Tarvittava käyttöoikeus on Organisaatiotietojen ylläpito Ryhmän käyttöoikeus
Ryhmien ylläpito näyttö on Opintopolun päävalikon Organisaatioiden tiedot otsikon alla.
Ryhmien ylläpito toiminnolla ylläpidetään organisaatioiden kaltaisia ryhmiä. Ryhmiä käytetään mm. hakukohteiden ryhmittelyyn hakulomakkeen lisäkysymysten yhteydessä tai hakukohteiden välisten sääntöjen luomiseen.
Ryhmälle voi antaa tyypin joita ovat Organisaatio, hakukohde, Perustetyöryhmä, Koulutus tai Opetussuunnitelmaryöryhmä.
Ryhmälle voi antaa myös käyttötarkoituksen, yleinen, rajaava, priorisoiva, liiteosoite, perusteiden laadinta, käyttöoikeus,
Rymällä on myös tila Aktiivinen ja Passiivinen.
Ylläpidä ryhmiä näytöllä voi luoda uusia ryhmiä, muokata olemassa olevaa, passivoida ryhmän jota ei juuri nyt tarvita, sekä aktivoida passivoidun ryhmän uudelleen käyttöä varten.
Huom! Poistettua ryhmää ei voi enää palauttaa. Älä poista ryhmää jossa koulutuksia ja hakemuksia.
Ryhmiä voidaan luoda Organisaatiopalveluun myös Oppijanpalvelut yksikön ylläpitämästä Hakukohderyhmäpalvelusta.
Hae ryhmä
Siirry Opintopolun päävalikosta Organisaatioiden tiedot, Ryhmien ylläpito.
Hae ryhmä tekstihaulla tai Ryhmän tyypillä, Ryhmän käyttötarkoituksella tai Ryhmän tilalla (oletuksena Aktiiviset ryhmät). Hakua vastaava tulos tulee hakuehtojen alapuolelle. Valitse muokattava ryhmä listasta.
Luotuja ryhmiä voi tarkastella, muokata ja passivoida/aktivoida ja poistaa jos ryhmä on tarpeeton. Poistettua ryhmää ei voi enää palauttaa. Älä poista ryhmää jossa on hakukohteita, koulutuksia ja hakemuksia tai katsot muutoin, että ryhmän poistolla on vaikutuksia esim. käyttöoikeuksiin.
Ryhmän muokkaaminen
Valitse muokattava ryhmä listasta. Muokkaa tietoja ja paina Tallenna painiketta.
Passivoi ryhmä
Ryhmän jota ei tarvita voi passivoida Passivoi painikkeella. Ryhmä jää järjestelmään ja sen voi tarvittaessa Aktivoida Aktivoi painikkeesta.
Aktivoi ryhmä
Hae Passivoidut ryhmät, valitse ryhmä jonka haluat Aktivoida. Paina Aktivoi painiketta.
Poista ryhmä
Poista ryhmä jos olet aivan varma mitä olet tekemässä. Poistettua ryhmää ei voi enää palauttaa. Älä poista ryhmää jossa on hakukohteita, koulutuksia ja hakemuksia tai katsot muutoin, että ryhmän poistolla on vaikutuksia esim. käyttöoikeuksiin.
Luo uusi ryhmä
Näpäytä Luo uusi ryhmä -painiketta Ryhmien ylläpitonäytön oikeasta yläkulmasta. Anna ryhmälle nimi vähintään yhdellä kielellä. Tämä tieto on pakollinen. Ryhmän kuvaus kenttään voi kirjoittaa kuvauksen ryhmästä.
Valitse seuraavaksi valikoista ryhmälle tyyppi ja käyttötarkoitus.
Ryhmän tyyppejä ovat hakukohde, opetussuunnitelmatyöryhmä (ePerusteiden käytössä) koulutus, organisaatio ja perustetyöryhmä. Korkeakoulujen pääkäyttäjille keskeisin ryhmätyyppi on hakukohde, jolla voi tehdä ryhmiä hakulomakkeen hallintaa (lisäkysymykset, rajaavat ryhmät, priorisoivat ryhmät ja liiteosoiteryhmät) varten. Tällöin ryhmälle annettu nimi näkyy hakijalle lomakkeella, selkeimmin lisäkysymysten yhteydessä, muissa tapauksissa esim. virheilmoitusten yhteydessä. Ryhmän tallennuksen jälkeen ryhmään tulee vielä liittää tarjonnassa oikeat hakukohteet, ennen kuin ryhmä tulee valittavaksi hakulomakkeen hallinnassa.
Ryhmän käyttötarkoituksia ovat käyttöoikeus, liiteosoite, perusteiden laadinta, priorisoiva, rajaava ja yleinen. Korkeakoulujen pääkäyttäjille keskeiset käyttötarkoitukset ovat liiteosoite, priorisoiva, rajaava ja yleinen, koska nämä käyttötarkoitukset liittyvät hakulomakkeen hallintaan ja siellä tehtäviin toimiin. Alla kuvaukset näistä.
Liiteosoite-käyttötarkoituksella voidaan tehdä hakulomakkeen hallinnassa liiteosoiteryhmiä, joilla voidaan säädellä minne hakijan pohjakoulutusliitteet pyydetään (joko ryhmän ylimmän hakukohteen hakijapalveluihin tai johonkin muuhun osoitteeseen).
Priorisoiva-käyttötarkoituksella voidaan tehdä hakulomakkeen hallinnassa priorisoivia ryhmiä. Priorisoivassa ryhmässä hakija voidaan pakottaa priorisoimaan ryhmän hakukohteet tietyllä tavalla. Esimerkiksi hakukohde A tulee olla korkeammalla prioriteetillä kuin hakukohde B). Tämän ryhmän voi tehdä ja tallentaa hakukohteineen myös suoraan hakulomakkeen hallinnassakin.
Rajaava-käyttötarkoituksella voidaan tehdä hakulomakkeen hallinnassa rajaavia ryhmiä. Rajaavassa ryhmässä haettavien hakukohteiden määrää voidaan yksinkertaisesti rajata. Esimerkiksi ryhmässä X on viisi hakukohdetta, mutta hakija voi hakea vain kahteen niistä. Tämän ryhmän voi tehdä ja tallentaa hakukohteineen myös suoraan hakulomakkeen hallinnassakin.
Yleinen-käyttötarkoitusta käytetään ryhmäkohtaisten lisäkysymysten yhteydessä. Virkailija voi tällöin tehdä hakulomakkeen hallinnassa lisäkysymyksiä kyseiseen ryhmään. Näin kysymys tulostuu vain kertaalleen hakijalle, jos hän hakee hakulomakkeella useaan kyseisen ryhmän kohteeseen.
Muista lopuksi tallentaa tekemäsi muutokset. Tallenna -painike on aktiivinen vasta, kun kaikki pakolliset tiedot on tallennettu.