Oppijan henkilötiedot: oppijanumero ja henkilötunnus

Jos oppijalla ei ole suomalaista pysyvää henkilötunnusta (väliaikainen henkilötunnus ei kelpaa tietojen tallentamiseen), toimitaan seuraavasti:

Tilanteessa, jossa henkilötunnukseton oppija vaihtaa koulua, olisi toivottavaa, että tieto oppijanumerosta siirtyisi oppilaan muitten tietojen ohella uuteen oppilaitokseen, jotta he voivat käyttää samaa oppijanumeroa opiskeluoikeustietojen tallennuksessa. Tällä helpotetaan yksilöintityötä ja varmistetaan, että oppijan tiedot eivät jakaannu usean duplikaattihenkilön alle.

Perusopetuksen jälkeisen koulutuksen jälkeiseen yhteishakuun osallistuvalle oppijalle luodaan hakuvaiheessa automaattisesti oppijanumero, jonka saa ulos Opintopolun tiedonsiirroista. Tällöin toisen asteen KOSKI-pääkäyttäjän ei tarvitse luoda uutta oppijanumeroa vaan oppilaitoksessa voidaan ottaa käyttöön jo hakuvaiheessa luotu oppijanumero.

1. Varmista oppijalta tai hänen huoltajaltaan, onko varmasti niin, että hänellä ei ole suomalaista henkilötunnusta tai että hän ei voi saada sellaista. Jos oppijalla onkin henkilötunnus tai hän saa sellaisen selvittelyn jälkeen, tallenna hänen henkilötunnuksensa opintohallintojärjestelmään tai luo uusi opiskeluoikeus tallennuskäyttöliittymän kautta käyttäen oppijan henkilötunnusta. Jos oppijalla ei todella ole henkilötunnusta, siirry kohtaan 2.

Vain KOSKI-pääkäyttäjät voivat toteuttaa vaiheet 2 ja 3.

2. Etsi, onko oppija jo Opintopolun oppijanumerorekisterissä, hyödyntämällä hänen henkilötietojaan. Oppijoiden etsiminen on automaattinen toiminto, joka tapahtuu uutta henkilöä luodessa, eli aloita etsintä menemällä Opintopolun oppijoiden henkilötietojen hallintaan luomaan uutta oppijaa. Pääset palveluun valitsemalla Opintopolun virkailijasovelluksen yläpalkista "Käytönhallinta" → "Oppijoiden henkilötiedot".

Palveluun päästyäsi valitse henkilöpalvelun yläpalkista "Oppijanumeron luonti ja haku".

Valitse "Henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta".

Syötä vähintään pakolliset tiedot (etunimet, kutsumanimi (yksi etunimistä), sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus) ja vapaaehtoiset tiedot (passinumero ja sähköpostiosoite), jos ne ovat käytettävissä, ja paina "Tallenna" painiketta.

"Tallenna"-painikkeen painaminen käynnistää automaattisesti mahdollisten duplikaattihenkilöiden etsinnän. Duplikaattien haussa voi kestää jonkin aikaa.

• Jos duplikaattihenkilöitä ei haussa löydy, "Tallenna"-painikkeen painaminen luo uuden henkilön ja avaa sinulle luomasi oppijan tiedot, siirryt automaattisesti vaiheeseen 3.
• Jos syöttämiäsi tietoja vastaavia henkilöitä löytyy, siirryt automaattisesti näkymään, jossa pääset vertailemaan näiden henkilöiden tietoja.

• Jos tulkintasi mukaan joku löydetyistä henkilöistä vastaa sitä henkilötunnuksetonta oppijaa, jota olet luomassa, sinun ei tule luoda uutta oppijaa. Kopioi OID-rivillä oleva oleva oppijanumero omaan opintohallintojärjestelmään tai omaan muistiin.
  • Jos kyseisen oppijan tiedoissa rivillä "Yksilöity" lukee "kyllä", peruuta oppijan luonnin toiminto. Siirrä tai tallenna oppijan opiskeluoikeus- ja suoritustiedot käyttäen talteen ottamaasi oppijan oppijanumeroa. Sinun ei tarvitse suorittaa vaihetta 3, sillä oppija on jo yksilöity.
  • Jos kyseisen oppijan tiedoissa rivillä "yksilöity" lukee "ei", siirry kyseisen oppijan tietoihin klikkaamalla sinisellä näkyvää oid-numerosarjaa. Siirryt tästä oppijan tietoihin ja suorita vaihe 3.
    
    

• Jos oppija ei ole tulkintasi mukaan kukaan duplikaattihaun tunnistamista mahdollisista henkilöistä, paina vertailulistan alareunassa näkyvää "Luo henkilö/oppija"-painiketta ja siirryt automaattisesti vaiheeseen 3.

3. Järjestelmä luo uuden oppijan tai näyttää sinulle valitsemasi oppijan tiedot. Oppija yksilöityy automaattisesti, jos oppijalle ei löydy duplikaatteja ja pakolliset tiedot on täytetty. Jos oppija ei ole yksilöitynyt vaan perustietojen perässä lukee "yksilöimätön" kuten alla olevassa kuvassa, paina "Yksilöi ilman hetua"-painiketta ja sen jälkeen vielä "vahvista yksilöinti". 

Yksilöinnin jälkeen oppijalla näytetään teksti "yksilöity hetuton".

Ota oppijanumero talteen ja käytä sitä opiskeluoikeus- ja suoritustietojen siirrossa tai tallennuksessa.

HUOM! Kun oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen ja ilmoittaa sen koulutuksen järjestäjälle, tulee KOSKI-pääkäyttäjän viipymättä lisätä oppijan tietoihin henkilötunnus Opintopolussa (ks. ohjeiden kohta "Oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on luotu opiskeluoikeus pelkällä oppijanumerolla"). Samoin jos oppijan nimi- tai syntymäaikatietoihin tulee vaihdoksia, KOSKI-pääkäyttäjän tulee käsin päivittää uudet tiedot oppijan tietoihin Opintopolun oppijanumerorekisterissä.

Kun oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on tallennettu KOSKI-palveluun opiskeluoikeus tai opiskeluoikeuksia ilman henkilötunnusta, henkilötunnus tulee liittää oikeaan henkilöön Opintopolun oppijanumerorekisterissä viipymättä.

Henkilötunnuksettomalle yksilöidylle oppijalle voi lisätä henkilötunnuksen.

Päästäksesi muokkaamaan oppijan tietoja etsi oppija oppijanumerolla KOSKI-palvelun käyttöliittymästä ja avaa hänen tietonsa. Oppijan nimen vieressä olevasta painikkeesta "Oppijanumerorekisteri" pääset suoraan oppijan tietoihin oppijanumerorekisterissä. Huomioi, että KOSKI-pääkäyttäjä pääsee oppijanumerorekisteriin vain, jos oppijan opiskeluoikeus on yhä aktiivinen.

Oppijan tietojen katselunäkymässä oppijanumerorekisterissä paina "Muokkaa"-painiketta.

Muokkaustilassa syötä henkilötunnus ja paina "Tallenna"-painiketta.

Henkilötunnuksen lisättyäsi on suositeltavaa, että odotat noin 20 minuuttia tai seuraavaan päivään, jotta voit tarkistaa että henkilö on varmasti VTJ-yksilöitynyt. Joskus henkilötunnuksellisen henkilön yhdistäminen väestötietojärjestelmässä oleviin tietoihin ei onnistu, jos nimitiedot ovat erilaiset. Välilehdellä "VTJ vertailu" pystyt vertailemaan nimitietoja. Jos katsot, että VTJ:stä tulevat tiedot ovat oikein, painaa taulukon alta "Yliaja VTJ:n tiedoilla" -painiketta. Jos välilehti VTJ–vertailu ei ole aktiivinen, voit olla yhteydessä KOSKI–palveluosoitteeseen (koski(at)opintopolku.fi).

Nyt oppijalla on henkilötunnus ja voit jatkaa tietojen päivittämistä samalla oppijanumerolla. Henkilötiedot päivitetään tästä lähtien oppijanumerorekisteriin suoraan väestötietojärjestelmästä eli KOSKI-pääkäyttäjä ei voi enää muokata oppijan tietoja.

• Jos ko. henkilötunnuksella löytyy jo oppija oppijanumerorekisteristä, antaa oppijanumerorekisteri tallentamisyrityksen jälkeen virheilmoituksen "Hetun tallennuksessa tapahtui virhe. Hetu on jo käytössä.". Jos saat tällaisen virheilmoituksen siirry pois muokkaustilasta toiminnolla "peruuta" ja seuraa näiden ohjeiden kohtaa "Oppijanumeroiden yhdistäminen kun huomataan että oppijalla on duplikaattihenkilö tai henkilöitä Opintopolussa."

Jos oppilaitokselle selviää, että oppilaitoksen alun perin saamissa ja KOSKI-palveluun tallennettavissa tiedoissa (oppijan nimi, syntymäaika, kansalaisuustiedot) on korjattavaa, tulee KOSKI-pääkäyttäjän käydä viipymättä korjaamassa tiedot Opintopolun oppijanumerorekisterissä.

Päästäksesi muokkaamaan oppijan tietoja etsi oppija oppijanumerolla KOSKI-palvelun käyttöliittymästä ja avaa hänen tietonsa. Oppijan nimen vieressä olevasta painikkeesta "Oppijanumerorekisteri" pääset suoraan oppijan tietoihin oppijanumerorekisterissä.

Oppijan tietojen katselunäkymässä oppijanumerorekisterissä paina "Muokkaa"-painiketta.

Muokkaustilassa muokkaa tarvittavat tiedot tai korjaa virheet ja paina "Tallenna"-painiketta.

Kun huomataan, että oppijalla on duplikaattihenkilö tai -henkilöitä Opintopolun oppijanumerorekisterissä, nämä henkilöt tulee linkittää eli yhdistää Opintopolun henkilöpalvelussa välittömästi niin, että yhdestä henkilöstä tulee ns. master-oppija. Duplikaattihenkilöitä syntyy esimerkiksi silloin, kun hetuton perusopetuksen oppilas hakee toisen asteen yhteishaussa tai toisen asteen oppija hakee korkeakouluhauissa. Tällöin tarvitsee linkittää hakemusvaiheessa syntynyt oppijanumero KOSKI-palvelusta löytyvän oppijan oppijanumeroon, jotta oppijan haussa huomioon otettavat arvosanat siirtyvät oikealle hakemukselle ja otetaan huomioon valinnoissa.

KOSKI-palvelussa linkitettyjen henkilöiden opiskeluoikeustiedot esitetään linkittämisen jälkeen master-henkilön tietojen alla. Linkitys tapahtuu oppijan tietojen katselukäyttöliittymässä Opintopolun oppijanumerorekisterissä.

Etsi oppija oppijanumerolla KOSKI-palvelun käyttöliittymästä ja avaa hänen tietonsa. Oppijan nimen vieressä olevasta painikkeesta "Oppijanumerorekisteri" pääset suoraan oppijan tietoihin oppijanumerorekisterissä.

Oppijanumerorekisterin katselukäyttöliittymässä klikkaa "Hae duplikaatit"-linkkiä.

Haussa voi kestää pitkään. Anna haun suoriutua loppuun poistumatta sivulta. Tämän jälkeen sinulle avautuu näkymä mahdollisiin duplikaattihenkilöihin.

Duplikaattihenkilöiden vertailunäkymässä paina "Yhdistä tähän henkilöön"-painiketta sen henkilön alla, jonka katsot olevan käsittelemäsi henkilön duplikaatti. Tämän jälkeen järjestelmä kysyy oletko varma, että haluat yhdistää henkilöt. Jos olet, paina "Yhdistä valitut":

Katso tarvittaessa yksityiskohtaisemmat ohjeet duplikaattien yhdistämiseen: Oppijan mahdolliset duplikaatit ja henkilöiden linkitys

Yhdellä duplikaattihaulla pystyy yhdistämään oppijan vain yhteen henkilöön. Jos samalla henkilöllä on useampia duplikaatteja, joiden katsot olevan sama henkilö, tee yhdistämiset yksitellen menemällä duplikaattihakuun uudestaan yhdistämisen jälkeen.

Jos jollain henkilöistä on henkilötunnus, hänestä tulee master-henkilö. Ota talteen henkilötunnuksellisen henkilön OID (oppijanumero) ja muuta oman opintohallintojärjestelmän tiedoissa oppijanumero master-henkilöä vastaavaksi. Henkilötunnuksettomien oppijoiden yhdistämisen jälkeen ota talteen master-henkilön OID (oppijanumero) ja muuta oman opintohallintojärjestelmän tiedoissa oppijanumero master-henkilöä vastaavaksi. 

Jos huomaat, että oppija on linkitetty väärään henkilöön, ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi.

Väärin tehtyjä oppijanumeron linkityksiä voidaan myös purkaa. Tästä syystä myös oppilashallintojärjestelmästä tulevat tiedot tallennetaan aina sille oppijanumerolle, joka tulee tiedonsiirrossa, vaikka kyseessä olisi jo henkilötunnukselliseen oppijaan yhdistetty passivoitu oppijanumero. Käyttöliittymän kautta uutta opiskeluoikeutta luotaessa tiedot tallennetaan kuitenkin master-henkilölle. Oppijanumeron linkitys puretaan henkilön katselukäyttöliittymästä oppijanumerorekisterissä. Esimerkkikuvassa henkilö on toisen henkilön duplikaattihenkilö, jolloin hänen tiedoissaan on linkki master-henkilön tietoihin ja sen vieressä linkki "Poista linkitys". Sitä klikkaamalla linkitys purkautuu.

HUOM! Jos havaitset tilanteita, joissa linkityksiä tulee mahdollisesti purkaa, ole ensin asiasta yhteydessä KOSKI-tiimiin (koski(at)opintopolku.fi) ennen kuin poistat linkityksiä.

Kun huomataan, että oppijalla on väärä henkilötunnus toimenpiteet riippuvat siitä, tarkoitetaanko väärällä henkilötunnuksella toiselle luonnolliselle henkilölle kuuluvaa oikeaa henkilötunnusta vai virheellistä henkilötunnusta.

1) Jos KOSKI-palveluun on siirretty opiskeluoikeus väärälle henkilölle (todellinen hetu ja nimi, jotka kuuluvat toiselle henkilölle):

Opiskeluoikeus tulee mitätöidä KOSKI-palvelusta. Opintohallintojärjestelmästä tyhjennetään kentät joihin on siirtynyt opiskeluoikeuden oid ja oppijanumero opintohallintojärjestelmästä, jonka jälkeen opintohallintojärjestelmässä korjataan henkilölle oikea henkilötunnus ja tehdä siirto KOSKI-palveluun uudestaan.

2) Jos henkilölle on siirretty hetu, jota ei voida yksilöidä VTJ:n kautta:

Hetullisen henkilön tiedoissa näkyy tällöin KOSKI-palvelussa oppijanumerorekisterin kohdalla ilmoitus "Oppijaa ei ole yksilöity, tee yksilöinti oppijanumerorekisterissä" sekä KOSKI-palvelusta ladattavilla raporteilla sarakkeessa "yksilöity" on arvo "ei". Virhe yksilöinnistä voi johtua muun muassa seuraavista asioista:

• Henkilölle on syötetty muodollisesti oikean muotoinen henkilötunnus jota ei kuitenkaan ole olemassa.
• Henkilötunnus on kirjoitettu väärin (esim. käytetty välimerkkiä "-" kun välimerkki on tosiasiassa A)

Oppijan henkilötunnus ja mahdollisesti väärä syntymäaika tulee korjata, ja/tai väärän henkilötunnuksen oppija tulee linkittää välittömästi oppijaan, jolla on oikea henkilötunnus.

Etsi oppija oppijanumerolla KOSKI-palvelun käyttöliittymästä ja avaa hänen tietonsa. Oppijan nimen vieressä olevasta painikkeesta "Oppijanumerorekisteri" pääset suoraan oppijan tietoihin oppijanumerorekisterissä. Koska yksilöintiä ei ole voitu suorittaa, näkyy KOSKI-palvelussa tällöin oppijanumerorekisteri-painikkeessa ilmoitus "Oppijaa ei ole yksilöity. Tee yksilöinti oppijanumerorekisterissä".

Klikkaa ensin "Muokkaa" ja korjaa sitten henkilön henkilötunnus tai nimitietoja ja tallenna.

Jos tallennus onnistuu, tapahtuu henkilötunnuksen yksilöinti automaattisesti väestötietojärjestelmästä ja voit jatkaa saman oppijanumeron käyttämistä omassa opintohallintojärjestelmässä. Henkilötunnuksen lisättyäsi on suositeltavaa, että odotat noin 20 minuuttia tai seuraavaan päivään, jotta voit tarkistaa että henkilö on varmasti VTJ-yksilöitynyt. Jos näin ei tapahdu, katso loppuosa tästä ohjeesta: Oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on luotu opiskeluoikeus pelkällä oppijanumerolla

Oppijanumerorekisterin katselukäyttöliittymässä saattaa näkyä jo valmiiksi virheilmoitus, joka kertoo onko vika nimessä vai henkilötunnuksessa. Esimerkki virheilmoituksesta:

Jos saat tallennusta yrittäessä virheen "Hetun tallennuksessa tapahtui virhe. Hetu on jo käytössä", tyhjennä muokkaustilassa henkilötunnuskenttä, korjaa mahdolliset virheet syntymäaika- tai/ja nimitiedoissa ja tallenna ilman henkilötunnusta. Tämän jälkeen siirry duplikaattihakuun. Löydät ohjeen duplikaattien yhdistämiseen tällä sivulla kohdasta Oppijanumeroiden yhdistäminen kun huomataan että oppijalla on duplikaattihenkilö tai henkilöitä Opintopolussa.