Tämä ohjeistus on tarkoitettu yksityisille perhepäivähoitajille sekä ryhmäperhepäivähoitajille. Ohjeeseen on tiivistetty tietoa ja ohjelinkkejä siitä, mikä Varda on, miten Vardaa käytetään, mitä tietoja Vardaan tallennetaan sekä miten tietoja tallennetaan, muokataan ja katsellaan Vardassa.

Mikä Varda on?

Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on kansallinen tietojärjestelmä, jonne kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä kunnista ja kuntayhtymistä sekä palvelua tuottavista yrityksistä, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tietojen tallentamisesta Vardaan määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa.

Lue lisää: Vardan esittely

Miten uusi yksityinen perhepäivähoitaja tai ryhmäperhepäivähoitaja saa Vardan käyttöönsä?

Lue lisää: Yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden rekisteröityminen Vardaan

Kirjautuminen Vardaan

Kun olet saanut käyttäjätunnuksen, voit kirjautua Vardaan Opintopolun kirjautumissivun kautta. Valitse ylävalikon Rekisterit ja tiedonsiirrot -valikosta Varda.

Lue lisää: Kirjautumisohjeet sekä ohje unohtuneen käyttäjätunnuksen tai salasanan palauttamiseksi

Miten vanhentuva käyttöoikeus uusitaan?

Ilmoitus päättyvästä käyttöoikeudesta

Käyttöoikeudet ovat voimassa yhden vuoden. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi virkailijan Opintopolussa kohdassa Voimassa olevat käyttöoikeudet  > ”Hae jatkoaikaa”. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi organisaatiosi Varda-pääkäyttäjille. Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jo päättynyt käyttöoikeus

Mikäli käyttöoikeutesi on jo päässyt vanhenemaan, voit omissa tiedoissasi kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen anoa Varda-pääkäyttäjäoikeutta uudelleen. Valitse oma organisaatiosi (esim. Perhepäivähoitaja Maija Meikäläinen) ja anottava käyttöoikeus Varda-pääkäyttäjä (yksityinen perhepäivähoitaja) tai Varda-pääkäyttäjä (yksityinen ryhmäperhepäiväkoti), riippuen siitä oletko yksityinen perhepäivähoitaja vai ryhmäperhepäivähoitaja. Tämän jälkeen valitse Hae käyttöoikeutta. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi Opetushallitukselle, joka hyväksyy käyttöoikeuden.

Lue lisää: Yksityisten perhepäivä- ja ryhmäperhepäivähoitajien käyttäjähallinta

Vardan käyttöliittymä

Yksityiset perhepäivähoitajat sekä ryhmäperhepäivähoitajat käyttävät Vardaa ns. käyttöliittymässä, joka on tehty varhaiskasvatustietojen käsin tallentamista ja muokkaamista sekä tiedon laadun testaamista varten. Käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun virkailijasivulta. Suosittelemme käyttämään Vardan käyttöliittymää tietokoneella, jos mahdollista.

  • Tietoja tallennetaan ja muokataan sekä väärin tallennettuja tietoja mitätöidään (poistetaan) Syötä tietoja -sivun kautta.
  • Tallennettuja tietoja voi tarkastella Katsele tietoja -sivun kautta.
  • Katsele tietoja -sivun Yhteenveto-välilehdellä on summatasoiset tiedot kaikista toimijan tallentamista Varda-tiedoista.
  • Raportit-sivulla voit tarkastella toimipaikan, lasten tai työntekijöiden puutteellisia tietoja. Jos toimipaikan, lapsen tai työntekijän tiedoissa on puutteita, on puutteen selitys ja koodi listattu taulukkoon. Kun puute on korjattu, poistuu tieto puutteesta listasta. Raportteihin pääset Toimijan tiedot -pudotusvalikosta.

Vardaan tallennettavat tiedot

Toimipaikkatiedot

Toimipaikasta tallennetaan toimipaikan nimi ja yhteystiedot, varhaiskasvatuksen toimintamuoto ja järjestämismuodot, varhaiskasvatuspaikkojen määrä sekä kasvatusopillinen järjestelmä ja mahdolliset toiminnalliset ja kielelliset painotukset. Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Lue lisää: Toimipaikkatiedot

Lapsitiedot

Lapsesta tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuspäätöksestä ja -suhteesta

Jos varhaiskasvatus tuotetaan yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettynä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), palveluntuottaja vastaa lasten varhaiskasvatustietojen tallentamisesta ja muokkaamisesta. Jos varhaiskasvatus tuotetaan palvelusetelillä tai ostopalveluna, kunta vastaa lähtökohtaisesti tietojen tallentamisesta. Erillisellä sopimuksella tallennustehtävän voi siirtää kunnalta palveluntuottajalle.

Lue lisää:

Huoltaja- ja maksutiedot

Vardaan tallennetaan huoltajan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta. 

Huomioitavaa:

  • Huoltaja- ja maksutietoja ei tallenneta Vardaan, jos varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja ei ole lapsen virallinen huoltaja.
  • Tieto huoltajuudesta siirtyy väestötietojärjestelmästä Vardaan viiveellä. Maksutiedon tallentaminen Vardaan onnistuu siis vasta muutaman tunnin päästä siitä, kun lapsen henkilötiedot on tallennettu Vardaan.
  • Kun varhaiskasvatuspalvelu tuotetaan ostopalveluna tai palvelusetelillä (järjestämismuodot JM02 ja JM03), varhaiskasvatuksen järjestävä kunta vastaa aina maksutietojen tallentamisesta. Jos taas lapsen varhaiskasvatus on yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä (järjestämismuodot JM04 ja JM05), yksityinen palveluntuottaja tallentaa huoltajien maksutiedot Vardaan.

Lue lisää: Huoltaja- ja maksutiedot

Henkilöstön tiedot

Henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilötiedot sekä tiedot työntekijän tutkinnosta, työsuhde- ja työskentelypaikkatiedoista sekä yli 60 vuorokauden kokoaikaisista ja yhtäjaksoisista poissaoloista. 

Myös yksityiset perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäivähoitajat tallentavat itsestään työntekijätiedot Vardaan.

Lue lisää: Henkilöstön tiedot

Vuokrattu henkilöstö

Yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta vuokratun henkilöstön tietoihin. Kyseessä on vuokrattu henkilöstö, jos esimerkiksi yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta. Sijaisen hankkinut yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedot Vardassa oman organisaationsa vuokratun henkilöstön tietoihin.

Lue lisää: Vuokrattu henkilöstö

Tietojen ylläpitäminen Vardassa

Jos Vardaan tallennetut tiedot muuttuvat (esim. lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa), on varhaiskasvatustoimijan muokattava tiedot oikeiksi ja ajantasaisiksi. Muutostiedot on tallennettava Vardaan kuukauden 15:een tai viimeiseen päivään mennessä Vardan käyttöliittymässä ja tiedonsiirtorajapinnalla siirrettäessä yhden (1) vuorokauden kuluessa.

Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa

Varhaiskasvatuslain mukaan yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus paitsi tallentaa Vardaan tiedot varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Myös yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien tulee varmistaa tallentamiensa Varda-tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus säännöllisesti. 

Lue lisää: Tiedonlaadun varmistaminen Vardassa

Toiminnan päättyminen

  • Täytä Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen -lomake. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoimintasi päättymisestä.
  • Merkitse päättymispäivä kaikelle Vardaan tallennetulle tiedolle: toimipaikalle, lasten varhaiskasvatustiedoille, maksutiedoille ja työntekijätiedoille.
  • Mitään oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta. Kun tiedot on päätetty, Opetushallitus säilyttää tietoja Vardassa viisi vuotta.

Lue lisää: Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen