Organisaatiotietojen päivitysohje korkeakoulujen virkailijoille

Opintopolun Organisaatiopalvelua hyödyntävät tahot

Organisaatiopalvelussa on perus- ja yhteystiedot kaikista opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluvista koulutuksen järjestäjistä, oppilaitoksista ja niiden mahdollisista toimipisteistä.

Organisaatiopalvelun tietoja hyödynnetään Opintopolun palveluiden lisäksi Opetushallituksen, opetus- ja kulttuuriministeriön, Ylioppilastutkintolautakunnan, KELAn ja Tilastokeskuksen sähköisissä palveluissa.

Organisaatiotietojen päivitysohje korkeakoulujen virkailijoille

Organisaatiotasot

• Koulutustoimija = Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus.

• Oppilaitos =  Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto.

• Toimipiste = Kampus, yksikkö, tiedekunta, laitos tai osasto.

 Hae organisaatioita

Lisätietoja yhteisetpalvelut@opintopolku.fi

Hakusana OID, tai tunniste

Kirjoita hakukenttään haettavan organisaation nimi tai sen osa (esim. yhtenäiskoulu), Y-tunnus tai oppilaitoksen viisinumeroinen Tilastokeskuksen koodi. Haku tyhjennetään haku kentän oikeassa laidassa olevasta rastista. Järjestelmä hakee hakusaanaan sopivat tiedot. Yllä olevassa kuvassa on esimerkkinä Helsingin kaupunki. Jos hauat näkyviin kaikki Helsingin kaupungin oppilaitokset, näpäytä nimen edessä olevaa > merkkiä. Organisaation nimi on linkki organisaation tietojen tarkasteluun tai käyttöoikeuksista riippuen tietojen ylläpitoon. Organisaation tietojen yhteydessä on valoinen lippu punaisella pohjalla, joka punaisena kertoo, että edellisestä tietojen päivittämisestä on yli vuosi. Sinisellä pohjalla valkoinen lippu tarkoittaa, että tietojen tarkistamisesta on kulunut alle vuosi.

Organisaation nimi on linkki organisaation tarkempaan tarkasteluun.

Muut kun oma organisaatio

Mikäli haluat katsella muita kuin oman koulutustoimijan ja sen oppilaitosten ja toimipisteiden tietoja, näpäytä  pois rasti pois ruudusta Vain omat organisaatiot. Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla Hakusana kenttään tarkennuksen. Huomaa, että haku saattaa kestää, koska palvelussa on runsaasti erilaisia organisaatioita.

Organisaatiotyyppi ja Oppilaitostyyppi

Organisaatioita voi hakea myös organisaatiotyypillä ja oppilaitostyypillä (silloin kun organisaatiotyyppi on oppilaitos). Hakuehdot tyhjennetään Tyhjennä -valinnat.

Päivitä organisaatioiden yhteystietoja

Yhteystiedot

Oletuksena näytetään yhteystiedot suomeksi. Näytä muunkieliset painikkeesta aukeaa myös ruotsinkielisille ja muun kieliseille osoitteille tarkoitetut kentät.

Tallennettujen yhteystietojen perusteella Opetushallitus lähettää kirje- ja sähköpostia opetuksen järjestäjille, oppilaitoksille ja niiden toimipisteille.

Opetushallituksessa ei ylläpidetä opetuksen järjestäjän, oppilaitosten tai niiden toimipisteiden yhteystietoja. Tietojen oikeellisuus on opetuksen järjestäjän vastuulla.
 

Opetuksen järjestäjän yhteystiedot

• Opetuksen järjestäjän käynti- ja postiosoitteena on oletuksena YTJ-rekisteriin päivitetty käynti- ja postiosoite sekä muut sinne ilmoitetut tiedot.

Oppilaitoksen tai sen toimipisteen yhteystiedot 

• Oppilaitoksen tai toimipisteen käynti- ja postiosoite
• Oppilaitoksen tai toimipisteen yhteiskäyttöinen puhelinnumero, kuten kanslian tai opettajainhuoneen numero
• Oppilaitoksen tai toimipisteen jaettu sähköpostiosoite, kuten kanslian tai opettajainhuoneen osoite. Henkilölle viranhoitoa varten annettu sähköpostiosoite on myös henkilötietoa. Linkki tietosuojaselosteeseen https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/organisaatiotietovarannon-tietosuojaseloste.
  • Opetushallitus suosittelee luomaan jaetun sähköpostiosoitteen oman organisaation IT-tuen avulla. 

Internet-sivujen osoite

Päivitä organisaatioiden perustietoja

Koulutustoimijan perustiedot

Hae koulutustoimija Hae organisaatioita -hakutoiminnolla. Valitse koulutustoimijan nimen edessä olevasta  valikkokuvakkeesta Muokkaa -toiminto. Järjestelmä avaa tiedot muokkausnäytölle.

Opintopolussa hyödynnetään Yritys- ja yhteisötietojärjestelmää (YTJ) ja sen tietoja. Koulutustoimijan on ilmoitettava koulutustoimijaa koskevat muutokset YTJ-järjestelmään. Tiedot päivittyvät Opintopolkuun kerran yössä. Koulutustoimijan ylläpitonäytöllä on linkki YTJ-järjestelmään.

Opintopolussa ja siihen liitetyissä Opetushallituksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön palveluissa hyödynnetään seuraavia YTJ-rekisterissä olevia koulutustoimijan tietoja.

• Yritysmuoto
• Y-tunnus
• Koulutustoimijan nimi
• Yrityksen voimassaolon alkupäivämäärää
• Kotipaikka
• Maa
• Kieli
• Yhteystiedot

Opetushallituksen ylläpitämiä Opintopolun omia tietoja

• Organisaatiotyyppi

Oppilaitoksen perustiedot 

Hae päivitettävä oppilaitos Hae organisaatioita -hakutoiminnolla. Näpäytä oppilaitoksen nimeä ja näpäytä tarkastelunäkymän Muokkaa -painiketta. Järjestelmä avaa tiedot muokkausnäytölle. Kirjoitussuojatut kentät ovat Opetushallituksen päivitysvastuulla olevia kenttiä.
Opetushallitus päivittää seuraavat tiedot:

• Organisaatiotyyppi
• Oppilaitoskoodi
• Oppilaitostyyppi
• Organisaation nimi kieliversioineen
• Voimassaolon alku- ja loppupäivämäärä

Korkeakoulun virkailija päivittää loput tiedot.
Organisaatiotyyppi
Oppilaitoksen organisaatiotyyppi on aina oppilaitos.
Oppilaitoskoodi
Oppilaitoksen koodi on Tilastokeskuksen oppilaitokselle antama yksilöivä tunniste.
Oppilaitostyyppi
Tilastokeskuksen ylläpitämä luokitus. Jokainen oppilaitos on sijoitettu johonkin luokituksen tyyppiin. Esim. Ammattikorkeakoulu oppilaitostyypissä 41 ja Yliopistot oppilaitostyypissä 42.
Oppilaitoksen nimi
Opetushallitus ylläpitää oppilaitoksen nimiä. Opetushallitus voi kirjata Oppilaitoksen nimen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Perustamis- ja lakkauttamispäivämäärät
Perustamispäivämäärä on päivämäärä, mistä lähtien koulutustoimija on päättänyt perustaa oppilaitoksen tai opetus- ja kulttuuriministeriö on antanut toimiluvan oppilaitokselle.
Kotipaikka
Kotipaikka on oppilaitoksen sijaintikunta.
Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen sijaintikuntaa ei ole erikseen määrätty mutta jotta hakijalle tarkoitettujen palvelujen kuntahaku voi löytää myös korkeakoulut, on kuntatieto syytä päivittää.
Maa
Oletusmaana on Suomi. Jos oppilaitoksen maa on jokin muu kuin Suomi, valintalistasta valitaan toinen maa.
Kieli
Kieli on oppilaitoksen opetuskieli.
Ammattikorkeakoulujen opetuskieli tulee olla ammattikorkeakoulun toimiluvassa mainittu opetuskieli.
Yliopistojen kielen tulee olla yliopistosta annetussa asetuksessa mainittu opetus- ja tutkintokieli.

Toimipisteen perustiedot

Hae toimipiste Organisaatioiden hakunäytöllä.

Toimipisteen nimi
Toimipisteen nimi kirjoitetaan  suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi nimille varattuihin kenttiin tai käytetään suomenkielisen nimen kohdalla olevaa toimintoa, kopio nimi muihin kieliversioihin.
Historioitu nimenmuutos jättää järjestelmään toimipisteen vanhan nimen, Nimen kirjoitusvirheen kojaamistoiminnolla voi korjata esim. kirjoitusvirheen tai jos toimipisteen niemä ei ole tarkoitus säilyttää.
 
Perustamis- ja lakkauttamispäivämäärät
Perustamispäivämäärä on päivämäärä, mistä lähtien koulutustoimijan virkailija on päättänyt perustaa toimipisteen. Toimipisteen voi lakkauttaa kun toimipisteessä ei enää järjestetä koulutusta.

Pääsijaintikunta
Kotipaikka on toimipisteen sijaintikunta. Perus- ja lisäopetusta antavan toimipisteen kunta ei saa olla muu kuin opetus- ja kulttuuriministeriön opetuksen järjestämisluvassa mainittu sijaintikunta.

Maa
Toimipisteen oletusmaa on Suomi. Jos maa on jokin muu kuin Suomi, valintalistasta valitaan toinen maa.

Kieli
Kieli on toimipisteen opetuskieli. Perus- ja lisäopetusta antavan toimipisteen kieli ei saa olla muu kuin opetus- ja kulttuuriministeriön opetuksen järjestämisluvassa mainittu opetuskieli

Luo toimipiste

Hae hakunäytöllä oppilaitos jonka yhteyteen haluat uudet tomipisteen. Näpäytä oppilaitoksen tiedot näytöllä näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää uusi organisaatio -painiketta.  Näytölle avautuu tyhjä lomake, jonka kenttiin kirjoitetaan uuden toimipisteen tiedot. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä.

Oppilaitoksen nimeä ei tarvitse kirjoittaa kenttiin, vaan ainoastaan toimipisteen nimi esim. kampus, kulttuuri, osoite, tai kaupunki. Kirjoita nimi kaikkiin kielikielikenttiin. Jos toimipisteellä on nimi vain nimi esim. ruotsiksi kopioi ruotsinkielinen nimi kaikkiin kolmeen kenttään.

Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty, paina Jatka painiketta ja tallenna toimipisteeelle yhteystiedot.

Lakkauta toimipiste

Hae toimipiste hakunäytöllä jonka haluat lakkauttaa ja näpäytä sen nimeä. Paina 1. Perustiedot näytöllä Lakkauttaminen -painiketta ja anna päivämäärä mistä lukien toimipisteessä ei enää järjestetä koulutusta. 

Koulutustoimijan ja oppilaitoksen perustaminen, yhdistäminen ja lakkauttaminen

Kun opetus- ja kulttuuriministeriö antaa uudelle koulutustoimijalle koulutuksen järjestämisluvan, tai kun koulutustoimijat yhdistyvät, tai niiden toiminta lakkaa,  tai kun koulutustoimija lakkauttaa tai perustaa uusia oppilaitoksia, tai yhdistää jo olemassa olevia oppilaitoksia, tai kun oppilaitoksen nimi muuttuu, koulutustoimijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen. Koulutustoimijan tulee ilmoittaa muutoksista Opetushallitukseen lomakkeella. Linkki lomakkeeseen: Organisaatiotietojen muutosilmoitus

Opetushallituksessa tarkistetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön päätökset, haetaan Opintopolkuun YTJ- järjestelmästä uusi koulutustoimija ja ollaan tarvittaessa yhteydessä Tilastokeskukseen. Tilastokeskuksen kanssa sovitaan mm. oppilaitoksen tunnuksesta sekä oppilaitostyypistä.

Organisaatiotiedot siirtyvät mm. KELAan, Tilastokeskukseen ja muiden viranomaisten järjestelmiin, joten koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnisteiden tulee olla oikein eri järjestelmien tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. Yhdistäviä tietoja ovat mm. koulutustoimijan Y-tunnus ja oppilaitosnumero.