På svenska

Tämä ohjeistus koskee kaikkia koulutustoimijoita, paitsi korkeakouluja, joilla on oma prosessinsa. Korkeakoulujen käyttäjärooleihin voi tutustua täällä: Korkeakoulujen käyttäjäroolit*. Lisäksi ARVO-palvelulla on oma prosessinsa.

Opintopolun käyttäjähallinnan vastuut ja vastuukäyttäjän rooli

  • Organisaation vastuulla on se, kenelle palvelun käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella.
  • Käyttöoikeudet tulee myöntää vain, jos se on työtehtävien kannalta tarpeellista. 
  • Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle. 
  • Organisaatio on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.
  • Palvelun käyttäjähallintaa hoitaa käytännön tasolla yleensä Opintopolun vastuukäyttäjä (pääkäyttäjien käyttöoikeudet) ja palvelun pääkäyttäjä (peruskäyttäjien käyttöoikeudet).
  • Opetushallitus myöntää ja sulkee Opintopolun vastuukäyttäjien käyttöoikeudet.
  • Lue lisää: Käyttöoikeuspalvelun toimintaohje

Koulutustoimijan vastuut

  • Koulutustoimijan vastuulla on se, kenelle palvelun käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle. 
  • Koulutustoimijan tulee ilmoittaa Opetushallitukselle muutokset vastuukäyttäjissä (uudet ja lopettaneet). 
  • Vastuukäyttäjä nimetään oheisella verkkolomakkeella. Myös kaikki muutostilanteet voi ilmoittaa samalla lomakkeella.
  • Työnjako koulutustoimijan sisällä:
    • Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää eri palvelujen pääkäyttäjien käyttöoikeudet ja luo useimmat tiedonsiirtoihin tarvittavat järjestelmätunnukset hallinnoi oppilaitosten rehtoreille myönnettäviä YTL-tulosluettelo-käyttöoikeuksia.
    • Palvelukohtainen pääkäyttäjä myöntää palvelun sisäiset käyttöoikeudet 
    • Palvelun peruskäyttäjä ei myönnä käyttöoikeuksia, mutta voi anoa itselleen tarpeellisia käyttöoikeuksia, jotka pääkäyttäjä tai vastuukäyttäjä myöntää tai hylkää.

Opetushallituksen vastuut

  • Opetushallitus myöntää käyttöoikeudet Opintopolun vastuukäyttäjille koulutustimijan pyynnöstä.
  • Opetushallitus sulkee lopettaneiden vastuukäyttäjien oikeudet koulutustoimijan pyynnöstä


Lue lisää käyttöoikeuksien myöntämisestä eri käyttäjärooleille: Käyttäjäroolien kuvaukset

Vastuukäyttäjän nimeäminen

  • Uusien vastuukäyttäjien nimeämisen tekee koulutustoimijan laillinen edustaja verkkolomakkeella. Huom! Henkilö ei voi nimetä itseään.
  • Koulutustoimijalla tulee olla vähintään kaksi ja enintään kuusi Opintopolun vastuukäyttäjää. Mikäli koulutustoimijalla on vähemmän kuin kaksi Opintopolun vastuukäyttäjää, koulutustoimijan tulee nimetä vaadittu määrä vastuukäyttäjiä.
  • Opetushallitus lähettää kutsun uusille vastuukäyttäjille tunnusten luontia varten osoitteesta noreply@opintopolku.fi.

Vastuukäyttäjien muutostilanteet

  • Mikäli koulutustoimijan nimeämät Opintopolun vastuukäyttäjät vaihtuvat tai vastuukäyttäjä on tilapäisesti estynyt, muutoksista tulee ilmoittaa verkkolomakkeella.
  • Kun henkilö eläköityy tai vaihtaa tehtäviä, muutoksesta tulee ilmoittaa Opetushallitukselle

Vastuukäyttäjän jatko-oikeudet

  • Käyttöoikeus on voimassa enintään vuoden kerralla.
  • Opintopolun vastuukäyttäjä voi anoa jatkoaikaa sähköisesti omien tietojen kautta. Opetushallitus myöntää anomuksesta jatko-oikeudet niille vastuukäyttäjille, jotka koulutustoimija on nimennyt vastuukäyttäjiksi toistaiseksi. Vastuukäyttäjä saa muistutuksen anoa jatkoaikaa 1 kk ennen kuin käyttöoikeus päättyy ja vielä uudelleen ennen kuin käyttöoikeus sulkeutuu. 
  • Mikäli vastuukäyttäjä ei ano jatkoaikaa ajoissa ja käyttöoikeus ehtii sulkeutua, koulutustoimijan tulee nimetä vastuukäyttäjä uudelleen. Opetushallitus ei ylläpidä rekisteriä vastuukäyttäjistä, joiden käyttöoikeudet ovat päättyneet.

Vastuukäyttäjien henkilötietojen käsittely

Rekisterin nimi

  • Opintopolun vastuukäyttäjärekisteri

Rekisterinpitäjä

  • Opetushallitus

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

  • kirjaamo(a)oph.fi, tietosuoja(a)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

  • Vastuukäyttäjän nimeämislomakkeella kerätään henkilötietoja, joista muodostuu henkilörekisteri. Tietoja käytetään Opintopolun vastuukäyttäjien käyttöoikeuksien hallinnointiin.

 Käsittelyn oikeusperuste:

  • Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät:

  • organisaation laillinen edustaja: nimi, yhteystiedot ja tehtävänimike
  • Opintopolun uudet vastuukäyttäjät: nimi, yhteystiedot, käyttöoikeuden voimassaolo
  • Opintopolun poistuvat vastuukäyttäjät: nimi, yhteystiedot, käyttöoikeuksien voimassaolo, tunnuksen poistaminen

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

  • Tietoja käsittelevät Opetushallitus ja koulutustoimijan nimetyt edustajat (vastuukäyttäjät, pääkäyttäjät, peruskäyttäjät)

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilyttämisaika

  • Henkilötiedot poistetaan Webropolista vuosittain. Lisätietoja saat halutessasi rekisterinpitäjältä (yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi).

Rekisteröityjen oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla).
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla).
  • Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen poistamiseen (17 artikla).
  • Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.
  • Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteritietojen tietolähteet

  • koulutustoimijan laillinen edustaja ilmoittaa tiedot Webropol-lomakkeella

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin

  • Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Vastuukäyttäjän tehtävät

Opintopolun vastuukäyttäjä hallinnoi eri palveluiden pääkäyttäjien käyttöoikeuksia virkailijan Opintopolussa. Käyttöoikeudet palveluun tulee myöntää vain, jos henkilö tarvitsee palvelun pääkäyttäjätasoisia toiminnallisuuksia ja/tai palveluun tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Käyttötarve tulee perustella Opintopolun vastuukäyttäjälle. Lue lisää käyttöoikeuspalvelun toimintaohjeista.

Opintopolun vastuukäyttäjän tehtäviä ovat:

Pääkäyttäjien käyttöoikeuksien hallinnointi

  • vastuukäyttäjä kutsuu uudet pääkäyttäjät omiin organisaatioihin, joilla ei ole käyttäjätunnusta Opintopolkuun.
  • vastuukäyttäjä käsittelee (myöntää/hylkää) omien organisaatioiden käyttöoikeusanomukset, joissa anotaan pääkäyttäjätasoista oikeutta
  • vastuukäyttäjä voi lisätä olemassa olevalle käyttäjätunnukselle pääkäyttäjäoikeuden, jos virkailijalla on ennestään käyttöoikeuksia ko. koulutustoimijalla
  • vastuukäyttäjä sulkee pääkäyttäjäoikeudet virkailijoilta, jotka eivät niitä enää tarvitse

Tiedonsiirtoihin käytettävien järjestelämätunnusten hallinnointi

  • vastuukäyttäjä luo ja passivoi järjestelmätunnukset
  • vastuukäyttäjä lisää ja poistaa käyttöoikeuksia järjestelätunnukset
  • vastuukäyttäjä hallinnoi palvelukäytäjätunnusten salasanoja

YTL-tulosluettelo -käyttöoikeuden hallinnointi

  • vastuukäyttäjä myöntää YTL-tulosluettelo-käyttöoikeuden oppilaistoten rehtoreille sekä tarvittaessa rehtorin valtuuttamalle henkilölle oppilaitos- tai toimistetasolle. Vastuukäyttäjä myös sulkee käyttöoikeudet, kun niitä ei enää tarvita.

Koulutustoimijan virkailijatunnusten läpikäynti

  • mikäli virkailijan Opintopolun henkilöhaussa näkyy virkailijoita, jotka eivät enää työskentele koulutustoimijalla tai eivät enää tarvitse käyttäjätunnusta virkailijan Opintopolkuun, tarpeettomat tiedot tulee poistaa henkilörekisteristä. Opetushallitus poistaa tarpeettomat tiedot vastuukäyttäjän pyynnöstä.
  • Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi. Viestissä tulee ilmoittaa virkailijan oppijanumero ja poistettavat tiedot (yksittäinen käyttöoikeus vai kaikki virkailijan tiedot sekä käyttäjätunnus).

Organisaatiotietojen ylläpito

  • vastuukäyttäjä ylläpitää oppilaitosten yhteystietoja organisaatiopalvelussa. Tehtävä voidaan organisaation sisällä siirtää myös erilliselle organisaatiotietojen pääkäyttäjälle.

Vastuukäyttäjän myöntämät käyttäjäroolit  

Jokaisella koulutustoimijalla olisi hyvä olla vähintään kaksi pääkäyttäjää/käytössä oleva palvelu.

Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää seuraavat pääkäyttäjäoikeudet:

Käyttäjäroolin nimi Virkailijan Opintopolussa

Kenelle käyttäjärooli on tarkoitettu?

eHOKS-pääkäyttäjä / ePUK-huvudanvändare

eHOKS-pääkäyttäjä tunnus/rooli annetaan koulutustoimijalle eHOKS palvelun hallinnointia varten. eHOKS-pääkäyttäjä voi myös organisaationsa sisällä myöntää eHOKS-katselijan ja eHOKS-tallentajan käyttöoikeuksia. eHOKS-pääkäyttäjä on samalla organisaation yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään eHOKS-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet (tiedotteet näkyvät eHOKS-pääkäyttäjillä myös Opintopolun virkailijan työpöydällä. On suositeltavaa, että jokaisella oppilaitoksella olisi vähintään yksi eHOKS-pääkäyttäjä. eHOKS-pääkäyttäjän tunnksen/roolin voi antaa rekisterinpitäjä (OPH) tai Koulutustoimijan vastuukäyttäjä.

ePerusteet/TOTSU pääkäyttäjä /

eGrunder Utbildningsplanen huvudanvändare

ePerusteet TOTSU pääkäyttäjällä on oikeudet laatia, muokata sekä julkaista ammatillisen koulutuksen toteutussuunnitelmia TOTSU-työkalussa. Lisäksi pääkäyttäjä voi myöntää oman organisaationsa TOTSU laadinta käyttöoikeudet. Käyttöoikeuden voi myöntää oma koulutustoimijan Opintopolun vastuukäyttäjä. Organisaatioksi tulee valita oppilaitos.

ePerusteet_KOTO_pääkäyttäjä / eGrunder KOTO huvudanvändareKOTO-työkalun käyttöoikeus. Oikeudella voi laatia kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelmia. Oikeuden myöntää oman kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä tai ePerusteet OPH:n pääkäyttäjä. Oikeudella voi myöntää KOTO muokkaus -oikeuksia.

ePerusteet_OPS_pääkäyttäjä / eGrunder LP huvudanvändare

ePerusteet OPS pääkäyttäjä. Opetussuunnitelman (varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus, lukiokoulutus) luku-, muokkaus- ja poisto-oikeus OPS-työkalussa. Pääkäyttäjä voi myöntää OPS laadinta tai OPS muokkaus -oikeuksia. Oikeuden voi myöntää oman kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä. Organisaatioksi tulee valita oppilaitos tai koulutustoimija.

ePerusteet TUVA pääkäyttäjä / eGrunder Hux huvudanvändare

TUVA-työkalun käyttöoikeus. Käyttöoikeudella voi laatia uusia toteutussuunnitelmia TUVA-työkalussa. Oikeuden voi myöntää oman koulutustoimijan Opintopolun vastuukäyttäjä tai OPH ePerusteet pääkäyttäjä. Oikeudella voi myöntää TUVA muokkausoikeuksia. Organisaatioksi tulee valita oppilaitos.

ePerusteet VST ja JOTPA pääkäyttäjä / eGrunder friabildningen och Skols huvudanvändare

VST ja JOTPA -työkalun käyttöoikeudella voi laatia uusia opetussuunnitelmia vapaan sivistystyön koulutuksiin ja myöntää VST ja JOTPA -muokkausoikeuksia VST ja JOTPA -työkaluun. Käyttöoikeus on käytössä kansalaisopistoilla, kansanopistoilla, opintokeskuksilla ja kesäyliopistoilla. Oikeuden voi myöntää koulutustoimijan Opintopolun vastuukäyttäjä. Organisaatioksi tulee valita oppilaitos.

Hakemuspalvelun pääkäyttäjä / Huvudanvändare för ansökningstjänstenTällä oikeudella voit muokata hakulomakkeita ja hakemuksia hakemuspalvelussa. Voit myös päivittää valintatietoja hakemuksille. Oikeudet myöntää toisella asteella oman organisaation Opintopolun vastuukäyttäjä ja korkeakoulujen osalta rekisterinpitäjä. Hakemuspalvelun pääkäyttäjä voi myöntää muut hakemuspalvelun oikeudet.

Hakujen ja valintojen pääkäyttäjä / Huvudanvändare för ansökan och antagning

Tällä oikeudella voit myöntää hakuihin ja valintoihin liittyviä käyttöoikeuksia omassa organisaatiossaan mutta käyttöoikeudella ei pääse tarkastelemaan hakuihin ja valintoihin liittyviä tietoja. Pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet seuraaville rooleille: Oppilaitos- ja tarjontakäyttäjä, Valintakäyttäjä, Opinto-ohjaaja, Tiedonsiirtäjä, Musiikkialan valintakäyttäjä (2. aste), 2asterajapinnat. Pääkäyttäjällä on myös käyttoikeuksia organisaatiotietoihin. Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää pääkäyttäjän käyttöoikeuden.

KOSKI-pääkäyttäjä / KOSKI-huvudanvändare

KOSKI-palvelun osalta olennainen käyttöoikeus on organisaation KOSKI-pääkäyttäjä. KOSKI-pääkäyttäjä vastuulla on yhteisrekisterinpitäjän tehtävät huolehtia datan laadun ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta, sekä havaittujen virheiden korjaamisesta tai niiden raportoimisesta eteenpäin henkilöille, joiden tehtävä on korjata tiedot. KOSKI-pääkäyttäjä on samalla organisaation yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään KOSKI-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet. KOSKI-pääkäyttäjä hoitaa lisäksi henkilötunnuksettomien oppijoiden henkilöhallinnan (henkilön ja oppijanumeron luonti sekä päivitys, yksilöinti, linkitys) Opintopolun henkilöpalvelussa. Koulutuksen järjestäjä päättää, mille organisaation tasolle KOSKI-pääkäyttäjä tai KOSKI-pääkäyttäjät nimetään. HUOM! On suositeltavaa, että koulutustoimija-tasolta löytyisi vähintään kaksi KOSKI-pääkäyttäjää ja että jokaisella oppilaitoksella olisi vähintään yksi KOSKI-pääkäyttäjä. KOSKI-pääkäyttäjän roolin sisältyy KOSKI-katselijan käyttäjäoikeudet, eli pääkäyttäjä voi tarkastella oman organisaationsa tietoja katselukäyttöliittymässä. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia myöntää Oman organisaation Opintopolun vastuukäyttäjä tai toinen KOSKI-pääkäyttäjä. KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat organisaatiossaan muiden KOSKI-käyttöoikeuksien (esim. KOSKI-katselijat ja KOSKI-tallentajat) myöntämistä.

Koulutustarjonnan pääkäyttäjä - poistunut käyttöoikeus/ Huvudanvändare för utbildningsutbud - tas ur bruk


Koulutustarjonnan_pääkäyttäjä_kouta / Utbildningsutbud huvudanvändare (kouta)

Kouta koulutustarjonnan pääkäyttäjä. Oikeus myöntää koulutustarjonnan käyttöoikeuksia organisaatiossaan. Voi luoda ja muokata kaikkea koulutustarjontaa.

MPASSid-pääkäyttäjä

Koulutustoimijan MPASSid-pääkäyttäjällä on oikeus tarkastella oman organisaationsa MPASSid-integraatiotietoja sekä hyväksyä tai estää oppimispalveluita, joihin organisaatiossa kirjaudutaan MPASSid:llä.

Oppijanumeron haun pääkäyttäjä / Huvudanvändare för sökning av studentnummer 

Käyttöoikeus on tarkoitettu henkilötunnuksellisten henkilöiden oppijanumeroiden hakuun ja luontiin käyttöliittymän kautta. Käyttöoikeuden haltija pääsee käsittelemään henkilötietoja (henkilötunnus, nimitiedot) oman organisaationsa valtuuttamana. Oppijanumeron voi hakea esimerkiksi henkilökunnalle, jos henkilöiden yksilöinti on välttämätöntä lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Käyttöoikeudella pääsee lisäksi käsittelemään yleistunniste-rajapinnan kautta siirrettyjen henkilöiden tietoja esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilön yksilöinti on keskeytynyt virheellisten tietojen vuoksi.  Asiakaspalvelu: yhteisetpalvelut@opintopolku.fi. 

Organisaatiopalvelun pääkäyttäjä / Organisationstjänstens huvudanvändare

Myönnetään henkilöille, jotka toimivat oman oppilaitoksen ja sen toimipisteiden yhteystietojen hallinnoinnin pääkäyttäjinä

VALPAS-koulutuksenjärjestäjä-pääkäyttäjä / Valpas-utbildningsanordnare-huvudanvändare

Tämä käyttöoikeusryhmä myönnetään henkilöille, jotka toimivat oppivelvollisuuden valvonnan vastuullisina henkilöinä koulutuksen järjestäjän organisaatiossa. Koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjällä on pääsy Valpas-palveluun, jossa hänellä on käytössään koulutuksen järjestäjälle suunnatut valvontatoiminallisuudet: 1. Hakeutumisen valvonta (Oppivelvollisuuslain (1214/2020 11§ mukainen perusopetuksen päättävien ja nivelvaiheen oppilaitten hakeutumisen seuranta ja ilmoitustoiminnallisuus kunnalle). 2. Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta (Oppivelvollisuuslain 1214/2020 13§ mukainen nivelvaiheen ja toisen asteen opiskelijoiden eronneeksi katsomisen valvonta ja ilmoitustoiminnallisuus kunnalle) 3. Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus (Oppivelvollisuuslain 1214/2020 16§ mukaisen oikeuden koulutuksen maksuttomuuteen päättäminen nivelvaiheen ja toisen asteen opiskelijoille). Valpas-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä voi myöntää VALPAS-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjäkäyttöoikeuden. VALPAS-koulutuksenjärjestäjä-pääkäyttäjä voi kutsua oppilaitosten virkailijoita ja myöntää heille käyttöoikeuksia VALPAS-palveluun seuraavasti: VALPAS-oppilaitos-hakeutumisen valvonta, VALPAS-oppilaitos-nivelvaihe valvonta, Valpas-oppilaitos-toinen aste valvonta. Jokaisen käyttöoikeuden tarkoitus on selitetty käyttöoikeusryhmän kuvauksessa. Jokaisella Valpas-palvelua käyttävällä koulutuksen järjestäjällä tulee olla vähintään kaksi Valpas koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjää.

VALPAS-kunta-pääkäyttäjä / VALPAS-kommun-huvudanvändare

Tämä käyttöoikeusryhmä myönnetään henkilöille, jotka toimivat oppivelvollisuuden valvonnan vastuullisina henkilöinä asuinkunnassa oppivelvollisuuslain 1214/2020 14§ mukaisten asuinkunnan valvontavastuiden tehtävien hoitamisessa niille oppivelvollisille, joilla ei ole opiskelupaikkaa. Kunta-pääkäyttäjällä on pääsy Valpas-palveluun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin ja pääkäyttäjä voi kutsua virkailijoita ja myöntää kunta-valvojaoikeuksia kunnan muille asuinkunnan valvontatehtävää suorittaville virkailijoille sekä myöntää Valpas-kunta-pääkäyttäjän käyttöoikeuksia. Jokaisella Valpas-palvelua käyttävällä kunnalla tulee olla vähintään kaksi Valpas-kuntapääkäyttäjää.

Valssi-pääkäyttäjä / Valssi-huvudanvändare

tulossa 1.8.2023 alkaen

  • saa käyttöoikeuden Opintopolun vastuukäyttäjältä tai kunnan toiselta Valssi-pääkäyttäjältä
  • kutsuu ja hallinnoi Valssi-käyttäjiä (Pääkäyttäjä, Toteuttaja) oman organisaationsa sisällä
  • jakaa Opintopolussa Toteuttaja-käyttöoikeuksia järjestelmään
  • huolehtii, että toimipaikkojen tiedot ovat ajan tasalla Vardassa yhteistyössä Varda-pääkäyttäjän kanssa
  • ottaa arviointilomakkeita käyttöön valitsemilleen toimipaikoille
  • lähettää arviointilomakkeita johtajille tai asiantuntijoille
  • seuraa tiedonkeruun tilannetta
  • tarkastelee toimijatasoisia arviointiraportteja
  • täyttää arviointitulokset
  • jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulee olla vähintään kaksi Valssi-pääkäyttäjää
  • käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle

Varda-pääkäyttäjä (kunta) / Varda-huvudanvändare (i kommun)

  • saa käyttöoikeuden Opintopolun/koulutustoimijan vastuukäyttäjältä tai toiselta saman organisaation Varda-käyttöoikeusvastaavalta tai Varda-pääkäyttäjältä
  • voi myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan tai KOSKI-palveluun.
  • luo (syksy 2020 alkaen) Vardan järjestelmätunnukset tiedonsiirtoja varten.
  • hallinnoi palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja
  • voi katsella varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia toimipaikka-, varhaiskasvatus- huoltaja- ja maksu- sekä henkilöstökokonaisuuden tietoja sekä raportteja
  • voi ylläpitää toimijan yhteystietoja käyttöliittymän kautta
  • voi tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
  • voi käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten
  • jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää
  • käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle

Varda-käyttöoikeusvastaava / Varda-användarrättighetsansvarig

Kuntien käyttöoikeus. Voi kutsua uusia virkailijoita ja myöntää kaiken tasoisia käyttöoikeuksia Vardaan sekä luoda järjestelmätunnuksia. Käyttöoikeusvastaava voi myöntää myös KOSKI-palveluun kuuluvia esiopetuksen katselu- ja tallennusoikeuksia. Tähän käyttöoikeuteen ei sisälly katselu- tai tallennusoikeuksia Vardaan eikä KOSKI-palveluun. Käyttöoikeuden voi myöntää koulutustoimijan/Opintopolun vastuukäyttäjä. Käyttöoikeus myönnetään aina toimijatasolla (ei yksittäiseen toimipaikkaan).

YTL-tulosluettelo / SEN-resultatförteckning 

Ylioppilastutkintolautakunnan tulosluettelon luku- ja muokkausoikeudet. Käyttöoikeus myönnetään oppilaitoksen rehtorille oppilaitostasolla. Käyttöoikeuden myöntää Opintopolun vastuukäyttäjä.

Järjestelmätunnukset tiedonsiirtoihin:

  • KOSKI-palvelukäyttäjä
  • eHOKS-palvelukäyttäjä
  • Oppijanumeron haku (vain palvelukäyttäjille) - 16.9.2022 alkaen

Lisätään järjestelmätunnukselle, joita käytetään siirrettäessä tietoja rajapintojen kautta lähdejärjestelmästä Opetushallituksen tietovarantoihin.

Vastuukäyttäjän omat käyttöoikeudet

Mitä vastuukäyttäjä voi tehdä:

  • Opintopolun vastuukäyttäjä voi kutsua uusia pääkäyttäjiä ja myöntää pääkäyttäjäoikeuksia koulutustoimijan palveluihin.
  • Vastuukäyttäjä voi luoda järjestelmätunnuksia, poikkeuksena Varda-palvelun järjestelmätunnukset, jotka Varda-pääkäyttäjä luo.
  • Vastuukäyttäjä voi hakea oman organisaationsa virkailijoiden tietoja näytölle ja ylläpitää osaa niistä.
  • Vastuukäyttäjä voi ylläpitää organisaatiotietoja ja katsella koodistotietoja.

Mitä vastuukäyttäjä ei voi tehdä:

  • Opintopolun vastuukäyttäjä ei automaattisesti voi käsitellä henkilötietoja sisältävien palveluiden tietoja. Mikäli vastuukäyttäjä tarvitsee käyttöoikeuksia palveluihin (esimerkiksi hakemusten käsittely, opinto-ohjaajan rooli, KOSKI-palvelu, ePerusteet, eHOKS), käyttöoikeudet tulee anoa omien tietojen kautta ja kyseisen palvelun pääkäyttäjä tai toinen Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää ne. 

Usein kysyttyä

K: Miten saan lisättyä käyttöoikeudet virkailijalle, jonka tietoja en löydä Opintopolusta? Hänellä on entuudestaan virkailijan tunnus.

V: Jos virkailijan kaikki käyttöoikeudet ehtivät vanheta ennen kuin hän hakee niille jatkoaikaa, hänen tiedoistaan katoaa organisaatio eikä vastuukäyttäjä tai pääkäyttäjä enää löydä virkailijan tietoja Opintopolusta. Silloin virkailijan pitää anoa käyttöoikeutta uudelleen omien tietojen kautta (https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/omattiedot). Vastuukäyttäjä käsittelee anomuksen normaalin prosessin mukaisesti. Vaihtoehtoisesti vastuukäyttäjä voi lähettää virkailijalle uuden kutsun. Tällöin virkailija rekisteröityy uudelleen vahvan tunnistautumisen kautta. Virkailija voi käyttää aiempaa käyttäjätunnustaan mutta salasana täytyy vaihtaa.

Vastuukäyttäjän nimeämislomake / blankett för utseende av ansvarig användare

Linkki verkkolomakkeelle / länk till webblankett

Asiakaspalvelu

Opetushallituksen yleiskäyttöisten palvelujen tiimi neuvoo mm. seuraavissa asioissa:

  • kuka on koulutustoimijan vastuukäyttäjä
  • vastuukäyttäjien nimeäminen
  • vastuukäyttäjien tehtävät
  • tekniset ongelmat tunnuksiin ja/tai käyttöoikeuksiin liittyen

yhteisetpalvelut@opintopolku.fi 


Palvelukohtaiset palveluosoitteet löytyvät täältä: Ohjeet ja yhteystiedot

Sivun sisältö | Sidans innehåll