Suomeksi

  • På denna sida samlas vanliga frågor och svar om Valpas-tjänstens tekniska genomförande.
  • Om din fråga berör ett innehållsligt ärende rekommenderar vi att du ser Undervisnings- och kulturministeriets sida ”Frågor och svar om läroplikten”.

Vanliga frågor:

Utbildningar om Valpas-tjänsten och användarrättigheter

När ordnas utbildning i användning av Valpas-tjänsten?

Tidtabell för Valpas-utbildningar samt inspelningar från tidigare utbildningar finns här:  Valpas-utbildningar

Jag behöver användarrätter till Valpas-tjänsten, hur får jag dem?

Användarrätter:

  • Valpas-tjänstens användarroller beskrivs på sidan Valpas-tjänstens användaradministration och användarroller.
  • Man kan inte bevilja användarrättigheter till sig själv i Studieinfos tjänster utan en annan användare måste godkänna din ansökan om användarrätt. 
  • Användarrätter är personliga. 

Hur man får användarrätter till Valpas-tjänsten: 

  • Studieinfos ansvariga användare beviljar Valpas-huvudanvändarrätterna. (Varje organisations ska ha minst två Studieinfos ansvariga användare. Instruktioner för hur man ansöker om denna användarrättighet finns här.)
  • Det finns två olika huvudanvändarrätter i Valpas-tjänsten; utbildningsanordnare-huvudanvändare samt kommun-huvudanvändare. Studieinfos ansvariga användare eller en annan utbildningsanordnare-huvudanvändare/ kommun-huvudanvändare kan bevilja dessa rättigheter.
  • Utbildningsanordnare-huvudanvändare beviljar rättigheter till läroanstalternas tillsynsansvariga och kommun-huvudanvändaren beviljar rättigheter till kommunens tillsynsansvariga. 

Ansökan om användarrätter i ett nötskal: 

  1. Ta reda på vilken användarrätt du behöver. Läs beskrivningarna på de olika användarrollerna här och utred vem som beviljar Valpas-användarrätter i din egen organisation.   
  2. Om du inte ännu har användarnamn till Tjänstemannens Studieinfo, be Studieinfos ansvariga användare eller Valpas-huvudanvändare om inbjudan till Tjänstemannens Studieinfo. Om du redan har användarnamn, gör en ansökan om den användarrätt som du behöver i tjänstemannens studieinfo (instruktioner här). 

Vem i vår organisation borde vi bevilja Valpas-användarrätter till?

Det är organisationens/kommunens interna sak hur den organiserar sig gällande arbetsuppgifterna enligt läropliktslagen.

Mer information om saken från Valpas-tjänstens synvinkel:

  • Vi rekommenderar att du bekantar dig med de olika användarrätterna här.
  • Dessutom har det ordnats ett webbinarium om Valpas-tjänstens användarrätter. Inspelningen finns här.

    Ytterligare information om utvidgandet av läroplikten:
  • Utvidgandet av läroplikten och handlednings- och tillsynsansvar har genomgåtts i UKM:s webbinarier (inspelningarna hittas nederst på sidan): https://minedu.fi/oppivelvollisuuden-laajentaminen
  • Undervisnings- och kulturministeriets sida ”Frågor och svar om läroplikten”


Uppgifter som syns i Valpas-tjänsten

Varifrån kommer uppgiften om studierätter till Valpas-tjänsten?

Valpas-tjänsten får uppgiften om studierätten från KOSKI-informationsresursen dit utbildningsanordnaren överfört en studierätt hos sin läroanstalt för den studerande. Det är cirka ett dygns dröjsmål innan uppgiften syns i Valpas-tjänsten. 

Hur drar Valpas-tjänsten slutsatsen att en person är läropliktig och kan definitionen förändras?

Personer som syns i Valpas-tjänsten är personer som Valpas-tjänsten har räknat omfattas av den utvidgade läroplikten på basis av information som fås från nationella register. Valpas-tjänsten sammanställer uppgifter om en studerande från flera olika register och erbjuder information åt utbildningsanordnare som kan granska dem för att sköta sina arbetsuppgifter gällande tillsynen över läroplikten. I tjänsten syns bland annat uppgifter om tidigare studier samt på grundval av den studerandes ålder beräknade datumet fram till vilket den studerande teoretiskt skulle vara läropliktig (ända tills dagen före den dag då hen fyller 18 år). Valpas-tjänsten kan ändå inte för alla studerande fastställa om en person omfattas av den utvidgade läroplikten eller inte. Exempelvis om en studerande har avlagt den grundläggande utbildningen eller en examen utomlands eller på Åland, registreras uppgifter om dessa studier inte i nationella register och syns därför inte i Valpas-tjänsten. Aktören som har handlednings- och tillsynsansvaret ska vid behov begära uppgifter om tidigare studier från den studerande själv.

Valpas-tjänsten bedömer om en person omfattas av den utvidgade läroplikten på grundval av personens ålder, uppgifter i KOSKI-informationsresursen samt hemkommunsuppgifter från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. I sin definition undersöker Valpas-tjänsten:

  1. är den studerande född före året 2004
    → Läroplikten har upphört innan läropliktslagen trädde i kraft
  2. har den studerande antecknats som utexaminerad från den grundläggande utbildningen i KOSKI-informationsresursen innan 1.1.2021, d.v.s. den grundläggande utbildningen har avslutats med status ”utexaminerad” 
    → Läroplikten är avlagd innan läropliktslagen trädde i kraft
  3. är den studerande en person som inte har en officiell hemkommun i Finland antecknad i uppgifterna hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller om han eller hon har sin hemkommun på Åland
    → Enligt läropliktslagen är barn som har sin vanliga vistelseort i Finland läropliktiga. Vid tillämpningen av läropliktslagen anses ett barn ha sin vanliga vistelseort i Finland om han eller hon har en hemkommun i Finland enligt lagen om hemkommun (201/1994). Läropliktslagen gäller inte ålänningar.
  4. har den studerande avlagt en examen som avses i lagen om studentexamen (502/2019) eller lagen om yrkesutbildning (531/2017) innan han eller hon fyller 18 år
    → Enligt läropliktslagen upphör läroplikten när den läropliktige fyller 18 år eller när den läropliktige har före detta godkänt avlagt en examen som avses i lagen om studentexamen (502/2019) eller lagen om yrkesutbildning (531/2017)
  5. är den studerande över 18 år
    → Enligt läropliktslagen upphör läroplikten när den studerande fyller 18 år. OBS! Valpas-tjänsten härleder upphörandet av läroplikten från den läropliktiges ålder, d.v.s. när den läropliktige fyller 18 år syns han eller hon inte längre i läroanstalternas listvyer eller i boendekommunens vyer. Utbildningsanordnaren kan dock vid behov se den studerandes uppgifter för bedömning av avgiftsfri utbildning på fliken ’bedömning av utbildningens avgiftsfrihet’, om den läropliktige har omfattats av läropliktslagen innan han eller hon fyllde 18 år och hans eller hennes rätt till avgiftsfri utbildning ännu inte har upphört på basis av de uppgifter som Valpas-tjänsten har tillgång till. Valpas-tjänsten tar hänsyn till om studeranden har fått en hemkommun i Finland före eller efter att ha fyllt 18 år när den gör bedömningen. En studerande som har flyttat till Finland från utlandet omfattas inte av den utvidgade läroplikten och har inte rätt till avgiftsfri utbildning om han eller hon inte får hemkommun i Finland förrän han eller hon har fyllt 18 år. Mer detaljerad information om fliken för ’bedömning av rättigheten till avgiftsfri utbildning’ och hur Valpas-tjänsten bedömer avgiftsfriheten finns här.

→ Om den studerande uppfyller något av de fem ovannämnda villkoren drar tjänsten slutsatsen att studeranden inte är läropliktig. I detta fall visar Valpas-tjänsten inte alls den studerandes uppgifter i tjänsten.

→ Om inget av villkoren uppfylls visar tjänsten uppgifterna om den studerande och räknar att studeranden möjligen omfattas av den utvidgade läroplikten.

I vilka situationer kan definitionen av läroplikten ändras?

När en persons läroplikt är knuten till stadigvarande bosättning i Finland kan ändringar ske i definieringen av en person som läropliktig. Uppgift om hemkommun hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på flyttanmälan som personer gjort till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Valpas-tjänsten får uppgiften om hemkommunen hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata från studentnummerregistret. I studentnummerregistret finns uppgifter registrerade endast om sådana personer av vilka någon annan information registrerats i Studieinfos tjänster. När en studerande permanent flyttar utomlands och flyttanmälan gjorts till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, har personen inte längre hemkommun i Finland och således syns personen inte längre i Valpas-tjänsten. Detsamma gäller personer som permanent flyttar till Åland, för att den utvidgade läroplikten gäller inte ungdomar vars hemkommun är på Åland. Detta betyder också att en person som invandrat till Finland kan få en hemkommun i Finland i mitten av sina studier och på basis av hemkommunsuppgiften då omfattas av den utvidgade läroplikten.

Från och med den 1.8.2022, genom ändring av läropliktslagen, preciseras i 2 § i läropliktslagen när läroplikten börjar och slutar i olika situationer: Barn som har sin vanliga vistelseort i Finland är läropliktiga. Ett barn anses vid tillämpningen av denna lag ha sin vanliga vistelseort i Finland om barnet har en hemkommun i Finland enligt lagen om hemkommun (201/1994). En person har rätt att bli befriad från läroplikt, om grunden för hans eller hennes vistelse i landet är studier. Boendekommunen beslutar om befrielse från läroplikt efter ansökan. (8.7.2022/715) (Läropliktslagen, 2 §) Kommunanvändare kan ta bort personer från Valpas-tjänstens vyer i situationer där den studerande har befriats från läroplikten enligt 2 § i läropliktslagen. Anvisningar för detta finns här.

Felmeddelande:

De bedömningar som Valpas-tjänsten gör bygger på antagandet att uppgifterna i KOSKI-informationsresursen är korrekta och aktuella. Detta betyder att om det finns fel i den studerandes uppgifter i KOSKI-informationsresursen så kan de påverka Valpas-tjänstens bedömningar. Om användaren misstänker att det finns ett fel i den studerandes uppgifter i KOSKI-informationsresursen och därför bedömer Valpas-tjänsten den studerandes läroplikt fel, kan man vid behov fråga den studerande själv om uppgifterna är rätt, den tidigare skolan eller kontakta serviceadressen för Valpas-tjänstens tekniska stöd valpas-tekninen-tuki(a)oph.fi. Den aktör som gjort felaktiga markeringar i KOSKI-informationsresursen ska korrigera uppgifterna.

    • Exempel på ett fel: Den studerande är född 2005 och har fått avgångsbetyg från den grundläggande utbildningen i maj 2021. Den studerandes uppgifter syns ändå inte i Valpas-tjänsten. När man kontrollerar den studerandes uppgifter i KOSKI-informationsresursen ser man att den studerande har statusuppgiften ”Utexaminerad” i KOSKI-tjänsten också en annan gång redan 2018 då hen hade avslutat åk 6. Därför konstaterar Valpas-tjänsten att den studerande har utexaminerats från grundskolan redan 2018 och således inte omfattas av den utvidgade läroplikten.

Mer information om utvidgandet av läroplikten:

Undervisnings- och kulturministeriets sida ”Frågor och svar om läroplikten”

Varför syns den studerandes studierätt inte i Valpas-tjänsten?

Valpas tjänsten får uppgiften om studierätten från den studierätt som undervisnings- eller utbildningsanordnaren har skapat i KOSKI-informationsresursen. Om studierättens uppgifter inte syns i Valpas-tjänsten fastän utbildningsanordnaren har överfört uppgiften till KOSKI-informationsresursen, kan orsaken vara:

  • Det har inte ännu gått ett dygn sedan uppgiften har överförts till KOSKI-informationsresursen. Valpas-tjänsten använder databasen som är avsedd för KOSKI-informationssystemets rapportering. Databasen uppdateras med ett dygns dröjsmål efter att uppgiften har lagrats i KOSKI-informationsresursen. På grund av denna orsak uppdateras uppgifterna också till Valpas-tjänsten med en fördröjning, d.v.s. först dagen efter uppgifterna har lagrats i KOSKI-informationsresursen. Om uppgifterna har överförts korrekt till KOSKI-informationsresursen syns de också korrekt i Valpas-tjänsten dagen efter uppgiftsöverföringen.
  • Uppgifterna om studierätten har lagrats fel i KOSKI-informationsresursen. Till exempel om studierätten har diarienummer som är från de gamla läroplansgrunderna, räknar Valpas-tjänsten inte att studierätten duger för fullgörande av läroplikten efter den grundläggande utbildningen. Utbildningsanordnaren måste kontrollera de överförda uppgifterna i KOSKI-tjänsten och vid behov korrigera dem. 
  • Den ifrågavarande studierätten räknas inte vara en sådan som godkänns för fullgörande av läroplikten och därför syns studierätten inte i Valpas-tjänsten.
  • Den studerande har inte påbörjat denna utbildning och därför har utbildningsanordnaren inte överfört den studerandes studierätt till KOSKI-informationsresursen.

I allmänhet kan man inte göra ändringar i studierättens uppgifter i Valpas-tjänsten utan ändringarna ska göras i uppgifterna som lagrats i KOSKI-informationsresursen. Kontakta den utbildningsanordnaren som har lagrat uppgifterna.

Den studerande ansökte genom kontinuerlig ansökan, hur kan jag ange uppgiften om studerandes studieplats i Valpas-tjänsten?

I Valpas-tjänsten syns det tyvärr endast gemensamma ansökan till yrkesutbildning och gymnasieutbildning, ansökan till yrkesutbildning med krävande särskilt stöd och ansökan till handledande utbildningar efter grundläggande utbildning, inte kontinuerliga ansökan. Orsaken till detta är att Valpas-tjänsten sammanställer uppgifter från ansökningar som görs via Studieinfo. Men i den kontinuerliga ansökan bestämmer varje läroanstalt själv på vilket sätt den kontinuerliga ansökan genomförs. De kontinuerliga ansökningarna kan göras till exempel genom läroanstaltens egna ansökningsformulär direkt till läroanstalten, och då syns inga spår av själva ansökan i Studieinfos tjänster och därför inte heller i Valpas-tjänsten.

 
Fastän man inte kan se kontinuerliga ansökningar i Valpas-tjänsten kan man ändå följa inledande av studier via Valpas-tjänsten. När en studerande som sökt genom kontinuerlig ansökan påbörjar studierna i en läroanstalt, överför läroanstalten en studierätt till KOSKI-tjänsten. Denna uppgift syns sedan i Valpas-tjänsten bland annat under kolumnen ”Studierätter”. Om det inte finns uppgift om en studierätt i denna kolumn måste den aktör som har tillsynsansvar efter den lagstadgade tidsfristen anmäla den studerandes uppgifter till boendekommunen.

→ Aktören som ansvarar för tillsynen av skyldigheten att söka till utbildning kan endast göra en egen anteckning om att den studeranden har ansökt utanför gemensamma ansökan: hen kan i vyn över elever som har skyldighet att söka till utbildning välja ”Annan ansökan” vilken är en uppgift som syns endast för utbildningsanordnaren och boendekommunen om man senare anmäler denna läropliktiga till boendekommunen. 

Varför syns det en gul triangel vid eleven i listvyn över elever med skyldighet att söka till utbildning fastän eleven har en studieplats?

Den gula triangeln är en anmärkning om att den studerande inte har fått en studieplats i de nationella riksomfattande ansökningarna. Det betyder inte att den studerande inte alls skulle ha en studieplats. Den studerande kan ha fått en studieplats till exempel genom kontinuerlig ansökan (se mer om hur ansökningar utanför gemensamma ansökan syns i Valpas-tjänsten). Anordnare av grundläggande utbildning bör alltså rikta uppmärksamheten till uppgiften om studierätter som visar studierätter som skapats i KOSKI-informationsresursen (dock med ett dygns fördröjning efter att studierätten lagrats i KOSKI-informationsresursen). Tyvärr försvinner triangeln inte åtminstone för tillfälle fastän den studerande skulle få en studierätt. Man kan ändå filtrera kolumnen ”Studierätter” genom att välja ”-” då man vill endast se de studerande som inte har en studierätt hos en enda läroanstalt i KOSKI-informationsresursen.

Anmälan till boendekommunen

Jag gjorde ett fel när jag anmälde en studerande till boendekommunen, hur får jag anmälan bort eller reviderat?

Om användaren märker ett fel i anmälans uppgifter efter att anmälan har gjorts, kan anmälan annulleras i efterhand. Anvisningarna finns här: Ändring av anmälans uppgifter i efterhand


Bedömning av rätten till avgiftsfrihet

På vilka grunder syns den studerande på fliken för bedömning av avgiftsfriheten och kan Valpas-tjänstens slutsats om rättigheten till avgiftsfri utbildning vara fel?

Studerande som syns i fliken 'Bedömning av rättigheten till avgiftsfrihet' är studeranden som Valpas-tjänsten anser omfattas eller har omfattats av den utvidgade läroplikten innan studeranden fyllt 18 år på grundval av de uppgifter som finns i nationella register. En detaljerad beskrivning av hur Valpas-tjänsten definierar en läropliktig hittas här.

Om Valpas-tjänsten drar slutsatsen att den studerande aldrig har omfattats av den utvidgade läroplikt eller att rätten till avgiftsfri utbildning har upphört vid slutförandet av examen, visas inte längre hans eller hennes uppgifter på fliken. Obs! Valpas-tjänsten kan inte med fullständig säkerhet för alla studerande fastställa att de omfattas av avgiftsfriheten:

  • Om en studerande har avlagt den grundläggande utbildningen eller en examen utomlands eller på Åland, registreras uppgifterna om dessa studier inte i de nationella registren och visas därför inte i Valpas-tjänsten.
  • Valpas-tjänsten kan inte alltid korrekt fastställa upphörandet av rätten till avgiftsfri utbildning för studerande som avlägger en kombinationsexamen. Tjänsten fastställer som kombinationsexamensstuderande de studerande som samtidigt avlägger en yrkesinriktad grundexamen och gymnasiestudier baserat på uppgifterna i KOSKI-informationsresursen.

→ Utbildningsanordnaren ska vid behov begära uppgifter från den studerande själv.

Valpas-tjänsten sammanställer uppgifter om den studerande från flera olika register och erbjuder uppgifterna till utbildningsanordnaren för bedömning av utbildningens avgiftsfrihet. I tjänsten syns bland annat information om tidigare studier samt från den studerandes ålder räknade datumet ända tills vilket den studerande skulle teoretiskt ha rätt till avgiftsfri utbildning (slutet av det år den studerande fyller 20 år). 

Utbildningsanordnaren avgör om den studerande slutligen omfattas av den utvidgade läroplikten och om utbildningen är avgiftsfri för studeranden. Uppgiften om avgiftsfriheten lagras i studierättens tilläggsuppgifter i KOSKI-informationsresursen (anvisningarna finns i anvisningarna för ifrågavarande utbildningsform).

Om utbildningsanordnaren misstänker att uppgifterna i KOSKI-informationsresursen innehåller fel, kan man vid behov fråga den studeranden själv eller studerandes tidigare skola eller kontakta Valpas-tjänstens tekniska stödets serviceadress valpas-tekninen-tuki(a)oph.fi. Den aktören som har överfört felaktiga uppgifter till KOSKI-informationsresursen måste korrigera felen.

Ytterligare information om Valpas-tjänstens bedömning av rätten till avgiftsfrihet finns här: Kontroll av uppgifter om avgiftsfri utbildning

Ytterligare information om utvidgandet av läroplikten: