan sivistystyön oppilaitoksen nimi, asiasta tulee tehdä vapaamuotoinen hakemus opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Hae organisaatioita (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

akusana OID, tai tunniste

Kirjoita hakukenttään haettavan organisaation nimi tai sen osa (esim. yhtenäiskoulu), Y-tunnus tai oppilaitoksen viisinumeroinen Tilastokeskuksen koodi. Haku tyhjennetään haku kentän oikeassa laidassa olevasta rastista. Järjestelmä hakee hakusaanaan sopivat tiedot. Yllä olevassa kuvassa on esimerkkinä Helsingin kaupunki. Jos hauat näkyviin kaikki Helsingin kaupungin oppilaitokset, näpäytä nimen edessä olevaa > merkkiä. Organisaation nimi on linkki organisaation tietojen tarkasteluun tai käyttöoikeuksista riippuen tietojen ylläpitoon. Organisaation tietojen yhteydessä on valoinen lippu punaisella pohjalla, joka punaisena kertoo, että edellisestä tietojen päivittämisestä on yli vuosi. Sinisellä pohjalla valkoinen lippu tarkoittaa, että tietojen tarkistamisesta on kulunut alle vuosi.

Organisaation nimi on linkki organisaation tarkempaan tarkasteluun.

Muut kun oma organisaatio

Mikäli haluat katsella muita kuin oman koulutustoimijan ja sen oppilaitosten ja toimipisteiden tietoja, näpäytä  pois rasti pois ruudusta Vain omat organisaatiot. Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla Hakusana kenttään tarkennuksen. Huomaa, että haku saattaa kestää, koska palvelussa on runsaasti erilaisia organisaatioita.

Organisaatiotyyppi ja Oppilaitostyyppi

Organisaatioita voi hakea myös organisaatiotyypillä ja oppilaitostyypillä (silloin kun organisaatiotyyppi on oppilaitos). Hakuehdot tyhjennetään Tyhjennä -valinnat.

Organisaation nimi on linkki organisaation tarkempaan tarkasteluun.

Päivitä organisaation yhteystiedot (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Yhteystiedot

Oletuksena näytetään yhteystiedot suomeksi. Näytä muunkieliset painikkeesta aukeaa myös ruotsinkielisille ja muun kielisille osoitteille tarkoitetut kentät.

Tallennettujen yhteystietojen perusteella Opetushallitus lähettää kirje- ja sähköpostia opetuksen järjestäjille, oppilaitoksille ja niiden toimipisteille.

Opetushallituksessa ei ylläpidetä opetuksen järjestäjän, oppilaitosten tai niiden toimipisteiden yhteystietoja. Tietojen oikeellisuus on opetuksen järjestäjän vastuulla.
 

Opetuksen järjestäjän yhteystiedot

• Opetuksen järjestäjän käynti- ja postiosoitteena on oletuksena YTJ-rekisteriin päivitetty käynti- ja postiosoite sekä muut sinne ilmoitetut tiedot.

Oppilaitoksen tai sen toimipisteen yhteystiedot 

• Oppilaitoksen tai toimipisteen käynti- ja postiosoite
• Oppilaitoksen tai toimipisteen yhteiskäyttöinen puhelinnumero, kuten kanslian tai opettajainhuoneen numero
• Oppilaitoksen tai toimipisteen jaettu sähköpostiosoite, kuten kanslian tai opettajainhuoneen osoite. Henkilölle viranhoitoa varten annettu sähköpostiosoite on myös henkilötietoa. Linkki tietosuojaselosteeseen https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/organisaatiotietovarannon-tietosuojaseloste
  
  • Opetushallitus suosittelee luomaan jaetun sähköpostiosoitteen oman organisaation IT-tuen avulla. 
• Internet-sivujen osoite

 Päivitä tiedot ja näpäytä Tallenna -painiketta.

Päivitä organisaatioiden perustietoja (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Organisaatiotietojen päivittäminen on ajankohtaista silloin, kun tai toimipiste perustetaan tai lakkautetaan, tai kun toimipisteen nimi tai yhteystiedot muuttuvat.  Tietoja voi päivittää henkilö jolla jokin seuraavista käyttöoikeuksista, Opintopolun vastuukäyttäjä, organisaatiopalvelun ylläpitäjä.

Koulutustoimijan perustiedot (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Voit katsella tietoja näpäyttämällä organisaation nimeä ja tarvittaessa päivittää tietoja mikäli sinulla on vaadittava käyttöoikeudet.

Organisaatiopalvelussa hyödynnetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) ilmoitettuja tietoja. Koulutustoimijan on ilmoitettava koulutustoimijaa koskevat muutokset YTJ-järjestelmään. Tietoja ei ylläpidetä Opetushallituksessa. Tiedot päivittyvät Opintopolkuun kerran yössä. Koulutustoimijan ylläpitonäytöllä on linkki YTJ-järjestelmään.

Organisaatiopalvelussa seuraavia YTJ-rekisterissä olevia koulutustoimijan tietoja.

• Yritysmuoto
• Y-tunnus
• Koulutustoimijan nimi
• Yrityksen voimassaolon alkupäivämäärää
• Kotipaikka
• Maa
• Kieli
• Yhteystiedot

Opetushallituksen ylläpitämiä Opintopolun omia tietoja

• Organisaatiotyyppi
• OID

Oppilaitoksen perustiedot (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

 Hae organisaatioita -hakutoiminnolla.  Järjestelmä avaa tiedot muokkausnäytölle. Opetushallitus päivittää kaikki Oppilaitoksen perustiedot.

 Opetushallitus päivittää seuraavat tiedot oppilaitoksesta :

• Organisaatiotyyppi (oppilaitos)
• Oppilaitoskoodi. Tilastokeskuksen oppilaitokselle antama viisinumeroinen yksilöivä tunniste eli oppilaitostunnus.
• Oppilaitostyyppinä käytetään Tilastokeskuksen ylläpitämää luokitusta.
• Oppilaitoksen nimi kieliversioineen
• Oppilaitoksen voimassaolon alku- ja loppupäivämäärä
• Kotipaikka (kunta)
• Maa
• Järjestämisluvan mukaiset kielet
• Koulussa on oppilaita vuosiluokilla

Toimipisteen perustiedot (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Hae toimipiste Organisaatioiden hakunäytöllä.

Toimipisteen nimi
Toimipisteen nimi kirjoitetaan  suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi nimille varattuihin kenttiin tai käytetään suomenkielisen nimen kohdalla olevaa toimintoa, kopio nimi muihin kieliversioihin.
Historioitu nimenmuutos jättää järjestelmään toimipisteen vanhan nimen, Nimen kirjoitusvirheen korjaamistoiminnolla voi korjata esim. kirjoitusvirheen tai jos toimipisteen nimeä ei ole tarkoitus säilyttää.
 
Perustamis- ja lakkauttamispäivämäärät
Perustamispäivämäärä on päivämäärä, mistä lähtien koulutustoimijan virkailija on päättänyt perustaa toimipisteen. Toimipisteen voi lakkauttaa kun toimipisteessä ei enää järjestetä koulutusta.

Pääsijaintikunta
Kotipaikka on toimipisteen sijaintikunta. Perus- ja lisäopetusta antavan toimipisteen kunta ei saa olla muu kuin opetus- ja kulttuuriministeriön opetuksen järjestämisluvassa mainittu sijaintikunta.

Maa
Toimipisteen oletusmaa on Suomi. Jos maa on jokin muu kuin Suomi, valintalistasta valitaan toinen maa.

Kieli
Kieli on toimipisteen opetuskieli. Perus- ja lisäopetusta antavan toimipisteen kieli ei saa olla muu kuin opetus- ja kulttuuriministeriön opetuksen järjestämisluvassa mainittu opetuskieli

Muuta tiedot ja näpäytä Tallenna -painiketta.

Luo toimipiste (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Opintopolun päävalikko →  Organisaatioiden tiedot → Organisaatioiden ylläpito. 

Oppilaitoksen alle hierarkiapuuhun voi luoda toimipisteen. Toimisteen voi luoda henkilö, jolla on käyttöoikeus Opintopolun vastuukäyttäjä. 

Toimipiste on paikka jossa järjestetään koulutusta.  Erillistä toimipistettä ei tarvitse perustaa, jos toimipisteellä ja oppilaitoksella on sama osoite. 

Hae Organisaatiot hakunäytöllä oppilaitos jonka yhteyteen haluat uuden toimipisteen. Näpäytä oppilaitoksen nimeä (alleviivattu teksti, organisaatio tyyppi on oppilaitos)

Näytölle aukeaa uusi näyttö jonka yläosassa on Lisää uusi organisaatio painonappi. Näpäytä sitä niin saat tyhjän lomakkeen johon annetaan uuden toimipisteen tiedot. 

Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Huomaa myös yhteystiedot ja siellä mm. sähköpostiosoite. Toimipiste tulee lisätä vain jos se sijaitsee eri osoitteessa kun varsinainen koulu.

Oppilaitoksen nimeä ei tarvitse kirjoittaa kenttiin, vaan ainoastaan toimipisteen nimi esim. kampus, kulttuuri, osoite, tai kaupunki. Kirjoita nimi kaikkiin kielikielikenttiin. Jos toimipisteellä on nimi vain nimi esim. ruotsiksi kopioi ruotsinkielinen nimi kaikkiin kolmeen kenttään.

Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty, paina Jatka painiketta ja tallenna toimipisteeelle yhteystiedot.

Lakkauta toimipiste (perusopetus ja vapaa sivistystyö)

Hae toimipiste hakunäytöllä jonka haluat lakkauttaa ja näpäytä sen nimeä. Paina 1. Perustiedot näytöllä Lakkauttaminen -painiketta ja anna päivämäärä mistä lukien toimipisteessä ei enää järjestetä koulutusta. 

Lisätietoja  yhteisetpalvelut@opintopolku.fi