2. Den studerandes personuppgifter: studentnummer och personbeteckning

Om den studerande saknar permanent finsk personbeteckning (en tillfällig personbeteckning godkänns inte för lagring av uppgifter) gäller följande:

I situationer där en studerande utan personbeteckning skulle byta läroanstalt är det önskvärt att uppgiften om studentnummer skulle skickas till den nya läroanstalten tillsammans med den studerandes andra uppgifter, så att de kan använda samma studentnummer för lagring av studierättsuppgifter. På detta sätt underlättar man identifieringsarbetet och säkerställer att den studerandes uppgifter inte fördelas under flera duplikatpersoner.

För en person som söker till utbildning efter den grundläggande utbildningen via gemensamma ansökan skapas det automatiskt ett studentnummer vid ansökningstillfället. Studentnumret kan tas ut från Studieinfos uppgiftsöverföringar. Om studeranden redan har ett studentnummer så behöver KOSKI-huvudanvändaren på andra stadiet inte skapa ett nytt studentnummer utan läroanstalten kan använda det studentnummer som skapats vid ansökningstillfället. 

1. Fråga den studerande eller den studerandes vårdnadshavare om det säkert är så att hen inte har en finsk personbeteckning eller att hen inte kan få ett sådant. Om det kommer fram att den studerande trots allt har personbeteckning eller får en personbeteckning efter utredningen, lagra personbeteckningen i studieadministrationssystemet eller skapa en ny studierätt via inmatningsgränssnittet genom att använda den studerandes personbeteckning. Om personen verkligen inte har personbeteckning, gå till punkt 2.

Endast KOSKI-huvudanvändaren kan genomföra stegen 2 och 3.

2. Sök om den studerande redan är i Studieinfos studentnummerregister genom att utnyttja studerandes personuppgifter. Sökning av studerande är en automatisk funktion som sker när man skapar en ny person, d.v.s. börja sökning med att gå till administrering av personuppgifter och användarrättigheter i Studieinfo för att lägga till ny studerande. Du kommer till tjänsten genom att i tjänstemannens Studieinfo välja ”Användaradministration” → ”Administrering av personuppgifter och användarrättigheter”.

Efter det välj ”Lägg till studerande” i persontjänstens översta balk.

Mata in åtminstone de obligatoriska uppgifterna (förnamnen, tilltalsnamn (ett av förnamnen), efternamn, födelsedatum, kön, modersmål, medborgarskap) och frivilliga uppgifter (passnummer och e-postadress) om dessa är kända, och tryck på knappen ”Spara”.

Efter man tryckt på knappen ”Spara” startar sökningen av möjliga dubbleringar automatiskt. Sökning av dubbleringar kan ta en stund.

• Om det inte hittas dubblettpersoner i sökningen, och man trycker på knappen ”Spara” skapas det en ny person och uppgifterna om den studerande som du skapat öppnas och du flyttar automatiskt till steg 3. 
• Om personer som motsvarar de uppgifter som du matat in hittas, kommer du automatiskt till en vy där du kan jämföra uppgifterna om dessa personer.

• Om någon av de personer som hittats enligt din tolkning motsvarar den studerande utan personbeteckning som du håller på att skapa, ska du inte skapa en ny studerande. Kopiera studentnumret som syns på OID-raden till det egna studieadministrationssystemet eller annanstans så att den hålls i minnet.
  • Om det på raden ”Identifierad” står ”ja” i den ifrågavarande studerandes uppgifter, ångra funktionen för skapandet av en ny studerande. Överför eller registrera den studerandes studierätts- och prestationsuppgifter med användning av det studentnummer som du kopierat. Du behöver inte genomföra steg 3 för att den studerande redan är identifierad.
  • Om det på raden ”Identifierad” står ”nej” i den studerandes uppgifter, gå över till den studerandes uppgifter med att klicka på oid-nummerserien som syns i blå färg. Då övergår du till den studerandes uppgifter och kan genomföra steg 3. 
    
    

• Om den studerande inte enligt din tolkning är någon av de personer som dubblettsökningen identifierat, tryck på knappen ”Grunda elev/studerande” som syns i nedre hörnet. Då går du automatiskt över till steg 3.

3. Systemet skapar en ny studerande eller visar dig uppgifterna om den studerande som du valt. Tryck på ”Identifiera utan personbeteckning” och efter det tryck ännu på ”Bekräfta individualisering”. Spara studentnumret och använd den vid överföring eller lagring av studierätts- och prestationsuppgifter.

OBS! När den studerande får en finsk personbeteckning och anmäler den till utbildningsanordnaren måste KOSKI-huvudanvändaren för hand lägga till personbeteckningen i den studerandes uppgifter i Studieinfo (se anvisningarnas punkt ”Den studerande får personbeteckning efter att man skapat en studierätt enbart med studentnummer”). Om det blir ändringar i den studerandes namnuppgifter eller födelsedatum ska KOSKI-huvudanvändaren på samma sätt för hand uppdatera de nya uppgifterna i den studerandes uppgifter i Studieinfos studentnummerregister.

När den studerande får en finsk personbeteckning efter att man skapat en studierätt eller studierätter för studeranden i KOSKI-tjänsten utan personbeteckning, måste man utan dröjsmål lägga till personbeteckningen till den rätta personen i Studieinfos studentnummerregister.

Man kan lägga till personbeteckning för en identifierad studerande som saknar personbeteckning.

För att kunna behandla den studerandes uppgifter sök den studerande i KOSKI-tjänstens gränssnitt genom att använda studentnumret och öppna den studerandes uppgifter. Bredvid den studerandes namn kan du trycka på knappen ”studentnummerregister” och på det sättet komma direkt till den studerandes uppgifter i studentnummerregistret.

Tryck på knappen ”Behandla” i studentnummerregistrets granskningsvy.

I redigeringsläget mata in personbeteckningen och tryck på ”Spara”.

Det rekommenderas att efter att du har lagt till personbeteckningen väntar cirka 20 minuter eller till nästa dag för att kontrollera att personen säkert har blivit BDC-identifierad. Ibland misslyckas kopplingen av en person med personbeteckning med uppgifterna i befolkningsdatasystemet om exempelvis namnuppgifterna skiljer sig. I sådana fall kan du kontakta KOSKI-serviceadressen.

Nu har den studerande en personbeteckning och du kan fortsätta uppdatera den studerandes uppgifter med samma studentnummer. Från och med nu uppdateras uppgifterna i studentnummerregistret direkt från befolkningsdatasystemet, d.v.s. KOSKI-huvudanvändaren kan inte mera redigera den studerandes uppgifter.

• Om det redan hittas en studerande i studentnummerregistret som har den ifrågavarande personbeteckningen, ger studentnummerregistret felmeddelandet "Hetun tallennuksessa tapahtui virhe. Hetu on jo käytössä." efter att man försökt spara uppgifterna. Om du får ett sådant felmeddelande, tryck på ”Ångra” och följ anvisningarna i punkt ”Sammankoppling av studentnummer när man märker att den studerande har en dubblettperson eller -personer i Studieinfo”.

Om det för läroanstalten framgår att de uppgifter som läroanstalten ursprungligen fått (namn, födelsedatum, medborgarskap) och som lagrats i KOSKI-tjänsten behöver korrigeras, måste KOSKI-huvudanvändaren utan dröjsmål korrigera uppgifterna i Studieinfos studentnummerregister.  

För att kunna redigera den studerandes uppgifter klicka på rutan ”Sök eller lägg till studerande” och sök med den studerandes studentnummer och öppna uppgifterna. Bredvid den studerandes namn kan du trycka på knappen ”studentnummerregister” och på det sätt komma direkt till den studerandes uppgifter i studentnummerregistret.

I granskningsvyn för den studerandes uppgifter i studentnummerregistret klicka på knappen ”Behandla”.

I redigeringsläget redigera uppgifterna eller korrigera de fel som upptäckts och tryck på ”Spara”.

Om man märker att en studerande har en dubblettperson eller -personer i Studieinfos studentnummerregister måste man utan dröjsmål länka dessa personer i Studieinfos persontjänst så att en person blir den så kallade master-studerande.

Dubblettpersoner uppstår till exempel då när en grundskoleelev som saknar personbeteckning söker till andra stadiet i den gemensamma ansökan eller om en studerande på andra stadiet ansöker till högskoleutbildning. I så fall måste man länka det studentnummer som skapats vid ansökningstillfället med den studerandes studentnummer som finns i KOSKI-tjänsten för att de vitsord som beaktas vid ansökan överförs till den rätta ansökan och beaktas i antagningen.

Dessa länkade personers studierättsuppgifter presenteras under master-personens uppgifter i KOSKI-tjänsten efter att länkningen gjorts. Länkning görs i den studerandes uppgifters granskningsvy i Studieinfos studentnummerregister.

OBS! Från och med 29.6.2023 kan KOSKI-huvudanvändare sammanföra två identifierade studerande med varandra. Tidigare måste åtminstone den andra studeranden vara oidentifierad för att kunna sammanföra studeranden.

Klicka på rutan ”Sök eller lägg till studerande” och sök med den studerandes studentnummer och öppna uppgifterna. Bredvid den studerandes namn kan du trycka på knappen ”studentnummerregister” och på det sätt komma direkt till den studerandes uppgifter i studentnummerregistret.

Klicka på länken ”Hämta dubbleringar” i studentnummerregistrets granskningsvy. 

Sökningen kan ta länge. Låt sökningen utföras utan att lämna sidan. Efter detta öppnas det en vy över möjliga dubblettpersoner.

I jämförelsevyn över dubbletterna tryck på knappen "Sammanför med denna person" under den personen som du anser vara dubblering till den person som du behandlar. Efter detta frågar systemet om du är säker att du vill sammanföra personerna. Om du är, tryck på "Sammanför valda personer":

Vid behov se mer detaljerade anvisningar om dubbleringar på denna sida: Handläggande av dubbleringar

Med en dubbleringssökning kan studeranden länkas endast till en person åt gången. Om samma person har flera dubbleringar som du anser vara samma person, gör sammanföringarna separat genom att trycka på "Sök dubbleringar" på nytt efter sammanföringen.

Om en av personerna har personbeteckning blir denna person master-person. Spara den OID (studentnummer) som personen med personbeteckning har och ändra studentnumret i det egna studieadministrationssystemet till master-personens studentnummer. Om de länkade personerna båda saknar personbeteckning, spara master-personens OID (studentnummer) och ändra studentnumret i det egna studieadministrationssystemet till master-personens studentnummer.

Om du märker att studeranden är länkad till fel person, kontakta KOSKI-serviceadressen koski(at)opintopolku.fi.

Felaktiga länkningar kan också avlägsnas. Därför lagras uppgifterna som kommer från studieadministrationssystemet alltid på det studentnummer som kommer i överföringen, fastän det skulle vara fråga om ett passiverat studentnummer som är kopplat till personbeteckningen. Om man skapar en ny studierätt via inmatningsgränssnittet lagras uppgifterna ändå för master-personen. Studentnummers länkning avlägsnas i användargränssnittet i studentnummerregistret.I exempelbilden är personen en annan persons dubblettperson, varpå det finns en länk till master-personens uppgifter i personens uppgifter och bredvid finns länken ”Avlägsna länkningen”. Genom att klicka på den avlägsnas länkningen.    

OBS! Om du upptäcker situationer där man möjligtvis måste avlägsna länkningar, kontakta först KOSKI-teamet (koski(at)opintopolku.fi) innan du tar bort länkningar!

När man upptäcker att den studerande har fel personbeteckning beror åtgärderna på om man med fel personbeteckning menar en verklig personbeteckning som tillhör en annan fysisk person eller en felaktig personbeteckning.

1) Om man har överfört en studierätt för fel person i KOSKI-tjänsten (verklig personbeteckning och namn som tillhör en annan person):

Studierätten måste annulleras från KOSKI-tjänsten. Man raderar de fält i studieadministrationssystemet till vilka studierättens oid och studentnummer har överförts. Efter detta korrigerar man rätt personbeteckning för personen i studieadministrationssystemet och gör överföring till KOSKI-tjänsten på nytt.

2) Om man för personen överfört en personbeteckning som inte kan identifieras via befolkningsdatasystemet

Då syns det anmälan ”Personen är oidentifierad. Identifiera personen i studentnummerregistret.” i KOSKI-tjänsten när man granskar den studerandes uppgifter i gränssnittet. Dessutom syns det värdet ”nej” i kolumnen ”identifierad” i rapporter som laddas ner från KOSKI-tjänsten.

Felet i identifiering kan bero på bland annat följande saker: 

• Man har matat in för personen en personbeteckning som formellt har rätt form men som ändå inte existerar.
• Personbeteckningen är felstavat (till exempel använts skiljetecken – när skiljetecknet är i verkligheten A)

Den studerandes personbeteckning måste korrigeras i studentnummerregistret eller personen med fel personbeteckning måste i Studieinfos persontjänst utan dröjsmål länkas med en person som har en riktig personbeteckning.

Sök den studerande genom att använda studentnummer i KOSKI-tjänstens gränssnitt och öppna den studerandes uppgifter. Från knappen ”Studentnummerregister” bredvid den studerandes namn kommer du direkt till den studerandes uppgifter i studentnummerregistret. Därför att identifiering inte kunnat slutföras ser man då i KOSKI-tjänsten anmälan ”Personen är oidentifierad. Identifiera personen i studentnummerregistret.”

Det kan redan synas ett felmeddelande i studentnummerregistrets gränssnitt som berättar om felet är i namnet eller personbeteckningen. Klicka först på ”Behandla” och korrigera sedan personens personbeteckning eller namnuppgifter och spara.

Om det lyckas att spara uppgifterna, sker personbeteckningens identifiering automatiskt från befolkningsdatasystemet och du kan fortsätta använda samma studentnummer i det egna studieadministrationssystemet.

Om studentnummerregistret meddelar att personbeteckningen inte kan sparas när du försöker spara ändringarna för att det redan finns en studerande i studentnummerregistret med denna personbeteckning, i redigeringsläge radera personbeteckningen, korrigera möjliga fel i uppgifterna om födelsedatum och/eller namn och spara utan personbeteckning. Efter detta övergå till ”Hämta dubbleringar”.

I jämförelsevyn över dubbletterna tryck på knappen "Sammanför med denna person" under den personen som du anser vara dubblering till den person som du behandlar. Efter detta frågar systemet om du är säker att du vill sammanföra personerna. Om du är, tryck på "Sammanför valda personer"

Med en dubbleringssökning kan studeranden länkas endast till en person åt gången. Om samma person har flera dubbleringar som du anser vara samma person, gör sammanföringarna separat genom att trycka på "Sök dubbleringar" på nytt efter sammanföringen.

• Den person som har personbeteckning blir master-person. Spara den nya master-personens OID (studentnummer) och ändra studentnumret i det egna studieadministrationssystemet så att den motsvarar master-personen.

Länkningar som är felaktiga kan även avlägsnas. Därför lagras uppgifterna som kommer från studieadministrationssystemet alltid på det studentnummer som kommer i överföringen, fastän det skulle vara fråga om ett passiverat studentnummer som är kopplat till personbeteckningen. Om man skapar en ny studierätt via inmatningsgränssnittet lagras uppgifterna ändå för master-personen. Studentnummers länkning avlägsnas i användargränssnittet i studentnummerregistret. I exempelbilden är personen en annan persons dubblettperson, varpå det finns en länk till master-personens uppgifter i personens uppgifter och bredvid finns länken ”Avlägsna länkningen”. Genom att klicka på den avlägsnas länkningen.   

OBS! Om du upptäcker situationer där man möjligtvis måste avlägsna länkningar, kontakta först KOSKI-teamet (koski(at)opintopolku.fi) innan du tar bort länkningar!