Tämä ohjeistus on tarkoitettu kuntien Varda-pääkäyttäjille. Ohjeeseen on tiivistetty tietoa ja ohjelinkkejä siitä, mikä Varda on, miten Vardaa käytetään, mitä tietoja Vardaan tallennetaan sekä miten tietoja tallennetaan, muokataan ja katsellaan Vardassa.

Mikä Varda on?

Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on kansallinen tietojärjestelmä, jonne kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä kunnista ja kuntayhtymistä sekä palvelua tuottavista yrityksistä, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa.

Lue lisää: Vardan esittely

 Miten kunnan virkailija saa Varda-pääkäyttäjäoikeuden?

Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan Varda-käyttöoikeusvastaavalle ja Varda-pääkäyttäjälle. Kunnan Varda-pääkäyttäjät tai Varda-käyttöoikeusvastaavat myöntävät muut oman organisaation käyttöoikeudet Vardaan. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia, joten kunnassa tulee olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. Mikäli tarvitset Varda-pääkäyttäjän oikeudet, ota yhteyttä oman organisaatiosi vastuukäyttäjään, käyttöoikeusvastaavaan tai toiseen pääkäyttäjään.

Lue lisää:

Kirjautuminen Vardaan

Kun olet saanut käyttäjätunnuksen, voit kirjautua Vardaan Opintopolun kirjautumissivun kautta. Valitse ylävalikon Rekisterit ja tiedonsiirrot -valikosta Varda.

Lue lisää: Kirjautumisohjeet sekä ohje unohtuneen käyttäjätunnuksen tai salasanan palauttamiseksi

Miten vanhentuva käyttöoikeus uusitaan?

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi Virkailijan Opintopolussa kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-käyttöoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (esim. Helsingin kaupunki), anottava käyttöoikeus (esim. Varda-pääkäyttäjä (kunta)) ja valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille.

 Tietojen tallentaminen Vardaan

Vardaan voidaan tallentaa tietokokonaisuuksittain varhaiskasvatuslaissa määrätyt sisällöt

  • joko teknisellä rajapinnalla (integraatiolla) tai,
  • käyttöliittymällä

Varhaiskasvatuksen järjestäjällä ei voi olla Vardassa samaan aikaan käytössä molemmat tallennustavat saman tietokokonaisuuden osalta. 

Vardan tietokokonaisuudet:

  1. Varhaiskasvatustoimijan, toimipaikkojen ja lasten varhaiskasvatus- ja maksutiedot.
  2. Työntekijöiden palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja pidempien poissalojen tiedot.
  3. Vuokratun henkilöstön tiedot.
  4. Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot

Yllä mainitut neljä tietokokonaisuutta voidaan tallentaa järjestelmäintegraation kautta korkeintaan neljästä eri lähdejärjestelmästä. On myös mahdollista tallentaa kaikki neljä tietokokonaisuutta samasta lähdejärjestelmästä.


Tietojen tallentaminen käyttöliittymässä

Jos tiedot tallennetaan ns. käyttöliittymällä, kirjaudu käyttöliittymään Opintopolun virkailijasivulta. Käyttöliittymä on tehty varhaiskasvatustietojen käsin tallentamista ja muokkaamista sekä tiedon laadun testaamista varten. 

  • Tietoja tallennetaan ja muokataan sekä väärin tallennettuja tietoja mitätöidään (poistetaan) Syötä tietoja -sivun kautta.
  • Tallennettuja tietoja voi tarkastella Katsele tietoja -sivun kautta.
  • Katsele tietoja -sivun Yhteenveto-välilehdellä on summatasoiset tiedot kaikista toimijan tallentamista Varda-tiedoista.
  • Raportit-sivulla voit tarkastella toimipaikan, lasten tai työntekijöiden puutteellisia tietoja. Jos toimipaikan, lapsen tai työntekijän tiedoissa on puutteita, on puutteen selitys ja koodi listattu taulukkoon. Kun puute on korjattu, poistuu tieto puutteesta listasta. Raportteihin pääset Toimijan tiedot -pudotusvalikosta.
  • Raportit -sivulla voit myös luoda mm. voimassa olevista varhaiskasvatustiedoista tai puutteellisista tiedoista Excel-raportteja.
Kunnan Varda-pääkäyttäjä tarvitsee tietojen tallentamiseksi käyttöliittymässä erilliset tallentajaoikeudet eli pelkkä pääkäyttäjäoikeus ei riitä tietojen tallentamiseen.

Lue lisää: Vardan käyttöoikeudet

Tietojen tallentaminen integraatiolla

Jos tiedot siirretään Vardaan kunnalla käytössä olevasta lähdejärjestelmästä, kunnan Varda-pääkäyttäjän tulee luoda palvelukäyttäjätunnus integraatiotiedonsiirtoja varten. Palvelukäyttäjä on organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”. Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan kullekin toimijan integroitavalle järjestelmälle luodaan oma palvelukäyttäjätunnus. Jos useampi tietokokonaisuus tulee samasta järjestelmästä, yksi yhteinen tunnus tarvittavilla käyttöoikeuksilla riittää.

Lue lisää: Palvelukäyttäjätunnuksen luonti

Vardaan tallennettavat tiedot

Toimipaikkatiedot

Toimipaikasta tallennetaan toimipaikan nimi ja yhteystiedot, varhaiskasvatuksen toimintamuoto ja järjestämismuodot, varhaiskasvatuspaikkojen määrä sekä kasvatusopillinen järjestelmä ja mahdolliset toiminnalliset ja kielelliset painotukset. Tarkempi kuvaus tiedoista löydät Vardan tietoluettelosta. Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Lue lisää:

Lapsitiedot

Lapsesta tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuspäätöksestä ja -suhteesta.

Jos varhaiskasvatus tuotetaan yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettynä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), palveluntuottaja vastaa lasten varhaiskasvatustietojen tallentamisesta ja muokkaamisesta. Jos varhaiskasvatus tuotetaan palvelusetelillä tai ostopalveluna, kunta vastaa lähtökohtaisesti tietojen tallentamisesta. Erillisellä sopimuksella tallennustehtävän voi siirtää kunnalta palveluntuottajalle.

Lue lisää:

Huoltaja- ja maksutiedot

Vardaan tallennetaan huoltajan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta. 

Huomioitavaa:

  • Huoltaja- ja maksutietoja ei tallenneta Vardaan, jos varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja ei ole lapsen virallinen huoltaja.
  • Tieto huoltajuudesta siirtyy väestötietojärjestelmästä Vardaan viiveellä. Maksutiedon tallentaminen Vardaan onnistuu siis vasta muutaman tunnin päästä siitä, kun lapsen henkilötiedot on tallennettu Vardaan.
  • Kun varhaiskasvatuspalvelu tuotetaan ostopalveluna tai palvelusetelillä (järjestämismuodot JM02 ja JM03), varhaiskasvatuksen järjestävä kunta vastaa aina maksutietojen tallentamisesta. Jos taas lapsen varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), yksityinen palveluntuottaja tallentaa huoltajien maksutiedot Vardaan.

Lue lisää: Huoltaja- ja maksutiedot

Henkilöstön tiedot

Henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tiedot työntekijän tutkinnosta, työsuhde- ja työskentelypaikkatiedoista sekä yli 60 vuorokauden kokoaikaisista ja yhtäjaksoisista poissaoloista. Myös sijaiset, jotka ovat määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa tallennetaan Vardaan. 

Lue lisää:


Vuokrattu henkilöstö

Vuokratun henkilöstön tiedot tallennetaan Vardaan summatasolla. Vuokratulla henkilöstöllä tarkoitetaan kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevää henkilöstöä, joka on hankittu henkilöstöpalvelun kautta.

Lue lisää: Vuokrattu henkilöstö

Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot

Kunnat tallentavat kerran vuodessa Vardaan tilastointipäivänä 31.12. voimassa olevien hallintopäätösten lukumäärät. Kunnat ilmoittavat hallintopäätökset ikäryhmittäin yleisen tuen tukipalveluiden, tehostettu tuen ja erityisen tuen osalta. Tiedot tallennetaan erikseen kunnallisista ja yksityisistä palveluista.

Lue lisää: Varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot

Tietojen ylläpitäminen Vardassa

Jos Vardaan tallennetut tiedot muuttuvat (esim. lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa), on varhaiskasvatustoimijan muokattava tiedot oikeiksi ja ajantasaisiksi. Muutostiedot on tallennettava Vardaan kuukauden 15:een tai viimeiseen päivään mennessä Vardan käyttöliittymässä ja tiedonsiirtorajapinnalla siirrettäessä yhden (1) vuorokauden kuluessa.


Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa

Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatustoimijalla on velvollisuus paitsi tallentaa Vardaan tiedot varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Vain Varda-pääkäyttäjä näkee kaikki Vardassa olevat tiedot sekä Raportit –kokonaisuuden työkalut. Tämän vuoksi Vardan tiedonlaadun varmistaminen on ennen kaikkea Varda-pääkäyttäjien vastuulla.

Lue lisää: Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa


 Sisällysluettelo